Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine cloudbasierte Kollaborationsplattform, die von Microsoft entwickelt wurde. Sie bündelt verschiedene Kommunikations- und Arbeitswerkzeuge in einer zentralen Anwendung und ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit. Ursprünglich als Teil der Microsoft 365-Suite eingeführt, wird Microsoft Teams heute weltweit von Unternehmen, Organisationen und insbesondere auch von Kanzleien eingesetzt, um die tägliche Arbeit effizienter und flexibler zu gestalten.

Definition und Zweck

Microsoft Teams ist eine Plattform für Gruppen- und Projektarbeit, die Funktionen wie Chat, Videokonferenzen, Dateiablage und -bearbeitung sowie die Integration weiterer Anwendungen in einer gemeinsamen Umgebung vereint. Sie dient dazu, die interne Zusammenarbeit zu fördern, den Austausch von Informationen zu vereinfachen und Arbeitsabläufe zu digitalisieren.

Der Zweck von Microsoft Teams besteht darin, Kommunikation und Zusammenarbeit an einem Ort zu bündeln, sodass Teams unabhängig von ihrem Standort effektiv interagieren können. Durch die zentrale Organisation von Gesprächen, Aufgaben und Dokumenten wird die Arbeit transparenter und die Abstimmung innerhalb eines Teams deutlich erleichtert.

Rolle in der Arbeitsorganisation von Kanzleien

Typische Einsatzfelder

Microsoft Teams findet im Kanzleiumfeld vielseitige Anwendung und unterstützt unter anderem folgende Bereiche:

• Projektarbeit: Arbeitsgruppen können sich in sogenannten Teams und Kanälen organisieren, spezielle Arbeitsabläufe definieren und Aufgaben gemeinsam bearbeiten.
• Kommunikation: Neben Einzel- und Gruppenchats ermöglicht Teams Audio- und Videokonferenzen für regelmäßige Besprechungen, Mandanten- oder Teambesprechungen.
• Dateimanagement: Dokumente, Verträge oder Präsentationen können zentral abgelegt, gemeinsam bearbeitet und versioniert werden.
• Informationsaustausch: Mitteilungen, Ankündigungen und Notizen können teamweit geteilt und diskutiert werden.
• Integration anderer Anwendungen: Kalender, To-Do-Listen sowie diverse Anwendungen aus dem Microsoft 365-Portfolio lassen sich nahtlos integrieren, um Arbeitsverfahren zu automatisieren und zu vereinfachen.

Funktionen und Methoden

• Teams und Kanäle: Strukturieren unterschiedliche Projekte, Mandate oder Themenbereiche innerhalb der Kanzlei.
• Chats: Dienen für schnelle Absprachen, Rückfragen oder interne Beratungen.
• Meetings: Organisieren Online-Besprechungen, Fristenabsprachen oder Fortbildungen.
• Dateifreigabe: Gemeinsames Bearbeiten von Unterlagen in Echtzeit.
• Aufgabenverwaltung: Unterstützung bei der Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben mittels integrierbarer Apps.

Rahmenbedingungen und Standards

Technische Voraussetzungen

• Microsoft 365-Lizenz: Für die Nutzung von Microsoft Teams ist in der Regel eine gültige Microsoft 365-Lizenz erforderlich.
• Internetverbindung: Als cloudbasierte Anwendung setzt Teams eine stabile Internetverbindung voraus.
• Endgeräte: Teams kann auf Desktop-Computern, Laptops, Tablets oder Smartphones verwendet werden. Eine App sowie eine Webversion stehen zur Verfügung.
• Datenschutz und Sicherheit: Die Anwendung entspricht gängigen Sicherheitsstandards. In Kanzleien ist ein besonderes Augenmerk auf Compliance und Datenschutz (z. B. DSGVO) zu legen.

Organisatorische Abläufe

• Teamstrukturen: Die Organisation von Teams und Kanälen sollte nachvollziehbar und nutzerfreundlich gestaltet werden, um den Informationsfluss zu optimieren.
• Berechtigungen: Zugriffsrechte werden zentral verwaltet und können individuell an Rollen und Aufgaben angepasst werden.
• Archivierung: Alte Chats, Dateien und Besprechungen können archiviert werden, um die Übersichtlichkeit zu wahren und gesetzlichen Vorgaben zu entsprechen.

Auswirkungen auf Zusammenarbeit, Effizienz und Kommunikation

Die Einführung von Microsoft Teams in den Kanzleialltag verändert die Zusammenarbeit grundlegend. Informationen sind zentral verfügbar, Arbeitsprozesse werden transparenter und Routineaufgaben lassen sich häufig automatisieren oder vereinfachen. Die Kommunikation erfolgt schneller, Missverständnisse können verringert und Abläufe besser koordiniert werden. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz und eröffnet Möglichkeiten für flexibles Arbeiten – etwa im Homeoffice oder von unterwegs.

Die Echtzeitkommunikation und -kollaboration senken zudem den Abstimmungsaufwand per E-Mail und beschleunigen Entscheidungsprozesse. Neue Mitarbeitende können sich mithilfe strukturierter Teamkanäle und verfügbarer Unterlagen rasch einarbeiten.

Chancen und Herausforderungen in der praktischen Anwendung

Chancen

• Verbesserte Teamarbeit: Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten in Echtzeit sowie Austausch im Teamkanal stärken den Zusammenhalt.
• Transparenz: Informationen und Aufgaben sind jederzeit einsehbar, was die Nachvollziehbarkeit erhöht.
• Flexibilität: Ortsunabhängige Zusammenarbeit und mobile Nutzung fördern die flexible Arbeitsgestaltung.
• Innovationspotenzial: Durch die Integration weiterer digitaler Dienste lassen sich Arbeitsabläufe modernisieren und kontinuierlich optimieren.

Herausforderungen

• Einarbeitung: Der Wechsel auf eine neue Plattform erfordert initiale Schulungen und die Bereitschaft, Arbeitsgewohnheiten anzupassen.
• Strukturierung: Eine klare Team- und Kanalstruktur ist notwendig, um Informationsüberfluss und Unübersichtlichkeit zu vermeiden.
• Datenschutz: Die Einhaltung rechtlicher Vorgaben zum Umgang mit sensiblen Daten erfordert besondere Aufmerksamkeit und gegebenenfalls zusätzliche technische Maßnahmen.

Praxisnahe Beispiele für die Nutzung im Kanzleialltag

• Vorbereitung einer Mandatsbesprechung: Ein Team erstellt in einem eigenen Kanal Zeitpläne, teilt Dokumente und stimmt sich über Chatnachrichten oder kurze Videocalls zur Agenda ab.
• Fristenmanagement: Aufgaben und Termine werden in der integrierten Kalenderfunktion eingetragen und können vom ganzen Team eingesehen und bearbeitet werden.
• Recherchearbeit: Informationen und Fundstellen werden im Teamkanal gesammelt, gemeinsam besprochen und mit Notizen versehen.
• Onboarding neuer Kolleginnen und Kollegen: Schulungsunterlagen, organisatorische Informationen und wichtige erste Aufgaben werden zentral abgelegt, um einen schnellen Einstieg zu erleichtern.
• Abstimmung im Homeoffice: Regelmäßige Teambesprechungen finden virtuell statt, spontane Rückfragen werden im Chat gestellt und beantwortet.

Häufig gestellte Fragen zu Microsoft Teams

Was ist der Unterschied zwischen einem Team und einem Kanal?
Ein Team ist eine übergeordnete Arbeitsgruppe, zum Beispiel eine Abteilung oder ein Projektteam. Ein Kanal ist ein thematisch oder projektbezogener Unterbereich innerhalb dieses Teams, in dem relevante Unterhaltungen und Materialien gesammelt werden.

Können auch externe Personen an Teams-Besprechungen teilnehmen?
Ja, bei entsprechender Einladung können auch Mandanten oder andere externe Personen an einzelnen Besprechungen teilnehmen, ohne Zugriff auf interne Teamdaten zu erhalten.

Wie sicher ist die Nutzung von Microsoft Teams für vertrauliche Kanzleiinformationen?
Microsoft Teams erfüllt hohe Sicherheits- und Datenschutzanforderungen. Für den Umgang mit besonders sensiblen Daten empfiehlt sich eine vorherige Abstimmung mit der internen IT oder dem Datenschutzbeauftragten.

Ist eine spezielle Hardware für Microsoft Teams erforderlich?
Nein, Microsoft Teams läuft auf gängigen Desktop-Computern, Laptops, Tablets und Smartphones. Für Videokonferenzen sind jedoch ein Mikrofon und eine Kamera notwendig.

Wie kann ich mich am besten mit Microsoft Teams vertraut machen?
Kanzleien stellen häufig Schulungsmaterialien oder kurze Einführungen bereit. Zusätzlich bietet Microsoft offizielle Hilfeseiten sowie Videotutorials für den Einstieg.

Dieser Artikel vermittelt einen praxisorientierten Überblick über Microsoft Teams im Kanzleialltag und zeigt, wie moderne Arbeitsweise und Organisation durch digitale Werkzeuge unterstützt werden.

Häufig gestellte Fragen

Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben müssen beim Einsatz von Microsoft Teams in Unternehmen beachtet werden?

Beim Einsatz von Microsoft Teams gelten insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie gegebenenfalls des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG). Unternehmen müssen vorab eine Datenschutz-Folgenabschätzung gemäß Art. 35 DSGVO durchführen, insbesondere wenn sensible Daten verarbeitet werden oder eine systematische Überwachung erfolgt. Die Auswahl des Dienstleisters ist sorgfältig zu dokumentieren und zu begründen; es muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO mit Microsoft abgeschlossen werden. Ferner ist zu beachten, wohin Daten übertragen werden: Da Microsoft teilweise Server außerhalb der EU, vor allem in den USA, nutzt, sind die Regelungen des internationalen Datentransfers-insbesondere Standardvertragsklauseln und zusätzliche Schutzmaßnahmen-zu beachten. Zusätzlich müssen Transparenzpflichten erfüllt werden, d.h. die Mitarbeitenden sind umfassend über den Zweck und die Art der Datennutzung aufzuklären. Die Konfiguration von Teams sollte möglichst datensparsam erfolgen, etwa durch Deaktivieren nicht notwendiger Funktionen und Beschränkung von Aufzeichnungen.

Dürfen Microsoft Teams-Besprechungen aufgezeichnet werden und welche rechtlichen Voraussetzungen gelten dafür?

Aufzeichnungen von Teams-Besprechungen sind datenschutzrechtlich besonders kritisch zu bewerten. Nach deutschem Recht, insbesondere § 201 StGB, ist die unbefugte Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes strafbar. Daher dürfen Teams-Meetings nur dann aufgezeichnet werden, wenn alle Teilnehmenden im Vorfeld ausdrücklich informiert werden und aktiv einwilligen. Es empfiehlt sich, die Einwilligung schriftlich oder durch eine entsprechende protokollierte Aktion im System einzuholen. Die datenverarbeitende Stelle muss sicherstellen, dass Aufzeichnungen vertraulich behandelt, sicher gespeichert und nur so lange wie nötig aufbewahrt werden. Zudem ist eine klare Löschregelung vorzusehen, und es muss eine genaue Dokumentation erfolgen, wer Zugriff auf die Aufnahmen hat. Für die Weitergabe oder Veröffentlichung ist ebenfalls eine separate Einwilligung erforderlich.

Welche Informationspflichten bestehen gegenüber Mitarbeitenden beim Einsatz von Microsoft Teams?

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Mitarbeitenden transparent über die Nutzung von Microsoft Teams aufzuklären. Dies umfasst gemäß Art. 13 und 14 DSGVO Informationen zum Zweck der Datenverarbeitung, zur Rechtsgrundlage, zu den Kategorien der verarbeiteten Daten, zur Speicherdauer, zu etwaigen Empfängern oder externen Dienstleistern (wie Microsoft), sowie zu den Betroffenenrechten (z.B. Auskunft, Löschung, Einschränkung, Widerspruch). Weiterhin sind Details zu möglichen Drittlandübermittlungen (insbesondere in die USA) und zu getroffenen Schutzmaßnahmen (z.B. Verschlüsselung, EU-Standardvertragsklauseln) bereitzustellen. Diese Informationen sollten in einer Datenschutzrichtlinie oder durch individuelle Aufklärung erfolgen und jederzeit für die Mitarbeitenden zugänglich sein.

Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat beim Einsatz von Microsoft Teams?

Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht bei der Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen. Da Microsoft Teams umfangreiche Funktionen zur Protokollierung und Auswertung von Aktivitäten bietet (z.B. Anwesenheitsstatus, Kommunikationsprotokolle), muss der Arbeitgeber den Betriebsrat frühzeitig informieren und eine Betriebsvereinbarung abschließen, bevor Teams eingesetzt wird. Diese Vereinbarung sollte detailliert regeln, welche Daten erhoben werden, wie diese verwendet und wie lange sie gespeichert werden, sowie den Zugang zu Auswertungen klar beschränken. Ohne eine wirksame Beteiligung des Betriebsrats ist der Einsatz von Teams rechtswidrig.

Welche Anforderungen gelten hinsichtlich der IT-Sicherheit beim Einsatz von Microsoft Teams?

Bei der Nutzung von Microsoft Teams sind die Anforderungen aus Art. 32 DSGVO zu beachten, wonach geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) zum Schutz personenbezogener Daten zu implementieren sind. Dies umfasst insbesondere Zugriffskontrollen, Verschlüsselung von Daten sowohl beim Transfer als auch bei der Speicherung, regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches, Multi-Faktor-Authentifizierung sowie die regelmäßige Überprüfung der Systemsicherheit durch Penetrationstests oder andere Auditmaßnahmen. Weiterhin müssen Mitarbeitende durch verbindliche IT-Richtlinien und Schulungen für Sicherheitsrisiken sensibilisiert werden. Unternehmen müssen gewährleisten, dass Unbefugte keinen Zugriff auf sensible Besprechungsinhalte oder Dokumente erhalten, und sollten den Umfang der bereitgestellten Dienste bedarfsgerecht konfigurieren (z.B. Gastzugänge nur mit starker Zugriffsbeschränkung).

Welche besonderen Regelungen gelten für die Nutzung von Microsoft Teams im öffentlichen Sektor?

Im öffentlichen Sektor unterliegt die Nutzung von Microsoft Teams besonderen gesetzlichen Anforderungen, etwa durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), die Landesdatenschutzgesetze und spezifische Vorgaben an die Auftragsdatenverarbeitung und internationale Datenübermittlung. Öffentliche Stellen müssen vor der Nutzung eine besonders sorgfältige Prüfung zur Konformität mit dem Datenschutz und zur Sicherstellung der Informationssicherheit vornehmen. Dies beinhaltet häufig die Pflicht zur Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung sowie zur Einholung der Genehmigung der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Zudem gelten strengere Anforderungen an die Auswahl und Kontrolle von Dienstleistern sowie an die Dokumentation und Nachweisführung der getroffenen Datenschutzmaßnahmen.

Wie ist die Rechtslage zur Speicherung und Löschung personenbezogener Daten in Microsoft Teams?

Personenbezogene Daten, die über Microsoft Teams verarbeitet werden, dürfen nach den Grundsätzen der DSGVO nur so lange gespeichert werden, wie sie für den jeweiligen Verarbeitungszweck notwendig sind (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO). Unternehmen sind verpflichtet, Löschfristen und -routinen festzulegen und technisch sicherzustellen, dass Daten nach Wegfall des Zwecks oder auf Verlangen der betroffenen Person gelöscht werden. Dabei ist zu berücksichtigen, dass Daten teilweise auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden können; daher muss der Löschvorgang nachvollziehbar dokumentiert und auch gegenüber Microsoft als Auftragsverarbeiter klar geregelt sein. Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO ist zu führen, um die Datenströme und den Lebenszyklus personenbezogener Daten zu überwachen.