DMS (Dokumentenmanagementsystem)

DMS (Dokumentenmanagementsystem)

Definition und Einordnung

Ein Dokumentenmanagementsystem (kurz: DMS) ist eine digitale Lösung zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Dokumenten und Informationen. Es dient der strukturierten Ablage, Organisation sowie dem schnellen Wiederauffinden sämtlicher Unterlagen in einer Einrichtung wie etwa einer Kanzlei. DMS-Systeme ersetzen oder ergänzen die klassische Papierakte und unterstützen dabei, die wachsende Anzahl digitaler und gescannter Dokumente effizient zu verwalten.

DMS wird in vielen Branchen eingesetzt, gewinnt jedoch im Zusammenhang mit Mandatsarbeit und der Verwaltung von Schriftverkehr, Unterlagen und Fristen in Kanzleien eine besondere Bedeutung. Das Ziel eines DMS ist es, die Dokumentenflut übersichtlich zu ordnen, Bearbeitungsprozesse zu vereinfachen und Transparenz innerhalb der Arbeitsabläufe sicherzustellen.

Rolle im Kanzleialltag: Bedeutung und typische Einsatzfelder

Im Alltag einer Kanzlei spielt das DMS eine zentrale Rolle. Es sorgt dafür, dass sämtliche mandatsbezogenen Dokumente – wie Schriftsätze, Verträge, Rechnungen und E-Mails – systematisch gespeichert werden. Dabei werden digitale Akten angelegt, zu denen berechtigte Mitarbeitende jederzeit und von verschiedenen Standorten aus Zugang erhalten.

Typische Einsatzfelder sind:

• Verwaltung von Mandatsakten
• Zuweisung und Nachverfolgung von Aufgaben im Team
• Ablage und Recherche von Gesetzen, Urteilen und Entscheidungen
• Mandats- und Fristenkontrolle durch Verknüpfung mit Kalender- und Aufgabenfunktionen
• Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit und Transparenz aller Bearbeitungsschritte durch Protokollfunktionen

Durch den Einsatz eines DMS wird die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitenden unterstützt, da alles zentral und nachvollziehbar abgelegt wird.

Prozesse und Abläufe im Zusammenhang mit DMS

Dokumentenerfassung

Dokumente gelangen auf verschiedenen Wegen in das DMS: durch das Einscannen von Papierdokumenten, den Import von Dateien (z. B. PDF oder Word), das automatische Speichern ein- und ausgehender E-Mails oder durch die direkte Erstellung innerhalb des Systems.

Verschlagwortung und Zuordnung

Nach dem Erfassen werden Dokumente verschlagwortet – das heißt, sie erhalten Schlagwörter, Kategorien oder werden einer Mandatsakte zugeordnet. So wird das spätere Auffinden erheblich erleichtert.

Bearbeitung und Versionierung

Dokumente können digital bearbeitet werden. Viele DMS bieten Funktionen zur Versionierung, sodass nachvollzogen werden kann, wer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Auch eine gemeinsame Bearbeitung durch mehrere Mitarbeitende ist vielfach möglich.

Rechtevergabe und Zugriffskontrolle

Das DMS regelt, welche Mitarbeitenden Zugriff auf bestimmte Akten oder Dokumente haben. Über abgestufte Zugriffsrechte wird sichergestellt, dass sensible Informationen geschützt bleiben.

Archivierung und Löschung

Gemäß gesetzlichen und organisatorischen Vorgaben werden Dokumente nach bestimmten Fristen archiviert oder gelöscht. Das DMS unterstützt hierbei durch Erinnerungsfunktionen und automatisierte Abläufe.

Rahmenbedingungen und Standards

Bei der Nutzung eines DMS in einer Kanzlei sind verschiedene Rahmenbedingungen zu beachten:

• Organisatorische Vorgaben: Zum Beispiel, welche Dokumente zwingend in digitaler Form abgelegt werden müssen, wer welche Zugriffsrechte erhält und wie die Ablageordnung aussieht.
• Technische Tools: Es gibt verschiedene Software-Lösungen, die als DMS dienen. In Kanzleien werden häufig spezialisierte Programme oder Module eingesetzt, die auf die besonderen Anforderungen der Mandatsverwaltung abgestimmt sind.
• Übliche Vorgehensweisen: Die Handhabung des DMS ist Teil der Einarbeitung neuer Mitarbeitender. Dazu gehören klare Ablage- und Benennungsrichtlinien zur Vermeidung von Informationsverlust und zur Sicherstellung der Auffindbarkeit.
• Datenschutz und IT-Sicherheit: Aufgrund der Sensibilität der gespeicherten Daten gelten strenge Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit. Regelmäßige Datensicherungen, verschlüsselte Datenübertragung und der Schutz vor unbefugtem Zugriff sind verbindlich.

Praxisbezug: Umgang mit DMS im Arbeitsalltag

Für Berufsanfängerinnen und -anfänger bedeutet der Einsatz eines DMS meist eine Umstellung weg von Papierakten hin zu digitaler Aktenführung. Im Arbeitsalltag gehört es zu den grundlegenden Aufgaben, Schriftstücke korrekt im DMS abzulegen, Akten zu recherchieren oder Informationen zu ergänzen.

Die Nutzung des DMS erfolgt typischerweise über einen Computer-Arbeitsplatz oder mobile Endgeräte. Neue Mitarbeitende werden in der Regel in die Funktionsweise des Systems eingewiesen. Häufige Aufgaben sind:

• Zuordnung neu eingehender Dokumente zur richtigen Mandatsakte
• Finden von Dokumenten über Such- und Filterfunktionen
• Anlegen von Aufgaben oder Notizen zur Mandatsakte
• Überwachung von Fristen und Zuständigkeiten anhand der im DMS hinterlegten Informationen

Chancen und Herausforderungen im Kanzleialltag

Chancen

• Effizienzsteigerung: Durch zentrale, digitale Aktenführung entfällt das Suchen von Papierdokumenten.
• Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert.
• Ortsunabhängiger Zugriff: Mitarbeitende können von verschiedenen Standorten, auch im Homeoffice, auf die Akten zugreifen.
• Sicherheit: Durch gezielte Rechtevergabe, Protokollierung und automatische Backups wird der Schutz der Daten erhöht.

Herausforderungen

• Einarbeitung: Der Umstieg auf ein DMS kann anfangs mit einem gewissen Aufwand verbunden sein.
• Disziplin in der Nutzung: Das System funktioniert nur optimal, wenn alle Mitarbeitenden Ablage- und Benennungsregeln konsequent einhalten.
• Technische Anforderungen: Eine stabile IT-Infrastruktur und qualifizierter Support sind unerlässlich, um die Funktionsfähigkeit des DMS sicherzustellen.
• Datenschutz: Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zum Schutz personenbezogener Daten erfordert hohe Aufmerksamkeit.

Häufig gestellte Fragen

Was sind typische Aufgaben im Umgang mit dem DMS?

Zu den alltäglichen Aufgaben gehören das Einscannen, Ablegen und Auffinden von Dokumenten, das Anlegen von Akten, das Setzen von Fristen sowie die Überwachung von Vorgängen.

Benötigen neue Mitarbeitende Vorkenntnisse im Umgang mit DMS?

Nein, in der Regel erfolgt eine gezielte Einarbeitung in das spezifisch eingesetzte DMS. Grundkenntnisse im Umgang mit Computern und Offenheit für digitale Arbeitsprozesse sind jedoch hilfreich.

Wie wird sichergestellt, dass Informationen nicht verloren gehen?

Das DMS bietet vielfältige Suchfunktionen, Protokolle und Versionierungsmechanismen. Zudem werden regelmäßige Datensicherungen durchgeführt.

Ist die Arbeit mit einem DMS verpflichtend?

In den meisten modernen Kanzleien ist die Nutzung eines DMS fester Bestandteil der täglichen Arbeit und organisatorisch vorgegeben.

Wie wird die Sicherheit der im DMS hinterlegten Daten gewährleistet?

DMS-Systeme verfügen über Rechtevergaben, Verschlüsselung und Protokollierung von Zugriffen. Zudem setzen viele Kanzleien auf geschützte Server und regelmäßige Sicherheitsupdates.

Können auch Papierdokumente weiterhin verwendet werden?

Papierdokumente werden häufig eingescannt und im DMS archiviert. In vielen Fällen wird die vollständige Digitalisierung angestrebt, vereinzelte Papierdokumente können aber – je nach Vorgaben – weiterhin zum Einsatz kommen.

Ein DMS erleichtert die Organisation und Bearbeitung von Mandaten und ist inzwischen ein unerlässliches Werkzeug im Kanzleialltag. Für Nachwuchskräfte ist es ratsam, sich frühzeitig mit den Grundfunktionen und Abläufen vertraut zu machen, um den Einstieg ins Berufsleben optimal zu gestalten.

Häufig gestellte Fragen

Welche gesetzlichen Anforderungen müssen bei der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten in einem DMS beachtet werden?

Bei der Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) sind insbesondere die Anforderungen der Abgabenordnung (AO), des Handelsgesetzbuches (HGB) sowie spezifischer Branchenvorschriften zu berücksichtigen. Zentral ist die Einhaltung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff), welche eine revisionssichere Speicherung, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der Dokumente fordern. Eine Digitalisierung ist nur zulässig, wenn das digitalisierte Dokument das Original adäquat ersetzt („ersetzendes Scannen“), was durch geeignete organisatorische und technische Maßnahmen sichergestellt werden muss (z.B. Protokollierung aller Zugriffe und Änderungen, Einsatz von qualifizierten elektronischen Signaturen). Weiterhin ist auf die Einhaltung datenschutzrechtlicher Anforderungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu achten, insbesondere hinsichtlich Zugangskontrolle und Löschkonzepten für personenbezogene Daten.

Wie lange müssen Dokumente in einem DMS rechtlich aufbewahrt werden und wann dürfen sie gelöscht werden?

Die Aufbewahrungsfristen von Dokumenten in einem DMS sind gesetzlich geregelt und unterscheiden sich je nach Art des Dokuments. Nach § 147 AO und § 257 HGB beträgt die gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Handelsbriefe, Buchungsbelege oder Jahresabschlüsse grundsätzlich sechs bis zehn Jahre. Erst nach Ablauf dieser Fristen ist eine Löschung rechtlich zulässig, wobei stets zu prüfen ist, ob nicht andere gesetzliche Vorschriften längere Aufbewahrungsfristen vorsehen (z.B. Steuerrecht, spezielle Branchenregelungen). Die Löschung muss vollständig und nachvollziehbar erfolgen, um datenschutzrechtlichen Anforderungen und dem Gebot der Datenminimierung nachzukommen. Zudem muss überprüft werden, ob eventuell laufende steuerliche oder behördliche Prüfungen eine längere Vorhaltung erfordern („Prüfungsvorbehalt“).

Müssen Dokumente im DMS mit einer elektronischen Signatur versehen werden?

Eine elektronische Signatur ist nicht bei allen Dokumenten verpflichtend, jedoch empfiehlt sich ihr Einsatz insbesondere zur Sicherstellung der Authentizität und Unveränderbarkeit sensibler oder rechtsrelevanter Schriftstücke. Die qualifizierte elektronische Signatur gemäß eIDAS-Verordnung kann unter bestimmten Voraussetzungen das Schriftformerfordernis nach § 126a BGB ersetzen. In anderen Fällen, etwa bei bestimmten steuerrechtlichen Belegen oder vertraglichen Dokumenten, reicht oft eine fortgeschrittene Signatur oder ein internes Freigabeprotokoll im DMS, solange die Nachvollziehbarkeit, Lesbarkeit und Integrität sichergestellt sind. Maßgeblich sind hier die jeweiligen Rechtsvorschriften und die mit dem Dokument verbundenen Risiken.

Welche datenschutzrechtlichen Pflichten bestehen beim Betreiben eines DMS?

Beim Einsatz eines DMS sind alle Bestimmungen der DSGVO sowie des BDSG strikt einzuhalten. Es besteht die Pflicht, technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Veränderung zu schützen (Art. 32 DSGVO). Dazu gehören unter anderem ein Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung von Zugriffen, Verschlüsselung und regelmäßige Datensicherungen. Weiterhin verlangt die DSGVO die Implementierung von Lösch- und Sperrkonzepten, das Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten sowie die Realisierung von Betroffenenrechten, beispielsweise auf Auskunft oder Löschung. Werden Auftragsverarbeiter eingesetzt (zum Beispiel beim Hosting des DMS in einer Cloud), muss ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen werden.

Inwieweit muss die Revisionssicherheit eines DMS nachgewiesen werden und wie erfolgt dieser Nachweis?

Die Revisionssicherheit eines DMS ist ein zentrales rechtliches Erfordernis, insbesondere um der Nachweispflicht gegenüber Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfern gerecht zu werden. Diese wird durch interne Kontrollen, Verfahrensdokumentationen und gegebenenfalls unabhängige Prüfungen (z.B. durch einen Wirtschaftsprüfer oder eine Zertifizierung nach IDW PS 880 oder ISO 15489) nachgewiesen. Die Verfahrensdokumentation muss detailliert die eingesetzten Prozesse, technischen Maßnahmen und Verantwortlichkeiten zur Sicherung der Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit der gespeicherten Informationen beschreiben. Bei Betriebsprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten dient diese Dokumentation als Beweis für die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Dürfen Dokumente in einem DMS im Ausland gespeichert werden?

Die Speicherung von Dokumenten im Ausland ist grundsätzlich möglich, sofern die rechtlichen Anforderungen hinsichtlich Datenschutz und Steuerrecht eingehalten werden. Bei personenbezogenen Daten ist insbesondere zu prüfen, ob der Speicherort innerhalb der EU/EWR liegt, da ansonsten die besonderen Anforderungen für Drittlandtransfers gemäß Art. 44 ff. DSGVO beachtet werden müssen (z.B. Angemessenheitsbeschluss oder Standardvertragsklauseln). Steuerrechtlich kann eine Auslagerung ins Ausland bedingen, dass ein jederzeitiger Zugriff deutscher Finanzbehörden auf die relevanten Dokumente gewährleistet sein muss (§ 146 Abs. 2a AO). Darüber hinaus sind eventuelle branchenspezifische Sondervorschriften zu berücksichtigen. Ein fehlender oder unzulänglicher Zugriff kann ein steuerliches Ordnungsvorschriftenverletzung darstellen und als Ordnungswidrigkeit geahndet werden.