Client Onboarding

Client Onboarding

Definition und Herkunft des Begriffs

Client Onboarding (deutsch: Mandantinnenaufnahme, wörtlich: „Aufnahme neuer Mandantinnen oder Mandanten“) bezeichnet den strukturierten Prozess, mit dem neue Mandantinnen in ein Unternehmen oder eine Organisation aufgenommen werden. Im Kanzleikontext beschreibt „Client Onboarding“ sämtliche Maßnahmen, die dazu dienen, neue Auftraggeberinnen rechtlich und organisatorisch in das Mandatsverhältnis einzuführen. Der Begriff stammt aus dem Englischen, wobei „Client“ für den oder die Mandantin steht und „Onboarding“ einen geregelten Eintrittsprozess beschreibt. Insbesondere in international agierenden Kanzleien und im englischsprachigen Raum ist die Bezeichnung „Client Onboarding“ weit verbreitet.

Bedeutung im Kanzleikontext

Im juristischen Dienstleistungsbereich, insbesondere in Kanzleien, umfasst das Client Onboarding alle Schritte von der ersten Kontaktaufnahme bis zur formalen Mandatierung und darüber hinaus bis zur Erfassung aller relevanten Daten und der Freigabe zur Tätigkeit. Dieser Prozess ist entscheidend für die Einhaltung regulatorischer Anforderungen, die interne Organisation und eine nachhaltige Mandatsbeziehung. Die korrekte Durchführung gewährleistet nicht nur Compliance mit gesetzlichen Vorgaben, sondern legt auch die Grundlage für ein vertrauensvolles Zusammenarbeiten.

Typische Bestandteile des Client Onboardings sind die Identifikation und Verifizierung von Mandantinnen, die Durchführung von Prüfungen zur Geldwäscheprävention, die Erhebung von Konfliktinteressen sowie die Erfassung kontakt- und auftragsrelevanter Daten. Ziel ist es, mögliche Risiken frühzeitig zu erkennen und eine reibungslose Mandatsaufnahme sicherzustellen.

• Geldwäscheprävention: Kanzleien sind verpflichtet, Mandantinnen vor Aufnahme der Zusammenarbeit eindeutig zu identifizieren. Dazu zählen die Feststellung der Identität, rechtliche Überprüfungen und gegebenenfalls die Ermittlung wirtschaftlich Berechtigter.
• Datenschutz: Die Erhebung und Verarbeitung von Kundendaten während des Onboardings unterliegt strengen Datenschutzregelungen, beispielsweise durch die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung).

Organisatorische Aspekte

Das Client Onboarding erfordert die enge Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen innerhalb einer Kanzlei, wie Verwaltung, IT, Finanzen und Fachbereiche. Oft sind digitale Systeme im Einsatz, um Informationen effizient und compliance-konform zu erfassen und zu verwalten.

Kulturelle Aspekte

Die Kommunikation mit Mandantinnen im Rahmen des Onboardings variiert je nach Kanzleikultur und länderspezifischen Gepflogenheiten. Insbesondere bei international tätigen Kanzleien sind interkulturelle Sensibilität und mehrsprachige Kommunikation häufig relevant.

• Der Begründung neuer Mandatsverhältnisse, beispielsweise nach einer erfolgreichen Mandantinnenakquise.
• Der Aufnahme neuer Projekte für Bestandsmandantinnen, insbesondere wenn neue Themenfelder oder Beteiligte betroffen sind.
• Fusionen oder Übernahmen, bei denen bestehende Mandate in eine neue Kanzleistruktur integriert werden müssen.

Client Onboarding wird manchmal mit anderen Begriffen wie „Mandantenakquise“ oder „Kundendatenaufnahme“ verwechselt. Während die Akquise auf die Gewinnung neuer Mandantinnen abzielt, beschreibt das Onboarding ausdrücklich den internen Prozess nach erfolgreicher Kontaktaufnahme und vor der eigentlichen Leistungserbringung.

Ein weiteres abgrenzendes Merkmal besteht gegenüber dem „Client Management“, das die laufende Bearbeitung und Betreuung von Mandantinnen während des gesamten Mandatsverhältnisses umfasst. Client Onboarding bezieht sich ausschließlich auf die initiale Aufnahme neuer Mandantinnen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was gehört alles zum Client Onboarding in einer Kanzlei?
Das Onboarding umfasst die Identifizierung und Verifizierung von Mandantinnen, die Durchführung von Compliance-Prüfungen (insbesondere Geldwäscheprävention und Interessenkonfliktprüfung), das Anlegen von Stammdaten sowie die Information aller beteiligten Mitarbeitenden.

Wer ist am Client Onboarding beteiligt?
Je nach Kanzleigröße sind verschiedene Abteilungen wie das Backoffice, das Compliance-Team und die zuständigen Sachbearbeiterinnen involviert.

Unterscheidet sich Client Onboarding international?
Die Grundprinzipien sind ähnlich, jedoch bestehen länderspezifische Unterschiede bei rechtlichen Rahmenbedingungen, Datenschutzanforderungen und Kommunikationskultur.

Wie lange dauert der Client Onboarding-Prozess?
Die Dauer variiert je nach Komplexität des Mandats sowie der zu prüfenden gesetzlichen Vorgaben und reicht von wenigen Stunden bis zu mehreren Tagen.

Dieser Artikel vermittelt einen Überblick über die Bedeutung und Anwendung des Begriffs Client Onboarding im Kanzleialltag und bietet Nachwuchskräften einen praxisnahen Einstieg in die Thematik.

Häufig gestellte Fragen

Welche rechtlichen Grundlagen sind beim Client Onboarding zu beachten?

Beim Client Onboarding müssen verschiedene rechtliche Grundlagen beachtet werden, die sich je nach Jurisdiktion und Branche unterscheiden können. Im europäischen Raum sind insbesondere Geldwäschegesetz (GwG), Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und branchenbezogene Spezialgesetze relevant. Das GwG schreibt die Identifizierung von Neukunden und wirtschaftlich Berechtigten, die sorgfältige Dokumentation der erhobenen Daten sowie eine fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung vor. Die DSGVO erfordert, dass personenbezogene Daten auf eine rechtmäßige, transparente und zweckgebundene Weise verarbeitet werden. Darüber hinaus können sektorale Spezialregelungen, wie z.B. das Kreditwesengesetz (KWG) für Banken oder das Versicherungsaufsichtsgesetz (VAG) für Versicherungsunternehmen, weitere rechtliche Anforderungen für den Onboarding-Prozess enthalten. Unternehmen müssen durch organisatorische und technische Maßnahmen sicherstellen, dass alle einschlägigen Regelungen eingehalten und regelmäßig überprüft werden.

Welche Dokumentationspflichten bestehen beim Client Onboarding?

Im Rahmen des Client Onboarding bestehen umfangreiche Dokumentationspflichten, insbesondere nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Unternehmen sind verpflichtet, alle bei der Identifizierung des Kunden erhobenen Informationen, wie z. B. Ausweiskopien, Nachweise zur Adresse, Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten sowie Risikobewertungen, sorgfältig zu dokumentieren und aufzubewahren. Diese Daten müssen in manipulationssicherer Form gespeichert werden und während der Geschäftsbeziehung sowie bis zu fünf bzw. zehn Jahre nach deren Ende verfügbar bleiben. Auch sämtliche Überprüfungen und Aktualisierungen der Kundeninformationen sind zu dokumentieren, ebenso wie Maßnahmen zur Risikoanalyse und -abwehr. Diese Dokumentationen dienen als Nachweis gegenüber den Aufsichtsbehörden im Falle von Prüfungen oder Ermittlungen.

Welche Risikomanagementpflichten sind beim Client Onboarding zu berücksichtigen?

Im rechtlichen Kontext ist bei der Aufnahme neuer Kunden eine anlassbezogene und kontinuierliche Risikoanalyse erforderlich. Unternehmen sind verpflichtet, den Risikoappetit, d. h. die Bereitschaft zur Eingehung bestimmter Geschäftsbeziehungen (insbesondere zu politisch exponierten Personen oder Hochrisiko-Staaten), zu definieren und entsprechende Vorkehrungen zu treffen. Die Risikoanalyse umfasst die Ermittlung von Risikoindikatoren wie geographische Herkunft, Geschäftszweck, Eigentumsstruktur sowie ungewöhnliche Transaktionen. Auf Basis dieser Analyse sind risikoorientierte Maßnahmen, wie verstärkte Sorgfaltspflichten oder weitere Identifizierungen (Enhanced Due Diligence), umzusetzen. Diese Verpflichtungen ergeben sich insbesondere aus dem GwG, aber auch aus internationalen Standards der FATF (Financial Action Task Force).

Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen gelten beim Client Onboarding?

Im Rahmen des Client Onboarding unterliegen sämtliche personenbezogenen Daten den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie gegebenenfalls ergänzender nationaler Datenschutzgesetze. Verantwortliche Stellen müssen sicherstellen, dass sie nur die Daten erheben und verarbeiten, die für die Vertragserfüllung und gesetzlichen Pflichten zwingend erforderlich sind (Grundsatz der Datenminimierung). Die Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO sind zu erfüllen, indem den Kunden transparent und verständlich mitgeteilt wird, welche Daten erhoben, zu welchem Zweck diese verarbeitet und wie lange sie gespeichert werden. Weiterhin sind technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, um die Daten vor unbefugtem Zugriff zu schützen, und gegebenenfalls ein Verarbeitungsverzeichnis zu führen. Im Falle eines Datenverstoßes bestehen Meldepflichten an die Aufsichtsbehörden und ggf. auch an die Betroffenen.

Welche besonderen Sorgfaltspflichten gelten für politisch exponierte Personen (PEP) im Client Onboarding?

Die Aufnahme von politisch exponierten Personen (PEP) und deren Angehörigen oder nahestehenden Personen ist mit erhöhten rechtlichen Anforderungen verbunden. Nach § 15 GwG sind verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden, einschließlich der Pflicht, die Herkunft des Vermögens sowie die Mittelherkunft zu klären und diese Maßnahmen zu dokumentieren. Zudem muss eine Genehmigung durch das höhere Management eingeholt werden, bevor eine Geschäftsbeziehung eingegangen oder fortgesetzt werden kann. Auch eine verstärkte und fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung ist gesetzlich vorgeschrieben. Das Ziel dieser Regelungen ist es, Korruption und Geldwäsche wirksam zu verhindern und diesen Risikogruppen keine Gelegenheit zur Verschleierung illegaler Aktivitäten zu bieten.

Welche Rolle spielen Sanktionen und Embargoregelungen beim Client Onboarding?

Beim Client Onboarding ist es aus rechtlicher Sicht unumgänglich, Kunden und deren wirtschaftlich Berechtigte auf Sanktions- und Embargolisten zu überprüfen. Dies ergibt sich bspw. aus EU-Verordnungen oder nationalen Rechtsvorschriften, welche die Umsetzung internationaler Sanktionen sicherstellen. Geschäftliche Beziehungen zu Personen oder Unternehmen, die auf Sanktionslisten stehen, sind strikt untersagt und können mit empfindlichen Strafen geahndet werden. Unternehmen müssen geeignete Überwachungssysteme einsetzen, um regelmäßig den Abgleich mit aktuellen Sanktionslisten zu gewährleisten und im Verdachtsfall unverzüglich entsprechende Maßnahmen zu ergreifen, wie etwa das Einfrieren von Vermögenswerten und die Meldung an die zuständigen Behörden.

Welche Prüfungs- und Meldepflichten ergeben sich aus dem Geldwäschegesetz beim Client Onboarding?

Nach Maßgabe des Geldwäschegesetzes bestehen beim Client Onboarding strenge Prüfungs- und Meldepflichten. Unternehmen müssen Identitätsprüfungen und Plausibilitätskontrollen bei Neukunden durchführen sowie fortlaufend überprüfen, ob sich risikorelevante Umstände ändern. Verdachtsfälle auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung sind unverzüglich an die Financial Intelligence Unit (FIU) zu melden (§ 43 GwG). Zudem muss eine laufende Überwachung der Geschäftsbeziehung durch Transaktionsanalysen erfolgen. Die Prüfungs- und Meldepflichten erstrecken sich auch auf die Überprüfung von Eigentums- und Kontrollstrukturen sowie auf die regelmäßige Aktualisierung der Kundendaten. Die Erfüllung dieser Pflichten wird von den Aufsichtsbehörden streng kontrolliert; Verstöße können Bußgelder und aufsichtsrechtliche Maßnahmen nach sich ziehen.