Arbeitsproben

Definition und Bedeutung

Arbeitsproben sind schriftliche oder digitale Dokumente, die Bewerberinnen und Bewerber im Rahmen einer Bewerbung einreichen, um die eigene fachliche Eignung, Herangehensweise und Qualität der eigenen Arbeit darzustellen. Sie geben Personalverantwortlichen einen direkten Einblick in bisherige Arbeitsleistungen und dienen der Beurteilung, inwiefern die Kompetenzen und das Profil der Bewerberin oder des Bewerbers auf die Anforderungen der ausgeschriebenen Stelle passen. Im anwaltlichen Umfeld zählen zu Arbeitsproben häufig Schriftsätze, Gutachten, Präsentationen, Prozessunterlagen oder Veröffentlichungen.

Einordnung im Bewerbungsprozess

Arbeitsproben werden vor allem bei Positionen gefordert, die ein hohes Maß an analytischer und schriftlicher Kompetenz erfordern. Sie sind oftmals fester Bestandteil von Bewerbungsverfahren in Kanzleien, insbesondere für Positionen mit Mandantenkontakt oder mit Fokus auf die Erstellung von Dokumenten für interne und externe Kommunikationsprozesse. Arbeitsproben werden entweder unmittelbar mit der Bewerbung eingereicht oder nach erfolgter Vorauswahl von ausgewählten Bewerberinnen und Bewerbern angefordert. Sie sind eine Ergänzung zu klassischen Bewerbungsunterlagen wie dem Lebenslauf und dem Motivationsschreiben und können den Ausschlag geben, wenn formale Qualifikationen und Erfahrungswerte sich gleichen.

Anforderungen und Erwartungen von Arbeitgeberseite

Arbeitgeber legen Wert darauf, dass Arbeitsproben thematisch relevant zur ausgeschriebenen Stelle sind und die individuelle Arbeitsweise angemessen widerspiegeln. Wichtig sind dabei:

Eigenständigkeit: Die Arbeitsprobe sollte eigenständig verfasst und ohne umfassende redaktionelle Nachbearbeitung oder wesentliche Fremdhilfe erstellt worden sein.
Inhaltliche Qualität: Klare, strukturierte Argumentation und sachliche Präzision stehen im Vordergrund.
Vertraulichkeit: Es gilt zu beachten, dass keine sensiblen oder mandatsbezogenen Informationen veröffentlicht oder weitergeleitet werden.
Aktualität: Arbeitgeber bevorzugen tendenziell neuere Arbeitsproben, die den aktuellen Stand der Fähigkeiten repräsentieren.
Relevanz: Die eingereichte Arbeitsprobe sollte die gewünschte Position und das Tätigkeitsfeld widerspiegeln.

Einige Kanzleien legen zudem Wert auf eine kurze Einordnung zur jeweiligen Arbeitsprobe, etwa durch eine einleitende Erläuterung von Kontext, Aufgabenstellung und Zielsetzung.

Typische Missverständnisse oder Fehlinterpretationen

Im Zusammenhang mit Arbeitsproben treten häufig folgende Fehlinterpretationen auf:

Verwechslung mit Abschlussarbeiten: Abschluss- oder Seminararbeiten sind nicht immer als Arbeitsproben geeignet, da sie spezielle Anforderungen und einen spezifischen Umfang haben, der nicht zwingend auf den Anwendungsfall in der Praxis übertragbar ist.
Zu umfangreiche Dokumente: Oft werden zu umfangreiche Unterlagen eingereicht, die den Auswahlprozess erschweren.
Unklare Urheberschaft: Arbeitsproben sollten die eigene Leistung widerspiegeln und nicht etwa Ergebnis gemeinsamer Teamarbeiten ohne eigenes Zutun sein.
Verwendung vertraulicher Daten: Arbeitsproben dürfen keine geschützten oder sensiblen Informationen enthalten, die Rückschlüsse auf Mandate oder andere Beteiligte zulassen.

Praktische Tipps für Bewerberinnen und Bewerber

Relevanz prüfen: Wählen Sie Arbeitsproben aus, die einen Bezug zur ausgeschriebenen Position haben und Ihre Fähigkeiten im angestrebten Tätigkeitsbereich belegen.
Kontext erläutern: Geben Sie bei Einreichung eine kurze Einordnung, um Aufgabenstellung, Zeitraum und Ziel der Arbeitsprobe darzustellen.
Sensible Inhalte anonymisieren: Entfernen oder anonymisieren Sie sämtliche personenbezogenen Angaben oder vertrauliche Informationen, um die Vertraulichkeit zu wahren.
Formale Qualität sicherstellen: Achten Sie auf eine sorgfältige Formatierung, klare Sprache und eine strukturierte Gliederung.
Erlaubnis zur Verwendung einholen: Prüfen Sie im Vorfeld, ob die Einreichung einer bestimmten Arbeitsprobe mit Dritten abgestimmt werden muss (beispielsweise bei früheren Arbeitgebenden oder Praxispartnern).
Umfang begrenzen: Häufig genügen wenige Seiten, die zentrale Fähigkeiten und Herangehensweisen deutlich machen. Im Zweifelsfall kann ein Auszug mit kurzer Erläuterung sinnvoll sein.
Aktualität beachten: Bevorzugen Sie Arbeitsproben neueren Datums, die den aktuellen Kenntnisstand zeigen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was zählt als Arbeitsprobe im Kanzleiumfeld?
Schriftsätze, Gutachten, Präsentationen oder Veröffentlichungen, die im Zuge eines Studiums, einer Nebentätigkeit oder im Rahmen früherer Beschäftigungen selbstständig angefertigt wurden.

Wie viele Arbeitsproben sollten eingereicht werden?
Üblicherweise wird eine Auswahl von ein bis zwei aussagekräftigen Arbeitsproben erwartet, sofern in der Ausschreibung nichts anderes angegeben ist.

Müssen die Arbeitsproben eine bestimmte Länge haben?
Nein, Qualität und Relevanz stehen im Vordergrund. Kurze, prägnante Arbeitsproben werden meist bevorzugt gelesen.

Kann ich eine Arbeitsprobe aus einem Teamprojekt einreichen?
Grundsätzlich sollte der eigene Beitrag klar abgegrenzt und kenntlich gemacht werden. Im Zweifelsfall empfiehlt sich eine kurze Erläuterung Ihrer eigenen Rolle.

Was mache ich, wenn ich keine relevante Arbeitsprobe habe?
In manchen Fällen kann eine selbstständige Ausarbeitung zu einem aktuellen Thema erstellt werden, die den Anforderungen an Inhalt und Form entspricht. Falls möglich, kann auch auf Hochschulprojekte zurückgegriffen werden, sofern diese thematisch passen.

Dürfen Arbeitsproben im Bewerbungsprozess veröffentlicht werden?
Arbeitsproben sind ausschließlich zur internen Sichtung im Rahmen des Auswahlverfahrens gedacht und werden vertraulich behandelt. Eine weitere Veröffentlichung bedarf stets gesonderter Zustimmung.

Dieser Überblick soll Bewerberinnen und Bewerbern helfen, den Begriff und die Bedeutung von Arbeitsproben im Bewerbungsprozess einzuordnen und in der Vorbereitung praxisnahe Sicherheit vermitteln.

Häufig gestellte Fragen

Darf ein Arbeitgeber die Vorlage von Arbeitsproben verlangen?

Arbeitsproben dürfen im Bewerbungsprozess grundsätzlich verlangt werden, sofern ein berechtigtes Interesse des Arbeitgebers an einer Überprüfung der fachlichen Eignung des Bewerbers besteht. Dies ergibt sich aus dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) sowie aus dem Grundsatz der Verhältnismäßigkeit. Der Umfang und die Art der geforderten Arbeitsproben müssen dabei im Zusammenhang mit den zu erfüllenden Tätigkeiten stehen und dürfen keine Diskriminierung darstellen. Insbesondere dürfen keine unzumutbaren, den Schutz der Persönlichkeit verletzenden oder mit nicht relevanten Inhalten beschäftigenden Aufgaben gefordert werden. Die Anforderung muss zudem so gestaltet sein, dass der Bewerber nicht gezwungen wird, Geschäftsgeheimnisse preiszugeben oder Rechte Dritter zu verletzen – wie z. B. Urheberrechte ehemaliger Arbeitgeber.

Wer besitzt die Urheberrechte an eingereichten Arbeitsproben?

Die Urheberrechte an den eingereichten Arbeitsproben verbleiben grundsätzlich beim Verfasser, sofern diese vom Bewerber selbst erstellt wurden. Mit der Einreichung räumt der Bewerber dem Arbeitgeber lediglich ein Nutzungsrecht für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens ein. Eine Weitergabe, Vervielfältigung oder andere Verwendung der Arbeitsprobe durch den Arbeitgeber außerhalb des Auswahlprozesses ist nicht zulässig, es sei denn, es wurde explizit eine gesonderte Vereinbarung darüber getroffen. Der Schutz der Urheberrechte findet in den §§ 2 ff. UrhG (Urheberrechtsgesetz) seine Grundlage.

Kann ein Arbeitgeber Arbeitsproben dauerhaft behalten?

Nein, die Arbeitsproben dürfen nur für die Dauer des Bewerbungsverfahrens vom Arbeitgeber gespeichert und genutzt werden. Nach Abschluss des Auswahlverfahrens – spätestens jedoch nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist gemäß AGG von zwei Monaten nach Mitteilung der Entscheidung – sind die Arbeitsproben entweder zurückzugeben oder, wenn eine Rückgabe unpraktikabel ist (etwa bei digitalen Übermittlungen), ordnungsgemäß zu löschen bzw. zu vernichten. Dies ist insbesondere im Hinblick auf den Datenschutz und die datenschutzrechtlichen Vorgaben der DSGVO relevant.

Müssen Arbeitsproben zwingend honoriert werden?

Ein rechtlicher Anspruch auf Honorierung von Arbeitsproben besteht grundsätzlich nicht, sofern deren Umfang einen angemessenen Rahmen nicht übersteigt und sie sich auf typische Aufgaben des ausgeschriebenen Arbeitsgebietes beschränken. Werden jedoch komplexe Aufgabenstellungen gestellt, die einen deutlichen Mehrwert für den Arbeitgeber schaffen oder den Umfang eines üblichen Bewerbungsverfahrens überschreiten (sog. Arbeitsprobe als „unechtes Probearbeiten“), kann ein Vergütungsanspruch bestehen. Die Abgrenzung im Einzelfall erfolgt nach arbeitsrechtlicher Rechtsprechung und unter Berücksichtigung der §§ 612, 631 BGB.

Darf der Arbeitgeber bereits existierende Arbeitsproben verlangen?

Der Arbeitgeber darf ausschließlich Arbeitsproben verlangen, die der Bewerber selbst angefertigt hat und an denen er die erforderlichen Rechte zur Vorlage besitzt. Arbeitsproben, die im Rahmen eines früheren Beschäftigungsverhältnisses entstanden sind, dürfen nur dann eingereicht werden, wenn dies nicht gegen Geheimhaltungs-, Datenschutz- oder andere Rechte des ehemaligen Arbeitgebers verstößt. Insbesondere Werke, die als Gemeinschaftsarbeiten entstanden sind, dürfen alleine nur unter Zustimmung der Miturheber oder Rechteinhaber vorgelegt werden (vgl. §§ 8 ff. UrhG).

Inwieweit sind Arbeitsproben im Rahmen des Datenschutzes zu behandeln?

Arbeitsproben sind personenbezogene Daten gemäß Art. 4 DSGVO, sofern sie Rückschlüsse auf den Bewerber zulassen. Arbeitgeber sind daher verpflichtet, diese vertraulich zu behandeln, vor unbefugtem Zugriff zu schützen und ausschließlich im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu verwenden. Die Aufbewahrungsdauer ist auf das erforderliche Minimum zu beschränken; nach Abschluss des Verfahrens sind die Proben ordnungsgemäß zu löschen oder zu vernichten. Der Bewerber hat nach Art. 15 DSGVO Anspruch auf Auskunft über die Verarbeitung seiner Unterlagen.

Können Arbeitsproben Gegenstand einer Diskriminierung im Bewerbungsverfahren sein?

Die Auswahl und Bewertung von Arbeitsproben dürfen nicht zu einer Benachteiligung im Sinne des AGG führen (§§ 1, 7 AGG). Das bedeutet, dass kein Bewerber aufgrund von Merkmalen wie Geschlecht, Alter, ethnischer Herkunft, Religion, Behinderung oder sexueller Identität beim Umgang mit Arbeitsproben benachteiligt werden darf. Sollte die Art oder der Umfang der geforderten Arbeitsprobe zu einer unmittelbaren oder mittelbaren Diskriminierung führen, kann dies rechtlich angefochten und Schadenersatz gefordert werden.