Matter Number
Definition und Herkunft des Begriffs
Der Begriff Matter Number (deutsch etwa: „Aktenzeichen“ oder „Vorgangsnummer“) stammt aus dem englischsprachigen Kanzleikontext, insbesondere aus dem angloamerikanischen Raum. Er setzt sich zusammen aus „Matter“ (Deutsch: Angelegenheit, Fall, Vorgang) und „Number“ (Deutsch: Nummer). Im Kanzleialltag dient die Matter Number als eindeutige Kennung für einen spezifischen Mandatsfall oder ein Projekt.
Im Gegensatz zum deutschen Begriff „Aktenzeichen“ oder „Vorgangsnummer“ ist die Matter Number jedoch explizit auf die Verwaltung von Mandaten, Aufträgen oder rechtlichen Angelegenheiten in Kanzleien oder vergleichbaren Organisationen zugeschnitten.
Bedeutung im Kanzleikontext
Typische Verwendung
Die Matter Number wird jeder neuen Mandatsangelegenheit, jedem Fall oder Projekt individuell zugeordnet. Sie ermöglicht eine eindeutige Zuordnung und Identifikation von Dokumenten, Schriftwechsel, Abrechnungen und interner Kommunikation zu einem bestimmten Vorgang. Dies erleichtert die strukturierte Ablage, die Nachvollziehbarkeit von Arbeitsschritten und die Trennung unterschiedlicher Mandate.
Relevanz
Im internationalen Umfeld und in größeren Sozietäten ist die Nutzung von Matter Numbers ein bewährter Standard. Die eindeutige Nummerierung sorgt dafür, dass Mitarbeitende, Mandantinnen und Mandanten, sowie externe Partner stets auf den gleichen Vorgang Bezug nehmen. Dies erhöht die Effizienz, Übersichtlichkeit und Rechtssicherheit sowohl in internen Abläufen als auch bei der Kommunikation mit Dritten.
Rahmenbedingungen
Rechtliche und organisatorische Aspekte
Während es in Deutschland und anderen Ländern gesetzliche Vorgaben zur Führung von Akten und deren Kennzeichnung gibt, ist die Vergabe von Matter Numbers insbesondere in internationalen Sozietäten oft Teil interner Compliance-Richtlinien oder betriebswirtschaftlicher Standards. Sie trägt zur Einhaltung von Datenschutz- und Vertraulichkeitspflichten bei, da Informationen individuell verschlagwortet und abgegrenzt werden können.
In Softwarelösungen für Kanzleien sind Matter Numbers zentraler Bestandteil von Dokumentenmanagement und Abrechnungsprozessen. Die Nummer begleitet alle Informationen von der Mandatsanlage bis zur Archivierung.
Kulturelle Aspekte
In vielen angelsächsischen Kanzleien ist es üblich, im Schriftverkehr und in der Kommunikation mit Mandantinnen und Mandanten stets die Matter Number anzugeben. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Parteien jederzeit den betreffenden Vorgang korrekt identifizieren können.
Praxisbeispiele und typische Szenarien
- Mandatsannahme: Bei Eröffnung eines neuen Mandats wird automatisch eine individuelle Matter Number generiert und dem neuen Fall zugeordnet.
- Korrespondenz: Jede E-Mail, jeder Brief oder jedes Formular, das im Zusammenhang mit dem Mandat steht, trägt die zugehörige Matter Number im Betreff oder als Vermerk.
- Rechnungsstellung: Abgerechnete Leistungen werden nach Matter Number gruppiert, sodass Mandantinnen und Mandanten eine klare Übersicht über entstandene Kosten pro Angelegenheit erhalten.
- Archivierung: Nach Abschluss eines Mandats wird die vollständige Akte inklusive Matter Number archiviert, was einen späteren Zugriff erleichtert und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen unterstützt.
Unterschiede zu ähnlichen Begriffen und mögliche Missverständnisse
Abgrenzung zu „Client Number“ und „Aktenzeichen“
- Client Number: Während die Matter Number einen spezifischen Vorgang kennzeichnet, steht die Client Number (Mandanten-Nummer) für die Identifikation der oder des Auftraggebenden. Oftmals hat ein Mandant mehrere Vorgänge, jeder mit einer eigenen Matter Number.
- Aktenzeichen: Im deutschen Sprachgebrauch entspricht das Aktenzeichen grundsätzlich der Matter Number, allerdings sind die Systeme zur Vergabe und die Nutzungskonventionen mitunter unterschiedlich. Das Aktenzeichen kann zudem auch von Gerichten oder Behörden vergeben werden.
- File Number oder Reference Number: In manchen Kontexten werden diese Begriffe synonym verwendet, es gibt jedoch regionale und organisationsspezifische Unterschiede in der Bedeutung und Verwendung.
Typische Missverständnisse
In internationalen Teams kann es zu Verwechslungen zwischen Client Number und Matter Number kommen. Es ist daher wichtig, die jeweilige Nummer eindeutig und konsequent zu verwenden und im Schriftverkehr klar zu benennen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Matter Number und Client Number?
Die Matter Number kennzeichnet eine spezifische Angelegenheit (z. B. einen Fall, ein Projekt oder einen Auftrag), während die Client Number der Identifikation der oder des Auftraggebenden dient. Ein Mandant kann mehrere Matter Numbers für unterschiedliche Angelegenheiten haben.
Wird die Matter Number im ganzen beruflichen Verlauf des Falls beibehalten?
Ja, die Matter Number begleitet eine Angelegenheit von der Mandatsannahme bis zur Archivierung und ermöglicht eine lückenlose Zuordnung aller Dokumente und Vorgänge.
Ist die Vergabe einer Matter Number verpflichtend?
Es gibt keine gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung einer Matter Number, jedoch ist sie in vielen internationalen und größeren Sozietäten ein unverzichtbarer Standard zur Mandatsverwaltung.
Wie wird eine Matter Number erstellt?
Die Vergabe erfolgt nach internen Richtlinien, meist automatisiert durch Kanzleisoftware. Oft besteht die Matter Number aus einer Kombination von Ziffern und/oder Buchstaben, die das Jahr der Mandatsannahme, Mandantenkürzel und laufende Nummern enthalten können.
Kann eine Matter Number mehrfach vergeben werden?
Nein, die Matter Number ist einzigartig und darf nur einmalig für eine bestimmte Angelegenheit vergeben werden, um Verwechslungen auszuschließen.
Zusammenfassung:
Die Matter Number ist im internationalen Kanzleikontext eine zentrale Kennung zur eindeutigen Identifikation und Verwaltung von Mandatsangelegenheiten. Sie erleichtert Organisation, Kommunikation und Dokumentation im Kanzleialltag und ist besonders in global agierenden Kanzleien Standardpraxis. Bewerberinnen, Bewerber und Berufseinsteiger lernen, dass eine konsequente Nutzung dieser Nummer zur effizienten und sicheren Geschäftsabwicklung beiträgt.
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Anforderungen müssen beim Anlegen einer Matter Number beachtet werden?
Bei der Vergabe einer Matter Number (Aktennummer) sind insbesondere die berufsrechtlichen sowie datenschutzrechtlichen Vorgaben zu beachten. Zu den berufsrechtlichen Anforderungen zählt etwa, dass die Zuordnung von Mandanten und deren Angelegenheiten eindeutig und nachvollziehbar möglich ist, um eine ordnungsgemäße Aktenführung sicherzustellen (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Die Aktennummer muss eine lückenlose Dokumentation und Archivierung ermöglichen und darf keine Rückschlüsse auf vertrauliche Informationen erlauben, sofern Unbefugte Zugang erhalten. Aus datenschutzrechtlicher Sicht – insbesondere gemäß DSGVO und dem BDSG – ist zu gewährleisten, dass die Matter Number keine personenbezogenen Daten offenbart oder Rückschlüsse auf den Mandanten zulässt, wenn diese in anderen Systemen erkennbar sind. Die Vergabe und Pflege der Matter Number sollte durch technische und organisatorische Maßnahmen, z.B. Zugriffsmanagement und Verschlüsselung, vor unberechtigtem Zugriff geschützt werden.
Welche Konsequenzen ergeben sich aus einer fehlerhaften oder doppelt vergebenen Matter Number?
Eine fehlerhafte oder doppelt vergebene Matter Number kann empfindliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Zum einen besteht die Gefahr der Verwechslung oder Vermischung von Akteninhalten, was zu einer Verletzung der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht (§ 43a Abs. 2 BRAO) führen kann. Zum anderen kann dies zu erheblichen Haftungsrisiken führen, etwa bei fehlerhaften Auskünften oder Bearbeitungen aufgrund vertauschter Angelegenheiten. Nach § 203 StGB (Verletzung von Privatgeheimnissen) kann sogar eine strafrechtliche Verantwortlichkeit eintreten, wenn Dritte infolge der Verwechslung unbefugt Kenntnis von Mandantendaten erlangen. In Disziplinarverfahren vor den Standesorganen zählen sorgfältige Aktenführung und eindeutige Aktennummern ebenfalls zu den prüfbaren Standards.
Wie lange müssen Matter Numbers und die dazugehörigen Daten rechtlich aufbewahrt werden?
Gemäß den berufsrechtlichen Vorgaben, insbesondere § 50 Abs. 1 BRAO und § 27 BNotO, sind anwaltliche Akten einschließlich der Matter Number für mindestens sechs Jahre nach Beendigung des Mandats aufzubewahren. Steuerrechtlich oder handelsrechtlich können längere Fristen greifen, etwa nach § 147 AO oder § 257 HGB, die bis zu zehn Jahre betragen können. Während dieser Zeit ist die Matter Number weiterhin als Ordnungsmerkmal vorzuhalten, da sie eine eindeutige Zuordnung und Nachvollziehbarkeit erforderlich macht. Nach Ablauf der gesetzlichen Fristen sind die Akten einschließlich der Matter Numbers datenschutzkonform zu vernichten, was auch eine Löschung etwaiger elektronischer Referenzen umfasst.
Welche datenschutzrechtlichen Aspekte sind bei der Vergabe von Matter Numbers zu berücksichtigen?
Datenschutzrechtlich ist sicherzustellen, dass die Matter Number selbst keine sensiblen Informationen, wie etwa Namen, Geburtsdaten oder spezifische Mandatsinhalte, preisgibt. Die DSGVO schreibt vor, dass personenbezogene Daten nur zu bestimmten, eindeutigen und legitimen Zwecken erhoben und verarbeitet werden dürfen (Art. 5 DSGVO). Die Vergabe von Matter Numbers sollte daher nach einem Schema erfolgen, das keine Rückschlüsse auf den Mandanten oder dessen Angelegenheit erlaubt (z. B. keine Klarnamen oder offensichtliche Kürzel integriert). Ebenso muss gewährleistet sein, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf die Codes und deren Zuordnung erhalten. In digitalen Systemen ist ferner auf eine geeignete Pseudonymisierung und Verschlüsselung zu achten.
Welche rechtlichen Bestimmungen gelten für die Änderung oder Korrektur einer Matter Number in bestehenden Akten?
Eine nachträgliche Änderung oder Korrektur einer Matter Number darf ausschließlich dokumentiert und nachvollziehbar erfolgen, um die Integrität und Authentizität der Aktenführung zu gewährleisten (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Änderungen sind im Aktensystem revisionssicher zu protokollieren; das ursprüngliche Aktenzeichen sowie der Grund für die Änderung müssen erhalten bleiben. Ungekennzeichnete Löschungen oder Veränderungen sind unzulässig und können berufsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Es empfiehlt sich, eine Änderungsrichtlinie festzulegen, in der Zuständigkeiten und Abläufe geregelt sind.
Wie ist die Matter Number in elektronischen Rechtsverkehrssystemen rechtlich zu behandeln?
Im elektronischen Rechtsverkehr, etwa im besonderen elektronischen Anwaltspostfach (beA), ist die Matter Number als internes Ordnungsmerkmal zu betrachten. Sie muss jedoch so geführt werden, dass sie den spezifischen Anforderungen der jeweiligen Gerichts- oder Verfahrensordnung entspricht und keinesfalls gegen Datenschutzbestimmungen verstößt (vgl. § 130d ZPO sowie die Erfordernisse der eJustice-Infrastruktur). Ferner darf die Matter Number nicht ohne rechtliche Grundlage mit Gerichten oder Dritten geteilt werden, sofern dies Rückschlüsse auf Mandanten zulässt. Die sichere Hinterlegung und Übertragung ist durch technische Schutzmaßnahmen wie Verschlüsselung sicherzustellen.