Intake Form
Definition und Herkunft des Begriffs Intake Form
Die „Intake Form“ (deutsch: Aufnahmeformular, Erfassungsbogen oder Anmeldeformular) ist ein im internationalen Kanzleikontext gebräuchlicher Begriff für ein Formular, das dazu dient, grundlegende Informationen von neuen Mandantinnen und Mandanten, Fallanfragen oder Kontakten systematisch zu erfassen. Der Begriff stammt aus dem Englischen, wobei „intake“ als „Aufnahme“, „Einlass“ oder „Zugang“ übersetzt werden kann. Im Kanzleiumfeld bezieht sich „Form“ auf ein strukturiertes Formular, welches zur standardisierten Datenerhebung genutzt wird.
Bedeutung im Kanzleikontext
Im Rahmen der täglichen Arbeit ist die Intake Form ein zentrales Instrument des Erstkontakts. Sie ermöglicht der Kanzlei, strukturiert erste Angaben zu Personen, Anliegen, rechtlichen Sachverhalten oder zu beratenden Unternehmen zu erfassen. Die strukturierte Erhebung dieser Informationen bildet die Grundlage für die Beurteilung, ob und wie das Anliegen weiterbearbeitet werden kann. Die Intake Form trägt dadurch zu einer effizienten Kommunikation, systematischen Fallbearbeitung und zur Qualitätssicherung bei. Sie unterstützt zudem die Priorisierung und Verteilung von Anfragen innerhalb der Kanzlei.
Typische Inhalte einer Intake Form
Persönliche Kontaktdaten (Name, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Unternehmensangaben (sofern relevant)
Beschreibung des Anliegens oder Sachverhalts
Gewünschte Dienstleistungen oder Beratungsbereich
Angaben zum bisherigen Verlauf (z. B. Fristen, Vorverfahren)
Vertraulichkeitshinweise und Datenschutzinformationen
Rahmenbedingungen
Rechtliche Aspekte
Beim Ausfüllen und Verarbeiten einer Intake Form sind datenschutzrechtliche Vorgaben zu beachten. In vielen Ländern gelten, je nach Standort der Kanzlei, nationale oder internationale Datenschutzgesetze wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Europa. Die sichere und vertrauliche Behandlung aller in einer Intake Form enthaltenen Daten ist verpflichtend.
Organisatorische Anforderungen
Die Intake Form sollte klar strukturiert und leicht verständlich gestaltet sein, um eine hohe Datenqualität und effiziente Weiterverarbeitung zu gewährleisten. In digitalisierten Kanzleien werden Intake Forms häufig über Webformulare, Mandantenportale oder spezialisierte Anwendungssoftware bereitgestellt. In einigen Fällen kann auch eine Papierform Anwendung finden, insbesondere beim Erstkontakt vor Ort.
Kulturelle Aspekte
In international tätigen Kanzleien kann die Intake Form mehrsprachig angeboten oder angepasst werden, um den kulturellen und sprachlichen Hintergrund der Mandantinnen und Mandanten zu berücksichtigen. Auch die Abfrage bestimmter Angaben kann kulturell unterschiedlich gehandhabt werden.
Praxisbeispiele und typische Szenarien
Erstberatung: Eine Person wendet sich mit einer Anfrage an die Kanzlei. Über das Intake Form werden die wichtigsten Informationen vor dem ersten Gespräch eingeholt, um das Anliegen gezielt vorbereiten zu können.
Mandatsaufnahme: Vor Beginn einer Zusammenarbeit werden über das Intake Form alle relevanten Rahmenbedingungen und Kontaktdaten abgefragt und gespeichert.
Fallübertragung: Bei der Übergabe eines Falls an eine Kollegin oder einen Kollegen gewährleistet die Intake Form eine vollständige und nachvollziehbare Dokumentation der Ausgangslage.
Vertraulichkeitsprüfung (Conflict Check): Mithilfe der Intake Form können relevante Daten erhoben werden, um Interessenkonflikte automatisch abzugleichen.
Unterschiede zu ähnlichen Begriffen und mögliche Missverständnisse
Die Intake Form unterscheidet sich von anderen Formularen im Kanzleiumfeld wie beispielsweise dem Mandatsvertrag oder dem Aufnahmeformular für bestehende Mandate:
Die Intake Form wird in der Regel zu Beginn des Kontakts verwendet, während Mandatsverträge erst nach Annahme des Mandats zum Einsatz kommen.
Im Gegensatz zum Kanzleiupload für Unterlagen oder allgemeinen Kontaktformularen ist die Intake Form speziell auf die strukturierte Informationsabfrage bei Neuaufträgen ausgerichtet.
* Häufige Missverständnisse entstehen, wenn Intake Form mit weiterführenden Dokumenten verwechselt wird, die spezifischere oder detailliertere Inhalte abfragen.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Zweck einer Intake Form in einer Kanzlei?
Die Intake Form dient der systematischen Erfassung grundlegender Informationen von neuen Mandantinnen und Mandanten oder Interessentinnen und Interessenten, um eine strukturierte Bearbeitung und interne Prüfung zu ermöglichen.
Müssen Intake Forms immer digital ausgefüllt werden?
Nein, Intake Forms können sowohl in Papierform als auch digital bereitgestellt und ausgefüllt werden. Die Digitalisierung wird jedoch immer häufiger genutzt, um die Datenverarbeitung zu vereinfachen.
Sind Intake Forms verpflichtend?
Ob die Nutzung einer Intake Form verpflichtend ist, hängt von der jeweiligen Kanzleiorganisation und deren internen Vorgaben ab. Viele Kanzleien nutzen Intake Forms als Best Practice im Mandatsaufnahmeprozess.
Welche datenschutzrechtlichen Vorgaben gelten für Intake Forms?
Die Verarbeitung der im Intake Form angegebenen Daten unterliegt den jeweils geltenden Datenschutzgesetzen und sollte entsprechend gesichert, vertraulich und transparent erfolgen.
Kann die Intake Form an landes- oder kulturspezifische Anforderungen angepasst werden?
Ja, Intake Forms werden häufig an die jeweiligen sprachlichen, kulturellen oder branchenspezifischen Besonderheiten angepasst.
Die Intake Form ist somit ein zentraler Bestandteil vieler international agierender Kanzleien, der sowohl zur strukturierten Mandatsaufnahme, als auch zur Qualitätssicherung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben beiträgt. Bewerberinnen, Bewerbern sowie Berufseinsteigerinnen und -einsteigern bietet das Verständnis dieses Begriffs wertvolle Orientierung im praktischen Berufsalltag.
Häufig gestellte Fragen
Welche rechtlichen Anforderungen muss eine Intake Form im Datenschutz erfüllen?
Eine Intake Form, also ein Erhebungsbogen zur Erfassung personenbezogener Angaben, unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Zu beachten ist insbesondere Art. 5 DSGVO, wonach die Erhebung personenbezogener Daten ausschließlich zweckgebunden, nach dem Prinzip der Datenminimierung und unter Gewährleistung von Transparenz erfolgen darf. Verantwortliche müssen über die Verarbeitungstätigkeiten informieren (Art. 13 DSGVO), insbesondere über Zweck, Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, Speicherdauer, Empfängerkreise und Betroffenenrechte. Bei sensiblen Daten (z.B. Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO) sind erhöhte Anforderungen an die Rechtsgrundlage zu stellen, wie etwa die explizite Einwilligung der betroffenen Person. Die Verantwortlichen sind verpflichtet, technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO zum Schutz der Daten zu implementieren, etwa durch Verschlüsselung oder Zugriffskontrollen.
Wann ist eine Einwilligung bei einer Intake Form rechtlich notwendig?
Eine Einwilligung ist immer dann erforderlich, wenn keine andere Rechtsgrundlage gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO die Datenverarbeitung legitimiert. Bei vielen Intake Forms werden personenbezogene Daten ohne gesetzliche Verpflichtung oder unmittelbares Vertragsverhältnis erhoben, zum Beispiel im Rahmen der Kontaktaufnahme mit Dienstleistern oder im Gesundheitswesen. Bei der Einholung einer Einwilligung muss diese freiwillig, informiert, unmissverständlich und nachweisbar erfolgen. Besondere Aufmerksamkeit ist geboten, wenn besondere Kategorien von Daten nach Art. 9 DSGVO abgefragt werden, da hier grundsätzlich eine explizite Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO) oder ein anderer Ausnahmetatbestand erforderlich ist. Der Text der Einwilligungserklärung sowie der Nachweis darüber, wann und wie sie erteilt wurde, sind zu dokumentieren.
Wie lange dürfen personenbezogene Daten aus Intake Forms gespeichert werden?
Die Speicherdauer personenbezogener Daten, die über eine Intake Form erfasst werden, bestimmt sich grundsätzlich nach dem Zweck der Datenerhebung. Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO („Speicherbegrenzung“) sind die Daten zu löschen, sobald der Zweck erfüllt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. In vielen Fällen, beispielsweise im Gesundheitswesen oder bei Rechtsdokumenten, sind zusätzliche gesetzliche Fristen (z.B. nach § 630f BGB, § 147 AO) zu beachten. Verantwortliche müssen daher eine Überprüfung und ggf. Löschung der Intake-Daten in regelmäßigen Intervallen in ihrem Löschkonzept vorsehen und die Betroffenen darüber informieren.
Welche Informationspflichten bestehen bei der Nutzung einer Intake Form?
Verantwortliche sind verpflichtet, den betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Datenerhebung sämtliche nach Art. 13 DSGVO erforderlichen Informationen bereitzustellen. Dazu zählen unter anderem der Name und die Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und ggf. des Datenschutzbeauftragten, der Zweck und die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung, die Dauer der Speicherung, die Rechte der Betroffenen, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde sowie ggf. Hinweise auf automatisierte Entscheidungsfindungen. Diese Informationen sind in präziser, transparenter, verständlicher und leicht zugänglicher Form zu erteilen, etwa im Rahmen eines separaten Datenschutzhinweises, der vor Absenden der Intake Form einsehbar ist.
Müssen Intake Forms barrierefrei gestaltet sein?
Rechtlich ist zu berücksichtigen, dass Intake Forms so zu gestalten sind, dass auch Menschen mit Behinderungen diskriminierungsfrei teilnehmen können. Nach § 12 BGG (Behindertengleichstellungsgesetz) sind insbesondere öffentliche Stellen verpflichtet, digitale Angebote barrierefrei bereitzustellen. Zwar besteht diese Pflicht für private Unternehmen nicht generell, jedoch können je nach Anwendungsbereich (z.B. Telemedizingesetz, AGG) weitergehende Anforderungen bestehen beziehungsweise ist eine barrierearme Gestaltung zumindest im Hinblick auf Antidiskriminierungsgesetze ratsam, um rechtlichen Risiken vorzubeugen.
Wer trägt die datenschutzrechtliche Verantwortung bei der Nutzung einer Intake Form eines Drittanbieters?
Wird bei der Erhebung personenbezogener Daten eine Intake Form eines Drittanbieters (z.B. Cloud-Dienstleister) verwendet, muss im Rahmen der datenschutzrechtlichen Verantwortlichkeit nach den Art. 4 Nr. 7 und 28 DSGVO unterschieden werden: Ist der Drittanbieter als Auftragsverarbeiter tätig, muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) vorliegen, der die Rechte und Pflichten regelt. Im Falle einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO, etwa wenn beide Parteien über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden, ist eine Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit zu schließen. Verantwortlich für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bleibt in jedem Fall die Stelle, die die Intake Form zum Zwecke der Datenerhebung einsetzt.
Welche besonderen Sorgfaltspflichten gelten im Umgang mit Intake Forms in Bezug auf Minderjährige?
Die Erhebung personenbezogener Daten von Kindern und Jugendlichen über Intake Forms ist im Hinblick auf Art. 8 DSGVO besonders sensibel. Bei Diensten der Informationsgesellschaft ist eine wirksame Einwilligung durch die Erziehungsberechtigten einzuholen, falls das Kind das sechzehnte Lebensjahr noch nicht vollendet hat (bzw. ein niedrigeres, innerstaatlich festgelegtes Alter, mindestens jedoch 13 Jahre). Die Verifizierbarkeit der Zustimmung und die kindgerechte Erläuterung der Datenverarbeitung sind sicherzustellen. Zudem sind besondere Schutzmaßnahmen und eine restriktive Datenminimierungspflicht zu beachten, um den erhöhten Schutzbedarf Minderjähriger zu gewährleisten.