Reisekosten im Referendariat: Rechtliche Grundlagen und Besonderheiten
Definition und Anwendungsbereich
Der Begriff Reisekosten im Referendariat bezeichnet sämtliche Aufwendungen, die Referendarinnen und Referendare im Rahmen ihrer verpflichtenden Ausbildungsstationen und dienstlichen Verrichtungen außerhalb ihrer Stammdienststelle entstehen. Das Referendariat, etwa im juristischen, pädagogischen oder anderen öffentlich-rechtlich strukturierten Vorbereitungsdiensten, erfordert regelmäßig Tätigkeiten an verschiedenen Ausbildungsstätten, weshalb die Regelung und Erstattung von Reisekosten von erheblicher praktischer Bedeutung ist.
Rechtliche Grundlagen der Reisekostenerstattung im Referendariat
Gesetzliche Regelungen
Die rechtlichen Grundlagen der Reisekostenerstattung im Referendariat sind in Deutschland grundsätzlich im Bundesreisekostengesetz (BRKG) für den Bund und den jeweiligen Landesreisekostengesetzen (LRKG) für die Länder geregelt. Die Vorschriften bestimmen, unter welchen Voraussetzungen und in welchem Umfang Reisekosten entstehen und erstattet werden.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): Das BRKG gilt für die Referendariate im Bundesdienst beispielsweise im höheren Auswärtigen Dienst. Es regelt die Erstattung von Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigungen, Tagegeldern, Übernachtungskosten und Nebenkosten.
- Landesreisekostengesetze (LRKG): Bei der Mehrzahl der Referendariate (z.B. Lehramts-, Verwaltungs- und Rechtsreferendariat) finden die jeweiligen Landesgesetze Anwendung, deren Inhalte sich aber meist eng an das BRKG anlehnen.
Neben den gesetzlichen Regelungen existieren Ausbildungs- und Prüfungsordnungen, die spezifische Bestimmungen für das Referendariat enthalten können.
Grundsatz der Fürsorgepflicht
Die Erstattung von Reisekosten ist eine Ausprägung der staatlichen Fürsorgepflicht gegenüber Referendarinnen und Referendaren, da diese auf Weisung des Dienstherrn Ausbildungsorte aufsuchen müssen.
Anspruchsberechtigte und Voraussetzungen
Statusrechtlicher Rahmen
Im Regelfall sind Referendarinnen und Referendare Beamte auf Widerruf oder in einem öffentlich-rechtlichen Ausbildungsverhältnis stehende Personen. Der Anspruch auf Reisekostenerstattung setzt voraus, dass die Reise eine dienstliche Maßnahme darstellt, welche vom Dienstherrn angeordnet oder genehmigt wurde.
Dienstliche Tätigkeit und Ausbildungsstationen
Zu den erstattungsfähigen Reisen zählen insbesondere:
- Reisen zu Ausbildungsstationen (z. B. Gerichte, Verwaltungsbehörden, Schulen)
- Dienstreisen zu auswärtigen Ausbildungsleitern oder Kanzleien (vor allem im juristischen Referendariat)
- Dienstlich veranlasste Fortbildungen oder Prüfungen
Nicht erstattungsfähig sind in der Regel Fahrten vom Wohnort zur Stammdienststelle („erste Tätigkeitsstätte“) im Rahmen des täglichen Pendelns. Dies stellt einen wesentlichen Unterschied zur Behandlung von Dienstreisen und regelmäßigen Wegen zur Dienststelle dar.
Arten der Reisekosten und deren Erstattung
Fahrtkosten
Es werden grundsätzlich die notwendigen und tatsächlich entstandenen Fahrtkosten erstattet. Dies kann die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel (2. Klasse) umfassen oder, sofern die Genehmigung erteilt wurde, eine Wegstreckenentschädigung für die Nutzung eines privaten Kraftfahrzeugs.
Wegstreckenentschädigung
Wird mit dem privaten PKW gereist, erfolgt die Entschädigung nach gesetzlichen Kilometerpauschalen, die sich je nach Bundesland und Nutzung (Alleinfahrt oder Mitnahme von Kolleginnen/Kollegen) unterscheiden können.
Tage- und Übernachtungsgelder
Für mehrtägige auswärtige Aufenthalte kann Anspruch auf Tagegeld und Übernachtungskosten bestehen. Deren Höhe und Bewilligungsfähigkeit sind gesetzlich beschränkt; eigene Verpflegung oder kostenlose Unterkunft bedeutet regelmäßig eine Kürzung der entsprechenden Beträge.
Nebenkosten
Unter Nebenkosten fallen beispielsweise Parkgebühren, Gepäckbeförderung oder notwendige Anschaffungen im Zusammenhang mit der Dienstreise.
Verfahren zur Geltendmachung von Reisekosten
Antragstellung und Fristen
Referendarinnen und Referendare haben ihre Reisekosten grundsätzlich zeitnah nach Beendigung der Reise geltend zu machen. Viele Länder sehen eine Ausschlussfrist von sechs Monaten vor. Der Antrag ist bei der zuständigen Ausbildungs- oder Dienststelle unter Vorlage der erforderlichen Nachweise (Fahrkarten, Belege, Nachweis der Dienstreise) einzureichen.
Bewilligung und Auszahlung
Nach Prüfung der Voraussetzungen erfolgt die Bewilligung und Erstattung durch die Dienststelle. Unklare Sachverhalte können Rückfragen oder Nachweispflichten nach sich ziehen.
Besonderheiten und Streitfragen
Pendlerpauschale und steuerliche Behandlung
Während reguläre Wege zwischen Wohnung und erster Dienststelle steuerlich nur im Rahmen der Entfernungspauschale geltend gemacht werden können, sind die erstatteten Reisekosten im Rahmen von Dienstreisen grundsätzlich steuerfrei.
Wechsel der Ausbildungsstation
Bei einem vollzogenen Wechsel der Ausbildungsstation (z.B. Umzug zu einer außerhalb der Wohnstätte gelegenen Ausbildungsstätte) kann auch eine Umzugskostenvergütung in Betracht kommen, sofern diese behördlich angeordnet wurde.
Häufige Streitpunkte
- Anerkennung eines bestimmten Ortes als dienstliche Reisestelle
- Genehmigung zur Nutzung des privaten Pkws
- Höhe und Angemessenheit der Kosten/Nachweise
Im Streitfall besteht die Möglichkeit einer Überprüfung im verwaltungsrechtlichen Widerspruchsverfahren.
Fazit
Reisekosten im Referendariat stellen einen komplexen Rechtsbereich dar, dessen genaue Ausgestaltung von Bundes- oder Landesrecht sowie den jeweiligen Ausbildungsordnungen abhängt. Umfang und Voraussetzungen der Erstattungsfähigkeit sind durch die Vorschriften eindeutig festgelegt, erfordern jedoch aufgrund der Vielzahl möglicher Ausbildungsstationen und Sachverhalte eine sorgfältige Prüfung im Einzelfall. Die rechtzeitige Geltendmachung durch den Referendar ist ebenso unerlässlich wie die Einhaltung der Nachweiserfordernisse und Fristen.
Häufig gestellte Fragen
Wer ist im Referendariat zur Erstattung von Reisekosten berechtigt?
Im Referendariat sind grundsätzlich Referendarinnen und Referendare anspruchsberechtigt, welche im Rahmen ihrer Ausbildung Dienstreisen zu absolvieren haben. Als Dienstreisen gelten insbesondere die durch die Ausbildungsordnung vorgeschriebenen Fahrten zu Ausbildungsstellen, Sitzungen oder externen Stationen, die außerhalb der regulären Stammdienststelle liegen. Der Anspruch bezieht sich dabei vornehmlich auf Reisen, die dienstlich angeordnet oder genehmigt wurden. Privat veranlasste Fahrten – etwa zwischen Wohnung und Ausbildungsstätte im Alltag – sowie freiwilliger Austausch ohne dienstliche Verpflichtung sind hingegen nicht erstattungsfähig. Zu beachten ist, dass der Anspruch in der Regel unmittelbar an die Anordnung durch die für die Ausbildung zuständige Behörde beziehungsweise das zuständige Gericht gekoppelt ist; eigenmächtige Reisen sind demnach ohne vorherige Genehmigung von der Kostenerstattung ausgenommen. Eine Antragstellung gemäß den Vorgaben des jeweiligen Landesreisekostengesetzes ist verpflichtend.
Welche Kostenarten gelten als erstattungsfähig und unterliegen welchen Nachweispflichten?
Zu den erstattungsfähigen Reisekosten gehören regelmäßig Fahrtkosten, notwendige Übernachtungskosten, Tage- oder Verpflegungsgelder sowie soweit einschlägig Aufwendungen für notwendige Nebenkosten wie Parkgebühren oder dienstlich verursachte Gepäckgebühren. Fahrtkosten werden grundsätzlich in Höhe öffentlicher Verkehrsmittel (z.B. Bahn, Bus, ggf. zweite Wagenklasse der Deutschen Bahn) erstattet. Die Nutzung privater Pkw ist nur bei vorheriger ausdrücklicher Genehmigung und unter Anrechnung von Kilometersätzen erstattungsfähig, wobei dafür spezielle Nachweise – wie Fahrtenbuch, Tankquittungen und die Genehmigung selbst – vorzulegen sind. Bei Übernachtungen sind zur Erstattungsfähigkeit die tatsächlichen Kosten durch Belege (z.B. Hotelrechnung) nachzuweisen, wobei Bewirtungskosten oder sonstige Privatausgaben ausgenommen sind. Die Geltendmachung von Reisekosten setzt stets die Vorlage aller Belege und fristgerechte Antragstellung voraus. Fehlende Nachweise oder Fristversäumnisse führen regelmäßig zum Ausschluss der Erstattung.
In welchem Umfang besteht der Anspruch auf Wegstreckenentschädigung bei Nutzung privater Verkehrsmittel?
Die Wegstreckenentschädigung ist eine auf Antrag gewährte pauschalisierte Erstattung beim Gebrauch privater Verkehrsmittel, insbesondere des eigenen Pkw oder Fahrrads, sofern deren Nutzung behördlich genehmigt wurde und dienstlich erforderlich war. Die Höhe ist durch das jeweilige Landesreisekostengesetz definiert und richtet sich üblicherweise nach einem festen Satz pro gefahrenem Kilometer (z.B. 0,30 € pro Kilometer im Pkw). Eine Erstattung von z. B. Benzin- oder Wartungskosten erfolgt nicht gesondert. Voraussetzung ist, dass zum Zeitpunkt der Reise keine dienstlich zur Verfügung stehenden Fahrzeuge oder öffentliche Verkehrsmittel nutzbar oder mit vertretbarem zeitlichen und wirtschaftlichen Aufwand benutzbar waren. Der Nachweis der Fahrtroute und der gefahrenen Kilometer ist dem Antrag beizufügen, meist ergänzt um die Genehmigung durch die dienstliche Stelle.
Welche Fristen sind bei der Geltendmachung von Reisekosten im Referendariat zu beachten?
Für die Erstattung von Reisekosten gilt in allen Bundesländern eine gesetzlich geregelte Ausschlussfrist, die regelmäßig zwischen 3 und 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise beträgt, sofern im Einzelfall durch Landesrecht oder Verwaltungsvorschriften keine kürzeren Zeiten bestimmt sind. Nach Ablauf dieser Frist können die Ansprüche auf Reisekostenerstattung grundsätzlich nicht mehr geltend gemacht werden. Es obliegt dem Referendar, den vollständigen Antrag fristgerecht und mit allen erforderlichen Unterlagen und Nachweisen bei der zuständigen Stelle einzureichen. Ein Überschreiten der Frist kann meist nur in besonders begründeten Ausnahmefällen rückwirkend geheilt werden (z.B. bei nachweislich unverschuldetem Fristversäumnis).
Gibt es Grenzen für die Höhe erstattungsfähiger Reisekosten im Referendariat?
Die Reisekostenerstattung im Referendariat ist sowohl hinsichtlich der einzelnen Kostenarten als auch hinsichtlich der Gesamthöhe an die gesetzlichen Höchstsätze gemäß den jeweiligen Reisekostengesetzen der Länder gebunden. Diese legen fest, welche Obergrenzen etwa für Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen oder Fahrtkosten pro Tag und Reise maximal abgerechnet werden dürfen. Überschreitungen werden grundsätzlich nicht erstattet, es sei denn, sie sind ausnahmsweise durch dienstliche Gründe oder besondere Umstände des Einzelfalls zu rechtfertigen und vorab von der zuständigen Stelle genehmigt worden. Eigenbeteiligungen, z. B. aufgrund einer freiwilligen Aufstockung von Komfortleistungen (erste Klasse, Einzelzimmer statt Doppelzimmer) oder privater Umwege, sind stets privat zu tragen.
Wie wird die Entfernung zwischen Wohnort und Ausbildungsstelle rechtlich bewertet?
Die Entfernung zwischen Wohnort und Ausbildungsstelle ist im Rahmen der Reisekostenrechtsprechung relevant, wenn festgelegt werden soll, ob eine Dienstreise oder lediglich eine regelmäßige Arbeitswegfahrt vorliegt. Rechtlich maßgeblich ist regelmäßig die sogenannte „erste Tätigkeitsstätte“ (auch Stammdienststelle genannt). Fahrten zu dieser Ausbildungsstelle stellen keine Dienstreisen dar und unterliegen somit nicht der Reisekostenerstattung, sondern fallen unter die gewöhnlichen Pendleraufwendungen. Nur Reisen, die über diese erste Tätigkeitsstätte hinausgehen (z.B. zu externen Stationen, Gerichten anderer Orte oder zu mehrtägigen Lehrgangsorten), werden als erstattungsfähige Dienstreisen anerkannt. Dies erfordert jeweils den Nachweis der dienstlichen Notwendigkeit und – soweit von der Norm abweichend – die ausdrückliche Anordnung der Reise durch die zuständige Ausbildungsleitung.