STK ve kar amacı gütmeyen kuruluşlarda “İstasyon” kavramının açıklaması ve anlamı
“İstasyon” terimi, sivil toplum kuruluşları (STK’lar) ve kar amacı gütmeyen kuruluşlar bağlamında, dernek amacının yerine getirilmesi için sürekli veya süreli olarak kurulan sabit, organizasyonel olarak sınırlandırılmış bir birimi ifade eder. İstasyonlar genellikle bölgesel, fonksiyonel veya konuya özel konumlar, ofisler, tesisler ya da başvuru noktaları olup, burada operasyonel görevler gerçekleştirilir ve kamu yararına yönelik amaçlar fiilen uygulanır. Bu nedenle, organizasyon yapısının önemli bir yapı taşıdırlar ve farklı hukuki çerçevelere tabidirler.
Kar amacı gütmeyen kuruluşlarda istasyonların hukuki sınıflandırılması
Tanım ve diğer organizasyon birimlerinden ayrımı
İstasyonlar, gevşek organize edilmiş proje grupları veya süreli çalışma gruplarının aksine, organizasyonel olarak sabit şekilde yapılandırılmış işletme birimleridir. Organizasyonun şirketler hukuku iradesine göre dış birim, şube merkezi, idari merkez veya bölgesel şube olarak faaliyette bulunabilirler ve genellikle kendi etki alanlarına sahiptirler. İstasyonun kesin yapısı, görevleri, yetkileri ve sorumlulukları genellikle ilgili kuruluşun tüzüğünde veya iç yönetmeliğinde düzenlenir.
İstasyonlar ve idari merkezler
İdari merkezler çoğunlukla bir STK’nın merkezi yönetim noktası iken, istasyonlar daha çok kamu yararına yönelik görevlerin sahada uygulanmasına hizmet eder.
İstasyonların statüsü ve kurulması
Almanya’da faaliyet gösteren bir kar amacı gütmeyen kuruluş bünyesinde istasyon kurulmasında dernekler ve vergi hukukuna dair düzenlemeler merkezi öneme sahiptir.
Tüzükten kaynaklanan esaslar
Bir istasyonun kurulması, kuruluşun tüzüğünde düzenlenmelidir. Vergi Usul Kanunu’nun (AO) 58. maddesinin 1 ve 2 numaralı bentlerine göre, tüzükte amaç ve gerçekleştirme biçimi açık ve net şekilde belirtilmelidir. Dernek amacının ilerletilmesi için alınacak tedbirlerin parçası olarak istasyon kurmak, açıkça öngörülmeli veya uygun bir yönetim kurulu kararıyla güvence altına alınmalıdır.
Tescil hukuku ile ilgili hususlar
İstasyonlar – eğer bağımsız tüzel kişilik niteliği taşımıyorlarsa (ör. tescilli dernek veya bağımsız şirket değilse) – dernekler kütüğüne ayrı olarak kaydedilmezler. Yönetim ve hukuki sorumluluk genellikle ana kuruluşun yönetim kurulunda kalır; ancak istasyon için ayrı bir tüzel kişilik seçilmişse (ör. gGmbH, alt dernek) bu durum değişebilir.
Kamu yararının tanınması
İstasyonların tüm faaliyetleri, kuruluşun amaçları çerçevesinde kalmalıdır (§ 52 AO). İstasyonun faaliyetleri ve gelirleri vergi avantajlı faaliyete dahil edilmelidir ki, kuruluşun kamu yararı niteliği tehlikeye düşmesin.
İşletme ve sorumluluk hukuku ile ilgili hususlar
Organizasyon içerisine yerleştirilme ve talimat yetkisi
İstasyonlar genellikle kuruluşun talimat hakkına tabidir ve yönetim kurulunun talimatları ile mevcut uyum (compliance) gereksinimlerine bağlıdır. Kuruluşun genel sorumluluğu kapsamında, tüm istasyonların gözetim ve denetim mekanizmalarına uygun olarak yapılandırılması gerekir.
Personel geçişi ve iş hukuku
İstasyonlarda çalışanlar taşıyıcı ülkenin iş hukukuna tabidir. Bir istasyon yurtdışında bulunuyorsa, öncelikle ev sahibi ülkenin iş hukuku hükümleri geçerlidir; ayrıca sevk yönetmelikleri ve vergisel konular (maaş vergilendirmesi, sosyal sigorta hukuku) dikkate alınmalıdır. İstasyonun bağımsız bir şube olmaması, iş ve vergi hukuku açısından önemlidir.
Sorumluluk ve sigorta
İstasyonlardaki çalışanların eylem ve ihmallerinden doğan sorumluluğu esasen kuruluş taşır. Aksi bir düzenleme, ancak ayrı bir tüzel kişilik oluşturularak sağlanabilir. Sigorta koruması (ör. sorumluluk, kaza sigortası) şubeler ve istasyonlar için de ayrıca temin edilmelidir.
Vergi hukuku açısından değerlendirme
İstasyonlarla ilgili tüm işletme ve personel giderleri bütçe planında ayrı gösterilmeli ve doğru şekilde kamu yararına (ve ekonomik işletme varsa gerekirse vergilendirilebilir) faaliyetlere atanmalıdır. İstasyonlar için bağımsız muhasebe mümkündür; nihai hesap ve konsolidasyon ana örgüt tarafından yapılır.
Sämtliche Betriebs- und Personalkosten im Zusammenhang mit Stationen sind im Haushaltsplan gesondert auszuweisen und korrekt gemeinnützig (ggf. auch steuerpflichtig bei wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb) zuzuordnen. Eigenständige Buchhaltungen von Stationen sind zulässig, abschließende Rechnungslegung und Konsolidierung erfolgt über das Hauptorgan der NGO.
Katma değer vergisi açısından değerlendirme
Kar amacı gütmeyen istasyonların hizmetlerinden elde edilen gelirler, vergi avantajlı kuruluş oldukları ve gelirlerin doğrudan kamu yararı hedefine hizmet ettiği sürece, KDV Muafiyeti Kanunu’nun § 4 No. 20 ve devamı uyarınca kural gereği KDV’den muaftır.
Yurtdışındaki istasyonlar
Almanya dışındaki istasyonlar, ilgili ülkenin yürürlükteki ulusal hukukuna (ör. vergi hukuku, iş hukuku, yurtdışında dernekler hukuku) tabidir. Kuruluşun Almanya’daki kamu yararı statüsünün korunabilmesi için, Almanya’daki AO düzenlemelerine göre kaynak kullanımına özel dikkat gösterilmelidir. Ayrıca ev sahibi ülkede kayıt ve ruhsat gereklilikleri olabilir.
İstasyonlarda veri koruma ve uyum (compliance)
Veri koruma hukuku yükümlülükleri
Bir STK’nın parçası olan istasyonlar, Genel Veri Koruma Tüzüğü’ne (DSGVO) ve ulusal veri koruma yasalarına uymakla yükümlüdür. Bu özellikle veri işleme düzenlemeleri, BT sistemlerinin kullanımı ve istasyon birimi kişisel verileri işliyorsa veri koruma sorumlusunun atanmasını kapsar.
Uyum ve iç kontrol sistemleri
İstasyonlar da iç kontrol sistemi, şikayet bildirim sistemi ve risk analizine entegre edilmelidir. Davranış kuralları (Code of Conduct) veya iç yönetmelik gibi yönergeler tüm istasyonlarda uygulanmalıdır.
İstasyonların kapatılması ve yeniden yapılandırılması
Bir istasyonun kapatılması veya yeniden yapılandırılması, tüzük hükümlerine, iş hukuku gereksinimlerine (fesih koruması, sosyal planlar) ve vergi ile fon desteğine dair gerekliliklere (desteklerin iadesi, kaynak kullanımı yükümlülüğü) tabidir. Sistemli bir geri çekilme belgelenmeli ve yasal ya da vergisel riskler önlenmelidir.
Özet
STK’lar ve kar amacı gütmeyen kuruluşlardaki “İstasyon”; operasyonel görevlerin yürütülmesi ve kamu yararına amaçların hayata geçirilmesi için merkezi bir organizasyon birimidir. Hukuki yapısı, tüzüksel düzenlemelere, iş, vergi ve veri koruma hukukuna ilişkin hükümlerle ana kuruluşa net bağlılık gerektirir. Yasal çerçevenin yanı sıra, şeffaflık, iç kontrol mekanizmaları ve kamu yararına temel ilkelerin gözetilmesi, istasyonların doğru yönetimi için vazgeçilmezdir.
Sıkça sorulan sorular
Bir STK veya kar amacı gütmeyen kuruluşta istasyon iş hukuku açısından staj mı yoksa iş sözleşmesi midir?
Bir STK ya da kar amacı gütmeyen kuruluşta istasyonun hukuki sınıflandırılması esas olarak fiili koşullara bağlıdır. Burada belirleyici olan, öğrenme ve eğitim amacı mı (staj) yoksa talimatlara bağlı, ücretli bir istihdam ilişkisi mi söz konusudur. Zorunlu stajlar, eğitim veya üniversite kapsamında yerine getirildiğinde, dar anlamda iş ilişkisi değildir. Ancak gönüllü stajlar ya da mesleki yönelim için yapılan “istasyonlar” ise şekline ve süresine göre iş ilişkisi olarak kabul edilebilir; bu durumda asgari ücret yasası veya fesih koruması gibi iş hukuku korumaları devreye girebilir. Sözleşme düzenlemeleri ve işletmeye entegrasyon esas olup, tereddüt halinde hukuki inceleme önerilir.
Bir istasyonda sosyal sigorta yükümlülüğü var mı?
Bir istasyonda sosyal sigorta yükümlülüğü hukuki sınıflandırmasına bağlıdır. Okul, üniversite veya mesleki eğitim kapsamında yapılan zorunlu stajlarda kural olarak sosyal sigorta primi ödeme zorunluluğu yoktur. Ancak, gönüllü bir staj veya iş ilişkisi olarak değerlendirilen bir istasyon söz konusuysa, genel sosyal sigorta hükümleri geçerli olur; yani gerekiyorsa sağlık, bakım, emeklilik ve işsizlik sigortasına tabi olunur. Değerlendirme için haftalık çalışma süresi, ödeme ve faaliyetin süresi önemlidir.
Bir istasyon ücretli midir ve asgari ücret kanununa tabi midir?
Bir istasyonun ücretli olup olmadığı ve yasal asgari ücretin ödenip ödenmeyeceği yine istasyonun türüne bağlıdır. Eğitim veya üniversite kapsamında yapılan zorunlu istasyonlar/stajlar asgari ücret kanununun (§ 22 MiLoG) dışında tutulmuştur. Yönlendirme için azami üç aya kadar gönüllü stajlar da büyük ölçüde hariçtir. Ancak istasyon bu süreyi aşıyorsa veya bir iş ilişkisi olarak tanımlanıyorsa, kural olarak asgari ücret ödenmelidir. Kar amacı gütmeyen kuruluşlar burada yasal açıdan özel sektör firmalarından farklı değildir.
Bir STK’da istasyon sırasında katılımcılar için hangi sorumluluk riskleri vardır?
Bir istasyon kapsamında katılımcılar kural olarak — normal çalışanlar gibi — kuruluşun kaza sigorta kapsamına dahil edilir; bu, kuruluşun yapısı ve statüsü ile sınırlıdır. İhmal sonucu meydana gelen zarar durumunda, kuruluşa veya üçüncü kişilere karşı sorumluluk doğabilir; çoğunlukla STK tarafından işletme sorumluluk veya kaza sigortası mevcuttur. Kasıtlı veya ağır ihmal sonucu zararda ise şahsi sorumluluk hariç tutulamaz. İstasyona başlamadan sigorta korumasının açıkça teyit edilmesi tavsiye edilir.
Bir STK’daki istasyonda özel veri koruma düzenlemeleri var mı?
Kar amacı gütmeyen bir kuruluşta istasyon sırasında, DSGVO ve Federal Veri Koruma Kanunu’na (BDSG) ilişkin tüm veri koruma kuralları geçerlidir. Katılımcılar genellikle danışan, bağışçı veya diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilere erişim elde eder. STK’lar, stajyerleri ve istasyon çalışanlarını görev ve yükümlülükleri konusunda bilgilendirmek zorundadır. Veri koruma ihlalleri disiplin cezaları ile hukuki ve cezai sonuçlar doğurabilir. Bu konuda bir bilgilendirme ve olası gizlilik taahhüdü istasyon sözleşmesinde yer almalıdır.
Bir istasyon için hangi çalışma süresi hükümleri geçerlidir?
Bir STK’da istasyon için de, açıkça muafiyet olmadıkça (ör. bazı zorunlu stajlarda) Çalışma Süresi Kanunu (ArbZG) hükümleri geçerlidir. Yani, günlük azami 8 saat çalışma (istisnai durumlarda 10 saate kadar), mola düzenlemelerine ve pazar ile tatil korumasına uyum gerekir. Gençler ayrıca Genç İşçi Koruma Kanunu’na (JArbSchG) tabidir; bu kanun, çalışma süresi, molalar ve iş türlerinde daha katı sınırlar öngörür. Fazla çalışma ise sadece yasal sınırlar içinde ve her durumda yazılı olarak kayıt altına alınmalı ve gerekiyorsa telafi edilmelidir.
Bir istasyon daha sonraki mesleki eğitim veya üniversite eğitimi için sayılabilir mi?
Bir istasyonun mesleki eğitim veya üniversite eğitimine sayılabilirliği, genel kural olarak düzenlenmemiş olmasına karşın, sınav yönetmelikleri veya ilgili eğitim kurumlarına bağlıdır. Üniversiteler ve oda kuruluşları, genellikle tanınmış STK’lardaki istasyonları, faaliyetlerin meslek tanımına uygun olması ve istasyonun niteliği, içeriği, süresi ve başarısına ilişkin nitelikli bir belge sunulması halinde, uygulama dönemi veya zorunlu staj olarak kabul ederler. İstasyon öncesinde, eğitim kurumundan bu konuda yazılı bir onay almak tavsiye edilir.