Intake Call

Intake Call

Definition und Einordnung des Begriffs Intake Call

Ein Intake Call bezeichnet im Kanzleiumfeld das strukturierte Erstgespräch zwischen einer Kanzlei und einer potenziellen oder bestehenden Mandantin bzw. einem Mandanten. Ziel dieses Gesprächs ist es, die grundlegenden Informationen über das Mandat aufzunehmen, Erwartungen zu klären, offene Fragen zu beantworten und die Ausgangslage für die weitere Zusammenarbeit zu erfassen. Der Begriff stammt aus dem Englischen und bedeutet „Aufnahmegespräch“. In manchen Kanzleien wird dieser Prozess auch als Mandatsaufnahme oder Erstgespräch bezeichnet. Der Intake Call stellt einen wichtigen Schritt im Mandatsbearbeitungsprozess dar und bildet oft die Grundlage für das weitere Vorgehen im Rahmen eines neuen Projekts oder Falls.

Rolle im Kanzleialltag: Bedeutung und typische Einsatzfelder

Im Arbeitsalltag von Kanzleien ist der Intake Call ein entscheidender Bestandteil der Mandatsarbeit. Er dient dazu, den ersten Kontakt zu systematisieren, die notwendigen Informationen möglichst vollständig zusammenzutragen und bereits zu Beginn eine strukturierte Arbeitsgrundlage zu schaffen.

Typische Einsatzfelder für Intake Calls sind:

• Neumandatsaufnahme: Bei der Aufnahme neuer Mandate, insbesondere im Erstkontakt mit neuen Mandantinnen und Mandanten.
• Projektbezogene Beratung: Bei der Klärung von Projektdetails, Rahmenbedingungen oder speziellen Anforderungen bereits bestehender Mandate.
• Interne Koordination: Teilweise nutzen auch interne Teams Intake Calls, um Abstimmungsprozesse anzustoßen oder Aufgaben klar zu definieren.

Durch den Intake Call wird sichergestellt, dass die Kanzlei effizient arbeiten kann und die Mandantinnen und Mandanten sich von Beginn an klar und kompetent betreut fühlen.

Prozesse, Abläufe und Methoden

Der Ablauf eines Intake Calls folgt meist einem festgelegten Schema, das den Bedürfnissen der jeweiligen Kanzlei angepasst sein kann. Folgende Schritte sind typisch:

Vorbereitung

• Sichtung vorhandener Informationen, z. B. aus Anfragen oder Formularen
• Zusammenstellung relevanter Fragen und Checklisten
• Terminbestätigung und ggf. Versand von Gesprächsunterlagen

Durchführung

• Begrüßung und kurze Vorstellung der Gesprächspartnerinnen und -partner
• Zielklärung: Warum findet der Intake Call statt? Welches Anliegen besteht?
• Abfrage zentraler Informationen, beispielsweise zu Vertragspartnern, Sachverhalten, Zielen, Fristen und besonderen Umständen
• Klärung des weiteren Ablaufs und der nächsten Schritte
• Gelegenheit für Rückfragen seitens der Mandantin oder des Mandanten

Nachbereitung

• Dokumentation der Ergebnisse im Mandatssystem oder in vereinbarten Tools
• Erstellung eines Gesprächsprotokolls oder Aktenvermerks
• Weiterleitung der Informationen an zuständige Kolleginnen und Kollegen zur weiteren Bearbeitung

Rahmenbedingungen und Standards

Organisatorische Vorgaben

Kanzleien arbeiten häufig mit standardisierten Checklisten oder digitalen Fragebögen, um im Intake Call alle relevanten Informationen systematisch zu erfassen. Es ist üblich, Rollen und Verantwortlichkeiten im Vorfeld klar zu definieren: Oft führen Mitarbeitende aus den Bereichen Assistenz, Paralegal oder Associate die Intake Calls durch.

Technische Tools

Zur Durchführung von Intake Calls werden verschiedene Kommunikationsmittel eingesetzt, vor allem:

• Telefonate
• Video- oder Online-Konferenzen (z. B. via Microsoft Teams, Zoom)
• Digitale Erfassungsformulare, die vor, während oder nach dem Gespräch genutzt werden

Die Dokumentation erfolgt meist in digitalen Fallmanagementsystemen, die eine lückenlose und nachvollziehbare Informationsspeicherung ermöglichen.

Übliche Vorgehensweisen

• Vorab-Information der Mandantin bzw. des Mandanten zum Ablauf des Intake Calls
• Klare Gesprächsstruktur und Zeitmanagement
• Sorgfältige Dokumentation für die interne Weiterbearbeitung

Praxisbezug: Umgang im Arbeitsalltag

Im Kanzleialltag ist der Intake Call eine der ersten Aufgaben im Rahmen eines neuen Mandats. Für Mitarbeitende bedeutet dies, aktiv zuzuhören, gezielte Fragen zu stellen, sensibel auf Anliegen einzugehen und relevante Details strukturiert festzuhalten. Gerade für Berufseinsteigerinnen und Berufseinsteiger bietet der Intake Call die Möglichkeit, praxisnah mit Mandantinnen und Mandanten in Kontakt zu treten und eine Schlüsselkompetenz im Bereich der Mandatsbearbeitung zu entwickeln.

Die Erfahrung zeigt, dass ein gut vorbereiteter und professionell durchgeführter Intake Call wesentlich dazu beiträgt, Missverständnisse zu vermeiden, den Beratungsbedarf richtig einzuschätzen und die Arbeitsgrundlage für das gesamte Team zu verbessern.

Chancen und Herausforderungen im Kanzleialltag

Chancen

• Effiziente Informationsaufnahme: Alle wichtigen Daten werden von Beginn an systematisch erhoben.
• Vertrauensaufbau: Der Intake Call fördert das gegenseitige Vertrauen zwischen Kanzlei und Mandantinnen bzw. Mandanten.
• Strukturierung: Eine klare Gesprächsstruktur hilft, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten.
• Früherkennung von Risiken: Potenzielle Probleme oder fehlende Voraussetzungen werden frühzeitig erkannt.

Herausforderungen

• Zeitdruck: Häufig müssen Intake Calls kurzfristig und unter hohem Zeitdruck durchgeführt werden.
• Informationslücken: Nicht alle Fragen können im Erstgespräch abschließend geklärt werden.
• Kommunikationsbarrieren: Sprachliche oder technische Einschränkungen können den Ablauf erschweren.
• Dokumentationsaufwand: Die strukturierte Nachbereitung erfordert Sorgfalt und kann zusätzlichen Zeitaufwand bedeuten.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was ist das Ziel eines Intake Calls?
Das Ziel ist es, in einem strukturierten Gespräch alle relevanten Informationen für ein neues Mandat aufzunehmen, offene Fragen zu klären und eine solide Arbeitsbasis zu schaffen.

Wer nimmt typischerweise am Intake Call teil?
Je nach Kanzleiorganisation nehmen Mitarbeitende aus dem Bereich Assistenz, Paralegal, Associate oder auch Partnerinnen und Partner an dem Gespräch teil. In manchen Fällen ist auch die Mandantin oder der Mandant bereits beteiligt.

Wie lange dauert ein Intake Call im Durchschnitt?
Je nach Komplexität des Anliegens variiert die Dauer. Häufig dauert ein Intake Call zwischen 20 und 60 Minuten.

Welche Rolle spielen digitale Tools beim Intake Call?
Digitale Tools unterstützen bei der Terminierung, der Gesprächsführung (zum Beispiel via Videokonferenz) und der Dokumentation der erhobenen Informationen.

Warum ist eine gute Vorbereitung des Intake Calls wichtig?
Eine sorgfältige Vorbereitung gewährleistet, dass alle relevanten Fragen gestellt werden, die Anforderungen der Mandantin oder des Mandanten erkannt werden und ein reibungsloser Gesprächsverlauf möglich ist.

Wie kann ich als Berufseinsteigerin oder -einsteiger einen Intake Call erfolgreich durchführen?
Durch eine strukturierte Vorbereitung, aktives Zuhören, höfliches und professionelles Auftreten sowie eine gewissenhafte Dokumentation gelingt ein erfolgreicher Einstieg in den Ablauf eines Intake Calls.

Was passiert nach dem Intake Call?
Die erhobenen Informationen werden im Mandatssystem dokumentiert und an die zuständigen Personen weitergeleitet, sodass das Mandat effizient bearbeitet werden kann. In manchen Fällen werden nachgelagerte Rückfragen oder zusätzliche Aufnahmeschritte erforderlich.

Der Intake Call ist im modernen Kanzleialltag ein unverzichtbares Instrument, um eine geordnete, transparente und effiziente Mandatsbearbeitung von Anfang an sicherzustellen. Berufseinsteigerinnen, Berufseinsteiger sowie Bewerberinnen und Bewerber sollten sich daher mit dem Ablauf, den verwendeten Methoden und den praxisbezogenen Herausforderungen frühzeitig vertraut machen.

Häufig gestellte Fragen

Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen sind bei der Durchführung eines Intake Calls zu beachten?

Bei der Durchführung eines Intake Calls müssen insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachtet werden. Hierzu zählt die rechtmäßige Erhebung, Verarbeitung und Speicherung personenbezogener Daten, die während des Gesprächs erhoben werden. Es ist zwingend erforderlich, vor oder spätestens zu Beginn des Intake Calls eine transparente Information über den Zweck der Datenerhebung, die Rechtsgrundlage (beispielsweise Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b oder lit. f DSGVO), etwaige Empfänger der Daten sowie die Dauer der Speicherung zu geben. Außerdem müssen Betroffene über ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung sowie Widerruf der Einwilligung informiert werden. Je nach Kontext können zusätzliche nationale Vorschriften (etwa das Bundesdatenschutzgesetz) zur Anwendung kommen. Kommt es zur Übermittlung der Daten in Drittländer, so sind die jeweiligen Anforderungen bezüglich angemessenem Schutzniveau und zusätzlichen Garantien einzuhalten. Der Arbeitgeber bzw. Veranstalter des Intake Calls ist dazu verpflichtet, geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Sicherheit der Daten zu treffen.

Benötigt man für die Aufzeichnung eines Intake Calls eine Einwilligung der Gesprächspartner?

Ja, für die Aufzeichnung eines Intake Calls ist grundsätzlich die ausdrückliche Einwilligung aller Gesprächsteilnehmer erforderlich, sofern personenbezogene Daten betroffen sind. Die Einwilligung muss freiwillig, informiert und unmissverständlich erfolgen. Nach § 201 StGB könnte eine heimliche Aufnahme ohne Zustimmung sogar strafbar sein. Zudem gilt nach DSGVO die Pflicht zur Dokumentation der Einwilligung, d. h. deren Nachweisbarkeit muss sichergestellt sein. Neben der Aufzeichnung an sich ist auch zu dokumentieren, zu welchem Zweck die Aufnahme erfolgt, wie lange sie gespeichert und wer darauf Zugriff haben wird. Die Teilnehmer müssen auch über ihr Widerrufsrecht informiert werden. Kommt keine Einwilligung zustande, darf der Intake Call nicht aufgezeichnet werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für im Intake Call erhobene Daten?

Die Aufbewahrungsfristen richten sich nach dem Zweck der Datenerhebung und den einschlägigen gesetzlichen Regelungen, insbesondere der DSGVO. Grundsätzlich dürfen personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden, als es zur Zweckerfüllung erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Speicherbegrenzung). Endet der Zweck (beispielsweise nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens oder einer Mandatsprüfung), sind die Daten zu löschen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen, etwa aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) oder der Abgabenordnung (AO). Im rechtlichen Kontext kann beispielsweise für Dokumentationszwecke (etwa im Bereich Compliance) eine Aufbewahrung von bis zu 10 Jahren zulässig sein. Eine regelmäßige Überprüfung der Notwendigkeit der Speicherung und die Implementierung eines Löschkonzepts sind erforderlich.

Unterliegen Inhalte eines Intake Calls der anwaltlichen Schweigepflicht?

Sofern der Intake Call im Rahmen eines Mandatsgesprächs zwischen Rechtsanwalt und Mandant stattfindet, unterliegen sämtliche Inhalte, Informationen und personenbezogene Daten der anwaltlichen Schweigepflicht gemäß § 43a Abs. 2 BRAO sowie § 203 StGB. Die anwaltliche Schweigepflicht erstreckt sich auf alle Informationen, die im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit bekannt werden, unabhängig davon, ob diese ausdrücklich als vertraulich bezeichnet wurden. Eine Weitergabe an Dritte ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Mandanten oder aufgrund zwingender gesetzlicher Vorschriften zulässig. Verstöße gegen die Schweigepflicht können berufs- und strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Welche besonderen Pflichten bestehen bei internationalen Intake Calls?

Bei internationalen Intake Calls müssen zusätzlich zu den nationalen Datenschutzregelungen auch eventuelle Vorschriften des Landes beachtet werden, in dem die Gesprächspartner ansässig sind. Kommt es zur Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb der EU/des EWR, müssen die Anforderungen von Art. 44 ff. DSGVO beachtet werden, insbesondere das Vorliegen eines angemessenen Datenschutzniveaus oder ergänzender Schutzmaßnahmen (wie Standardvertragsklauseln oder Binding Corporate Rules). Es können darüber hinaus Melde- und Informationspflichten gegenüber Datenschutzbehörden im jeweiligen Zielland bestehen. Ferner ist eine Anpassung der Informations- und Einwilligungstexte an die spezifischen Rechtssysteme ratsam.

Welche rechtlichen Risiken bestehen bei einem fehlerhaften Intake Call?

Ein fehlerhaft durchgeführter Intake Call kann eine Vielzahl rechtlicher Risiken bergen. Datenschutzverletzungen – etwa durch fehlende oder unzureichende Einwilligungen, fehlerhafte Informationspflichten oder mangelnde Datensicherheit – können zu erheblichen Bußgeldern nach Art. 83 DSGVO führen. Ebenso drohen zivilrechtliche Schadensersatzforderungen der Betroffenen nach Art. 82 DSGVO. Kommt es zu unbefugten oder geheimen Aufzeichnungen, können zudem strafrechtliche Konsequenzen drohen (§ 201 StGB). Im Rahmen anwaltlicher Intake Calls können Verstöße gegen die Schweigepflicht zu Sanktionen durch die Rechtsanwaltskammer oder Strafverfolgungsbehörden führen. Auch die unternehmensinterne Haftung kann bei Compliance-Verstößen relevant werden.

Welche Dokumentationspflichten bestehen im Zusammenhang mit Intake Calls?

Gemäß den Rechenschaftspflichten der DSGVO (Art. 5 Abs. 2, Art. 30 DSGVO) müssen Unternehmen und Organisationen sämtliche Verarbeitungstätigkeiten, die im Zusammenhang mit Intake Calls stehen, dokumentieren. Dazu gehören z. B. die Zwecke der Datenerhebung, zugrunde liegende Rechtsgrundlagen, Kategorien der betroffenen Personen und Daten, etwaige Empfänger, Datenflüsse (inklusive Drittlandübermittlungen), technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit sowie die Einwilligungsprotokolle (falls erforderlich). Werden Intake Calls aufgezeichnet, ist die Dauer der Speicherung und das Löschkonzept zu dokumentieren. Bei sensiblen Daten oder besonderem Risiko ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung verpflichtend.