Litigation Support

Litigation Support

Definition und Einordnung

Litigation Support bezeichnet die organisatorische und technische Unterstützung bei der Bearbeitung und Durchführung von Gerichtsverfahren sowie von streitigen Auseinandersetzungen, sowohl national als auch international. Der Begriff umfasst verschiedene Dienstleistungen, Prozesse und Tools, die es ermöglichen, umfangreiche Daten und Informationen effizient zu erfassen, aufzubereiten, zu verwalten und für die Verfahrensführung nutzbar zu machen. Litigation Support kann sowohl durch interne Mitarbeitende einer Kanzlei als auch durch externe Dienstleister erbracht werden.

Rolle im Kanzleialltag

Im Arbeitsalltag einer Kanzlei gewinnt Litigation Support zunehmend an Bedeutung. Insbesondere in komplexen Verfahren entstehen große Mengen an Dokumenten und Daten, die strukturiert verarbeitet werden müssen. Litigation Support trägt dazu bei, Informationen gezielt zu sichern, sie auffindbar zu machen und eine optimale Vorbereitung auf Verfassungsprozesse, Gerichtstermine oder Vergleichsverhandlungen sicherzustellen. Typische Einsatzfelder sind Zivilverfahren, wirtschaftsrechtliche Streitigkeiten, interne Untersuchungen sowie Schiedsverfahren.

Mitarbeitende, die Litigation Support leisten, unterstützen beispielsweise bei folgenden Aufgaben:

• Sichtung und Analyse von elektronischen und papierbasierten Dokumenten
• Erstellung von digitalen Akten und Datenbanken
• Identifikation und Bereitstellung relevanter Informationen
• Koordination von Abläufen zwischen Mandatsverantwortlichen, Sachbearbeitenden und externen Dienstleistern

Prozesse, Abläufe und Methoden

Litigation Support ist mit einer Vielzahl an strukturierten Methoden und etablierten Abläufen verbunden. Dazu gehören unter anderem:

Dokumentenmanagement

Im Vorfeld und während eines Prozesses werden sämtliche relevante Dokumente – wie Verträge, E-Mails, Schriftsätze und Gutachten – gesammelt, digitalisiert und in geeigneten Datenbanken gepflegt. Häufig kommen dabei spezielle Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz, die eine effiziente Recherche, Sortierung und Kategorisierung ermöglichen.

E-Discovery

E-Discovery (Electronic Discovery) ist ein zentraler Bestandteil des Litigation Support. Hierbei werden elektronische Datenquellen systematisch durchsucht, analysiert und für gerichtliche Verfahren gesichert. Dies umfasst die Identifikation, Sicherung, Extraktion, Verarbeitung und Überprüfung von digitalen Daten aus unterschiedlichen Quellen.

Vorbereitung und Erstellung von Schriftsätzen

Litigation Support unterstützt bei der inhaltlichen und formalen Aufbereitung wichtiger Dokumente für Gerichte oder andere Verfahrensbeteiligte. Dazu zählen beispielsweise Zeitachsen, Übersichten, Präsentationen oder eine synoptische Darstellung von Sachverhalten.

Kommunikation und Koordination

Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Kommunikation mit verschiedenen Beteiligten, wie Mandanten, Sachverständigen oder Behörden, sowie die Koordination mit anderen Abteilungen innerhalb der Kanzlei. Auch die Abstimmung von Fristen und Terminen sowie die Organisation des Informationsflusses fällt unter diesen Aufgabenbereich.

Rahmenbedingungen und Standards

Organisatorische Vorgaben

Viele Kanzleien haben feste Abläufe und Richtlinien entwickelt, um die Qualität und Effizienz des Litigation Support zu sichern. Dazu gehören beispielsweise klare Zuständigkeiten, dokumentierte Arbeitsschritte und abgestimmte Kommunikationswege.

Technische Tools

Der Einsatz moderner Technologie ist ein wesentlicher Bestandteil. Typische Tools und Anwendungen sind:

• Dokumentenmanagementsysteme
• E-Discovery-Software
• Tools zur Texterkennung (OCR)
• Kollaborationsplattformen zur Abstimmung im Team
• Sichere Plattformen für den Datenaustausch mit externen Beteiligten

Übliche Vorgehensweisen

Im Litigation Support gelten grundsätzlich Vertraulichkeit und Sorgfalt als wichtige Prinzipien. Daten-Integrität und Nachvollziehbarkeit jedes Bearbeitungsschritts müssen gewährleistet sein. Hinzu kommen effiziente Abstimmungs- und Freigabeprozesse innerhalb des Teams.

Praxisbezug: Umgang im Alltag

Für Mitarbeitende in Kanzleien bedeutet Litigation Support, dass sie täglich mit digitalen und analogen Informationen arbeiten. Aufgaben können von der strukturierten Ablage von Dokumenten über die Bearbeitung und den Vergleich großer Datenmengen bis zur Erstellung professioneller Präsentationen reichen. Besonders im Team ist die Abstimmung und transparente Kommunikation entscheidend, damit alle Beteiligten stets auf dem aktuellen Stand sind.

Gerade bei umfangreichen Verfahren, in denen mehrere Parteien, Zeitzeugen oder Sachverständige eingebunden sind, sorgt ein funktionierender Litigation Support dafür, dass Fristen eingehalten und Informationen schnell gefunden werden können. Die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wird durch abgestimmte Prozesse unterstützt.

Chancen und Herausforderungen

Chancen

• Effiziente Verfahrensführung: Durch professionelle Unterstützung können Prozesse beschleunigt und Fehlerquellen reduziert werden.
• Transparenz: Gute Dokumentation und Übersichtlichkeit erleichtern die Argumentation und Nachvollziehbarkeit im Verfahren.
• Berufseinstieg: Tätigkeiten im Litigation Support bieten einen praxisnahen Einblick in die Organisation und Arbeitsteilung innerhalb einer Kanzlei.

Herausforderungen

• Umgang mit großen Datenmengen: Die Vielzahl an Dokumenten und Daten erfordert hohe Konzentration und sorgfältiges Arbeiten.
• Technische Anforderungen: Neue Software-Anwendungen und Technologien setzen Lernbereitschaft und Flexibilität voraus.
• Kommunikation: Zwischen unterschiedlichen Beteiligten muss zuverlässig und klar abgestimmt werden, damit keine Informationen verloren gehen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was macht man im Litigation Support konkret?

Im Litigation Support werden Daten und Unterlagen für Gerichtsverfahren gesammelt, geprüft, digitalisiert und aufbereitet. Dazu zählt die Zusammenarbeit mit verschiedenen Personen in der Kanzlei, die Pflege von Datenbanken und die Erstellung von Übersichten oder Präsentationen.

Welche Kenntnisse werden im Litigation Support benötigt?

Wichtige Kompetenzen sind Organisationsfähigkeit, der Umgang mit digitalen Tools, Sorgfalt bei der Bearbeitung von Dokumenten sowie eine schnelle Auffassungsgabe. Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke sind ebenfalls von Vorteil.

Welche Rolle spielen technische Hilfsmittel?

Technische Tools sind ein zentraler Bestandteil: Sie unterstützen bei der Recherche, Archivierung, Analyse und Präsentation von Informationen. Die Bereitschaft, sich mit neuen Technologien auseinanderzusetzen, ist daher wichtig.

Ist Litigation Support eine eigenständige Aufgabe oder Teil der Mandatsarbeit?

Litigation Support ist heute ein integraler Bestandteil der Mandatsarbeit und begleitet viele Abläufe im Kanzleialltag. Oft arbeiten verschiedene Personen arbeitsteilig an einzelnen Projekten.

Welche Entwicklungsmöglichkeiten gibt es im Bereich Litigation Support?

Der Bereich bietet zahlreiche Möglichkeiten, sich weiterzuentwickeln, etwa durch die Übernahme koordinierender Aufgaben oder die Mitwirkung an der Digitalisierung von Arbeitsprozessen.

Fazit

Litigation Support ist ein zunehmend wichtiger Bereich im Kanzleialltag, der durch moderne Technik und gut strukturierte Prozesse unterstützt wird. Nachwuchskräfte und Berufseinsteigerinnen und -einsteiger erhalten durch eine Mitarbeit in diesem Bereich umfassende Einblicke in die Abläufe und Arbeitsstrukturen einer Kanzlei und leisten einen zentralen Beitrag zum erfolgreichen Mandatsmanagement.

Häufig gestellte Fragen

Wie läuft die Zusammenarbeit zwischen Rechtsanwälten und Litigation Support Spezialisten typischerweise ab?

Die Zusammenarbeit zwischen Rechtsanwälten und Litigation Support Spezialisten gestaltet sich in der Regel sehr eng, da rechtliche Fragestellungen und die speziellen Anforderungen an die Aufbereitung und Handhabung von Beweismitteln genau miteinander verzahnt werden müssen. Meistens beginnt der Prozess mit einer detaillierten Anforderungsanalyse, in der Anwälte die Ziele und den Umfang des jeweiligen Verfahrens sowie den Informationsbedarf schildern. Basierend auf diesen Vorgaben evaluieren Litigation Support Experten etwaige Datenquellen, entwickeln Strategien zur Datensicherung und -aufbereitung und definieren Workflows für den weiteren Ablauf. Während des Discovery-Prozesses unterstützen sie bei der Dokumentensichtung, bereiten relevante Daten gerichtstauglich auf und koordinieren die Einbindung technischer Hilfsmittel. Sämtliche Schritte werden dokumentiert, um die Nachvollziehbarkeit und Compliance sicherzustellen. Litigation Support Experten sind zudem Ansprechpartner bei technischen Herausforderungen, stimmen sich mit dem Anwaltsteam ab und stellen sicher, dass alle Maßnahmen nach den geltenden rechtlichen Standards und Verfahrensvorschriften erfolgen. Im gesamten Prozess achten sie darauf, den evidenzrechtlichen Anforderungen des jeweiligen Rechtsraumes zu entsprechen und stehen als Schnittstelle zwischen juristischem und technischem Fachwissen bereit.

Worauf ist bei der Sicherung und Archivierung digitaler Beweismittel besonders zu achten?

Die Sicherung und Archivierung digitaler Beweismittel unterliegt strengen rechtlichen und technischen Anforderungen, um die spätere Verwertbarkeit im Prozess sicherzustellen. Aus rechtlicher Sicht ist zu gewährleisten, dass Integrität, Authentizität und Unverfälschbarkeit der Daten sichergestellt werden. Dies geschieht typischerweise mithilfe forensischer Imaging-Tools, die exakte Abbilder von Datenträgern unter Protokollierung relevanter Metadaten anfertigen. Es ist zwingend erforderlich, alle Handlungen lückenlos in einem sogenannten Chain-of-Custody-Protokoll zu dokumentieren. Bei der Archivierung ist das Einhalten gesetzlicher Aufbewahrungsfristen essenziell, ebenso die Sicherstellung, dass zu keinem Zeitpunkt unbefugte Zugriffe möglich sind. Dabei gilt es, sowohl datenschutzrechtliche Vorgaben wie die DSGVO als auch spezifische Branchenregelungen zu beachten. Eine ordnungsgemäße Archivierung erleichtert nicht nur die spätere Auffindbarkeit, sondern bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Verteidigung der Beweismittelkette in gerichtlichen Auseinandersetzungen.

Welche Fehlerquellen treten beim eDiscovery-Prozess häufig auf und wie können diese rechtlich abgesichert werden?

Zu den häufigsten Fehlerquellen im eDiscovery-Prozess zählen die unvollständige Erfassung relevanter Daten, fehlerhafte Extraktion von Informationen, Verstöße gegen die Datensicherheit sowie mangelnde Dokumentation der Verfahrensschritte. Rechtlich problematisch ist insbesondere das Risiko, dass Daten nicht in Gänze vorgelegt werden können oder deren Unversehrtheit und Herkunft nicht zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, was zu Beweisverwertungsverboten oder Sanktionen führen kann. Um diesen Risiken entgegenzuwirken, sollten sämtliche Phasen des eDiscovery-Prozesses nach etablierten Standards wie dem EDRM-Modell (Electronic Discovery Reference Model) umgesetzt werden. Dies beinhaltet eine lückenlose Protokollierung jeder Maßnahme, den Einsatz zertifizierter Softwaretools sowie regelmäßige Schulungen des Personals. Wichtig ist zudem die enge Abstimmung mit den verantwortlichen Rechtsanwälten, damit die Einhaltung prozessualer und materieller Rechtsvorgaben jederzeit gewährleistet ist. Bei komplexen internationalen Sachverhalten ist darüber hinaus auf unterschiedliche Rechtssysteme und etwaige grenzüberschreitende Übermittlungsverbote zu achten.

Inwiefern beeinflussen Datenschutzbestimmungen die Tätigkeit im Litigation Support?

Datenschutzbestimmungen, insbesondere die DSGVO in der EU, haben massiven Einfluss auf die Tätigkeit im Litigation Support. Sie reglementieren die Erhebung, Verarbeitung, Speicherung und Weitergabe personenbezogener Daten, die häufig Bestandteil von Beweismitteln sind. Vor allem bei der Sichtung großer Datenmengen (z.B. im Rahmen von eDiscovery-Verfahren) ist zu beachten, dass personenbezogene Daten lediglich im erforderlichen Umfang verarbeitet werden dürfen („Datenminimierung“). Es müssen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz vor Missbrauch, Verlust oder unbefugtem Zugriff etabliert werden. Eine zulässige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung muss gegeben sein, beispielsweise kann das berechtigte Interesse an der Rechtsverfolgung einschlägig sein. Zudem bestehen spezielle Informationspflichten gegenüber betroffenen Personen sowie Rechte auf Auskunft oder Löschung. Die Nichtbeachtung dieser Vorschriften kann nicht nur zur Unverwertbarkeit von Beweismitteln, sondern auch zu empfindlichen Sanktionen seitens der Aufsichtsbehörden führen. Bei grenzüberschreitenden Verfahren ist zudem stets zu prüfen, ob eine Datenübermittlung in Drittstaaten zulässig ist.

Welche Rolle spielt die forensische Datenanalyse im Litigation Support?

Die forensische Datenanalyse ist ein zentrales Element im Litigation Support, da sie die technische Untersuchung von digitalen Beweismitteln ermöglicht. Ihre Aufgaben reichen von der Wiederherstellung gelöschter Daten über die Erkennung von Manipulationen bis zur Identifikation relevanter Kommunikationsmuster oder Transaktionen. Forensische Analysen folgen dabei streng definierten rechtlichen Anforderungen, damit deren Ergebnisse in einem Gerichtsverfahren als Beweis anerkannt werden. Hierzu zählen beispielsweise die lückenlose Dokumentation der Analyseprozesse, der korrekte Umgang mit Originaldaten (sog. forensische Kopien) und die Einhaltung der geltenden Beweisanforderungen. Die Experten arbeiten eng mit den Rechtsanwälten zusammen, um gezielt nach bestimmten Daten zu suchen und Hypothesen juristisch verwertbar zu belegen oder zu widerlegen. Die Ergebnisse forensischer Analysen sind häufig entscheidungsrelevant und können maßgeblich zum Ausgang eines Prozesses beitragen.

Wie wird die Kostentransparenz und Abrechenbarkeit der Leistungen gewährleistet?

Kostentransparenz und Abrechenbarkeit sind auch im rechtlichen Kontext von zentraler Bedeutung, da Mandanten sowie Gerichte nachvollziehen können müssen, welche Leistungen zu welchem Preis erbracht wurden. Litigation Support Dienstleistungen werden deshalb im Regelfall detailliert dokumentiert – Leistungen werden in Einzelschritte unterteilt, zeitlich erfasst und, sofern notwendig, nach Aufwand oder Pauschalen abgerechnet. Die Abrechnung erfolgt meist über Stunden- oder Tagessätze, wobei konkrete Aktivitäten (z.B. Datenextraktion, forensische Analyse, Unterstützung bei Gerichtsterminen) einzeln ausgewiesen werden. Die Vergütungsstruktur ist oftmals Gegenstand der Mandatsvereinbarung und unterliegt, je nach Jurisdiktion, auch standesrechtlichen Vorgaben. In größeren Verfahren kommt es dabei mitunter zur gerichtlichen Überprüfung der Angemessenheit der Kosten, weshalb eine präzise und verständliche Dokumentation dient, um die Wirtschaftlichkeit und Legitimität der abgerechneten Positionen zu untermauern. Transparente Kostendarstellung dient letztlich auch der Vermeidung von Streitigkeiten zwischen den Verfahrensbeteiligten.