Remote Bewerbung

Remote Bewerbung

Definition und Bedeutung

Der Begriff „Remote Bewerbung“ bezeichnet den Prozess der Arbeitsbewerbung unter Nutzung digitaler Kommunikationsmittel, bei dem keine physische Anwesenheit der Bewerberin oder des Bewerbers vor Ort erforderlich ist. Sämtliche Phasen des Bewerbungsablaufs – von der Einreichung der Unterlagen bis hin zu Vorstellungsgesprächen und Auswahlverfahren – werden hierbei ortsunabhängig durchgeführt. Die Remote Bewerbung hat insbesondere durch die fortschreitende Digitalisierung sowie flexible Arbeitsmodelle an Bedeutung gewonnen und ist heute ein verbreiteter Standard in vielen Kanzleien und Unternehmen.

Einordnung im Bewerbungsprozess

Rolle und Relevanz für den Einstieg in eine Kanzlei

Im Kontext des Einstiegs in eine Kanzlei ermöglicht die Remote Bewerbung eine standortunabhängige Teilnahme am Auswahlprozess. Dies erleichtert Bewerberinnen und Bewerbern die Kontaktaufnahme mit potenziellen Arbeitgebern, unabhängig vom eigenen Wohnort oder geografischen Einschränkungen. Personalverantwortliche nutzen Remote Bewerbungen, um effizient und flexibel Talente zu erreichen, die nicht vor Ort präsent sind. Digitale Auswahlverfahren, wie Videokonferenzen oder digitale Assessment Center, sind inzwischen fester Bestandteil vieler Auswahlprozesse und bieten sowohl Kanzleien als auch Bewerbenden Vorteile, etwa Zeitersparnis und bessere Planbarkeit.

Anforderungen und Erwartungen von Arbeitgeberseite

Arbeitgeber erwarten bei einer Remote Bewerbung dieselbe Sorgfalt und Professionalität wie bei einer klassischen Bewerbung. Zentrale Anforderungen umfassen:

• Vollständige und strukturierte Bewerbungsunterlagen: Bewerbungsdokumente sollten in gängigen Dateiformaten und in hoher Qualität eingereicht werden. Klare Dateinamen und nachvollziehbare Ordnung der Unterlagen sind hilfreich.
• Digitale Kompetenzen: Der Umgang mit Videokonferenz-Software, das rechtzeitige Versenden von Unterlagen sowie die Fähigkeit, sich technisch einwandfrei an Remote-Gesprächen zu beteiligen, werden vorausgesetzt.
• Verbindlichkeit und Zuverlässigkeit: Termintreue, pünktliches Erscheinen zu Online-Gesprächen und eine professionelle Vorbereitung sind essenziell.
• Angemessene Kommunikationsweise: In E-Mails und Videokonferenzen sind eine klare Ausdrucksweise, höflicher Umgangston und eine passende Selbstdarstellung wichtig.
• Sicherer Umgang mit Datenschutz: Sensibler Umgang mit vertraulichen Informationen, insbesondere bei der Übermittlung persönlicher Daten, wird erwartet.

Typische Missverständnisse oder Fehlinterpretationen

Einige Missverständnisse im Zusammenhang mit Remote Bewerbungen treten häufig auf:

• Geringere Bedeutung als klassische Bewerbung: Es besteht mitunter die Annahme, eine Remote Bewerbung sei weniger verbindlich oder wichtig. Tatsächlich handelt es sich um ein vollwertiges, ernstzunehmendes Verfahren.
• Weniger Vorbereitung nötig: Die flexible Bewerbungssituation kann dazu verleiten, die Vorbereitung zu unterschätzen. Auch für digitale Gespräche sind Recherchen, gezielte Fragestellungen und ein gepflegtes Erscheinungsbild unerlässlich.
• Technik im Vordergrund: Der technische Aspekt wird manchmal überbetont, während inhaltliche Vorbereitung und fachliche Eignung weiterhin im Mittelpunkt stehen.
• Unpersönlicher Kontakt: Trotz der physischen Distanz bleibt der persönliche Eindruck im digitalen Gespräch entscheidend. Körpersprache, Blickkontakt (in die Kamera) und offene Kommunikation haben weiterhin Gewicht.

Praktische Tipps für Bewerberinnen und Bewerber

Optimale Vorbereitung

• Technische Voraussetzung schaffen: Prüfen Sie rechtzeitig Kamera, Mikrofon, Internetverbindung und die erforderliche Software. Ein Probelauf mit Freundinnen oder Freunden kann Unsicherheiten nehmen.
• Unstörbare Umgebung wählen: Wählen Sie einen ruhigen, gut beleuchteten Ort, der einen professionellen Hintergrund bietet.
• Angemessene Kleidung: Die Kleiderwahl sollte dem Anlass entsprechen – auch beim Gespräch vor dem eigenen Bildschirm.
• Unterlagen griffbereit halten: Haben Sie alle relevanten Dokumente digital vorliegen und bei Bedarf geöffnet, um rasch darauf zugreifen zu können.

Im Gespräch und im Prozess

• Pünktlichkeit demonstrieren: Wählen Sie sich einige Minuten vor dem Termin in das virtuelle Meeting ein.
• Bewusste Kommunikation: Achten Sie auf eine deutliche Aussprache, freundlichen Ton und Direktheit.
• Nachfragen zu technischen Abläufen: Fragen Sie bei Unsicherheiten nach dem gewünschten Format, dem Ablauf oder Besonderheiten des Remote-Prozesses.
• Eigeninitiative zeigen: Kurznachrichten oder E-Mails mit Dank und Nachfragen nach dem Gespräch können den positiven Eindruck stärken.

Umgang mit Störungen

• Gelassenheit bei technischen Problemen: Sollte es zu Verbindungsabbrüchen oder Störungen kommen, behalten Sie Ruhe, kommunizieren Sie offen und suchen Sie nach kurzfristigen Lösungen. Offenheit und Flexibilität werden meist positiv bewertet.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was unterscheidet eine Remote Bewerbung von einer klassischen Bewerbung?
Der wesentliche Unterschied liegt in der ortsunabhängigen Durchführung sämtlicher Bewerbungsphasen sowie dem verstärkten Einsatz digitaler Kommunikationsmittel.

Muss ich mich auf einen anderen Ablauf einstellen als bei Präsenzverfahren?
Die inhaltlichen Anforderungen bleiben meist gleich, im Ablauf können digitale Auswahlgespräche, Online-Assessments und elektronische Korrespondenz ergänzt oder ersetzt werden.

Wie wichtig sind technische Fähigkeiten im Remote Bewerbungsprozess?
Grundlegende digitale Kompetenzen werden vorausgesetzt. Dazu zählen der Umgang mit E-Mail, Videokonferenz-Tools und das Erstellen sowie Versenden digitaler Unterlagen.

Wie kann ich trotz Entfernung einen positiven Eindruck hinterlassen?
Eine sorgfältige Vorbereitung, Zuverlässigkeit und authentische Kommunikation wirken sich positiv aus. Auch beim digitalen Kennenlernen spielen Persönlichkeit und Auftreten eine wichtige Rolle.

Welche Kanäle nutzen Kanzleien für Remote Bewerbungen?
Typisch sind Bewerbungsportale, E-Mail und spezialisierte Softwarelösungen. Vorstellungsgespräche erfolgen häufig per Videokonferenz (z. B. Microsoft Teams, Zoom, Webex).

Wie gehe ich mit Unsicherheiten bei der Technik um?
Vorab-Tests, eine verlässliche Internetverbindung und das Bereithalten eines Alternativplans (wie einer Telefonnummer) können helfen, Unsicherheiten zu reduzieren und flexibel zu reagieren.

Dieser Artikel bietet eine strukturierte Übersicht zur Remote Bewerbung und unterstützt Bewerberinnen und Bewerber bei der erfolgreichen Navigation durch digitale Bewerbungsprozesse im Umfeld von Kanzleien.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Anforderungen müssen bei der Durchführung eines Remote-Bewerbungsverfahrens beachtet werden?

Bei der Durchführung von Remote-Bewerbungsverfahren sind verschiedene rechtliche Anforderungen zu beachten, insbesondere im Hinblick auf Datenschutz, Gleichbehandlung und Arbeitsrecht. Zunächst muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass sämtliche personenbezogenen Daten gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet werden. Dazu gehört, dass Bewerbende vorab transparent über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden und ihre Einwilligung einholen, sofern keine gesetzliche Grundlage wie § 26 BDSG vorliegt. Darüber hinaus dürfen im Auswahlverfahren keinerlei Diskriminierungen nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) erfolgen, etwa aufgrund von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion oder Behinderung. Für den Ablauf des Online-Bewerbungsverfahrens gelten zudem Dokumentationspflichten zur Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsfindung. Remote-Bewerbungsverfahren sind ferner so zu gestalten, dass keine technischen Hürden unzulässig diskriminierend oder benachteiligend wirken, beispielsweise bei der Auswahl genutzter Software. Schließlich müssen auch die Aufbewahrungsfristen gemäß § 15 Abs. 4 AGG sowie § 61b Abs. 1 ArbGG beachtet werden, falls etwaige Diskriminierungsvorwürfe geltend gemacht werden.

Dürfen Bewerbungsgespräche per Videokonferenz aufgezeichnet werden?

Die Aufzeichnung von Bewerbungsgesprächen per Videokonferenz ist rechtlich nur unter strengen Voraussetzungen zulässig. Grundsätzlich bedarf jede Form der Ton- oder Bildaufnahme der ausdrücklichen, freiwilligen und informierten Einwilligung des Bewerbenden nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung muss vor Beginn der Aufzeichnung rechtzeitig, verständlich und transparent eingeholt werden. Sie muss die Zwecke der Aufzeichnung klar benennen sowie die Dauer der Speicherung und die Zugriffsberechtigten angeben. Ohne Einwilligung wäre eine Aufzeichnung regelmäßig mit einem Verstoß gegen das Datenschutzrecht verbunden und könnte sogar strafrechtliche Konsequenzen nach § 201 StGB (Verletzung der Vertraulichkeit des Wortes) nach sich ziehen. Überdies muss die Einwilligung nachgewiesen werden können und eine für Bewerbende jederzeit widerrufbare Option bieten. Bezieht sich die Aufzeichnung auf Einstellungsentscheidungen, wäre zudem das Diskriminierungsverbot des AGG zu beachten.

Welche Datenschutzpflichten müssen Unternehmen im Remote Bewerbungsprozess besonders beachten?

Im Remote Bewerbungsprozess gelten sämtliche Verpflichtungen aus der DSGVO und dem BDSG, insbesondere Transparenz und Datensparsamkeit. Das Unternehmen muss den Bewerbenden eine umfassende Datenschutzerklärung zur Verfügung stellen, aus der hervorgeht, welche Daten zu welchem Zweck, wie lange und von wem verarbeitet werden. Die technischen Systeme, beispielsweise Videokonferenz- oder Bewerbermanagement-Tools, müssen datenschutzkonform konfiguriert sein, d. h. es sollten vorzugsweise Dienste aus der EU genutzt oder entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit Anbietern abgeschlossen werden (Artikel 28 DSGVO). Die Zugangsbeschränkungen und Löschkonzepte für Bewerbungsunterlagen müssen klar geregelt sein. Eine Weitergabe an Dritte ist ohne Einwilligung nicht zulässig, es sei denn, es besteht ein gesetzlicher Erlaubnistatbestand. Aufbewahrung und Löschung haben fristgerecht zu auf Basis gesetzlicher Vorgaben zu erfolgen, insbesondere wenn Bewerbende nicht eingestellt werden.

Welche arbeitsrechtlichen Implikationen ergeben sich bei der Auswahl von Remote-Tools für den Bewerbungsprozess?

Die Auswahl von Remote-Tools für Bewerbungsverfahren ist auch aus arbeitsrechtlicher Sicht relevant. Es besteht eine Pflicht zur Wahrung der Persönlichkeitsrechte und des Datenschutzes der Bewerbenden. Die Tools dürfen keine unerlaubte Erhebung oder Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten ermöglichen. Die Verwendung von Tools, die biometrische Daten, Ortungsdienste oder Hintergrundanalysen nutzen, sollte kritisch geprüft und wenn möglich unterlassen werden. Zudem sind Barrierefreiheit und Diskriminierungsschutz zu beachten: Bewerbende dürfen nicht benachteiligt werden, weil ihnen bestimmte Software nicht zugänglich ist oder behinderungsbedingte Einschränkungen bestehen. Weiterhin können Betriebsräte bei der Einführung neuer Tools mitzubestimmen haben, insbesondere nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG, wenn personenbezogene Daten betroffen sind.

Welche Konsequenzen hat eine Benachteiligung im Remote-Bewerbungsverfahren?

Eine Benachteiligung im Remote-Bewerbungsverfahren, etwa aufgrund technischer Voraussetzungen, mangelnder Barrierefreiheit oder personenbezogener Merkmale, kann erhebliche rechtliche Folgen haben. Liegt eine Diskriminierung nach dem AGG vor, können Bewerbende Entschädigungs- und Schadensersatzansprüche geltend machen (§ 15 AGG). Der Nachweis einer Benachteiligung ist im digitalen Kontext oft komplex, aber der Arbeitgeber muss seine Auswahl- und Kommunikationsprozesse dokumentieren und transparent halten, um sich zu entlasten. Gelingt dies nicht, besteht ein erhöhtes Risiko für Verurteilungen und Imageverluste. Auch eine mittelbare Diskriminierung, etwa durch die ausschließliche Nutzung bestimmter Software, ist zu vermeiden.

Wie lange dürfen Bewerbungsunterlagen aus Remote-Verfahren gespeichert werden?

Bewerbungsunterlagen dürfen nur solange gespeichert werden, wie dies für die Zwecke der Bewerbungsabwicklung erforderlich ist. Bei einer Absage sind die Unterlagen grundsätzlich zu löschen, es sei denn, der Bewerbende hat explizit einer längeren Speicherung zugestimmt (zum Beispiel für einen Talentpool). Im Hinblick auf mögliche Ansprüche nach dem AGG wird jedoch empfohlen, die Daten mindestens für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens aufzubewahren. Diese Frist entspricht der Klagefrist nach § 21 Abs. 5 AGG. Nach Ablauf dieser Frist müssen die Daten datenschutzkonform gelöscht werden. Möchte das Unternehmen die Unterlagen länger aufbewahren, ist dafür eine gesonderte Einwilligung erforderlich.

Sind spezielle Informationspflichten gegenüber Bewerbenden bei Remote-Bewerbungen zu beachten?

Ja, Unternehmen müssen Bewerbenden nach Artikel 13 DSGVO umfassende Informationen bereitstellen, sobald deren Daten erhoben werden. Dies umfasst unter anderem Angaben zu Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten, Verarbeitungszwecken, Rechtsgrundlagen, Empängern der Daten, Speicherfristen und den Rechten der Bewerbenden (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch, Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde). Die Informationspflicht gilt unabhängig davon, ob die Bewerbung remote oder vor Ort erfolgt. Versäumnisse können zu Bußgeldern führen (Art. 83 DSGVO).

Muss bei Remote-Bewerbungen die Möglichkeit einer anonymisierten Bewerbung gewährt werden?

Eine gesetzliche Pflicht zur Gewährung anonymisierter Bewerbungen besteht derzeit nicht. Allerdings können Unternehmen freiwillig anonyme Bewerbungsverfahren anbieten, um Diskriminierungsrisiken zu minimieren und Diversity-Ziele zu fördern. Die Einführung solcher Verfahren kann jedoch Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats berühren und erfordert eine sorgfältige Ausgestaltung der technischen Abläufe, insbesondere im Hinblick auf die sichere Trennung zwischen Identitätsdaten und Bewerbungsdaten sowie die spätere Zuordenbarkeit zur Vertragserstellung.