Remote Work

Remote Work

Definition und Zweck

Remote Work, auch als ortsunabhängiges Arbeiten bezeichnet, beschreibt eine Arbeitsform, bei der Beschäftigte ihre Tätigkeit außerhalb des klassischen Arbeitsplatzes ausüben. Dies geschieht in der Regel von zu Hause, an anderen privaten Orten oder gelegentlich in speziell eingerichteten Arbeitsbereichen wie Coworking Spaces. Ziel von Remote Work ist es, Flexibilität hinsichtlich des Arbeitsortes zu bieten und Arbeitssituationen bedarfsgerecht an die individuellen Lebensumstände anzupassen. Zugleich unterstützt Remote Work moderne Arbeitsmodelle, die digitale Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen.

Einsatzfelder und Funktionen im Kanzleiumfeld

Im Kanzleialltag umfasst Remote Work vielfältige Aufgaben und Verantwortungsbereiche. Typische Einsatzfelder sind:

• Digitale Dokumentenbearbeitung: Die Erstellung, Überarbeitung und Archivierung von Schriftstücken erfolgt oft digital.
• Mandantenkommunikation: E-Mails, Telefon- und Videokonferenzen ermöglichen individuelle Beratung und die Bearbeitung von Anfragen.
• Recherche und Vorbereitung: Mitarbeitende führen Gesetzes- und Literaturrecherchen online durch und bereiten Schriftsätze bequem von einem beliebigen Ort vor.
• Fristenkontrolle und -management: Durch den Einsatz digitaler Fristenkalender können Mitarbeitende Aufgaben koordinieren und Fristen unabhängig vom Standort überwachen.
• Teammeetings und Abstimmungsroutinen: Regelmäßige Videokonferenzen fördern Austausch und Abstimmung im Team.

Remote Work ist insbesondere für Tätigkeiten geeignet, die keine physische Anwesenheit beim Mandanten erfordern und über digitale Systeme abgewickelt werden können.

Rahmenbedingungen und Standards

Für die Umsetzung von Remote Work im Kanzleiumfeld sind bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen notwendig:

Technische Ausstattung

• Gesicherter Internetzugang: Eine stabile und sichere Internetverbindung ist unerlässlich.
• Hardware: Notebook, Headset, Webcam und, falls erforderlich, Mobiltelefon.
• Software: Sichere Lösungen für E-Mail, Videokonferenzen, Kollaborationstools (wie digitale Aktenführung, Fristenverwaltung, Kalenderfunktion).
• Datensicherheit: VPN-Zugang und Verschlüsselungstechnologien schützen sensible Daten.

Organisatorische Abläufe

• Transparente Kommunikation: Arbeitszeiten, Erreichbarkeiten und Kommunikationskanäle werden klar festgelegt.
• Dokumentationsstandards: Einheitliche Ablagemethoden sorgen für Nachvollziehbarkeit und schnellen Zugriff auf Mandantenakten.
• Arbeitszeiterfassung: Digitale Systeme ermöglichen die Dokumentation der Arbeitszeit unabhängig vom Ort.
• Regelmäßige Abstimmungen: Feste Besprechungstermine fördern die Teamkoordination und Informationstransparenz.

Auswirkungen auf Zusammenarbeit, Effizienz und Kommunikation

Remote Work wirkt sich in mehrfacher Hinsicht auf die Arbeitsorganisation in Kanzleien aus:

• Zusammenarbeit: Digitale Kommunikation und Dokumentation lassen Teams auch über räumliche Distanzen hinweg effizient zusammenarbeiten.
• Effizienz: Unabhängigkeit vom klassischen Arbeitsort ermöglicht flexiblere Arbeitszeiten und die Vereinbarkeit von Arbeit und Privatleben. Wichtige Aufgaben können ohne Unterbrechung und mit erhöhter Eigenverantwortung erledigt werden.
• Kommunikation: Moderne Tools wie Videokonferenzen und Chat-Anwendungen ermöglichen spontane Absprachen und ersetzen persönliche Begegnungen. Gleichzeitig erfordern sie eine bewusste und strukturierte Kommunikation.

Chancen und Herausforderungen in der Praxis

Chancen

• Flexible Arbeitsgestaltung: Mitarbeitende können den Arbeitsort an ihre persönlichen Bedürfnisse anpassen.
• Wettbewerbsvorteil: Die Attraktivität als Arbeitgeber steigt, insbesondere für junge Talente und Fachkräfte mit Betreuungsaufgaben.
• Stärkung der Eigenverantwortung: Selbständige Organisation und eigenverantwortliches Arbeiten werden gefördert.

Herausforderungen

• Informationssicherheit: Die Einhaltung der Datenschutzvorgaben erfordert besondere Aufmerksamkeit bei Technik und Abläufen.
• Soziale Einbindung: Fehlende Präsenz kann den Austausch und das Gemeinschaftsgefühl schwächen.
• Selbstorganisation: Die eigenständige Strukturierung des Arbeitstags ist für manche Mitarbeitende eine neue Herausforderung.
• Kommunikation: Missverständnisse können leichter entstehen, wenn Absprachen nur digital erfolgen.

Praxisnahe Beispiele aus dem Kanzleialltag

• Videokonferenz zur Mandantenbesprechung: Ein Teammitglied führt das Gespräch aus dem Homeoffice per Videocall und teilt dabei relevante Unterlagen über einen sicheren Bildschirmfreigabe-Dienst.
• Digitale Fristenüberwachung: Kalender- und Fristensysteme benachrichtigen Mitarbeitende automatisch über anstehende Termine, sodass Fristen ortsunabhängig eingehalten werden.
• Team-Meeting via Videotelefonie: Wöchentliche Abstimmungen zu aktuellen Fällen finden online statt, sodass alle Teammitglieder auf dem neuesten Stand sind.
• Bearbeitung von Schriftverkehr: Schriftstücke werden digital erstellt, über einen verschlüsselten Cloud-Speicher geteilt und von den zuständigen Personen geprüft oder angepasst.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist der Unterschied zwischen Remote Work und Telearbeit?
Remote Work bezeichnet eine flexible Form ortsunabhängigen Arbeitens, die sowohl zu Hause als auch an wechselnden Orten stattfinden kann. Telearbeit bezieht sich oft auf eine feste Tätigkeit vom eigenen Wohnort aus.

Kann jede Aufgabe aus der Ferne erledigt werden?
Nicht alle Aufgaben lassen sich remote umsetzen. Tätigkeiten, die auf physische Anwesenheit angewiesen sind, bleiben davon ausgenommen. Die Überprüfung geeigneter Aufgabenbereiche erfolgt individuell.

Wie bleibt das Team auch ohne gemeinsames Arbeitsumfeld in Kontakt?
Durch den regelmäßigen Einsatz von Videotelefonie, digitalen Teamchats und gemeinsamen digitalen Kalendern wird der kontinuierliche Austausch sichergestellt.

Wie wird beim Remote Work der Datenschutz gewährleistet?
Technische Maßnahmen wie verschlüsselte Verbindungen, sichere Zugangsberechtigungen und die Nutzung sicherer Plattformen gewährleisten einen hohen Schutz von sensiblen Daten.

Welche Technik ist für das Arbeiten aus der Ferne erforderlich?
Ein internetfähiges Endgerät, gesicherte Netzwerkverbindungen (z. B. VPN) sowie entsprechende Programme und Apps für Kommunikation und Dokumentation bilden die zentrale technische Ausstattung.

Was kann ich tun, um meine Selbstorganisation beim Remote Work zu verbessern?
Strukturiertes Zeitmanagement, die Nutzung digitaler To-do-Listen sowie feste Arbeitszeiten und Pausenregelungen helfen, den Arbeitsalltag effektiv zu gestalten.

Dieser Artikel gibt Nachwuchskräften, Bewerberinnen und Bewerbern einen fundierten Überblick über die Bedeutung, Organisation und praktische Umsetzung von Remote Work im modernen Kanzleialltag.

Häufig gestellte Fragen

Welche arbeitsrechtlichen Grundlagen müssen beim Remote Work in Deutschland beachtet werden?

Beim Remote Work, also der Arbeit außerhalb der Betriebsstätte, sind zunächst alle arbeitsrechtlichen Grundlagen des deutschen Arbeitsrechts zu beachten. Dazu zählen insbesondere das Arbeitszeitgesetz (ArbZG), welches Höchstarbeitszeiten, Ruhezeiten und Pausen regelt, sowie das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) und das Mutterschutzgesetz (MuSchG) in ihrer jeweiligen Gültigkeit auch für Heimarbeitende. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Arbeitszeiten auch im Homeoffice dokumentiert und eingehalten werden, da eine Missachtung sowohl bußgeld- als auch klagerechtliche Folgen haben kann. Zudem sollten bestehende Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder einzelvertragliche Regelungen auf die Remote-Arbeit überprüft und schriftlich angepasst werden, um klar definierte Rechte und Pflichten beider Parteien sicherzustellen.

Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat beim Remote Work?

Der Betriebsrat hat umfassende Mitbestimmungsrechte beim Thema Remote Work, insbesondere nach § 87 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG). Dies betrifft unter anderem die Ausgestaltung der Arbeitszeit, die Kontrolle von Arbeitszeitaufzeichnungen, technische Überwachungseinrichtungen im Homeoffice (zum Beispiel Software zur Kontrolle der Anwesenheit oder Leistung) sowie die Festlegung der Rahmenbedingungen des mobilen Arbeitens. Die Einführung von Remote Work bedarf in der Regel der Zustimmung des Betriebsrats, wobei häufig eine Betriebsvereinbarung zum mobilen Arbeiten abgeschlossen wird. Ohne Mitbestimmung könnte die Einführung unwirksam sein und zu Unterlassungs- oder Nachteilsausgleichsansprüchen seitens der Arbeitnehmer führen.

Wie ist der Datenschutz beim Arbeiten im Homeoffice geregelt?

Datenschutz nimmt beim Remote Work eine zentrale Rolle ein, da personenbezogene Daten oftmals außerhalb des gesicherten Firmennetzwerks verarbeitet werden. Arbeitgeber müssen nach Art. 32 DSGVO angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten treffen. Konkret bedeutet dies beispielsweise die Bereitstellung verschlüsselter Zugänge (VPN), sichere Endgeräte und die Verpflichtung der Mitarbeitenden, sensible Dokumente vor Dritten im privaten Haushalt zu schützen. Zudem sind Mitarbeitende regelmäßig über datenschutzkonformes Verhalten im Homeoffice zu schulen. Datenschutzverstoß kann zu erheblichen Bußgeldern führen, für Arbeitgeber besteht daher eine umfassende Dokumentations- und Rechenschaftspflicht.

Wer haftet für Arbeitsunfälle im Homeoffice?

Die gesetzliche Unfallversicherung (§ 8 SGB VII) schützt Beschäftigte grundsätzlich auch im Homeoffice. Voraussetzung ist jedoch, dass der Unfall sich in einem engen Zusammenhang mit der Arbeit oder auf dem Weg zur Verrichtung beruflicher Tätigkeiten ereignet hat. Private Tätigkeiten im Haushalt sind hiervon ausgenommen, weshalb die genaue Abgrenzung zwischen Arbeitszeit und privater Zeit im Remote Work essenziell ist. Arbeitgeber sollten daher klare Regelungen etablieren und dokumentieren, welche Tätigkeiten zum Arbeitsbereich zählen. Im Schadensfall prüft die Berufsgenossenschaft sehr genau, ob ein Arbeitsunfall vorliegt, was ohne klare Dokumentation zu Beweisschwierigkeiten führen kann.

Ist eine Arbeitserlaubnis für Remote Work aus dem Ausland erforderlich?

Wenn Beschäftigte grenzüberschreitend, also aus einem anderen Land als dem Firmensitz, remote arbeiten möchten, sind zahlreiche rechtliche Aspekte zu beachten. Neben eventuellen Arbeitserlaubnis- oder Visafragen kann das jeweilige nationale Arbeitsrecht am Aufenthaltsort der Mitarbeitenden Anwendung finden („Territorialitätsprinzip“). Dies kann bedeuten, dass etwa lokale Sozialversicherungs-, Steuer- oder Kündigungsschutzregelungen greifen. Ohne vorherige Prüfung und ggf. Zustimmung des Arbeitgebers sowie Einholung erforderlicher Genehmigungen kann sich sowohl für Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber ein erhöhtes rechtliches Risiko ergeben, inklusive Bußgeld- oder Nachzahlungsverpflichtungen.

Welchen Einfluss hat Remote Work auf den Schutz und die Ausstattung des Arbeitsplatzes nach Arbeitsstättenverordnung?

Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) verpflichtet Arbeitgeber, für die Sicherheit und Gesundheit ihrer Beschäftigten auch beim Homeoffice Sorge zu tragen, insbesondere wenn es sich um ein dauerhaft eingerichtetes Homeoffice (Telearbeitsplatz) handelt. Der Arbeitgeber muss eine Gefährdungsbeurteilung durchführen und sicherstellen, dass der Homeoffice-Arbeitsplatz den gesetzlichen Mindestanforderungen entspricht (z.B. ergonomischer Stuhl, Bildschirmarbeitsplatzverordnung). Bei mobilem Arbeiten – also temporärem Arbeiten von wechselnden Orten – gelten diese Verpflichtungen abgeschwächt, doch ist der Arbeitgeber grundsätzlich zur Unterweisung verpflichtet. Werden diese Pflichten verletzt, drohen Bußgelder und Haftungsrisiken.

Müssen Änderungen zum Arbeitsort oder Arbeitszeit im Arbeitsvertrag festgehalten werden?

Sowohl Änderungen beim Arbeitsort als auch bei der Arbeitszeitregelung sollten im Arbeitsvertrag schriftlich festgehalten werden. Nach § 2 Nachweisgesetz ist der Arbeitgeber verpflichtet, vertragliche Absprachen hinsichtlich Arbeitsort und wesentlicher Arbeitsbedingungen zu dokumentieren. Werden Arbeitnehmer regelmäßig remote eingesetzt, sollte dies klar, inkl. etwaiger Rückkehrpflicht ins Büro oder flexibler Modelle, schriftlich geregelt werden. Unklarheiten führen im Streitfall zu Beweislastproblemen und können Ansprüche auf Rückkehr in die Betriebsstätte oder umgekehrt Ablehnung weiterer Homeofficetage begründen. Außerdem ist eine klare Regelung arbeitsrechtlich wichtig, falls betriebsbedingte Änderungen (wie Versetzungen) anstehen.