Mandatsakquise
Definition und Einordnung
Mandatsakquise bezeichnet sämtliche Aktivitäten, die darauf ausgerichtet sind, neue Auftraggebende (Mandanten oder Mandantinnen) für eine Kanzlei zu gewinnen und bestehende Beziehungen zu erhalten oder auszubauen. Im Kontext von Kanzleien steht die Mandatsakquise häufig für die gezielte Ansprache von potenziellen Auftraggebenden sowie für Maßnahmen zur Präsentation der Kanzlei und ihres Leistungsangebots. Dabei handelt es sich um einen kontinuierlichen Prozess, der einen wichtigen Bestandteil der unternehmerischen Tätigkeit im Berufsalltag von Rechtsberatenden darstellt.
Mandatsakquise ist nicht mit der reinen Bearbeitung eines Mandats zu verwechseln, sondern bezieht sich explizit auf die Phase vor der eigentlichen Annahme eines Auftrags.
Bedeutung und typische Einsatzfelder im Kanzleialltag
Im Kanzleialltag nimmt die Mandatsakquise eine zentrale Rolle ein. Sie bildet die Grundlage für den wirtschaftlichen Erfolg, da nur durch die fortlaufende Gewinnung und Bindung von Auftraggebenden ein nachhaltiges Wachstum und die Auslastung der Kanzlei gewährleistet werden können.
Typische Einsatzfelder der Mandatsakquise sind:
Erstkontakte mit potenziellen Auftraggebenden: Persönliche Gespräche, Telefonate oder schriftliche Kommunikation, in denen die Dienstleistungen der Kanzlei vorgestellt werden.
Pflege bestehender Beziehungen: Regelmäßiger Kontakt und Information aktueller Auftraggebender über Trends, Entwicklungen oder erbrachte Leistungen.
Netzwerk- und Beziehunsgaufbau: Teilnahme an Fachveranstaltungen, Messen oder anderen Events, um Kontakte zu knüpfen und zu vertiefen.
Digitale Sichtbarkeit: Präsenz auf Internetseiten, in sozialen Netzwerken oder durch Online-Marketingmaßnahmen, die die Reichweite der Kanzlei erhöhen.
Prozesse, Abläufe und Methoden der Mandatsakquise
Die Mandatsakquise umfasst verschiedene Prozesse und Methoden, die miteinander kombiniert zum Einsatz kommen können. Zu den geläufigen Schritten gehören:
Identifikation von Zielgruppen
Zu Beginn der Akquise-Aktivitäten steht die systematische Identifikation von Zielgruppen. Hierbei wird festgelegt, welche Personengruppen oder Unternehmen zum Mandantenkreis werden könnten. Die Auswahl orientiert sich an den fachlichen Schwerpunktthemen und den strategischen Zielen der Kanzlei.
Ansprache und Kontaktaufbau
Die Erstansprache kann auf diversen Wegen erfolgen, beispielsweise durch telefonische Kontaktaufnahme („Cold Calls“), persönliche Empfehlungen, Netzwerkveranstaltungen oder den Versand von Informationsmaterialien per Post oder E-Mail.
Präsentation des Leistungsangebots
In der Folge stellen Mitarbeitende der Kanzlei das Leistungsportfolio vor und beantworten erste individuelle Fragen. Der Dialog sollte darauf abzielen, die Bedürfnisse der potenziellen Auftraggebenden zu erkennen und passende Lösungswege aufzuzeigen.
Angebotserstellung und Abschluss
Bei beiderseitigem Interesse erfolgt die Ausarbeitung eines konkreten Angebots. Nach Abstimmung, und ggf. Verhandlung über Konditionen, schließt sich die Mandatserteilung durch den Auftraggebenden an.
Nachbetreuung und Beziehungsmanagement
Über die Mandatserteilung hinaus ist das Beziehungsmanagement entscheidend: Durch regelmäßige Kontaktpflege, Informationsweitergabe oder Feedbackgespräche wird die Verbindung zur/m Auftraggebenden gestärkt und das Potenzial für Folgeaufträge erhöht.
Rahmenbedingungen und Standards
Die Mandatsakquise unterliegt verschiedenen organisatorischen, technischen und ethischen Rahmenbedingungen, die den Alltag in Kanzleien prägen.
Organisatorische Vorgaben
Kanzleien legen individuelle Strategien und Ablaufpläne für die Akquise fest. Häufig werden Aufgabenbereiche wie Akquise, Mandatsbearbeitung und Verwaltung klar voneinander abgegrenzt. Zielsetzungen und Erfolgskontrollen unterstützen die Steuerung und Optimierung der Akquisitionsaktivitäten.
Technische Tools
Zur Unterstützung der Mandatsakquise haben sich verschiedene technische Hilfsmittel etabliert:
Customer-Relationship-Management-Systeme (CRM): Diese Datenbanken helfen, Kontakte zu erfassen, Interaktionen zu dokumentieren und gezielte Kommunikationsmaßnahmen zu planen.
E-Mail-Marketing-Software: Für den Versand von Newslettern oder Veranstaltungsinformationen.
Digitale Kalender- und Planungstools: Erleichtern die Organisation von Besprechungen und Aufgaben.
Übliche Vorgehensweisen
Es ist branchenüblich, bei der Mandatsakquise auf Diskretion und Integrität zu achten. Kommunikationsmaßnahmen werden so gestaltet, dass sie den Bedürfnissen der potenziellen Auftraggebenden entsprechen und geltende rechtliche Rahmenbedingungen, wie das Werbe- und Datenschutzrecht, nicht verletzen.
Praxisbezug: Mandatsakquise im Alltag der Kanzlei
Im täglichen Ablauf einer Kanzlei sind Mandatsakquise und Mandatsbearbeitung eng miteinander verflochten. Mitarbeitende übernehmen beispielsweise Aufgaben wie:
Recherche und Beobachtung: Identifikation von potenziellen Auftraggebenden durch das Studium von Branchenportalen oder Pressemitteilungen.
Netzwerkarbeit: Teilnahme an Veranstaltungen oder organisierten Treffen mit Geschäftspartnern.
Erstellung von Informations- und Präsentationsmaterial: Vorbereitung von Präsentationen, die bei Erstkontakten genutzt werden.
Pflege von Bestandsmandaten: Organisation von Feedbackgesprächen oder Follow-up-Terminen.
Teamarbeit: Gemeinsame Planung von Akquise-Maßnahmen innerhalb des Teams, um Synergieeffekte zu nutzen.
Für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger bietet die Mandatsakquise die Möglichkeit, eigenverantwortlich Aufgaben zu übernehmen, kommunikative Fähigkeiten auszubauen und zum wirtschaftlichen Erfolg der Kanzlei beizutragen.
Chancen und Herausforderungen
Die Mandatsakquise bringt sowohl Chancen als auch Herausforderungen mit sich:
Chancen
Eigene Karriereentwicklung: Frühzeitige Einbindung in Akquisitionsprozesse ermöglicht die Entwicklung von Kontakt- und Kommunikationsfähigkeiten.
Stärkung der Mandantenbindung: Direkte Kundenkontakte fördern ein besseres Verständnis von Erwartungen und Bedürfnissen.
Persönliches Netzwerk: Durch kontinuierliche Akquisetätigkeiten entsteht ein wachsendes berufliches Netzwerk.
Herausforderungen
Zeitmanagement: Die Vereinbarkeit von Mandatsarbeit und Akquisetätigkeit verlangt eine gute Organisation.
Ablehnung und Wettbewerb: Nicht jede Kontaktaufnahme führt zum Erfolg, Rückschläge sind normal und Teil des Lernprozesses.
Regulatorische Vorgaben: Es gilt, gesetzliche Vorgaben im Umgang mit potenziellen und bestehenden Auftraggebenden zu beachten.
* Vertraulichkeit: In der Kommunikation muss stets Diskretion gewahrt werden.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter Mandatsakquise?
Mandatsakquise umfasst sämtliche Maßnahmen, mit denen eine Kanzlei aktiv neue Auftraggebende gewinnt oder bestehende Beziehungen pflegt, um Folgeaufträge zu sichern.
Welche Methoden der Mandatsakquise gibt es?
Zu den Methoden zählen persönliche Gespräche, telefonische Kontaktaufnahme, Netzwerkveranstaltungen, Online-Marketing, sowie der Versand von Informationsmaterial.
Wer ist in der Kanzlei für Mandatsakquise verantwortlich?
In der Regel sind mehrere Mitarbeitende – unabhängig vom Karrierelevel – an der Akquise beteiligt. Die Vorgehensweise wird häufig im Team abgestimmt.
Ist Mandatsakquise auch für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger wichtig?
Ja, da sie hilft, wichtige Kompetenzen im Kontakt mit Auftraggebenden zu entwickeln und einen nachhaltigen Beitrag zum Kanzleierfolg zu leisten.
Welche Rolle spielt Datenschutz in der Mandatsakquise?
Datenschutz ist maßgeblich zu beachten. Es dürfen nur solche Daten verarbeitet und gespeichert werden, die für die Anbahnung und Verwaltung von Mandaten erforderlich und gesetzlich erlaubt sind.
Welche Herausforderungen sollte man kennen?
Zeitmanagement, Umgang mit Ablehnungen und die Einhaltung rechtlicher sowie ethischer Standards sind die wichtigsten Herausforderungen bei der Mandatsakquise.
Dieser Artikel bietet Nachwuchskräften und Bewerberinnen sowie Bewerbern einen strukturierten Überblick über Mandatsakquise und die damit verbundenen Anforderungen und Chancen im Kanzleialltag.
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Grenzen gibt es bei der Mandatsakquise durch Rechtsanwälte?
Die Mandatsakquise durch Rechtsanwälte unterliegt in Deutschland strengen gesetzlichen Vorgaben, die maßgeblich in der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) sowie den Berufsordnungen für Rechtsanwälte (BORA) geregelt sind. Verboten sind entgegen den Regeln des § 43b BRAO insbesondere aggressive Werbemaßnahmen und unaufgeforderte Direktansprachen potenzieller Mandanten, soweit sie in einer unsachlichen oder belästigenden Weise erfolgen. Rechtsanwälte dürfen Mandate nicht durch Versprechen von Erfolg oder durch Gewährung unzulässiger Vorteile akquirieren. Zulässig ist lediglich sachliche, berufsbezogene Informationstätigkeit. Die Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen, vor allem gemäß DSGVO und BDSG, ist ebenfalls zwingend, insbesondere wenn personenbezogene Daten potenzieller Mandanten verarbeitet werden.
Dürfen Rechtsanwälte Mandanten telefonisch werben?
Das Telefonmarketing – Cold Calls zur Mandatsakquise – ist für Rechtsanwälte grundsätzlich unzulässig und wird als unzulässige Direktansprache gewertet, die gegen § 43b BRAO sowie § 6 BORA verstößt. Zulässig ist hingegen die telefonische Kontaktaufnahme nur dann, wenn der potenzielle Mandant zuvor eingewilligt hat (Opt-in) oder bereits ein konkretes Mandatsverhältnis besteht und die Akquise sich auf eine Erweiterung derselben Angelegenheit bezieht. Ohne eine solche ausdrückliche Einwilligung kann eine telefonische Ansprache zudem einen Verstoß gegen § 7 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) und datenschutzrechtliche Vorschriften darstellen, was Bußgelder und berufsrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Wie ist der Umgang mit dem Versand von Werbe-E-Mails geregelt?
Der Versand von Werbe-E-Mails zur Mandatsakquise ist Rechtsanwälten ausschließlich unter engen Voraussetzungen erlaubt. Es gilt das Verbot der unaufgeforderten Werbung per elektronischer Post gemäß § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Eine Ausnahme besteht lediglich, wenn eine ausdrückliche, informierte Einwilligung des Empfängers vorliegt („Double-Opt-In“). Ohne eine solche Einwilligung kann der Versand abmahnfähig sein und Verstöße gegen das UWG und die DSGVO begründen. Inhalte der E-Mails müssen sachlich, informativ und berufsbezogen gestaltet sein, reißerische oder vergleichende Werbung ist zu vermeiden.
Welche Informationspflichten bestehen bei der Mandatsakquise?
Im Zuge der Mandatsakquise sind Rechtsanwälte verpflichtet, sämtliche berufsrechtlichen Informationspflichten zu erfüllen. Hierzu zählen unter anderem die Angabe der zuständigen Rechtsanwaltskammer, die Berufsbezeichnung sowie die Nennung wesentlicher berufsrechtlicher Regelungen. Im elektronischen oder schriftlichen Kontakt sind entsprechend die Anbieterkennzeichnung gemäß § 5 TMG und die Datenschutzerklärung gemäß Art. 13 DSGVO zu beachten und bereitzustellen. Der Empfänger muss ungehindert nachvollziehen können, von welcher konkreten Person und in wessen Auftrag die Ansprache erfolgt.
Inwieweit sind Empfehlungen durch Dritte zulässig?
Empfehlungen durch Dritte (Mandanten, Kollegen oder Geschäftspartner) stellen an sich keine Mandatsakquise in berufsrechtlich verbotener Weise dar, sofern nicht gezielt ein Empfehlungshonorar gezahlt oder die Empfehlung mit sonstigen geldwerten Vorteilen verknüpft wird. Letzteres wäre gemäß § 49b Abs. 3 BRAO unzulässig, da eine Beteiligung Dritter an Anwaltshonoraren verboten ist. Empfehlungsmarketing ist also nur dann zulässig, wenn es sich um eine freiwillige und unbeeinflusste Empfehlung handelt und keine finanziellen oder sonstigen Vorteile zwischen Anwalt und Empfehlenden ausgetauscht werden.
Welche Rolle spielen Soziale Medien bei der Mandatsakquise unter rechtlichen Gesichtspunkten?
Social-Media-Plattformen stellen für Anwälte eine erlaubte Möglichkeit dar, auf das eigene Angebot aufmerksam zu machen, solange die Anforderungen an Sachlichkeit, Wahrung des Berufsethos und Trennung von anwaltlicher und privater Sphäre gewahrt bleiben. Die Beiträge dürfen keine irreführenden Aussagen enthalten oder den Eindruck erwecken, dass Mandate garantiert gewonnen werden. Werbung in sozialen Netzwerken unterliegt überdies den berufs- und datenschutzrechtlichen Vorgaben, insbesondere bei der gezielten Ansprache (z.B. per Direct Message) oder bei Nutzung von Werbeplattformen mit personenbezogenen Targeting-Möglichkeiten.
Gibt es Besonderheiten bei der Mandatsakquise in grenzüberschreitenden Sachverhalten?
Ja, bei grenzüberschreitender Mandatsakquise greifen neben nationalen Vorschriften auch die Regelungen internationaler und europäischer Anwaltsorganisationen, zum Beispiel nach CCBE (Rat der Europäischen Anwaltschaften). Ausländische Werbeverbote und länderspezifische Datenschutzgesetze sind zu beachten. Es ist stets zu prüfen, ob im Empfängerland besondere Einschränkungen oder Kennzeichnungspflichten bestehen, die über das deutsche Recht hinausgehen. Grenzüberschreitende Werbung ist zudem besonders datenschutzrechtlich sensibel, da Fragen des Datenexports (insbesondere außerhalb der EU) zusätzlicher rechtlicher Grundlage bedürfen.