Asana

Asana

Definition und Zweck des Begriffs Asana

Asana ist eine cloudbasierte Software zur Projekt- und Aufgabenverwaltung. Sie dient dazu, Arbeitsprozesse und Kommunikation innerhalb von Teams zu strukturieren und transparenter zu gestalten. Ursprünglich aus dem Bedarf nach effizienter Zusammenarbeit in Unternehmen entwickelt, wird Asana heute in vielen Branchen eingesetzt, auch in Kanzleien. Der Zweck von Asana besteht darin, die Planung, Delegation und Nachverfolgung von Aufgaben übersichtlich zu organisieren und dadurch die Effizienz und Zielerreichung von Teams zu unterstützen.

Rolle in der Arbeitsorganisation von Kanzleien

Typische Einsatzfelder

In Kanzleien wird Asana genutzt, um Arbeitsabläufe zu koordinieren, Fristen im Blick zu behalten und Mandatsbearbeitungen übersichtlich zu strukturieren. Die Plattform dient unter anderem zur Steuerung folgender Prozesse:

• Mandatsmanagement: Aufgaben rund um einen Mandatsfall werden als einzelne Arbeitspakete angelegt und einzelnen Teammitgliedern zugewiesen.
• Fristenüberwachung: Gesetzliche oder interne Fristen können in Asana als Termine angelegt und überwacht werden.
• Terminplanung: Besprechungen, Gerichtstermine oder interne Reviews werden koordiniert und Erinnerungen automatisch generiert.
• Prozessdokumentation: Arbeitsfortschritte, Notizen und relevante Dokumente können direkt bei der jeweiligen Aufgabe hinterlegt werden.
• Teamkoordination: Die Abstimmung innerhalb des Teams wird durch gemeinsame Aufgabenlisten und Kommentarstränge unterstützt.

Funktionen und Methoden

Asana bietet verschiedene Werkzeuge zur Organisation:

• Projekte: Übergeordnete Sammlungen, die als Container für zusammenhängende Aufgaben dienen.
• Aufgaben und Unteraufgaben: Einzelne Arbeitsschritte, die mit Fälligkeitsdaten, Verantwortlichen, Anhängen und Kommentaren ergänzt werden können.
• Kalenderansicht: Visualisiert Aufgaben und Termine im Zeitverlauf.
• Statusmeldungen: Ermöglichen eine transparente Fortschrittsanzeige für Projekte.
• Benachrichtigungen: Informieren Beteiligte über neue Zuweisungen oder Änderungen.

Rahmenbedingungen und Standards

Technische Voraussetzungen

• Webbasierte Plattform: Für die Nutzung von Asana ist ein internetfähiges Endgerät notwendig. Die Plattform ist via Browser oder mobile App nutzbar.
• Benutzerkonten: Für jedes Teammitglied wird ein persönliches Benutzerkonto benötigt, das zentral verwaltet wird.
• Datenschutz: Die Datenhaltung erfolgt in der Regel auf Servern des Anbieters. Es besteht die Notwendigkeit, Datenschutzbestimmungen und interne Compliance-Regeln zu beachten.

Organisatorische Abläufe

Der Einsatz von Asana erfordert klare Regeln für die Aufgabenverteilung, Dokumentationspflichten und Zugriffsrechte. Üblicherweise werden Projekte oder Aufgaben bestimmten Teams zugewiesen. Rollen und Berechtigungen legen fest, welche Personen welche Projekte sehen oder bearbeiten können.

Auswirkungen auf Zusammenarbeit, Effizienz und Kommunikation

Der strukturierte Einsatz von Asana verbessert besonders in der Teamarbeit die Transparenz und Rückverfolgbarkeit. Arbeitsstände sind jederzeit abrufbar, Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Informationen zentral gebündelt. Dies fördert eine selbstständige und termingerechte Erledigung der anfallenden Aufgaben sowie eine schnelle Abstimmung ohne langwierige E-Mail-Korrespondenz.

Die Plattform unterstützt zudem asynchrone Zusammenarbeit: Teammitglieder können ihre Aufgaben bearbeiten, statusbezogene Rückmeldungen geben und Feedback geben, auch wenn sie nicht gleichzeitig im System arbeiten.

Chancen und Herausforderungen in der praktischen Anwendung

Chancen

• Transparente Arbeitsverteilung: Alle Teammitglieder haben jederzeit Einsicht in laufende Aufgaben und Fristen.
• Steigerung der Nachvollziehbarkeit: Änderungen und Kommentare werden zentral dokumentiert.
• Effizientere Abläufe: Wiederkehrende Prozesse lassen sich als Vorlagen anlegen, Routinetätigkeiten automatisieren.
• Verbesserte Kommunikation: Aufgabenbezogene Kommentare und Anhänge reduzieren die Notwendigkeit für abteilungsübergreifende Abstimmungen außerhalb der Plattform.

Herausforderungen

• Einarbeitungsaufwand: Neue Nutzerinnen und Nutzer benötigen eine Schulung, um die Funktionen effektiv anzuwenden.
• Akzeptanz im Team: Der Erfolg hängt stark von der konsequenten Nutzung aller Beteiligten ab.
• Datenschutz und Vertraulichkeit: Je nach Fall sind besondere Vorkehrungen zum Schutz sensibler Informationen erforderlich.
• Informationsflut: Ohne klar definierte Strukturen kann die Anzahl der Aufgaben und Benachrichtigungen schnell unübersichtlich werden.

Praxisnahe Beispiele für die Nutzung im Kanzleialltag

Beispiel 1: Mandatsübergreifende Fristenkontrolle

Alle Fristen zu laufenden Mandaten werden als Aufgaben mit Fälligkeit in Asana angelegt. Verantwortlichkeiten werden zugewiesen, Erinnerungen erfolgen automatisch. Fällige Aufgaben werden täglich in einer Team-Besprechung gemeinsam überprüft.

Beispiel 2: Digitale Mandatsakte

Für jedes Mandat wird ein eigenes Projekt angelegt. Hier werden alle dazugehörigen Aufgaben, Termine und Dokumente gesammelt. Neue Einträge, wie eingehende Schriftsätze, werden als Aufgaben mit Hinweisen angelegt und direkt dem zuständigen Teammitglied zugeordnet.

Beispiel 3: Onboarding neuer Teammitglieder

Ein Onboarding-Projekt enthält alle notwendigen Schritte für den Einstieg neuer Teammitglieder, wie das Anlegen von Zugängen, Einweisung in interne Abläufe oder Übermittlung wichtiger Dokumente. Fortschritte werden in Asana erfasst und koordiniert abgeschlossen.

Häufig gestellte Fragen

Wie viel Zeit benötigt die Einarbeitung in Asana?

Die ersten Grundfunktionen sind meist nach wenigen Stunden erlernbar. Für eine umfassende Nutzung empfiehlt sich eine gezielte Einführung, etwa im Rahmen eines Workshops.

Welche Vorteile bietet Asana gegenüber E-Mail-Abstimmung?

Asana ermöglicht die strukturierte, zentrale Ablage von Informationen, klare Aufgabenverteilung und automatisierte Erinnerungen, wodurch Risiken von Informationsverlust oder übersehenen Aufgaben deutlich reduziert werden.

Muss das gesamte Team Asana verwenden?

Für einen optimalen Workflow ist es empfehlenswert, sämtliche Teammitglieder in das System einzubinden. Einzelne Personen sollten nicht außerhalb der Plattform arbeiten, um Dopplungen und Missverständnisse zu vermeiden.

Wie wird sichergestellt, dass vertrauliche Daten geschützt bleiben?

Die Zugriffsrechte in Asana lassen sich nach Projekten und Nutzenden verwalten. Zudem sollten interne Richtlinien und Sicherheitsmaßnahmen eingehalten werden, um unbefugte Einsicht zu verhindern.

Lässt sich Asana mit anderen Kanzlei-Systemen kombinieren?

Es stehen zahlreiche Integrationen bereit, so dass beispielsweise Kalender oder Dokumentenmangementsysteme angebunden werden können. Die konkrete Einbindung hängt von den verwendeten Systemen und individuellen Anforderungen ab.

Häufig gestellte Fragen

Welche datenschutzrechtlichen Anforderungen sind bei der Nutzung von Asana zu beachten?

Bei der Nutzung von Asana als cloudbasierter Projektmanagement-Software müssen Unternehmen insbesondere die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) beachten, soweit personenbezogene Daten europäischer Bürger verarbeitet werden. Dies umfasst die Durchführung einer Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO, sofern das eingesetzte Tool voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen beinhaltet. Es muss ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AVV) nach Art. 28 DSGVO mit Asana abgeschlossen werden, wobei zu prüfen ist, ob Asana als Auftragsverarbeiter oder gemeinsam Verantwortlicher gilt. Zudem müssen die Betroffenenrechte gewährleistet werden, u.a. das Auskunftsrecht, Recht auf Löschung und Recht auf Datenübertragbarkeit. Da Asana seine Server u.a. auch in Drittländern (wie den USA) betreibt, ist zusätzlich die datenschutzkonforme Übermittlung personenbezogener Daten in Drittstaaten sicherzustellen, etwa durch Einsatz von EU-Standardvertragsklauseln und ergänzenden technischen und organisatorischen Schutzmaßnahmen.

Welche Haftungsrisiken bestehen beim Einsatz von Asana im Unternehmen?

Beim Einsatz von Asana haften Unternehmen grundsätzlich für die rechtmäßige Verarbeitung der in Asana gespeicherten und verarbeiteten Daten. Kommt es infolge einer fehlerhaften Konfiguration, unzureichender Zugangskontrollen oder mangelhafter Schulung der Mitarbeitenden zu Datenschutzverstößen, drohen Bußgelder durch Datenschutzbehörden gemäß Art. 83 DSGVO sowie Schadensersatzforderungen von Betroffenen nach Art. 82 DSGVO. Zudem besteht ein Haftungsrisiko gegenüber Kund:innen, Partner:innen und Mitarbeitenden, sollte es durch die Nutzung von Asana z.B. zu Datenverlusten oder zu einer unautorisierten Offenlegung vertraulicher Informationen kommen. Unternehmen sollten ferner prüfen, ob ihre Berufshaftpflichtversicherung Datenschutzverletzungen infolge der Nutzung von Cloud-Anwendungen abdeckt.

Welche Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats sind bei der Einführung von Asana zu berücksichtigen?

Die Einführung und der Betrieb von Asana unterliegt in deutschen Unternehmen mit Betriebsrat typischerweise der Mitbestimmung gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Betriebsverfassungsgesetz), da die Software zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeitenden geeignet ist. Regelmäßig wird in Form einer Betriebsvereinbarung geregelt, wie Asana genutzt werden darf, welche Nutzungsrechte die Mitarbeitenden haben, und wie der Zugriff auf personenbezogene Leistungs- oder Verhaltensdaten geregelt wird. Eine Einbindung des Betriebsrats bereits im Auswahlprozess ist empfehlenswert, um spätere Auseinandersetzungen zu vermeiden und die Anforderungen an den Datenschutz und an den Beschäftigtendatenschutz (§ 26 BDSG) zu erfüllen.

Wie ist die rechtliche Bewertung externer Zugriffe und Sharing-Funktionen in Asana?

Asana ermöglicht eine einfache kollaborative Zusammenarbeit, indem externe Partner:innen oder Kund:innen in Projekte eingeladen oder Dateien sowie Aufgaben mit ihnen geteilt werden können. Aus rechtlicher Sicht ist zwingend sicherzustellen, dass für jede Weitergabe oder Einsichtnahme personenbezogener oder vertraulicher Unternehmensdaten eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO besteht. Darüber hinaus müssen mit externen Auftragsverarbeitern, falls diese durch die Einladung Zugriff auf Daten erhalten, entsprechende AVV-Vereinbarungen bestehen. Es ist auch erforderlich, die Empfänger von Daten über die bestehenden Datenschutzverpflichtungen und ggf. über bestehende Verschwiegenheitsverpflichtungen zu informieren. Eine Dokumentation aller Zugriffe und eine regelmäßige Überprüfung der geteilten Inhalte sind ratsam.

Welche Aufbewahrungs- und Löschungspflichten gelten für Daten in Asana?

Daten, die mit Hilfe von Asana verarbeitet werden, unterliegen den allgemeinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen, etwa nach Handelsgesetzbuch (HGB) oder Abgabenordnung (AO) für steuerrelevante oder geschäftsrelevante Unterlagen. Nach Ablauf solcher Fristen besteht eine Pflicht zur datenschutzkonformen Löschung gemäß Art. 17 DSGVO. Asana selbst bietet verschiedene Funktionen zur Datenlöschung und -archivierung. Unternehmen sind jedoch verpflichtet, vor der Löschung zu prüfen, ob dem gesetzliche Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Eine detaillierte Protokollierung und Dokumentation der Löschvorgänge ist für Prüfzwecke zu empfehlen. Verantwortlichkeiten und Umsetzungsprozesse sollten in einer internen Richtlinie geregelt werden.

Wie können Unternehmen die Informationssicherheit beim Einsatz von Asana gewährleisten?

Unternehmen sind verpflichtet, die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) gemäß Art. 32 DSGVO sicherzustellen, wenn personenbezogene Daten in Asana verarbeitet werden. Dazu gehört die Sicherstellung von Zugriffsschutz durch starke Passwörter und ggf. Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung der Datenübertragung sowie Regelungen für das Zugriffs- und Berechtigungsmanagement. Ebenso sollte sichergestellt werden, dass alle Software-Updates zeitnah eingespielt werden und Mitarbeitende regelmäßig zu Datenschutz und Informationssicherheit geschult werden. Prüfen Sie zudem, ob Asana über Zertifizierungen wie ISO 27001 verfügt und wie Sicherheitsvorfälle (Data Breaches) gemeldet und bearbeitet werden. Ein Informationssicherheitskonzept, das explizit auch die eingesetzte Cloud-Software wie Asana umfasst, ist empfehlenswert.