Nicht abrechenbare Zeit
Definition und Ursprung des Begriffs
Der Begriff Nicht abrechenbare Zeit bezeichnet Zeitaufwände von Mitarbeitenden, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit nicht direkt an Mandanten, Klienten oder externe Auftraggeber weiterberechnet werden können. Im Gegensatz zur abrechenbaren Zeit wird diese Zeit also nicht unmittelbar in Rechnung gestellt. Typische Beispiele für nicht abrechenbare Zeit sind interne Besprechungen, Fortbildungen, administrative Aufgaben oder allgemeine Organisationsarbeiten.
Der Ursprung dieses Begriffs findet sich vor allem in Dienstleistungsunternehmen, beispielsweise in Kanzleien oder Beratungsunternehmen. Dort wird die Arbeitszeit von Mitarbeitenden traditionell in abrechenbare und nicht abrechenbare Zeit unterteilt, um Effizienz, Wirtschaftlichkeit und den Beitrag zum Unternehmenserfolg besser messen und steuern zu können.
Bedeutung im Kanzlei- oder Unternehmenskontext
Einfluss auf Vergütung
Die Unterscheidung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit spielt in der Vergütungsstruktur vieler Kanzleien und Unternehmen eine wesentliche Rolle. Häufig werden Zielvorgaben für abrechenbare Zeit definiert, da diese direkt zur Generierung von Umsätzen beiträgt. Mitarbeitende, die einen höheren Anteil an abrechenbarer Zeit leisten, können oft leistungsbezogene Vergütungsbestandteile oder Bonuszahlungen erhalten.
Leistungsbewertung
Nicht abrechenbare Zeit ist auch für Leistungsbeurteilungen von Bedeutung. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit zeigt, wie effizient Mitarbeitende die Erwartungen an ihre Position erfüllen. Unternehmen achten darauf, dass die nicht abrechenbare Zeit sinnvoll und im Interesse des gesamten Betriebs genutzt wird. Zu viel nicht abrechenbare Zeit kann als Zeichen mangelnder Effizienz oder suboptimaler Arbeitsorganisation gewertet werden. Allerdings sind gewisse Anteile dieser Zeit unverzichtbar für die Qualitätssicherung und das Einhalten interner Standards.
Karriereentwicklung
Für den individuellen Karriereweg kann das Verhältnis der verschiedenen Zeitarten von Bedeutung sein. Wer stetig einen hohen Anteil an abrechenbarer Zeit nachweist, wird häufig als besonders leistungsfähig wahrgenommen. Dennoch spielen die Qualität der Arbeit in nicht abrechenbarer Zeit – etwa engagierte Mitwirkung an internen Projekten oder Schulungsaktivitäten – ebenso eine Rolle bei beruflichen Aufstiegschancen.
Rahmenbedingungen: Rechtliche, organisatorische und marktübliche Standards
Rechtliche Anforderungen
Es bestehen keine gesetzlich festgelegten Vorgaben zur Erfassung oder zum Umgang mit nicht abrechenbarer Zeit. Die Erhebung und Kategorisierung erfolgt im Rahmen interner Vorgaben und wird häufig durch die Struktur und Größe des Unternehmens bestimmt. Arbeitszeitgesetze, Datenschutzrichtlinien und unternehmensinterne Vorgaben sind bei der Dokumentation von Arbeitszeiten jedoch stets zu beachten.
Organisatorische Standards
Die klare Unterscheidung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit ist in vielen Unternehmen fest etabliert. Meist werden spezielle Softwarelösungen oder Zeiterfassungssysteme genutzt, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Die Ermittlung der nicht abrechenbaren Zeit dient dabei nicht zur Kontrolle der individuellen Performance allein, sondern auch der Optimierung von Prozessen und Ressourcenallokation.
Marktübliche Praxis
Im Branchenvergleich existieren Unterschiede in der handhabung und Gewichtung nicht abrechenbarer Zeit. Während etwa in großen internationalen Kanzleien detaillierte Zielvorgaben für beide Zeitarten gemacht werden, ist die Ausgestaltung in kleineren Einheiten oft flexibler. Allgemein gilt: Je transparenter und nachvollziehbarer die Erfassung, desto größer das Potenzial zur Optimierung und Fairness in der Leistungsbewertung.
Einfluss auf Karrierewege und Entwicklungsmöglichkeiten
Bedeutung für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger
Für Neueinsteiger sind die Erwartungen an die Verteilung zwischen abrechenbarer und nicht abrechenbarer Zeit häufig zunächst niedriger. Das Erlernen interner Prozesse, Einarbeitung sowie Teilnahme an Schulungen zählen meist zu nicht abrechenbarer Zeit und werden von Unternehmen als notwendige Investition in die Entwicklung betrachtet.
Langfristige Entwicklung
Mit zunehmender Erfahrung wird von Mitarbeitenden erwartet, ihren Beitrag zum Unternehmenserfolg auch in der Steigerung abrechenbarer Zeit auszudrücken. Gleichzeitig eröffnen sich Möglichkeiten, Verantwortung für interne Projekte, Wissensaustausch oder Mandatsmanagement zu übernehmen, was wiederum häufig zur nicht abrechenbaren Zeit zählt und nachhaltiges Vertrauen in die eigenen Kompetenzen schafft.
Vor- und Nachteile sowie typische Diskussionspunkte
Vorteile
- Qualitätssicherung: Zeit für interne Rücksprachen, Fortbildung und Entwicklung kommt langfristig der Mandats- und Arbeitsqualität zugute.
- Teamentwicklung: Durch die Beteiligung an internen Projekten oder Schulungen werden Zusammenarbeit und Innovationskraft gefördert.
- Individuelle Entwicklung: Nicht abrechenbare Zeit erlaubt, Fähigkeiten jenseits der Mandatsarbeit zu entfalten und sich sichtbar zu machen.
Nachteile
- Druck auf Produktivität: Ein hoher Anteil nicht abrechenbarer Zeit kann negativ auf die Leistungsbewertung wirken und zu Druck führen.
- Wirtschaftlichkeit: Unternehmen müssen darauf achten, dass nicht abrechenbare Zeit im Verhältnis steht, um die Rentabilität zu wahren.
- Unklare Bewertung: Der Wert interner Arbeiten wird gelegentlich weniger berücksichtigt als der unmittelbare Beitrag zur Umsatzgenerierung.
Diskussionspunkte
- Angemessene Zielvorgaben: Wie hoch sollte der Anteil nicht abrechenbarer Zeit maximal sein?
- Faire Bewertung: Wie wird Leistung in nicht abrechenbarer Zeit gleichwertig zu abrechenbaren Tätigkeiten anerkannt?
- Transparenz: Inwieweit ist ein offener Umgang mit den verschiedenen Zeitarten für die Motivation und das Betriebsklima förderlich?
Praktische Beispiele und Anwendungsszenarien
Beispiel 1: Interne Fortbildung
Ein Associate nimmt an einer ganztägigen Fortbildung zu einem neuen Gesetzesthema teil. Da diese Zeit dem eigenen Wissen und der Qualitätssicherung dient, jedoch nicht direkt einem Mandat zugeordnet werden kann, wird sie als nicht abrechenbar erfasst.
Beispiel 2: Teilnahme an Teammeetings
Wöchentliche interne Meetings zur Abstimmung im Team oder zur Planung gemeinsamer Projekte werden in der Regel als nicht abrechenbare Zeit dokumentiert, da sie der internen Organisation dienen.
Beispiel 3: Administrative Aufgaben
Das Verfassen von internen Berichten, Pflege der Zeiterfassung, oder Abstimmen mit der Personalabteilung gelten – sofern kein bestimmtes Mandat betroffen ist – als nicht abrechenbare Zeit.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was gilt als nicht abrechenbare Zeit?
Nicht abrechenbare Zeit umfasst typischerweise interne Besprechungen, Fortbildungen, Mentoring, Einarbeitung, administrative Tätigkeiten und die Mitarbeit an unternehmensinternen Projekten.
Wie wird nicht abrechenbare Zeit erfasst?
Die Erfassung erfolgt meist über elektronische Zeiterfassungssysteme, in denen Tätigkeiten spezifisch kategorisiert und den jeweiligen Projekten oder Mandaten, beziehungsweise der Kategorie „intern“ zugeordnet werden.
Ist ein hoher Anteil nicht abrechenbarer Zeit schlecht?
Nicht zwingend. Gerade in der Phase der Einarbeitung oder bei der Übernahme von internen Verantwortungen kann ein gewisser Anteil empfehlenswert und notwendig sein. Langfristig ist jedoch die Effizienzsteigerung ein zentrales Ziel.
Hat nicht abrechenbare Zeit Einfluss auf Gehalt und Aufstiegschancen?
Sie wird neben der abrechenbaren Zeit betrachtet. Eine ausgeglichene und sinnvolle Nutzung beider Zeitarten kann positive Wirkung auf die Entwicklungsmöglichkeiten haben, wobei der Fokus mittel- bis langfristig meist auf der Steigerung der abrechenbaren Zeiten liegt.
Kann nicht abrechenbare Zeit reduziert werden?
Durch optimierte Arbeitsabläufe, gezielte Planung und bewusste Priorisierung interner Aufgaben kann der Anteil dieser Zeiten reduziert werden. Dennoch bleibt ein gewisser Anteil stets notwendig für Qualität, Teamarbeit und Weiterentwicklung.
Zusammenfassung:
Nicht abrechenbare Zeit ist ein fester Bestandteil der modernen Arbeitswelt in dienstleistungsorientierten Unternehmen und trägt zur Qualitätssicherung, internen Entwicklung und Aufrechterhaltung effizienter Arbeitsprozesse bei. Die bewusste Auseinandersetzung mit ihren Merkmalen ist ein Schlüssel für eine faire Leistungsbewertung und erfolgreiche persönliche Entwicklung.
Häufig gestellte Fragen
Welche arbeitsrechtlichen Vorgaben gelten im Hinblick auf nicht abrechenbare Zeit?
Nicht abrechenbare Zeit bezeichnet Zeiträume während der Arbeitszeit, die Angestellte oder Dienstleister zwar arbeitsrechtlich einbringen, jedoch dem Kunden gegenüber nicht als abrechnungsfähige Leistung ausgewiesen werden können. Aus arbeitsrechtlicher Sicht ist zwischen Vergütungsansprüchen gegenüber dem Arbeitgeber und der Abrechnung gegenüber Kunden zu unterscheiden. Nach § 611a BGB besteht zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer ein Anspruch auf Vergütung aller vertraglich vereinbarten Arbeitsleistungen – unabhängig davon, ob diese Zeit gegenüber einem Kunden abrechenbar ist. Innerbetriebliche Tätigkeiten wie Meetings, Fortbildungen, interne Abstimmungen oder leerlaufbedingte Wartezeiten zählen arbeitsrechtlich oft als Arbeitszeit und sind somit regelmäßig zu vergüten. Arbeitgeber sind verpflichtet, Zeiten, in denen Mitarbeiter arbeitsvertraglich zur Verfügung stehen, auch dann zu entlohnen, wenn diese Zeiten extern nicht fakturierbar sind. Um den Vorgaben des Mindestlohngesetzes (MiLoG) genüge zu tun, muss der Arbeitgeber auch die nicht abrechenbare Zeit im Auge behalten, damit die durchschnittlichen Arbeitsstunden nicht zu einer Unterschreitung des Mindestlohns führen. Eine rechtliche Ausnahme kann lediglich bestehen, wenn es sich um Pausen oder nicht als Arbeitszeit definierte Zeiten gemäß ArbZG handelt.
Wie wirkt sich nicht abrechenbare Zeit auf die Arbeitszeiterfassung nach deutschem Recht aus?
Gemäß der aktuellen Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sowie der Auslegung des § 16 Abs. 2 Arbeitszeitgesetz (ArbZG) sind Arbeitgeber verpflichtet, die gesamte geleistete Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer zu erfassen – dies schließt auch Zeiten ein, die nicht gegenüber Kunden abgerechnet werden können. Rechtlich relevant ist die objektive Arbeitszeit, nicht deren wirtschaftliche Verwertbarkeit. Folglich sind auch vermeintlich „unproduktive“ Zeitanteile, wie interne Absprachen, Schulungen oder Vorbereitungszeiten, zu dokumentieren. Die Nichtbeachtung dieser Pflicht kann arbeitsrechtliche Konsequenzen wie Bußgelder nach sich ziehen und birgt ein erhöhtes Risiko arbeitsgerichtlicher Auseinandersetzungen, beispielsweise bei Überstundenstreitigkeiten.
Welche haftungsrechtlichen Konsequenzen können sich für Unternehmen ergeben, wenn nicht abrechenbare Zeiten falsch behandelt werden?
Unternehmen, die nicht abrechenbare Zeit gegenüber den Kunden fehlerhaft als abrechenbare Zeit deklarieren oder diese Zeit in der Arbeitszeiterfassung unterschlagen, setzen sich erheblichen haftungsrechtlichen Risiken aus. Wird Kunden gegenüber beispielsweise nicht abrechenbare Zeit abgerechnet, kann dies den Tatbestand des Betrugs (§ 263 StGB) erfüllen. Umgekehrt führt die Unterschlagung nicht abrechenbarer Arbeitszeiten gegenüber den eigenen Mitarbeitern zu arbeitsrechtlichen Schadensersatzansprüchen, insbesondere bei Nichtzahlung geschuldeter Löhne oder einer Unterschreitung des Mindestlohns (§ 612 BGB, § 1 MiLoG). Darüber hinaus können Verstöße gegen die Dokumentationspflichten nach dem Nachweisgesetz (NachwG) und dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) mit Bußgeldern geahndet werden.
Welchen Einfluss hat nicht abrechenbare Zeit auf die Mitbestimmung durch den Betriebsrat?
Der Betriebsrat hat gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 1 und Nr. 2 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) bei der Ausgestaltung der Arbeitszeitregelungen und damit zusammenhängenden Erfassungs- und Vergütungssystemen ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht. Die Zuordnung nicht abrechenbarer Zeit als vergütungspflichtige Arbeitszeit berührt daher regelmäßig auch die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats, insbesondere wenn diese Zeit Einfluss auf Überstundenanfall, Gleitzeitkonten oder Boni hat. Betriebsvereinbarungen über Arbeitszeiterfassung und Vergütung sollten präzise regeln, wie nicht abrechenbare Zeiten behandelt werden, um Konflikte und rechtliche Auseinandersetzungen zu vermeiden.
Wie ist nicht abrechenbare Zeit im Rahmen von Werkverträgen und Dienstverträgen rechtlich zu betrachten?
Im Unterschied zum Arbeitsvertrag, bei dem die Arbeitsleistung und nicht der Erfolg geschuldet ist, hängt die Abrechenbarkeit bei Werk- und Dienstverträgen von der vertraglichen Vereinbarung ab. Nach § 631 BGB ist beim Werkvertrag die Vergütung grundsätzlich erfolgsbezogen; Zeiten, die zur Mängelbeseitigung, Nachbesserung oder Wartezeiten ohne Auftrag des Auftraggebers entstehen, sind in der Regel nicht gesondert vergütbar. Im Dienstvertrag (§ 611 ff. BGB) hingegen ist die Arbeitszeit maßgeblich, sodass auch interne Tätigkeiten grundsätzlich als Vergütungsgrundlage dienen, sofern nichts Abweichendes vereinbart wurde. Die klare vertragliche Definition abrechnungsfähiger und nicht abrechnungsfähiger Zeiten wird daher empfohlen, um spätere Rechtsstreitigkeiten auszuschließen.
Welche Rolle spielt nicht abrechenbare Zeit im Rahmen von Kurzarbeit oder bei Arbeitsausfall aus rechtlicher Sicht?
Wenn während Kurzarbeit nicht abrechenbare Zeiten anfallen, beispielsweise weil mangels Aufträgen Beschäftigte keine oder verminderte Tätigkeiten durchführen können, ist dies arbeitsrechtlich relevant. Nach § 95 SGB III ist Kurzarbeit nur für tatsächlich ausgefallene Arbeitsstunden möglich; innerbetriebliche, aber nicht direkt umsatzrelevante Tätigkeiten zählen nicht zu einem vollständigen Arbeitsausfall, sie sind also Kurzarbeit nicht zugänglich. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass während der Kurzarbeit keine planbaren Arbeiten durchgeführt werden, anderenfalls drohen Rückforderungen von Kurzarbeitergeld oder strafrechtliche Konsequenzen.
Gibt es Besonderheiten bei der steuer- oder sozialversicherungsrechtlichen Behandlung von nicht abrechenbarer Zeit?
Steuerlich und sozialversicherungsrechtlich ist für die Bemessung von Lohnsteuer und Sozialabgaben ausschließlich die arbeitsvertraglich zu vergütende Arbeitszeit maßgeblich, unabhängig davon, ob diese extern abrechenbar ist. Nicht abrechenbare, aber vergütete Arbeitszeit ist daher wie jede andere Arbeitszeit steuer- und beitragspflichtig. Es bestehen keine spezifischen steuerlichen Gestaltungsmöglichkeiten oder Ausnahmeregelungen für nicht abrechenbare Zeit. Lediglich im Rahmen von Reisekosten oder Auslagen können nicht abrechenbare Zeiten bei der steuerlich abzugsfähigen Arbeitszeitgestaltung eine Rolle spielen, hier ist auf den Einzelfall abzustellen.