Initiativbewerbung

Initiativbewerbung

Definition und Bedeutung

Die Initiativbewerbung ist eine Form der Bewerbung, bei der eine Person unaufgefordert und ohne Bezug auf eine ausgeschriebene Stelle ihr Interesse an einer Mitarbeit bei einem Unternehmen, einer Institution oder – wie im vorliegenden Kontext – bei einer Kanzlei bekundet. Im Gegensatz zur klassischen Bewerbung wird die Initiativbewerbung nicht als Reaktion auf eine gezielte Stellenanzeige eingereicht, sondern entsteht aus eigener Motivation. Ziel ist es, sich dem potenziellen Arbeitgeber als qualifizierte Arbeitskraft anzubieten und dadurch möglicherweise eine passende Position zu erhalten.

Die Bedeutung der Initiativbewerbung hat in den vergangenen Jahren zugenommen. Viele Kanzleien nehmen solche Bewerbungen gerne entgegen, um auf talentierte und engagierte Bewerberinnen und Bewerber aufmerksam zu werden, auch wenn aktuell keine offene Position explizit ausgeschrieben ist.

Einordnung im Bewerbungsprozess

Rolle der Initiativbewerbung in der Kanzlei

Die klassische Personalgewinnung in Kanzleien erfolgt über gezielte Stellenanzeigen oder über Empfehlungen. Initiativbewerbungen ergänzen diesen Prozess, indem sie interessierten Personen die Möglichkeit geben, sich unabhängig von bestehenden Ausschreibungen vorzustellen. Dies kann insbesondere in Bereichen von Vorteil sein, in denen freie Positionen meist intern besetzt oder selten öffentlich ausgeschrieben werden.

Initiativbewerbungen zeigen einer Kanzlei, dass sich die Bewerberin oder der Bewerber aktiv für eine Mitarbeit interessiert und eigene Initiative ergreift. Dies kann als ein positives Signal hinsichtlich Engagement, Eigenständigkeit und Identifikation mit der Kanzlei gewertet werden.

Relevanz für den Einstieg

Für Persönlichkeiten, die in eine Kanzlei einsteigen möchten und keine aktuell passende Stellenausschreibung finden, stellt die Initiativbewerbung einen alternativen Zugangsweg dar. Sie ermöglicht es, unabhängig von vorhandenen Ausschreibungen frühzeitig mit einer Kanzlei in Kontakt zu treten, sich zu präsentieren und den eigenen Werdegang darzustellen.

Oftmals führen solche Bewerbungen dazu, dass Kandidatinnen und Kandidaten im internen Talentpool geführt werden, sodass sie bei künftig passenden Gelegenheiten bevorzugt kontaktiert werden können. In einigen Fällen erkennen Kanzleien durch überzeugende Initiativbewerbungen einen Bedarf, den sie bislang nicht explizit ausgeschrieben hatten, und schaffen gegebenenfalls neue Stellen.

Anforderungen und Erwartungen von Arbeitgeberseite

Von Seiten der Kanzlei werden bei einer Initiativbewerbung grundsätzlich dieselben formalen Anforderungen erwartet wie bei einer Bewerbung auf eine offene Position. Dazu gehören unter anderem:

• Aussagekräftiges Anschreiben: Das Begleitschreiben sollte spezifisch Bezug auf die Motivation zur Initiativbewerbung sowie auf die Kanzlei nehmen und darlegen, warum gerade diese Kanzlei ausgewählt wurde.
• Vollständige Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, relevante Nachweise, Zeugnisse und ggf. ein Tätigkeitsprofil oder ein Auszug abgeschlossener Projekte sollten enthalten sein.
• Individuelle Darstellung: Die Initiativbewerbung sollte auf das Profil und die Arbeitsbereiche der Kanzlei abgestimmt sein. Es wird erwartet, dass sich die Bewerberin oder der Bewerber mit den Schwerpunkten der Kanzlei auseinandergesetzt hat und eine fundierte Bewerbung einreicht.
• Konkreter Mehrwert: Es wird als positiv gewertet, wenn im Anschreiben konkrete Kompetenzen benannt werden, mit denen die Bewerberin oder der Bewerber zur Entwicklung der Kanzlei beitragen kann.

Eine Übersicht über Wunschposition, angestrebtes Tätigkeitsfeld und zeitliche Verfügbarkeit kann die Bewerbung zusätzlich strukturieren.

Typische Missverständnisse und Fehlinterpretationen

Die Begrifflichkeit und Praxis der Initiativbewerbung sind vielfach mit Unsicherheiten verbunden. Zu den häufigsten Missverständnissen zählen:

• Bezug auf beliebige Kanzleien: Manche Bewerberinnen und Bewerber verfassen allgemein gehaltene Initiativbewerbungen und adressieren diese an mehrere Kanzleien gleichzeitig. Dies wird in der Regel nicht positiv bewertet, da der individuelle Bezug und die Motivation nicht ausreichend erkennbar sind.
• Erwartung einer schnellen Rückmeldung: Da Initiativbewerbungen nicht an eine offene Vakanz geknüpft sind, kann es sein, dass eine Rückmeldung längere Zeit auf sich warten lässt, da keine akute Einstellungssituation vorliegt.
• Verwechslung mit Blindbewerbung: Obwohl die Begriffe ähnlich verwendet werden, unterscheidet sich die Initiativbewerbung dadurch, dass sie inhaltlich und formal auf das konkrete Zielunternehmen, in diesem Fall die Kanzlei, zugeschnitten ist. Eine Blindbewerbung ist hingegen meist weniger individuell angepasst.
• Unklare Positionszuordnung: Unpräzise Angaben zum gewünschten Tätigkeitsbereich können dazu führen, dass die Bewerbung nicht zielgerichtet geprüft und eingeordnet werden kann.

Praktische Tipps für Bewerberinnen und Bewerber

• Intensive Recherche: Informieren Sie sich eingehend über die Kanzlei, deren Tätigkeitsschwerpunkte, Mandate und Werte. Aus dieser Recherche ergibt sich die Grundlage für ein individuelles, überzeugendes Anschreiben.
• Klare Darstellung der Motivation: Beschreiben Sie konkret, warum Sie sich gerade an diese Kanzlei wenden und in welchem Bereich Sie Ihre Kompetenzen gewinnbringend einbringen möchten.
• Strukturierte Unterlagen: Legen Sie Wert auf vollständige, übersichtliche und formal korrekte Bewerbungsunterlagen. Passen Sie die Inhalte auf die Erwartungen der Kanzlei an.
• Initiative zeigen, realistisch bleiben: Hervorzuheben ist Ihre Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und neue Aufgabenfelder zu erlernen. Gleichzeitig sollten Sie den eigenen Werdegang realistisch einschätzen und keine ungesicherten Erwartungen äußern.
• Geduld bei der Rückmeldung: Rechnen Sie im Fall einer Initiativbewerbung mit einer längeren Bearbeitungszeit und behalten Sie gegebenenfalls im Nachgang freundlichen Kontakt zur Ansprechperson.
• Proaktives Handeln: Scheuen Sie sich nicht, nach angemessener Zeit höflich nachzufragen, sofern keine Rückmeldung erfolgt.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Wie unterscheidet sich eine Initiativbewerbung von einer Bewerbung auf eine ausgeschriebene Stelle?
Eine Initiativbewerbung erfolgt unabhängig von aktuellen Stellenausschreibungen und basiert auf eigener Initiative. Sie richtet sich an das Unternehmen beziehungsweise die Kanzlei, um grundsätzlich das Interesse an einer Mitarbeit zu bekunden.

Welche Unterlagen sollte eine Initiativbewerbung enthalten?
Eine Initiativbewerbung sollte ein individuelles Anschreiben, einen vollständigen Lebenslauf sowie relevante Zeugnisse und Nachweise umfassen. Eine kurze Vorstellung des gewünschten Aufgabenbereichs ist ebenfalls empfehlenswert.

Wie lange dauert die Bearbeitung einer Initiativbewerbung?
Da Initiativbewerbungen in der Regel nicht an einen akuten Personalbedarf gekoppelt sind, kann die Bearbeitungszeit von wenigen Wochen bis mehreren Monaten variieren.

Wie kann die Erfolgschance einer Initiativbewerbung erhöht werden?
Eine sorgfältige Recherche zur Kanzlei, ein individuell verfasstes Anschreiben und die Hervorhebung des eigenen Mehrwerts können die Erfolgschancen deutlich steigern.

Kann nach einer Initiativbewerbung proaktiv nachgehakt werden?
Ja, nach angemessener Wartezeit (zum Beispiel drei bis vier Wochen) ist eine höfliche Nachfrage per E-Mail oder Telefon grundsätzlich zulässig und kann das Interesse unterstreichen.

Was passiert mit den Daten und Unterlagen nach Absenden einer Initiativbewerbung?
Kanzleien bewahren die Unterlagen im Regelfall nach den datenschutzrechtlichen Vorgaben auf. In vielen Fällen werden Bewerbungen in einem Talentpool geführt, um sie bei passenden Gelegenheiten erneut prüfen zu können.

Dieser Artikel gibt einen umfassenden Überblick über die Initiativbewerbung im Kontext einer Kanzlei und richtet sich gezielt an Bewerberinnen und Bewerber, die den Bewerbungsprozess besser verstehen und aktiv gestalten möchten.

Häufig gestellte Fragen

Dürfen Unternehmen personenbezogene Daten aus Initiativbewerbungen über einen längeren Zeitraum speichern?

Unternehmen dürfen personenbezogene Daten von Initiativbewerbungen nur für einen begrenzten Zeitraum speichern, der sich an den Zwecken der Datenverarbeitung orientiert. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens ist gemäß Art. 17 DSGVO grundsätzlich eine Löschung der Daten vorgesehen, sobald die Zwecke der Verarbeitung weggefallen sind. Allerdings kann eine längere Speicherung zulässig sein, wenn der Bewerber einer längeren Aufbewahrung ausdrücklich zustimmt, etwa für eine Aufnahme in einen Bewerberpool. In diesem Fall muss das Unternehmen transparent über die Dauer und den Zweck der Speicherung informieren und eine widerrufliche Einwilligung einholen. Ohne eine solche Einwilligung sollte die Löschung spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens erfolgen, da in diesem Zeitraum noch Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) geltend gemacht werden können.

Welche Informationspflichten hat ein Unternehmen gegenüber Initiativbewerbern nach Art. 13 DSGVO?

Bei Eingang einer Initiativbewerbung ist das Unternehmen verpflichtet, den Bewerber über die Verarbeitung seiner personenbezogenen Daten umfassend zu informieren. Die Informationspflichten gemäß Art. 13 DSGVO umfassen die Kontaktdaten des Verantwortlichen, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung, die Speicherdauer, die Kategorien der verarbeiteten Daten, etwaige Empfänger der Daten sowie die Rechte des Bewerbers (wie Auskunft, Löschung, Widerspruch). Der Bewerber ist weiterhin über das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde und gegebenenfalls über die Absicht der Übermittlung in ein Drittland zu informieren. Diese Informationen müssen spätestens zum Zeitpunkt der erstmaligen Erhebung der Daten, also idealerweise unmittelbar nach dem Eingang der Bewerbung, in klarer und leicht verständlicher Sprache bereitgestellt werden.

Kann durch eine Initiativbewerbung ein Arbeitsverhältnis rechtlich zustande kommen?

Allein durch die Übersendung einer Initiativbewerbung kommt rechtlich noch kein Arbeitsverhältnis zustande. Ein Arbeitsverhältnis entsteht erst durch eine übereinstimmende Willenserklärung beider Parteien, zumeist durch den Abschluss eines Arbeitsvertrags. Das Angebot des Bewerbers durch Übersendung der Unterlagen stellt lediglich eine Einladung zur Abgabe eines Angebots für einen Arbeitsvertrag (invitatio ad offerendum) dar. Ein Unternehmen ist nicht verpflichtet, auf die Initiativbewerbung einzugehen oder freie Stellen entsprechend zu schaffen. Verhandlungs- oder Vorvertragspflichten können, abhängig vom Fortgang des Bewerbungsprozesses, erst durch konkrete Gespräche oder Einstellungszusagen entstehen.

Welche rechtlichen Verpflichtungen bestehen, wenn Unternehmen Initiativbewerbungen ablehnen?

Bei der Ablehnung einer Initiativbewerbung muss das Unternehmen sicherstellen, dass der Bewerber keinen diskriminierenden Gründen im Sinne des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) ausgesetzt wird. Es darf keine Benachteiligung aus Gründen der Rasse, der ethnischen Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, des Alters, der sexuellen Identität oder des Geschlechts erfolgen. Wird eine solche Diskriminierung vermutet, können Ansprüche auf Entschädigung entstehen. Darüber hinaus bestehen datenschutzrechtliche Pflichten zur Löschung der Bewerbungsunterlagen nach Ablauf der genannten Fristen.

Muss ein Bewerber bei einer Initiativbewerbung ausdrücklich der Verarbeitung seiner Daten zustimmen?

Die rechtliche Zulässigkeit der Datenverarbeitung ergibt sich bei Initiativbewerbungen grundsätzlich aus Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. Eine darüber hinausgehende ausdrückliche Einwilligung ist nur dann erforderlich, wenn die Daten zu anderen Zwecken verarbeitet werden sollen, etwa für die Aufnahme in einen Bewerberpool oder für die Teilnahme an zukünftigen Auswahlverfahren. In solchen Fällen ist eine gesonderte, informierte und widerrufliche Einwilligung des Bewerbers notwendig.

Welche besonderen Anforderungen gelten für Initiativbewerbungen per E-Mail hinsichtlich des Datenschutzes?

Bei Übermittlung einer Initiativbewerbung per E-Mail sind sowohl Bewerber als auch Unternehmen zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften verpflichtet. Unternehmen sollten Bewerbern möglichst sichere Kommunikationswege (z.B. verschlüsselte E-Mail-Übertragung oder gesicherte Bewerberportale) anbieten oder auf Risiken beim Versand per E-Mail hinweisen. Die empfangene Initiativbewerbung muss vertraulich behandelt, vor unbefugtem Zugriff geschützt und in entsprechenden Systemen bearbeitet werden. Die interne Weitergabe der Bewerbungsunterlagen darf ausschließlich an berechtigte Personen erfolgen, die im Auswahlprozess eingebunden sind.

Welche Ansprüche auf Auskunft und Löschung stehen Initiativbewerbern nach der DSGVO zu?

Initiativbewerber haben gemäß Art. 15 DSGVO das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Verarbeitungszwecke, Empfänger und die geplante Speicherdauer zu verlangen. Darüber hinaus können sie nach Art. 17 DSGVO die Löschung ihrer Daten anfordern, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder berechtigten Interessen des Unternehmens entgegenstehen. In der Praxis bedeutet dies, dass Bewerber z.B. nach einer Ablehnung die sofortige Löschung ihrer Daten verlangen können, es sei denn, das Unternehmen benötigt die Daten zur Verteidigung gegen etwaige AGG-Ansprüche, wozu eine Speicherung für maximal sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens anerkannt ist.