Client Onboarding

Client Onboarding

Definicja i pochodzenie pojęcia

Client Onboarding (pol. przyjęcie klienta przez kancelarię, dosłownie: „przyjęcie nowych klientek i klientów”) oznacza uporządkowany proces, w ramach którego nowi kliencisą przyjmowani do firmy lub organizacji. W kontekście kancelarii termin „Client Onboarding” obejmuje wszystkie działania mające na celu wprowadzenie nowych zleceniodawcówdo stosunku zlecenia od strony prawnej i organizacyjnej. Pojęcie to pochodzi z języka angielskiego, gdzie „Client” oznacza klienta, a „Onboarding” opisuje uregulowany proces wdrożenia. W szczególności w międzynarodowych kancelariach oraz w krajach anglojęzycznych określenie „Client Onboarding” jest powszechnie używane.innen rechtlich und organisatorisch in das Mandatsverhältnis einzuführen. Der Begriff stammt aus dem Englischen, wobei „Client” für den oder die Mandantin steht und „Onboarding” einen geregelten Eintrittsprozess beschreibt. Insbesondere in international agierenden Kanzleien und im englischsprachigen Raum ist die Bezeichnung „Client Onboarding” weit verbreitet.

Znaczenie w kontekście kancelarii

W sektorze usług prawnych, szczególnie w kancelariach, Client Onboarding obejmuje wszystkie etapy od pierwszego kontaktu aż do formalnego nawiązania współpracy oraz dalej – do zgromadzenia wszystkich istotnych danych i udzielenia zgody na rozpoczęcie świadczenia usług. Proces ten jest kluczowy dla przestrzegania wymogów regulacyjnych, sprawnej organizacji wewnętrznej oraz trwałej relacji z klientem. Prawidłowe przeprowadzenie onboarding gwarantuje nie tylko zgodność z przepisami prawa, ale stanowi również podstawę dla budowania zaufanej współpracy.

Typowe elementy Client Onboarding to identyfikacja i weryfikacja klienta, przeprowadzenie działań przeciwdziałających praniu pieniędzy, analiza konfliktu interesów oraz zebranie danych kontaktowych i zleceniodawczych. Celem jest wczesne rozpoznanie potencjalnych ryzyk oraz zapewnienie sprawnego rozpoczęcia współpracy.

przed rozpoczęciem współpracy. Obejmuje to ustalenie tożsamości, weryfikacje prawne oraz, w razie potrzeby, ustalenie beneficjenta rzeczywistego.

Aspekty organizacyjne

Client Onboarding wymaga ścisłej współpracy różnych działów w kancelarii, takich jak administracja, IT, finanse oraz działy merytoryczne. Często stosowane są systemy cyfrowe w celu efektywnego i zgodnego z compliance gromadzenia oraz zarządzania informacjami.

Aspekty kulturowe

Komunikacja z klientemw ramach Onboardingu różni się w zależności od kultury kancelarii i zwyczajów kraju. Szczególnie w kancelariach działających międzynarodowo istotna jest wrażliwość międzykulturowa oraz komunikacja wielojęzyczna.

.

Typowe etapy procesu onboardingu to:

1. Pierwszy kontakt i zebranie informacji: Przyjmowanie zapytań i gromadzenie podstawowych danych.
2. Weryfikacja zlecenia: Sprawdzenie pod kątem potencjalnych konfliktów interesów.
3. Identyfikacja i kontrola zgodności z przepisami: Realizacja wymogów ustawowych (np. pranie pieniędzy, sankcje).
4. Zakładanie danych: Wprowadzenie wszystkich niezbędnych danych kontaktowych i informacji o zleceniu do systemów cyfrowych kancelarii.
5. Zatwierdzenie zlecenia: Po pomyślnym zakończeniu wszystkich kontroli zlecenie zostaje oficjalnie zainicjowane.

Różnice w stosunku do podobnych pojęć i możliwe nieporozumienia

Client Onboarding bywa czasem mylony z innymi pojęciami, takimi jak „pozyskiwanie klientów” lub „rejestracja danych klientów”. Podczas gdy akwizycja dotyczy pozyskiwania nowych klientów, onboarding wyraźnie opisuje wewnętrzny proces po nawiązaniu kontaktu i przed rozpoczęciem świadczenia usługi.

Kolejną cechą odróżniającą jest w stosunku do „Client Management”, czyli bieżącej obsługi i opieki nad klientemprzez cały okres trwania zlecenia. Client Onboarding odnosi się wyłącznie do początkowego przyjęcia nowego klienta.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co obejmuje Client Onboarding w kancelarii? Onboarding obejmuje identyfikację i weryfikację klienta, przeprowadzenie kontroli zgodności (w szczególności przeciwdziałanie praniu pieniędzy oraz sprawdzanie konfliktu interesów), założenie podstawowych danych oraz poinformowanie wszystkich zaangażowanych pracowników.Dlaczego proces Client Onboarding jest tak ważny? Strukturalny Client Onboarding zapewnia przestrzeganie wymogów prawnych, minimalizuje ryzyka i stanowi podstawę efektywnej współpracy.Kto uczestniczy w Client Onboarding? W zależności od wielkości kancelarii zaangażowane są różne działy, takie jak backoffice, zespół ds. compliance oraz odpowiedni pracownicy merytoryczni.Czy Client Onboarding różni się w skali międzynarodowej? Podstawowe zasady są podobne, jednak występują różnice krajowe w zakresie przepisów prawnych, wymogów dotyczących ochrony danych oraz kultury komunikacji.Jak długo trwa proces Client Onboarding? Czas trwania zależy od złożoności zlecenia oraz liczby wymogów prawnych do zweryfikowania i waha się od kilku godzin do kilku dni.

Artykuł ten przedstawia przegląd znaczenia i zastosowania pojęcia Client Onboarding w codziennej pracy kancelarii i stanowi praktyczne wprowadzenie do tematu dla młodszych pracowników.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie podstawy prawne należy uwzględnić przy Client Onboarding?

Przy Client Onboarding należy przestrzegać różnych podstaw prawnych, które mogą się różnić w zależności od jurysdykcji i branży. W Europie szczególne znaczenie mają ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (GwG), Rozporządzenie o ochronie danych osobowych (RODO) oraz specjalistyczne akty branżowe. GwG wymaga identyfikacji nowych klientów oraz beneficjentów rzeczywistych, skrupulatnej dokumentacji zgromadzonych danych oraz ciągłego monitorowania relacji gospodarczych. RODO określa, że dane osobowe muszą być przetwarzane w sposób zgodny z prawem, przejrzysty i celowy. Ponadto mogą obowiązywać branżowe przepisy szczególne, np. ustawa o działalności bankowej (KWG) czy ustawa o nadzorze ubezpieczeniowym (VAG) dla firm ubezpieczeniowych, które mogą wprowadzać kolejne wymogi dla procesu onboardingu. Przedsiębiorstwa muszą za pomocą odpowiednich środków organizacyjnych i technicznych zapewnić przestrzeganie wszystkich istotnych norm i ich regularną kontrolę.

Jakie obowiązki dokumentacyjne obowiązują przy Client Onboarding?

W ramach Client Onboarding istnieje szeroki zakres obowiązków dokumentacyjnych, zwłaszcza według ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy (GwG). Przedsiębiorstwa są zobowiązane do skrupulatnego dokumentowania i przechowywania wszystkich danych pozyskanych podczas identyfikacji klienta, takich jak kopie dokumentów tożsamości, potwierdzenia adresu, informacje o beneficjencie rzeczywistym oraz oceny ryzyka. Dane te muszą być przechowywane w sposób zabezpieczony przed manipulacją i dostępne przez czas trwania relacji gospodarczej oraz przez okres do pięciu lub dziesięciu lat po jej zakończeniu. Także wszelkie kontrole i aktualizacje danych klienta muszą być udokumentowane, podobnie jak działania w zakresie analizy i minimalizacji ryzyka. Dokumentacja ta stanowi dowód dla organów nadzoru podczas kontroli lub dochodzeń.

Jakie obowiązki w zakresie zarządzania ryzykiem należy uwzględnić przy Client Onboarding?

W kontekście prawnym przy przyjmowaniu nowych klientów wymagana jest analiza ryzyka dostosowana do okazji i charakteru relacji oraz jej stałe aktualizowanie. Przedsiębiorstwa mają obowiązek określić swój apetyt na ryzyko, czyli gotowość do nawiązywania określonych relacji biznesowych (zwłaszcza z osobami zajmującymi eksponowane stanowiska polityczne lub z państw wysokiego ryzyka) i wdrożyć odpowiednie środki. Analiza ryzyka obejmuje identyfikację wskaźników ryzyka, takich jak geograficzne pochodzenie, cel biznesowy, struktura własnościowa oraz nietypowe transakcje. Na podstawie tej analizy należy wdrożyć środki ukierunkowane na ryzyko, takie jak rozszerzone obowiązki staranności lub dodatkowe identyfikacje (Enhanced Due Diligence). Obowiązki te wynikają w szczególności z GwG oraz z międzynarodowych standardów FATF (Financial Action Task Force).

Jakie wymagania dotyczące ochrony danych osobowych obowiązują podczas Client Onboarding?

W ramach Client Onboarding wszystkie dane osobowe podlegają przepisom Rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz, w razie potrzeby, uzupełniającym krajowym przepisom o ochronie danych. Podmioty odpowiedzialne muszą zapewnić, iż gromadzą i przetwarzają tylko takie dane, które są niezbędne do realizacji umowy i spełnienia obowiązków ustawowych (zasada minimalizacji danych). Obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO muszą być spełnione poprzez jasne i zrozumiałe informowanie klienta, jakie dane są zbierane, w jakim celu są przetwarzane i jak długo będą przechowywane. Ponadto należy wdrożyć środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych przed nieuprawnionym dostępem oraz, w razie potrzeby, prowadzić rejestr czynności przetwarzania. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych istnieje obowiązek powiadomienia organu nadzorczego oraz, jeśli to konieczne, także osoby, których dane dotyczą.

Jakie szczególne obowiązki należy stosować wobec osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP) w Client Onboarding?

Przyjmowanie osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne (PEP), ich krewnych lub osób powiązanych wiąże się ze wzmożonymi wymogami prawnymi. Zgodnie z § 15 GwG należy stosować środki zwiększonej staranności, w tym obowiązek ustalenia pochodzenia majątku i źródła środków oraz udokumentowania tych działań. Ponadto wymagane jest uzyskanie zgody wyższego kierownictwa przed nawiązaniem lub kontynuacją relacji biznesowej. Ustawowo określono również obowiązek wzmożonego i stałego monitorowania stosunku gospodarczej. Celem tych przepisów jest skuteczne zapobieganie korupcji oraz praniu pieniędzy i uniemożliwienie tym grupom ryzyka ukrywania nielegalnych działań.

Jaką rolę odgrywają sankcje i embargo w Client Onboarding?

W procesie Client Onboarding konieczne jest, z punktu widzenia prawnego, weryfikowanie klientów oraz ich rzeczywistych beneficjentów na listach sankcji i embargo. Wynika to np. z rozporządzeń UE lub przepisów krajowych, które zapewniają wdrożenie międzynarodowych sankcji. Stosunki biznesowe z osobami lub firmami znajdującymi się na listach sankcyjnych są surowo zabronione i mogą skutkować poważnymi karami. Przedsiębiorstwa muszą wdrożyć odpowiednie systemy monitorowania, aby regularnie sprawdzać zgodność z aktualnymi listami sankcyjnymi i w przypadku podejrzenia natychmiast podjąć odpowiednie działania, takie jak zamrożenie środków i zawiadomienie właściwych organów.

Jakie obowiązki kontrolne i zgłoszeniowe wynikają z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy przy Client Onboarding?

Zgodnie z ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, w ramach Client Onboarding istnieją surowe obowiązki kontrolne i zgłoszeniowe. Przedsiębiorstwa muszą przeprowadzać weryfikację tożsamości i kontrole prawidłowości nowych klientów, a także stale monitorować, czy nie zmienia się charakter ryzykownych okoliczności. Przypadki podejrzenia prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu muszą być niezwłocznie zgłaszane do Financial Intelligence Unit (FIU) (§ 43 GwG). Ponadto należy prowadzić stały monitoring relacji gospodarczej poprzez analizę transakcji. Obowiązki kontrolne i zgłoszeniowe obejmują również weryfikację struktury własnościowej i kontrolnej oraz regularną aktualizację danych klientów. Przestrzeganie tych wymogów jest ściśle kontrolowane przez organy nadzoru; naruszenia mogą skutkować grzywnami i środkami nadzorczymi.