Slack

Slack

Definition und Zweck des Begriffs Slack

Slack ist eine cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationsplattform, die in vielen Unternehmen und Organisationen eingesetzt wird, um die Zusammenarbeit im Team zu vereinfachen und zu strukturieren. Der Begriff bezeichnet sowohl die Software als auch die damit verbundenen Prozesse der digitalen Teamkommunikation. Ziel von Slack ist es, E-Mail-Kommunikation zu verringern und den Austausch von Informationen, Dokumenten und Meinungen in Echtzeit sowie thematisch geordnet zu ermöglichen.

Rolle in der Arbeitsorganisation von Kanzleien

Typische Einsatzfelder

In Kanzleien wird Slack vor allem zur internen Abstimmung und zur Organisation von Arbeitsabläufen genutzt. Häufige Anwendungsbereiche sind:

• Team-Kommunikation: Austausch zwischen Mitarbeitenden zu laufenden Mandaten, organisatorischen Fragen oder allgemeinen Informationen.
• Projektmanagement: Koordination von Aufgaben und Deadlines innerhalb von Projektgruppen.
• Informationsaustausch: Teilen von Dokumenten, Links oder Hinweisen in themenspezifischen Kanälen.
• Wissensmanagement: Aufbau von zentral zugänglichen Kanälen für Anleitungen, Checklisten oder häufig gestellte Fragen.

Funktionen und Methoden

Slack bietet eine Vielzahl an Funktionen, die für Kanzleien relevant sein können:

• Kanäle: Thematische Unterhaltungsstränge (z. B. nach Mandat, Arbeitsgruppe oder Thema gegliedert).
• Direktnachrichten: Möglichkeit zum vertraulichen Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitenden.
• Dateifreigabe: Einfaches Hochladen und Teilen von Dokumenten oder Präsentationen.
• Integration von Tools: Anbindung weiterer Anwendungen (z. B. Kalender, Aufgabenlisten, Videomeeting-Plattformen).
• Suchfunktion: Schnelles Auffinden von Nachrichten und Dokumenten innerhalb der Kanäle.

Rahmenbedingungen und Standards

Technische Voraussetzungen

Um Slack nutzen zu können, wird ein internetfähiges Endgerät (Computer, Tablet oder Smartphone) und ein Zugang zur Slack-Plattform über die Kanzlei benötigt. Das System kann sowohl über einen Webbrowser als auch über spezifische Anwendungen für verschiedene Betriebssysteme genutzt werden. Die Datenübertragung erfolgt verschlüsselt.

Organisatorische Abläufe

Vor der Einführung von Slack sollten bestimmte Standards und Abläufe festgelegt werden:

• Benennung von Kanälen: Klare und einheitliche Benennung, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.
• Nutzungsrichtlinien: Definition, welche Themen über Slack besprochen und welche vertraulichen Daten nur über gesicherte Systeme geteilt werden dürfen.
• Berechtigungen: Steuerung, wer auf welche Kanäle Zugriff hat.
• Onboarding: Einführung neuer Teammitglieder in die Nutzung und Kommunikationsregeln.

Auswirkungen auf Zusammenarbeit, Effizienz und Kommunikation

Der Einsatz von Slack kann die interne Zusammenarbeit und Kommunikation in Kanzleien nachhaltig verändern:

• Erhöhte Transparenz: Informationen sind für berechtigte Mitarbeitende jederzeit auffindbar und nachvollziehbar.
• Direkte Kommunikation: Kurze Wege und schnelle Rückmeldezeiten durch Chat-basierte Interaktion.
• Verringerung von E-Mails: Viele Standard-Anfragen und Abstimmungen werden direkt in Slack abgewickelt, wodurch die Zahl der E-Mails sinkt.
• Effizienzsteigerung: Weniger Zeitaufwand für die Suche nach Informationen oder Absprachen.

Chancen und Herausforderungen in der praktischen Anwendung

Chancen

• Flexibilität: Austausch ist ortsunabhängig und auch mobil möglich.
• Strukturierung von Informationen: Kanäle ermöglichen eine übersichtliche Gliederung nach Themen und Projekten.
• Integrierte Arbeitsprozesse: Verknüpfungen mit Kalendern oder Aufgabenmanagement erleichtern die tägliche Organisation.

Herausforderungen

• Informationsflut: Bei einer großen Zahl an Kanälen und Nachrichten kann es zu Überforderung oder Unübersichtlichkeit kommen.
• Datenschutz: Sorgfalt beim Umgang mit sensiblen oder vertraulichen Informationen ist erforderlich. Es sollten klare Datenschutzrichtlinien beachtet werden.
• Akzeptanz und Schulung: Nicht alle Mitarbeitenden sind mit neuen digitalen Kommunikationsformen vertraut und benötigen gegebenenfalls Einführung und Unterstützung.

Praxisnahe Beispiele für die Nutzung im Kanzleialltag

• Mandatsbezogene Kanäle: Für jedes Mandat wird ein eigener Kanal erstellt, in dem alle relevanten Informationen, Termine und Absprachen gesammelt werden.
• Fragen und Antworten: Ein zentraler Kanal dient der Sammlung und schnellen Beantwortung häufig auftretender Fragen (z. B. zu Abläufen oder Tools).
• Teamabsprachen: Die wöchentliche Team-Besprechung wird in einem eigenen Kanal vorbereitet und protokolliert.
• Onboarding: Neue Mitarbeitende erhalten Zugang zu einem Kanal, in dem alle wichtigen Informationen, Ansprechpartner und Prozesse erläutert werden.

Häufig gestellte Fragen

Welche Vorteile bietet Slack gegenüber E-Mail-Kommunikation?

Slack ermöglicht eine strukturierte, themenbezogene Kommunikation in Echtzeit. Informationen sind leichter auffindbar, und Abstimmungswege werden verkürzt.

Ist Slack für den Austausch vertraulicher Informationen geeignet?

Slack stellt technische Sicherheitsmechanismen bereit, dennoch sollten besonders vertrauliche Daten weiterhin entsprechend geltender Datenschutzvorgaben behandelt und sensible Dokumente über alternative Wege geteilt werden.

Wer legt fest, welche Kanäle eingerichtet werden?

In der Regel erfolgt die Einrichtung von Kanälen durch Teamleitungen oder nach Abstimmung innerhalb eines Teams, um sicherzustellen, dass die Organisation zu den Arbeitsabläufen passt.

Wie kann ich mich mit Slack vertraut machen?

Viele Kanzleien bieten Einführungen oder interne Schulungen zur Nutzung von Slack. Hilfreich sind auch die offiziellen Anleitungen und Hilfebereiche der Plattform, die einen schnellen Einstieg ermöglichen.

Dieser Artikel bietet eine Grundlage zum Verständnis von Slack als Werkzeug und Organisationsform im modernen Kanzleialltag. Slack trägt dazu bei, Zusammenarbeit effizienter, transparenter und flexibler zu gestalten – vorausgesetzt, die Anwendung erfolgt mit klaren Regeln und abgestimmten Abläufen.

Häufig gestellte Fragen

Welche datenschutzrechtlichen Pflichten sind bei der Nutzung von Slack in Unternehmen zu beachten?

Bei der Nutzung von Slack im Unternehmenskontext müssen vielfältige datenschutzrechtliche Pflichten beachtet werden, insbesondere im Hinblick auf die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dazu gehört zunächst die rechtmäßige Auswahl des Dienstes, insbesondere ob Slack personenbezogene Daten in Ländern außerhalb der EU überträgt. Da Slack ein US-amerikanischer Anbieter ist, kann es zu Drittlandübermittlungen kommen, die besondere rechtliche Anforderungen mit sich bringen (z.B. Abschluss von Standardvertragsklauseln, Durchführung einer Transfer Impact Assessment). Weiterhin ist eine transparente Information der Mitarbeitenden über die Datenverarbeitung notwendig (Erstellung und Kommunikation von Datenschutzerklärungen), ebenso wie die Sicherstellung, dass nur notwendige Daten erhoben und verarbeitet werden (Datenminimierung). Es müssen vertragliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden. Unternehmen sind außerdem verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz der Daten zu treffen und regelmäßig auf Einhaltung zu kontrollieren. Auch die Wahrung von Betroffenenrechten, wie Auskunft, Berichtigung und Löschung, sind sicherzustellen. Slack-Berechtigungen sollten so restriktiv wie möglich eingestellt und Zugriffsprotokolle kontrolliert werden. Darüber hinaus empfiehlt sich die Dokumentation aller Prozesse im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten.

Müssen Betriebsrat und/oder Personalvertretung vor Einführung von Slack einbezogen werden?

Der Einsatz von Slack in einem Unternehmen kann mitbestimmungspflichtig sein, sofern ein Betriebsrat vorhanden ist. Nach § 87 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz) hat der Betriebsrat insbesondere dann Mitbestimmungsrechte, wenn durch den Einsatz von Slack Überwachungstechnologien eingeführt werden, die zur Leistungs- und Verhaltenskontrolle der Mitarbeiter geeignet sind. Da Slack Aktivitäten wie Nachrichtenversand, Anwesenheitsstatus und Kollaborationen aufzeichnet, ist eine potentielle Leistungs- und Verhaltenskontrolle gegeben. Dementsprechend ist der Betriebsrat regelmäßig vor Einführung über das Vorhaben zu informieren und an der Ausgestaltung, insbesondere bei der Festlegung von Nutzungsbedingungen und beim Datenschutz, zu beteiligen. Es kann erforderlich sein, eine Betriebsvereinbarung zu Slack abzuschließen, die die Nutzung, den Zugriff und die Überwachung regelt. Unternehmen sollten diese Schritte dokumentieren, um rechtliche Risiken zu minimieren.

Können sensible personenbezogene Daten rechtssicher über Slack kommuniziert werden?

Die Übertragung sensibler personenbezogener Daten über Slack ist rechtlich problematisch und sollte möglichst vermieden werden. Sensible Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z. B. Gesundheitsdaten, Religionszugehörigkeit) unterliegen einem erhöhten Schutzniveau. Da die Datenverarbeitung durch Slack in der Regel über Server außerhalb der EU stattfindet, bestehen erhöhte Anforderungen im Hinblick auf Verschlüsselung, Zugangsbeschränkungen und Datensicherheit. Standardmäßig verschlüsselt Slack Daten „in transit“ und „at rest“, doch verbleibt ein Restrisiko in Bezug auf unbefugte Zugriffe durch Dritte, insbesondere US-Behörden im Rahmen des Cloud Act. Unternehmen müssen daher eine gesonderte Risikoanalyse durchführen und gegebenenfalls alternative, sicherere Kommunikationswege für besonders schützenswerte Daten vorsehen. Für den Sonderfall ist regelmäßig eine Einwilligung der betroffenen Personen erforderlich und die Übermittlung müsste dokumentiert werden.

Welche rechtlichen Regelungen gelten für die Aufbewahrung und Löschung von in Slack gespeicherten Daten?

Aus rechtlicher Sicht ist bei Slack die Verpflichtung zur ordnungsgemäßen Löschung und Aufbewahrung von Daten von zentraler Bedeutung. Unternehmen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (z.B. handels- und steuerrechtlich, meist 6 bzw. 10 Jahre). Es muss technisch und organisatorisch gewährleistet sein, dass relevante Daten exportiert und ordnungsgemäß archiviert, aber auch nach Ablauf der Frist gelöscht werden können. Slack bietet in kostenpflichtigen Versionen erweiterte Möglichkeiten der Datenarchivierung und -löschung. Im öffentlich zugänglichen Bereich gespeicherte Unterhaltungen sollten regelmäßig überprüft und Bestimmungen zur automatisierten Löschung von Nachrichten (Retention Policies) eingerichtet werden. Es ist sicherzustellen, dass personenbezogene Daten nach Ablauf der Speicherfrist oder auf Anforderung gelöscht werden und dass externe Dritte (z.B. Slack als Anbieter) diese ebenfalls nicht weiter vorhalten.

Welche Haftungsrisiken bestehen für Unternehmen bei der Nutzung von Slack?

Unternehmen tragen als Verantwortliche im datenschutzrechtlichen Sinn die volle Verantwortung für die Nutzung von Slack und etwaige Verstöße gegen Datenschutzregeln. Mögliche Haftungsrisiken ergeben sich aus unrechtmäßiger Datenübermittlung in Drittländer, unzureichender Information der Betroffenen, Missachtung von Betroffenenrechten und Nichteinhaltung technischer und organisatorischer Maßnahmen. Bußgelder nach DSGVO können empfindlich ausfallen; sie richten sich nach der Schwere des Verstoßes und können bis zu 20 Millionen Euro oder 4% des weltweiten Jahresumsatzes betragen. Zusätzlich können zivilrechtliche Schadensersatzklagen von Betroffenen sowie Reputationsschäden folgen. Unternehmen sollten daher alle datenschutzrechtlichen Vorgaben detailliert dokumentieren und ihre Nutzungspraxis regelmäßig datenschutzrechtlich überprüfen und aktualisieren.

Darf Slack im Rahmen der Kommunikation mit Kunden oder Geschäftspartnern verwendet werden?

Die geschäftliche Nutzung von Slack mit Kunden oder externen Geschäftspartnern erfordert, dass auch bei diesen die datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere Informationspflichten und ggf. Einwilligungserfordernisse, erfüllt werden. Werden personenbezogene Daten verarbeitet, muss sichergestellt werden, dass auch seitens der Externen eine informierte Nutzung auf Basis einer klaren Rechtsgrundlage erfolgt. Es ist zu prüfen, ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt oder gemeinsame Verantwortlichkeit, welche vertraglich zu regeln wäre (Joint Controller Vereinbarung). Im Rahmen der Nutzung ist weiterhin sicherzustellen, dass sämtliche Drittlandtransfers rechtskonform abgebildet sind und auch die externen Nutzer die Lösch- und Auskunftsansprüche wahren können. Es empfiehlt sich, Kunden und Partner transparent über die Nutzung von Slack zu informieren und die Kommunikation gegebenenfalls auf nicht sensible Inhalte zu beschränken.

Welche Vorgaben gelten für die IT-Sicherheit in Bezug auf Slack?

Die IT-Sicherheit bei der Nutzung von Slack unterliegt gesetzlichen Anforderungen, insbesondere nach Art. 32 DSGVO, wonach Unternehmen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten umsetzen müssen. Dazu gehören u.a. die Verschlüsselung gespeicherter und übertragener Daten, die Einrichtung restriktiver Zugriffsrechte, regelmäßige Aktualisierungen und Patches, die Protokollierung von Zugriffen sowie Multifaktor-Authentifizierung. Administratoren sollten regelmäßig Schulungen für Nutzer anbieten und Sicherheitslücken durch regelmäßige Audits erkennen und abstellen. Bei einem Verdacht auf Datenpannen besteht die Pflicht zur unverzüglichen Meldung an die Aufsichtsbehörde sowie zur Information an betroffene Personen, sofern ein Risiko besteht. Unternehmen sind verpflichtet, dokumentierte Richtlinien zum sicheren Umgang mit Slack zu erstellen und umzusetzen.