Mandatsführung
Definition und Einordnung
Mandatsführung bezeichnet die umfassende Betreuung und Koordination eines Mandats, also eines Auftrags, den eine Kanzlei von einer Mandantin oder einem Mandanten erhält. Dabei handelt es sich um die Gesamtheit der Tätigkeiten, die notwendig sind, um die Interessen der Mandantschaft im Rahmen des erteilten Auftrags effizient, verantwortungsbewusst und zielgerichtet zu vertreten. Mandatsführung umfasst sowohl die rechtliche Bearbeitung als auch die organisatorische Steuerung aller Schritte, die für die erfolgreiche Fallbearbeitung erforderlich sind.
Bedeutung und typische Einsatzfelder im Kanzleialltag
Die Mandatsführung ist ein zentrales Element des Kanzleialltags und betrifft nahezu sämtliche Tätigkeitsbereiche, die mit der Beratung und Vertretung von Mandanten verbunden sind. Ihre Bedeutung liegt darin, fachlich korrekte und zeitnahe Bearbeitung der Anliegen zu gewährleisten, dabei gleichzeitig die Qualität und Sorgfalt im Mandatsverhältnis sicherzustellen.
Typische Einsatzfelder sind:
- Beratungsgespräche und Auftragsklärung
- Erarbeitung und Umsetzung von Lösungsstrategien
- Korrespondenzführung mit Mandanten, Behörden, Unternehmen oder Gerichten
- Vorbereitung und Begleitung von Verhandlungen oder Terminen
- Fristenmanagement und Dokumentation
- Abschluss und Nachbereitung eines Mandats
Prozesse, Abläufe und Methoden der Mandatsführung
Die Mandatsführung folgt einem strukturierten Ablauf, der sich in mehrere Phasen unterscheiden lässt:
Mandatsannahme und Auftragsklärung
Zu Beginn steht die Annahme des Mandats. In dieser Phase werden die Erwartungen der Mandantschaft erfasst, Umfang und Zielsetzung des Auftrags festgelegt und erforderliche Informationen eingeholt. Auch die Überprüfung möglicher Interessenkonflikte ist Teil dieses Schritts.
Sorgfältige Sachverhaltsermittlung
Die genaue Ermittlung und Dokumentation des relevanten Sachverhalts bildet die Grundlage für alle folgenden Schritte. Dies erfolgt im Austausch mit der Mandantschaft sowie durch Sichtung von Unterlagen oder weiterer Recherche.
Entwicklung einer Strategie
Auf Basis der erhobenen Fakten werden mögliche Lösungsansätze bewertet und eine Vorgehensweise entwickelt. Diese Strategie wird in enger Abstimmung mit der Mandantschaft erarbeitet und an deren Ziele angepasst.
Umsetzung und Kommunikation
Die festgelegte Strategie wird in die Tat umgesetzt. Dazu gehört die laufende Korrespondenz, die Ausarbeitung notwendiger Dokumente, die Einreichung von Schriftsätzen sowie die Kommunikation mit der Mandantschaft über den aktuellen Stand. Eine transparente und regelmäßige Information ist hierbei wesentlich.
Fristenkontrolle und Organisation
Zu jeder Mandatsführung gehört ein sorgfältiges Fristenmanagement, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Termine versäumt werden. Die Verwaltung von Terminen und Fristen erfolgt meist digital und ist unerlässlich für den Arbeitsalltag.
Abschluss und Nachbereitung
Nach Beendigung des Mandats gehört es zu den Aufgaben der Mandatsführung, die Ergebnisse zusammenzufassen, eine abschließende Rückmeldung an die Mandantschaft zu geben und die Unterlagen geordnet zu archivieren.
Rahmenbedingungen und Standards
Organisatorische Vorgaben
Jede Kanzlei legt interne Arbeitsanweisungen und Standards für die Mandatsführung fest. Diese betreffen zum Beispiel die Dokumentationspflichten, die Compliance mit gesetzlichen Vorgaben und interne Genehmigungsabläufe. Die Einhaltung von Vertraulichkeit und Datenschutzregeln ist dabei von besonderer Relevanz.
Technische Tools
Im modernen Kanzleialltag werden zunehmend digitale Tools genutzt, um die Mandatsführung zu unterstützen. Hierzu zählen:
- Mandatsmanagement-Software zur digitalen Aktenführung
- Kalender- und Fristenverwaltungsprogramme
- Dokumentenmanagementsysteme
- Kommunikationsplattformen für die interne und externe Abstimmung
Diese Systeme dienen der Effizienzsteigerung, der Fehlervermeidung und der Transparenz im Arbeitsprozess.
Übliche Vorgehensweisen
Zum Standard gehören regelmäßige Abstimmungen im Team, systematische Fristen- und Aufgabenplanung sowie die strukturierte Archivierung von Unterlagen. Flexible Arbeitsmodelle und mobiles Arbeiten werden ebenfalls immer häufiger in den Arbeitsalltag eingebunden.
Praxisbezug: Mandatsführung im Alltag
Für Mitarbeitende, insbesondere Berufsanfängerinnen und -anfänger, bedeutet Mandatsführung die eigenständige oder unterstützende Bearbeitung zugeteilter Mandate unter Anleitung erfahrener Kolleginnen und Kollegen. Im Alltag ist es wichtig, die Übersicht über mehrere Mandate zu behalten, Aufgaben zu priorisieren und einen transparenten Informationsaustausch sicherzustellen. Üblicherweise erfolgt ein ständiger Abgleich mit der Mandantschaft, um deren Ziele bestmöglich zu erreichen.
Mitarbeitende erhalten häufig klar strukturierte Checklisten und Leitfäden, die sie durch die einzelnen Phasen der Mandatsführung führen. Rücksprachen, Feedbackgespräche und regelmäßige Weiterbildungen sind Teil der Einarbeitungszeit und helfen dabei, Sicherheit im Umgang mit der Mandatsarbeit zu gewinnen.
Chancen und Herausforderungen
Die Mandatsführung bietet zahlreiche Entwicklungsmöglichkeiten, da sie eigenständiges Arbeiten und Organisationstalent fördert. Die enge Abstimmung im Team stärkt die Kooperationsfähigkeit. Zu den Herausforderungen zählen die parallele Führung mehrerer Mandate, komplexe Sachverhalte, ein hohes Maß an Eigenverantwortung sowie das Verwalten von Deadlines.
Ein professionelles Mandatsmanagement kann zu hoher Mandantenzufriedenheit beitragen und ein positives Arbeitsumfeld schaffen. Gleichzeitig erfordert die Mandatsführung im Alltag Belastbarkeit, Sorgfalt und die Bereitschaft, sich regelmäßig mit neuen Anforderungen auseinanderzusetzen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist unter Mandatsführung zu verstehen?
Mandatsführung bezeichnet alle Tätigkeiten rund um die Bearbeitung eines Mandats von der Annahme bis zum Abschluss. Ziel ist die systematische und verantwortungsvolle Vertretung der Mandanteninteressen.
Welche Aufgaben fallen unter die Mandatsführung?
Zu den Aufgaben zählen die Aufnahme und Aufbereitung des Sachverhalts, Erarbeitung einer Strategie, laufende Kommunikation mit der Mandantschaft, Verwaltung von Fristen und Akten sowie die abschließende Dokumentation.
Wie wird Mandatsführung in der Kanzlei organisiert?
Die Mandatsführung erfolgt nach definierten Strukturen und Vorgaben. Digitale Tools unterstützen die Fristenkontrolle, Aktenführung und Kommunikation. Regelmäßige Absprachen im Team sind üblich.
Was sollte ich als Berufseinsteigerin oder Berufseinsteiger mitbringen?
Wichtige Eigenschaften sind Organisationstalent, Sorgfalt, Kommunikationsstärke und die Fähigkeit, auch unter Zeitdruck strukturiert zu arbeiten. Eine offene Einstellung zum Lernen neuer Arbeitsmethoden ist hilfreich.
Welche Schwierigkeiten können bei der Mandatsführung auftreten?
Herausforderungen sind etwa Zeitdruck, komplexe Sachverhalte oder das gleichzeitige Bearbeiten mehrerer Mandate. Eine strukturierte Arbeitsweise und teaminterne Unterstützung helfen im Umgang damit.
Welche Rolle spielen digitale Tools im Arbeitsalltag?
Digitale Tools sind essenziell, um Akten, Fristen und Kommunikation effektiv und fehlerfrei zu verwalten. Sie sind fester Bestandteil des modernen Kanzleialltags.
Mit diesem Überblick erhalten Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger eine praxisnahe Einführung in die Mandatsführung und deren Bedeutung im Kanzleialltag.
Häufig gestellte Fragen
Welche Pflichten hat ein Rechtsanwalt im Rahmen der Mandatsführung?
Im Rahmen der Mandatsführung ist der Rechtsanwalt verschiedenen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten unterworfen. Zentrale Pflicht ist die sorgfältige und gewissenhafte Bearbeitung des Mandats im Sinne des Mandanten nach § 43a Abs. 3 BRAO. Dazu gehört insbesondere die umfassende Aufklärung und Beratung über bestehende Risiken und die Erfolgsaussichten eines Rechtsstreits oder einer außergerichtlichen Angelegenheit. Ferner ist der Anwalt zur Verschwiegenheit über sämtliche Informationen verpflichtet, die ihm im Rahmen des Mandats anvertraut oder bekannt worden sind (§ 43a Abs. 2 BRAO, § 203 StGB). Die Pflicht zur Unabhängigkeit und das Verbot der Vertretung widerstreitender Interessen (§ 43a Abs. 4 BRAO, § 356 StGB) dienen der Integrität des Berufsstandes und dem Schutz des Mandanten. Darüber hinaus muss der Anwalt den Mandanten regelmäßig über den Stand und wesentliche Entwicklungen des Mandats informieren (§ 11 BORA). Ein Verstoß gegen diese Pflichten kann berufsrechtliche, zivilrechtliche und strafrechtliche Konsequenzen für den Anwalt nach sich ziehen.
Was versteht man unter der Verschwiegenheitspflicht im Rahmen der Mandatsführung?
Die Verschwiegenheitspflicht ist eine der wichtigsten Berufspflichten des Anwalts und gilt auch nach Beendigung des Mandatsverhältnisses fort. Sie umfasst alle vertraulichen Informationen, die im Zusammenhang mit der Mandatsführung bekannt werden, unabhängig davon, ob sie direkt vom Mandanten, von Dritten oder aus Unterlagen stammen. Der Schutzzweck besteht darin, das Vertrauensverhältnis zwischen Mandant und Anwalt zu gewährleisten und die freie Mandatsausübung zu ermöglichen. Ausnahmen hiervon sind nur in gesetzlich ausdrücklich geregelten Fällen zulässig, etwa wenn der Mandant den Anwalt von dieser Pflicht entbindet oder eine gesetzliche Offenbarungspflicht besteht (§ 138 ZPO) beziehungsweise bei Gefahr im Verzug. Ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht kann nicht nur zu Schadensersatzansprüchen des Mandanten führen, sondern ist zudem strafbar gemäß § 203 StGB.
Wie erfolgt die Beendigung eines Mandats und welche Pflichten bestehen danach fort?
Ein Mandatsverhältnis kann auf verschiedene Weise beendet werden, insbesondere durch Erfüllung des Auftrages, einvernehmliche Aufhebungsvereinbarung, vollständige Mandatsniederlegung durch den Anwalt oder Kündigung durch den Mandanten. Dabei gilt für den Anwalt nach § 627 BGB ein jederzeitiges Kündigungsrecht, sofern keine anderslautenden Vereinbarungen bestehen. Mit Beendigung des Mandats enden jedoch nicht automatisch alle Pflichten des Rechtsanwalts. Die Verschwiegenheitspflicht besteht zeitlich unbegrenzt fort. Darüber hinaus ist der Anwalt verpflichtet, dem Mandanten sämtliche herausgabepflichtigen Urkunden, Unterlagen und empfangene Gelder unverzüglich herauszugeben (§ 50 BRAO, § 667 BGB). Zudem kann der Mandant die Herausgabe einer Handakte verlangen (§ 50 BRAO), wobei der Anwalt berechtigt ist, Kopien für seine Unterlagen zurückzubehalten.
Wer trägt die Kosten der Mandatsführung und welche Gebührenarten gibt es?
Die Vergütung des Rechtsanwalts richtet sich in der Regel nach dem Rechtsanwaltsvergütungsgesetz (RVG), sofern keine individuelle Honorarvereinbarung getroffen wurde. Das RVG unterscheidet dabei zwischen gesetzlichen Gebühren (z.B. Geschäftsgebühr, Verfahrensgebühr, Terminsgebühr) und besonderen Vergütungsabreden wie Stundenhonorar oder Pauschalhonorar (§ 3a ff. RVG). Die Mandatskosten trägt grundsätzlich der Mandant, unabhängig vom Ausgang des Mandats, es sei denn, im gerichtlichen Verfahren ist eine Kostenerstattung durch den Gegner vorgesehen oder eine Rechtsschutzversicherung übernimmt die Kosten. Bestimmte Mandate, wie Beratungshilfe oder Prozesskostenhilfe, werden bei Vorliegen der Voraussetzungen ganz oder teilweise auf Staatskosten erbracht. Der Anwalt ist verpflichtet, den Mandanten über die voraussichtlichen Kosten aufzuklären (§ 49b BRAO).
Welche Rolle spielt die Interessenkollision bei der Mandatsführung?
Das Verbot der Vertretung widerstreitender Interessen (§ 43a Abs. 4 BRAO; § 356 StGB) ist eine essentielle Berufspflicht. Der Anwalt darf ein Mandat nicht annehmen oder weiterführen, wenn er bereits widerstreitende Interessen wahrgenommen hat oder eine solche Kollision auch nur möglich ist. Die Pflicht zur Prüfung einer Interessenkollision besteht vor und während des gesamten Mandatsverhältnisses. Eine Interessenkollision liegt beispielsweise vor, wenn ein Anwalt gleichzeitig zwei Mandanten in derselben Sache mit gegenläufigen Zielen vertritt. Bereits der ernsthafte Anschein einer Kollision verpflichtet zur Ablehnung des Mandats. Verstöße führen zu zwingenden berufsrechtlichen Sanktionen und können im Strafrecht (Parteiverrat) sowie im Zivilrecht (Haftung gegenüber dem Mandanten) Konsequenzen nach sich ziehen.
Welche Maßnahmen muss der Anwalt bei Fehlern in der Mandatsführung ergreifen?
Kommt es zu Fehlern, die dem Anwalt im Rahmen der Mandatsführung unterlaufen, ist dieser verpflichtet, den Mandanten unverzüglich über das Fehlverhalten zu informieren. Er hat den Mandanten auf etwaige Konsequenzen des Fehlers und die Möglichkeiten der Schadensbegrenzung hinzuweisen. Darüber hinaus ist der Anwalt verpflichtet, etwaige eigene Interessen, insbesondere im Hinblick auf Haftungsfragen, zu wahren. Es muss geprüft werden, ob eine Selbstanzeige gegenüber der eigenen Haftpflichtversicherung (Berufshaftpflicht gemäß § 51 BRAO) erforderlich ist. Der Anwalt hat zudem aktiv dazu beizutragen, den Schaden für den Mandanten möglichst gering zu halten (Schadensminderungspflicht). Die unterlassene oder verspätete Information kann als weiterer Sorgfaltspflichtverstoß gewertet und zu einer Schadensersatzpflicht führen.
Was ist bei der Dokumentationspflicht im Rahmen der Mandatsführung zu beachten?
Der Anwalt ist verpflichtet, eine sogenannte Handakte über jedes Mandat zu führen (§ 50 BRAO). Diese Dokumentation muss alle wesentlichen Schriftstücke, Notizen, Korrespondenzen und Gesprächsvermerke enthalten, die für die Bearbeitung und Nachvollziehbarkeit des Mandats wesentlich sind. Die Handakte muss mindestens sechs Jahre nach Abschluss des Mandats aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Mandat beendet wurde. Die ordnungsgemäße Aktenführung dient sowohl der internen Nachkontrolle als auch der externen Überprüfbarkeit im Falle von Streitigkeiten oder Haftungsfragen. Bei der Digitalisierung der Handakte gelten zudem die Bestimmungen des Datenschutzes (DSGVO, § 43e BRAO). Ein Verstoß gegen diese Pflicht kann sanktioniert werden, etwa im Rahmen der anwaltlichen Aufsicht oder durch Amtshaftung.