Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech bezeichnet den Einsatz von Technologien im Rechtsdienstleistungsbereich, um Arbeitsprozesse zu unterstützen, zu optimieren oder zu automatisieren. Der Begriff umfasst digitale Werkzeuge, Anwendungen und Plattformen, die an verschiedenen Stellen im Arbeitsalltag einer Kanzlei relevant sein können. Ziel ist es, Abläufe effizienter zu gestalten, die Qualität der Arbeit zu sichern und neue Möglichkeiten in der Betreuung von Mandanten zu schaffen.

Definition und Einordnung

Legal Tech ist ein Sammelbegriff für innovative Technologien und digitale Anwendungen, die rechtliche Dienstleistungen unterstützen oder verändern. Hierzu zählen unter anderem Softwarelösungen, Online-Plattformen zur Bearbeitung rechtlicher Vorgänge sowie Tools zur Automatisierung standardisierter Abläufe. Legal Tech fördert die Digitalisierung des Arbeitsumfeldes und kann sowohl interne Kanzleiprozesse als auch die Zusammenarbeit mit Mandanten beeinflussen.

Legal Tech ist nicht auf einen bestimmten Kanzleetyp beschränkt, sondern kann in verschiedenen Bereichen und Größenordnungen Anwendung finden – von einzelnen digitalen Hilfsmitteln bis zu umfassenden Systemen, die ganze Arbeitsabläufe abbilden.

Bedeutung und Einsatzfelder im Kanzleialltag

Im modernen Kanzleialltag gewinnt Legal Tech zunehmend an Bedeutung. Es ermöglicht eine effiziente und transparente Bearbeitung von Mandaten und hilft, die steigenden Anforderungen an Service, Dokumentation und Datenschutz zu bewältigen. Typische Anwendungsbereiche sind:

• Digitale Dokumentenverwaltung: Automatisiertes Erstellen, Verwalten und Archivieren von Dokumenten und Verträgen.
• Fristen- und Terminmanagement: Tools zur Überwachung wichtiger Fristen und Termine.
• Kommunikationsplattformen: Sichere, digitale Kanäle zur Kommunikation mit Mandanten und Geschäftspartnern.
• Fall- und Mandatsmanagement: Software, die Bearbeitungsstände, Aufgaben und Zuständigkeiten strukturiert abbildet.
• Automatisierte Abläufe: Beispielsweise automatische Erstellung von Schriftsätzen, Prüfung von Verträgen oder Durchführung von Massenverfahren.
• Recherchelösungen: Digitale Datenbanken und Suchfunktionen zur schnellen Informationsbeschaffung.

Prozesse, Abläufe und Methoden

Im Zusammenhang mit Legal Tech werden verschiedene digitale Prozesse und Arbeitsmethoden eingesetzt:

• Digitalisierung von Akten: Umwandlung papierbasierter Unterlagen in digitale Akten, die von mehreren Personen gleichzeitig bearbeitet und durchsucht werden können.
• Workflow-Management: Festlegung standardisierter Abläufe und Zuweisung von Aufgaben über digitale Systeme, um Fehler zu vermeiden und Transparenz zu schaffen.
• Automatisierte Texterstellung: Nutzung von Software zur Generierung häufig benötigter Schreiben anhand von Vorlagen und Mandantendaten.
• Mandantenportale: Online-Zugänge, über die Mandanten ihre Daten und Dokumente bereitstellen oder den Bearbeitungsstand einsehen können.
• Elektronischer Rechtsverkehr: Übermittlung von Dokumenten an Gerichte und Behörden auf elektronischem Weg.

Rahmenbedingungen und Standards

Kanzleien, die Legal Tech einsetzen, berücksichtigen dabei verschiedene organisatorische und technische Rahmenbedingungen:

• Datenschutz und Sicherheit: Maßnahmen zur Sicherstellung der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit sensibler Informationen, insbesondere durch verschlüsselte Datenübertragung und Zugriffskontrollen.
• Kompatibilität: Auswahl von Softwarelösungen, die sich nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integrieren lassen.
• Regelmäßige Schulung: Fortbildungen und Einweisungen für Mitarbeitende, um einen sicheren und effizienten Umgang zu gewährleisten.
• Dokumentationspflichten: Beachtung rechtlicher Vorgaben zur Aufbewahrung und Nachvollziehbarkeit von Vorgängen.
• Transparente Prozesse: Standardisierte Abläufe und klare Zuständigkeiten zur Gewährleistung reibungsloser Zusammenarbeit.

Praxisbezug: Legal Tech im Arbeitsalltag

Für Mitarbeitende und Berufseinsteigerinnen und -einsteiger wird Legal Tech meist durch die Nutzung spezialisierter Software und digitaler Tools im Kanzleialltag erlebbar. Zu den täglichen Aufgaben gehören etwa das Arbeiten mit digitalen Akten, die Bearbeitung und Zuordnung von Schriftsätzen in Fallmanagement-Systemen sowie die Kommunikation über sichere, digitale Kanäle.

Oft werden insbesondere Routineaufgaben, wie das Fristenmanagement oder die Erstellung standardisierter Schreiben, durch Legal-Tech-Lösungen vereinfacht. So bleiben mehr Zeit und Ressourcen für anspruchsvollere Aufgaben oder individuelle Betreuung von Mandanten.

Mitarbeitende profitieren zudem von einer besseren Übersicht über den jeweiligen Bearbeitungsstatus, was die Zusammenarbeit im Team erleichtert und die Fehleranfälligkeit reduziert. Die zunehmende Digitalisierung erfordert gleichzeitig die Bereitschaft, sich mit neuen Technologien vertraut zu machen und kontinuierlich weiterzubilden.

Chancen und Herausforderungen

Chancen

• Zeitersparnis: Routinetätigkeiten werden automatisiert, wodurch mehr Zeit für anspruchsvolle Aufgaben bleibt.
• Fehlerreduktion: Standardisierte Abläufe verringern das Risiko von Fehlern, zum Beispiel bei Fristen oder Dokumentationen.
• Effizienzsteigerung: Digitale Prozesse sorgen für schnellere Abläufe und bessere Zusammenarbeit im Team.
• Bessere Mandantenkommunikation: Digitale Kommunikationswege ermöglichen einen transparenten und zeitnahen Austausch.

Herausforderungen

• Technologische Komplexität: Neue Systeme erfordern Schulungen und eine gewisse IT-Affinität der Mitarbeitenden.
• Datenschutz und Sicherheit: Strenge Anforderungen an den Schutz sensibler Daten müssen erfüllt werden.
• Veränderungsbereitschaft: Bestehende Arbeitsweisen müssen angepasst und neue Prozesse eingeführt werden.
• Abhängigkeit von Technik: Störungen oder Ausfälle technischer Systeme können die Arbeit beeinträchtigen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was bedeutet Legal Tech für Mitarbeitende in Kanzleien?

Legal Tech verändert die Arbeit in Kanzleien, indem viele Tätigkeiten digital unterstützt oder automatisiert werden. Mitarbeitende arbeiten meist mit spezialisierten Softwarelösungen und kommunizieren häufiger digital. Dadurch werden viele Arbeitsschritte effizienter, bleiben aber ebenso von hoher Sorgfaltspflicht.

Muss man für Legal Tech besondere technische Vorkenntnisse mitbringen?

Die Einarbeitung in Legal-Tech-Systeme erfolgt in der Regel durch interne Schulungen. Grundkenntnisse im Umgang mit Computern und die Bereitschaft, sich mit neuen Tools auseinanderzusetzen, sind jedoch hilfreich.

Welche Aufgaben werden durch Legal Tech vereinfacht?

Vor allem wiederkehrende Tätigkeiten wie das Bearbeiten von Dokumenten, das Fristenmanagement oder die Kommunikation mit Mandanten werden durch digitale Tools unterstützt und häufig vereinfacht.

Gibt es Risiken beim Einsatz von Legal Tech?

Zu den wichtigsten Risiken gehören mögliche Datenschutzverletzungen oder technische Störungen. Deshalb achten Kanzleien auf einen hohen Sicherheitsstandard und regelmäßige Updates ihrer Systeme.

Ist Legal Tech in jeder Kanzlei gleich präsent?

Das Ausmaß und die Art des Einsatzes hängen von der Kanzleistruktur, dem Mandatsvolumen sowie den individuellen Anforderungen ab. Viele Kanzleien starten zunächst mit einzelnen digitalen Lösungen, bevor sie weitere Anwendungen einführen.

Legal Tech ist ein zentrales Zukunftsthema für Rechtsdienstleistungsunternehmen und eröffnet Berufseinsteigerinnen und -einsteigern vielfältige Möglichkeiten, sich in einem modernen, digital geprägten Arbeitsumfeld aktiv einzubringen.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Anforderungen müssen Legal Tech-Anbieter in Deutschland erfüllen?

Legal Tech-Anbieter in Deutschland sind an eine Vielzahl rechtlicher Rahmenbedingungen gebunden. Zunächst ist das Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) zentral, das regelt, wer und unter welchen Voraussetzungen rechtliche Dienstleistungen angeboten werden dürfen. Insbesondere dürfen Legal Tech-Angebote, die in die anwaltliche Rechtsberatung eingreifen, diese nur dann erbringen, wenn eine Befugnis zur Erbringung von Rechtsdienstleistungen besteht – etwa in Form einer Anwaltszulassung gemäß der Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), einer Erlaubnis nach dem RDG oder einer anderweitigen gesetzlichen Grundlage. Zudem ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei sämtlicher Verarbeitung personenbezogener Daten zu beachten. Legal Tech-Anbieter müssen technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz dieser Daten umsetzen und eine umfassende sowie verständliche Datenschutzerklärung vorhalten. Beim Angebot von Verträgen und der Nutzung digitaler Vertragsgeneratoren ist außerdem das Fernabsatzrecht (BGB) zu berücksichtigen. Plattformen, die Mandanten und Anwälte zusammenbringen, haben gegebenenfalls gesetzliche Informations-, Dokumentations- und Belehrungspflichten zu erfüllen. Schließlich sind wettbewerbsrechtliche Vorgaben des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) zu beachten, um etwa irreführende Werbung über Leistungsumfang und Erfolgsaussichten zu vermeiden.

Dürfen Legal Tech-Plattformen Mandate eigenständig bearbeiten oder nur vermitteln?

Legal Tech-Plattformen sind in Deutschland grundsätzlich nur zur Vermittlung von Mandaten berechtigt, sofern sie nicht selbst über eine Qualifikation als Rechtsanwalt oder eine anderweitige Zulassung zur Rechtsberatung verfügen. Ohne diese Zulassung ist die eigenständige rechtliche Beratung oder gar Vertretung des Mandanten untersagt, dies wäre ein Verstoß gegen das RDG und könnte nicht nur zu Unterlassungsansprüchen führen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen. Plattformen dürfen Informationen einholen, Daten aufbereiten und automatisierte Prozesse zur Unterstützung der Mandanten anbieten, dabei müssen sie jedoch strikt trennen zwischen technischen Lösungen und originärer Rechtsberatung. Nur eine zugelassene und haftpflichtversicherte Rechtsdienstleisterin bzw. ein Rechtsdienstleister darf Kontakt mit Gerichten oder Behörden aufnehmen und rechtsverbindliche Auskünfte erteilen. Vermittlungsplattformen sind verpflichtet, ihre Rolle klar zu kennzeichnen und dürfen nicht den Anschein erwecken, selbst als Rechtsberater aufzutreten.

Welche Haftungsrisiken bestehen für Anbieter von Legal Tech-Dienstleistungen?

Legal Tech-Anbieter tragen umfassende Haftungsrisiken. Wenn sie selbst rechtsberatend tätig werden – etwa durch automatisierte Auskunft, die im Einzelfall als Rechtsberatung anzusehen ist – haften sie für inhaltliche Fehler und daraus resultierende Schäden des Nutzers. Ohne ausdrückliche Tätigkeit als Anwalt greift kein spezieller anwaltlicher Haftungsmaßstab, sodass sich die Haftung nach dem allgemeinen Delikts- oder Vertragsrecht richtet. Werden Nutzerdaten nicht ausreichend geschützt, besteht zudem ein hohes Bußgeldrisiko nach Artikel 83 DSGVO. Eine mangelhafte Informationspolitik oder unzulässige Geschäftspraktiken können Abmahnungen durch Wettbewerber oder Verbraucherzentralen nach sich ziehen. Sollten Legal Tech-Anbieter gegen das RDG verstoßen, kann dies auch zur Unterlassung und Rückabwicklung bereits getätigter Geschäfte führen. Es ist daher ratsam, rechtliche Prozesse und Inhalte regelmäßig von qualifizierten Juristen überprüfen zu lassen und geeignete Versicherungen (etwa eine Vermögensschadenhaftpflicht) abzuschließen.

Welche datenschutzrechtlichen Herausforderungen bestehen bei Legal Tech-Anwendungen?

Legal Tech-Anwendungen arbeiten in der Regel mit einer Vielzahl besonders sensibler personenbezogener Daten, darunter Angaben zur Identität, aber auch zu Rechtsangelegenheiten und teils strafrechtlich relevanten Sachverhalten. Anbieter sind verpflichtet, einen umfassenden Schutz dieser Daten zu gewährleisten. Dies umfasst die Einhaltung von Art. 5 und Art. 32 DSGVO, sprich: Verarbeitung nur auf Grundlage einer Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Verschlüsselung, Zugriffskontrolle und regelmäßige Risikoanalysen. Bei Verarbeitungsvorgängen, die wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen zur Folge haben, muss eine Datenschutz-Folgenabschätzung (Art. 35 DSGVO) durchgeführt werden. Werden Unterauftragsverarbeiter eingesetzt, sind mit diesen Auftragsverarbeitungsverträge nach Art. 28 DSGVO zu schließen. Daneben gelten erhöhte Dokumentations- und Transparenzpflichten. Verstöße gegen diese Vorgaben können zu empfindlichen Bußgeldern sowie zu Schadensersatzansprüchen Betroffener führen.

Können Verbraucher Legal Tech-Dienste uneingeschränkt nutzen?

Grundsätzlich steht es Verbrauchern frei, Legal Tech-Dienste zu nutzen. Allerdings müssen sie sich darüber im Klaren sein, dass nicht alle digitalen Angebote die Beratungstiefe eines Anwalts ersetzen. Je nach Komplexität des Einzelfalles können automatisierte Lösungen unzureichend sein, da sie häufig nur Standardfälle rechtskonform abdecken. Verbraucher sollten daher die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sowie Hinweise zur Haftung und zum Geltungsbereich genau prüfen. Es existieren Dienste, die explizit auf bestimmte Anwendungsbereiche fokussiert sind, etwa Fluggastrecht, Mieterrecht, Inkasso oder Vertragsprüfung – für andere oder komplexe Sachverhalte empfiehlt sich oftmals weiterhin die persönliche anwaltliche Beratung. Schließlich gilt bei Dienstleistungen im Fernabsatz ein gesetzliches Widerrufsrecht, sofern der Verbraucher einen Vertrag mit dem Anbieter schließt.

Welche Rolle spielen Inkassodienstleister im Legal Tech-Bereich?

Inkassodienstleister haben eine zentrale Stellung im deutschen Legal Tech-Markt, weil sie – im Gegensatz zu klassischen Legal Tech-Anbietern ohne Anwaltszulassung – nach § 10 Abs. 1 Nr. 1 RDG berechtigt sind, fremde Forderungen außergerichtlich und unter bestimmten Voraussetzungen sogar gerichtlich geltend zu machen. Zahlreiche Legal Tech-Anbieter, die z.B. Fluggastrechte oder Rückforderungen aus Mietverhältnissen durchsetzen, treten daher als registrierte Inkassodienstleister auf oder kooperieren mit solchen. Damit profitieren sie von einer gesetzlichen Sonderregelung, die ihnen die Rechtsverfolgung für Dritte in abgegrenzten Sachverhalten ermöglicht. Dennoch unterliegen auch Inkassodienstleister datenschutzrechtlichen, berufsrechtlichen und wettbewerbsrechtlichen Pflichten. Besondere Aufmerksamkeit ist auf die Transparenz der Kostenstruktur, das Verhalten gegenüber Schuldnern und die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben (etwa bei Zwangsvollstreckungen) zu richten.