Matter Number
Terimin tanımı ve kökeni
Terim Matter Number (Türkçesi yaklaşık olarak: “Dosya numarası” veya “Olay numarası”) İngilizce konuşulan hukuk bürosu bağlamından, özellikle Anglo-Amerikan bölgesinden gelir. “Matter” (Türkçesi: konu, dava, olay) ve “Number” (Türkçesi: numara) kelimelerinin birleşimidir. Hukuk bürosu gündelik yaşamında Matter Number, belirli bir vekalet dosyası veya projeye özel, benzersiz bir tanımlama işlevi görür.
Almanca’daki “Aktenzeichen” veya “Vorgangsnummer” kavramlarından farklı olarak, Matter Number özellikle vekaletlerin, işlerin veya hukuki konuların hukuk bürolarında ya da benzer yapılarda yönetilmesine özgüdür.
Hukuk bürosu bağlamındaki önemi
Tipik kullanım
Matter Number her yeni vekalet işine, her davaya veya projeye bireysel olarak atanır. Belirli bir olaya ait belgelerin, yazışmaların, faturaların ve iç iletişimin açıkça tanımlanmasını ve tespitini sağlar. Bu, düzenli dosyalama, çalışma adımlarının izlenebilirliği ve farklı vekaletlerin ayrımını kolaylaştırır.
Önemi
Uluslararası ortamda ve büyük ortaklıklarda Matter Numbers kullanımı yerleşik bir standarttır. Benzersiz numaralandırma, çalışanların, vekil edilenlerin ve dış ortakların her zaman aynı olaya atıfta bulunmasını sağlar. Bu, hem kurum içi süreçlerde hem de üçüncü kişilerle iletişimde verimliliği, şeffaflığı ve hukuki güvenliği artırır.
Çerçeve koşulları
Hukuki ve organizasyonel yönler
Almanya ve diğer ülkelerde dosya tutma ve işaretlemeye ilişkin yasal gereklilikler bulunsa da, Matter Number verilmesi özellikle uluslararası ortaklıklarda genellikle iç uygunluk yönergeleri veya işletme standartlarının bir parçasıdır. Bilgiler bireysel şekilde etiketlenebildiğinden ve ayrıştırılabildiğinden, veri gizliliği ve gizlilik yükümlülüklerinin sağlanmasına katkıda bulunur.
Hukuk bürolarına yönelik yazılım çözümlerinde Matter Numbers, belge yönetiminin ve faturalandırma süreçlerinin merkezi unsurudur. Numara, vekaletin açılmasından arşivlemeye kadar tüm bilgileri takip eder.
Kültürel yönler
Birçok Anglo-Sakson hukuk bürosunda, yazışmalarda ve müvekkil ile yapılan iletişimde Matter Number belirtilmesi alışılmış bir uygulamadır. Böylece, tüm tarafların ilgili konuyu her zaman doğru şekilde tanımlayabilmesi güvence altına alınır.
Pratik örnekler ve tipik senaryolar
- Vekaletin kabulü: Yeni bir vekalet açıldığında otomatik olarak bireysel bir Matter Number oluşturulur ve yeni olaya atanır.
- Yazışma: Vekaletle ilgili her e-posta, mektup veya formun konu satırında ya da üzerinde ilgili Matter Number bulunur.
- Faturalandırma: Faturalandırılan hizmetler, Matter Number’a göre gruplanır ve böylece müvekkil, her bir konuya ilişkin ortaya çıkan maliyetleri açık şekilde görebilir.
- Arşivleme: Bir vekalet tamamlandığında tüm dosya, Matter Number dahil olmak üzere arşivlenir; bu, sonraki erişimi kolaylaştırır ve yasal saklama sürelerine uyulmasını destekler.
Benzer kavramlarla farklar ve olası yanlış anlamalar
“Client Number” ve “Aktenzeichen” ile farkları
- Client Number: Matter Number belirli bir olayı tanımlarken, Client Number (müvekkil numarası) iş sahibi/müvekkilin tanımlanmasına hizmet eder. Genellikle bir müvekkilin birden fazla olayı, her biri için ayrı bir Matter Number’ı olabilir.
- Aktenzeichen: Almanca kullanımda Aktenzeichen esasen Matter Number’a denk gelmekle birlikte, numara verme sistemleri ve kullanım alışkanlıkları farklılık gösterebilir. Aktenzeichen ayrıca mahkemeler veya resmi kurumlar tarafından da verilebilir.
- File Number veya Reference Number: Bazı bağlamlarda bu terimler eşanlamlı kullanılsa da, anlam ve kullanımlarında bölgesel ve kurumsal farklılıklar olabilir.
Tipik yanlış anlamalar
Uluslararası ekiplerde Client Number ve Matter Number’ın karıştırılması yaşanabilir. Bu nedenle, her numaranın açık ve tutarlı kullanılması ile yazışmalarda net şekilde belirtilmesi önemlidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Matter Number ile Client Number arasındaki fark nedir?
Matter Number belirli bir konuyu (örneğin bir dava, proje veya iş) işaret ederken, Client Number işveren veya müvekkili tanımlamaya yarar. Bir müvekkilin farklı işler için birden fazla Matter Number’ı olabilir.
Bir davanın tüm mesleki süresi boyunca Matter Number kullanılır mı?
Evet, Matter Number bir konuyu vekaletin kabulünden arşivlemesine kadar takip eder ve tüm belge ve olayların kesintisiz olarak atanmasını sağlar.
Matter Number verilmesi zorunlu mudur?
Matter Number kullanımı için yasal bir zorunluluk bulunmamakla birlikte, birçok uluslararası ve büyük ortaklıkta vekalet yönetimi için vazgeçilmez bir standarttır.
Matter Number nasıl oluşturulur?
Atama, genellikle hukuk bürosu yazılımı tarafından otomatik olarak dahili yönergelere göre yapılır. Çoğunlukla, Matter Number yıl, müvekkil kısaltması ve seri numaralarının birleşiminden oluşan harf ve/veya rakamlardan meydana gelir.
Bir Matter Number birden fazla kez verilebilir mi?
Hayır, Matter Number benzersizdir ve yalnızca belirli bir konuya bir kez verilebilir; karışıklıkların önlenmesi için tekrar kullanılamaz.
Özet: Matter Number, uluslararası hukuk bürosu bağlamında vekalet işlerinin benzersiz şekilde tanımlanması ve yönetilmesi için merkezi bir koddur. Bürodaki organizasyon, iletişim ve dokümantasyonu kolaylaştırır ve özellikle uluslararası faaliyet gösteren hukuk bürolarında standart uygulamadır. Adaylar ve mesleğe yeni başlayanlar, bu numaranın düzenli kullanımının iş sürecinin verimli ve güvenli yürütülmesine katkı sağladığını öğrenirler.
Sıkça Sorulan Sorular
Matter Number oluşturulurken hangi yasal gereklilikler dikkate alınmalıdır?
Matter Number (dosya numarası) atanırken özellikle meslek etiğine ve veri koruma düzenlemelerine uyulması gereklidir. Mesleki gereklilikler arasında, müvekkil ve olayın atanmasının açık ve takip edilebilir olması, düzgün bir dosya tutmanın sağlanması bulunur (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Dosya numarası, tam bir dokümantasyon ve arşivlemeye olanak sağlamalı ve, yetkisiz erişim halinde gizli bilgiler hakkında herhangi bir çıkarım yapılmasına imkân vermemelidir. Veri koruma bakımından – özellikle DSGVO ve BDSG gereğince – Matter Number’ın kişisel bilgiler veya müvekkil hakkında dolaylı bilgi içermemesi gereklidir. Atama ve bakım işlemleri, teknik ve organizasyonel önlemler (ör. erişim yönetimi, şifreleme) yoluyla yetkisiz erişime karşı korunmalıdır.
Hatalı veya mükerrer Matter Number atanmasının sonuçları nelerdir?
Hatalı ya da iki kez verilmiş bir Matter Number, önemli hukuki sonuçlara yol açabilir. Bir yandan dosya içeriklerinin karışması riski olur; bu da avukatın sır saklama yükümlülüğünün ihlaline (§ 43a Abs. 2 BRAO) neden olabilir. Diğer yandan, olayların karışması nedeniyle yanlış bilgilendirme ya da işlem yapılması durumunda ciddi sorumluluk riskleri ortaya çıkabilir. § 203 StGB (Gizliliğin ihlali) kapsamında, karışıklık nedeniyle üçüncü kişilerin müvekkil verilerine izinsiz erişimi halinde cezai sorumluluk da gündeme gelebilir. Disiplin soruşturmalarında, dikkatli dosya tutma ve net dosya numaraları denetlenebilir standartlardır.
Matter Number ve ilgili verilerin yasal olarak ne kadar süre saklanması gerekir?
Mesleki düzenlemelere göre, özellikle § 50 Abs. 1 BRAO ve § 27 BNotO gereğince, avukatlık dosyalarının Matter Number dahil olmak üzere vekalet sona erdikten sonra en az altı yıl saklanması zorunludur. Vergi veya ticaret hukukunda daha uzun süreler geçerli olabilir; örneğin, § 147 AO veya § 257 HGB uyarınca on yıla kadar süreler öngörülmektedir. Bu süre boyunca Matter Number, düzen ve takip için kullanılmaya devam eder. Yasal sürelerin tamamlanmasının ardından, dosyalar ile birlikte Matter Numbers veri korumasına uygun biçimde yok edilmelidir; buna elektronik referansların silinmesi de dahildir.
Matter Number verilmesinde hangi veri koruma yönleri dikkate alınmalıdır?
Veri koruma açısından, Matter Number’ın kendi başına isim, doğum tarihi veya vekalet içeriği gibi hassas bilgiler içermediğinden emin olunmalıdır. DSGVO’ya göre, kişisel bilgiler sadece belirli, açık ve meşru amaçlarla toplanıp işlenebilir (Madde 5 DSGVO). Matter Number ataması, müvekkil veya konu hakkında çıkarım yapılmasına imkân vermeyecek bir şemaya göre yapılmalıdır (ör. gerçek isimler ya da açık kısaltmalar içermemelidir). Ayrıca, yalnızca yetkili kişilerin kodlara ve atamalarına erişim sağlayabilmesi gerekir. Dijital sistemlerde uygun takma ad kullanımı ve şifrelemeye de dikkat edilmelidir.
Mevcut dosyalarda Matter Number’ın değiştirilmesi veya düzeltilmesiyle ilgili hangi hukuki kurallar geçerlidir?
Matter Number’ın sonradan değiştirilmesi veya düzeltilmesi yalnızca belgelenebilir ve izlenebilir şekilde yapılmalı, böylece dosya tutmanın bütünlüğü ve doğruluğu sağlanmalıdır (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Değişiklikler dosya sisteminde denetime uygun biçimde kaydedilmelidir; orijinal dosya numarası ve değişiklik gerekçesi korunmalıdır. Tanımsız silme veya değişiklikler yasaktır ve mesleki hukuki sonuçlara yol açabilir. Sorumluluklar ve işleyişin düzenlendiği bir değişiklik yönergesi oluşturulması önerilir.
Elektronik hukuki iletişim sistemlerinde Matter Number nasıl değerlendirilir?
Elektronik hukuki iletişimde, örneğin özel elektronik avukat posta kutusunda (beA), Matter Number dahili bir düzen özelliği olarak kabul edilir. Ancak, ilgili mahkeme veya usul düzenlemelerinin özel gereksinimlerine uyacak, gizlilik yönetmeliklerini ihlal etmeyecek şekilde tutulmalıdır (bkz. § 130d ZPO ile eJustice-altyapısının gerekleri). Ayrıca, Matter Number mahkemeler veya üçüncü kişilerle, müvekkil hakkında bilgi edinilmesine yol açacak şekilde yasal bir temel olmaksızın paylaşılmamalıdır. Güvenli saklama ve iletim, şifreleme gibi teknik koruma önlemleriyle sağlanmalıdır.