Pitch Book

Pitch Book

Definition und Einordnung des Begriffs Pitch Book

Ein Pitch Book ist eine strukturierte Präsentationsunterlage, mit der sich eine Kanzlei potenziellen Mandantinnen und Mandanten oder bestehenden Auftraggebenden vorstellt. Ziel eines Pitch Books ist es, die eigene Leistungsfähigkeit, Erfahrung und Eignung für ein konkretes Mandat oder ein Beratungsprojekt überzeugend darzulegen. Der Begriff stammt ursprünglich aus dem Bereich der Unternehmensberatung und Investmentbanken, wird jedoch auch zunehmend im anwaltlichen Arbeitsalltag verwendet.

Im Mittelpunkt eines Pitch Books stehen die Darstellung der Kanzlei, das Team, relevante Fachbereiche sowie Beispiele erfolgreich abgeschlossener Projekte. Die Begriffe „Präsentation“, „Angebotsunterlage“ oder „Mandatspräsentation“ werden teilweise synonym verwendet, wobei das Pitch Book üblicherweise eine strukturierte, oft digital aufbereitete Präsentation beinhaltet.

Rolle im Kanzleialltag: Bedeutung und typische Einsatzfelder

Pitch Books nehmen im organisatorischen Ablauf einer Kanzlei eine zentrale Rolle bei der Mandatsakquise ein. Sie werden meist dann erstellt, wenn eine Kanzlei zur Teilnahme an einem Auswahlprozess eingeladen wird – beispielsweise bei sogenannten „Beauty Contests“, Wettbewerbspräsentationen oder wenn Interessentinnen und Interessenten gezielt um ein Angebot bitten.

Typische Einsatzfelder von Pitch Books sind:

• Vorstellung im Rahmen eines Erstkontakts mit potenziellen Mandantinnen und Mandanten,
• Präsentationen bei Ausschreibungen oder Auswahlverfahren (Pitches),
• Umsetzung von Informationsveranstaltungen oder Messeauftritten,
• Begleitung von Workshops oder Strategiegesprächen mit Auftraggebenden,
• Bereitstellung konkreter Beratungsangebote für anspruchsvolle, komplexe Fragestellungen.

Prozesse, Abläufe und Methoden

Erstellung eines Pitch Books

Der Prozess beginnt in der Regel mit einer strukturierten Anfrage – entweder durch externe Interessenten oder durch eine interne Entscheidung, sich an einem Auswahlverfahren zu beteiligen. Anschließend folgt die Zusammenstellung aller notwendigen Informationen und Materialien:

1. Briefing und Analyse: Klärung der Anforderungen, Zielsetzung und Inhalte. Hierbei werden zunächst die Erwartungen und der Hintergrund des potenziellen Mandats aufgenommen.
2. Recherche: Aufbereitung relevanter Referenzprojekte, Darstellung des Teams und Zusammenstellung von Kompetenzen, die für das Mandat wesentlich sind.
3. Inhaltliche Ausarbeitung: Gliederung der Präsentation in verschiedene Kapitel, wie z. B. Kanzleiporträt, Beratungskonzept, Erfahrung und Herangehensweise.
4. Gestaltung: Visuelle Aufbereitung, Layout und Einbindung von Grafiken, Organigrammen oder Zeitplänen.
5. Interne Abstimmungen: Involvierte Mitarbeitende, insbesondere diejenigen, die später das Mandat betreuen, prüfen die Unterlagen und ergänzen Inhalte.
6. Freigabe und Versand: Nach finaler Abstimmung wird das Pitch Book digital oder in gedruckter Form an die Interessenten versendet oder im Rahmen einer Präsentation vorgestellt.

Methoden der Präsentation

Pitch Books können als Dokument (z. B. PDF) oder als Folienpräsentation (z. B. PowerPoint) gestaltet werden. Häufig werden auch digitale Tools eingesetzt, um Elemente wie Videos, interaktive Grafiken oder Fallstudien einzubetten.

Rahmenbedingungen und Standards

Pitch Books unterliegen einer klaren Struktur sowie einer Vielzahl organisatorischer und technischer Vorgaben:

• Corporate Design: Die optische Gestaltung richtet sich nach den Vorgaben der Kanzlei, um einen einheitlichen Außenauftritt sicherzustellen.
• Vertraulichkeit: Persönliche Daten und projektspezifische Informationen dürfen nur nach Freigabe und unter Berücksichtigung geltender Datenschutzregeln verwendet werden.
• Datenbanken und Wissensmanagement: Zur effizienten Erstellung greifen Kanzleien oftmals auf zentrale Datenbanken mit Standardtexten, Referenzen, Biographien von Teammitgliedern und Erfolgsgeschichten zurück.
• Qualitätssicherung: Ein abschließendes Lektorat, Korrekturen durch verschiedene Mitarbeitende und einheitliche Terminologie sind fester Bestandteil des Prozesses.

Praxisbezug: Arbeitsalltag mit Pitch Books

Für Mitarbeitende bedeutet die Mitarbeit an einem Pitch Book, sowohl kommunikative als auch organisatorische Fähigkeiten einzusetzen. Aufgaben können beispielsweise das Zusammentragen von Projektdaten, das Abstimmen des Präsentationskonzepts mit Kolleginnen oder Kollegen aus verschiedenen Teams und das gezielte Aufbereiten individueller Kompetenzen umfassen.

Im Alltag entstehen Pitch Books häufig unter Zeitdruck. Die systematische Vorarbeit, also das Erstellen und Pflegen von Standardinhalten, ist daher wichtig, um kurzfristige Anfragen zuverlässig und effizient bedienen zu können. Gerade für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger bietet die Mitarbeit an Pitch Books die Möglichkeit, sich einen Überblick über Mandate zu verschaffen, Kontakte innerhalb der Kanzlei aufzubauen und die Positionierung nach außen aktiv mitzugestalten.

Chancen und Herausforderungen im Kanzleialltag

Chancen:

• Pitch Books bieten eine Möglichkeit, die Stärken und Besonderheiten der Kanzlei gezielt herauszustellen.
• Die Arbeit an Pitch Books fördert die Zusammenarbeit innerhalb verschiedener Teams und ermöglicht Einblicke in unterschiedliche Schwerpunkte.
• Durch den Einsatz von Pitch Books können junge Mitarbeitende früh Verantwortung übernehmen und unmittelbar in Akquiseprozesse eingebunden werden.
• Kontinuierliche Aktualisierung und Digitalisierung verbessern Arbeitsabläufe und die Außenwirkung der Kanzlei.

Herausforderungen:

• Die Erstellung erfordert oft kurzfristige Koordination und effiziente Abstimmung zwischen mehreren Beteiligten.
• Die Pflege von aktuellen, aussagekräftigen Referenzen und die Sicherstellung einer einheitlichen Außendarstellung ist zeitaufwändig.
• Die Einhaltung von Datenschutzanforderungen sowie die Prüfung von sensiblen Inhalten erfordern Sorgfalt und genaue Kontrolle.
• Die Präsentation gegenüber potenziellen Mandantinnen und Mandanten setzt ein hohes Maß an Kommunikationskompetenz voraus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wofür wird ein Pitch Book in einer Kanzlei verwendet?
Pitch Books dienen zur Präsentation der Kanzlei, insbesondere im Rahmen von Auswahlverfahren, Beratungsangeboten oder bei der Gewinnung neuer Mandate.

Wer ist an der Erstellung eines Pitch Books beteiligt?
In der Regel arbeiten verschiedene Mitarbeitende zusammen: das verantwortliche Team für das jeweilige Mandat, das Marketing oder Business Development sowie teilweise Sekretariate und die interne IT-Abteilung.

Wie lange dauert die Erstellung eines Pitch Books?
Je nach Umfang und Komplexität können wenige Tage bis mehrere Wochen vergehen. Eine sorgfältige Vorbereitung und gepflegte Datenbanken verkürzen den Prozess erheblich.

Wie oft kommen Pitch Books im Kanzleialltag zum Einsatz?
Dies hängt von der Größe und Ausrichtung der Kanzlei ab. Größere Kanzleien erstellen regelmäßig Pitch Books, insbesondere für komplexe Ausschreibungen oder Großmandate.

Welche Kompetenzen sind hilfreich bei der Mitarbeit an Pitch Books?
Analytisches Denken, strukturierte Arbeitsweise, eine sorgfältige Recherche sowie Team- und Kommunikationsfähigkeiten sind von Vorteil.

Wie kann man als Berufseinsteigerin oder Berufseinsteiger in die Arbeit mit Pitch Books eingebunden werden?
Häufig übernehmen Nachwuchskräfte Recherchetätigkeiten, das Zusammenstellen von Unterlagen oder die Aufbereitung von Präsentationsinhalten und können dabei schrittweise mehr Verantwortung übernehmen.

Häufig gestellte Fragen

Wer ist in rechtlicher Hinsicht der Urheber eines Pitch Books?

Das Urheberrecht für ein Pitch Book liegt grundsätzlich bei der Person oder Institution, die das Pitch Book geschaffen hat, also dem Autor oder dem dienstlichen Auftraggeber, falls das Werk im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses erstellt wurde (§ 7 UrhG). Bei der Erstellung durch mehrere Personen (z. B. ein Team in einer Investmentbank) kann eine Miturheberschaft vorliegen. Die Übertragung von Nutzungsrechten an Teilen des Inhalts (beispielsweise bei der Verwendung lizenzierter Bilder oder Diagramme) ist gesondert zu prüfen. Das Pitch Book als Gesamtwerk ist regelmäßig urheberrechtlich geschützt, sofern die erforderliche Schöpfungshöhe vorliegt. Bei Verwendung fremder Inhalte im Pitch Book muss ebenfalls geprüft werden, ob eine urheberrechtliche Zustimmung notwendig ist oder eine zulässige Nutzung (z. B. Zitatrecht) vorliegt.

Welche rechtlichen Risiken bestehen beim Versand von Pitch Books an potenzielle Investoren oder Mandanten?

Mit dem Versand eines Pitch Books sind verschiedene rechtliche Risiken verbunden. Es kann zum einen zu einem Verstoß gegen Vertraulichkeitspflichten kommen, insbesondere wenn vertrauliche Informationen über das Zielunternehmen oder Dritte darin enthalten sind und eine Freigabe nicht vorliegt. Ebenso können wettbewerbsrechtliche Probleme entstehen, etwa durch die Preisgabe von Betriebsgeheimnissen gemäß § 6 UWG oder durch das gezielte Abwerben von Geschäftspartnern. Zudem ist auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben (DSGVO) zu achten, wenn Personenbezug hergestellt wird. Werden Dritte wie Berater, Analysten oder externe Kooperationspartner einbezogen, kann auch eine Weitergabe an diese eine rechtliche Prüfung erfordern, um die Einhaltung von NDAs (Non-Disclosure Agreements) oder anderen Geheimhaltungsklauseln sicherzustellen.

Welche besonderen Vertraulichkeitspflichten gelten im Zusammenhang mit Pitch Books?

Pitch Books enthalten meist unternehmensspezifische und teilweise vertrauliche Daten, weshalb rechtliche Vertraulichkeitspflichten sowohl intern als auch extern gelten. Innerhalb eines Unternehmens sind Mitarbeiter durch arbeitsvertragliche Pflichten und ggf. durch spezifische NDAs zur Verschwiegenheit verpflichtet. Bei der externen Weitergabe, etwa an Investoren, Banken oder potentielle Käufer, ist sicherzustellen, dass diese sich ebenfalls zur Vertraulichkeit verpflichten (z. B. durch Abschluss eines Confidentiality Agreements). Verstöße gegen Vertraulichkeitspflichten können zu zivilrechtlichen Schadensersatzansprüchen und in bestimmten Fällen auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen, insbesondere bei der Offenbarung von Geschäfts- und Betriebsgeheimnissen (§ 17 UWG; Geschäftsgeheimnisgesetz – GeschGehG).

Welche Haftungsrisiken bestehen für fehlerhafte oder irreführende Angaben im Pitch Book?

Werden im Pitch Book fehlerhafte, unvollständige oder irreführende Angaben gemacht, kann dies verschiedene Haftungsfolgen nach sich ziehen. Im Zivilrecht sind insbesondere Ansprüche aus culpa in contrahendo (c.i.c.) oder Prospekthaftung relevant, etwa wenn ein Adressat des Pitch Books eine Investitionsentscheidung darauf stützt und ihm hierdurch ein Schaden entsteht. Bei bewusster Täuschung oder Arglist können darüber hinaus deliktsrechtliche Ansprüche (§ 823 BGB) entstehen. Im Kapitalmarktrecht gelten für bestimmte Finanzprodukte und Angebote (z. B. Wertpapierprospekte) gesonderte Pflichten – in solchen Fällen kann eine fehlerhafte Information zudem zu aufsichtsrechtlichen Sanktionen durch die BaFin oder ähnliche Behörden führen.

Muss ein Pitch Book bestimmte rechtliche oder regulatorische Angaben enthalten?

Pitch Books unterliegen grundsätzlich keiner gesetzlich vorgeschriebenen Form und keine explizite rechtliche Pflicht zur Angabe bestimmter Komponenten. Allerdings müssen, sofern das Pitch Book Teil eines Wertpapierangebotes oder einer Finanzdienstleistung ist, regulatorische Anforderungen (wie z. B. Hinweise, Risikoinformationen, Haftungsausschlüsse oder gesetzliche Warnhinweise) beachtet werden. Fehlt ein solcher Hinweis und dient das Pitch Book als Vertriebsunterlage, kann dies aufsichtsrechtliche Konsequenzen haben oder im Streitfall als Verletzung von Informationspflichten ausgelegt werden. In Einzelfällen kann auch eine Prüfung durch die BaFin oder andere zuständige Aufsichtsbehörden erforderlich werden.

Welche datenschutzrechtlichen Aspekte sind bei der Erstellung und Weitergabe von Pitch Books zu beachten?

Sofern das Pitch Book personenbezogene Daten enthält (z. B. Angaben zu Mitarbeitern, Geschäftsführern oder Kunden des Zielunternehmens), ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten. Dies betrifft insbesondere die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO, die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten sowie die Sicherstellung der Datenübermittlung an Dritte im Einklang mit Art. 6 DSGVO (Rechtsgrundlagen der Verarbeitung). Die Belastbarkeit und Speicherdauer der Daten, Löschfristen und ggf. Schutzmechanismen bei der elektronischen Übertragung (z. B. verschlüsselte E-Mails, passwortgeschützte Dokumente) müssen geprüft und dokumentiert werden. Bei internationalen Transaktionen ist zudem auf die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen in Drittstaaten zu achten.