Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech, hukuk hizmetleri alanında teknolojilerin süreçleri desteklemek, optimize etmek veya otomatikleştirmek amacıyla kullanılması anlamına gelir. Bu kavram, bir hukuk bürosunun günlük iş akışında çeşitli noktalarda önemli olabilen dijital araçları, uygulamaları ve platformları kapsar. Amaç, süreçleri daha verimli hale getirmek, iş kalitesini güvence altına almak ve müvekkil ile iletişimde yeni olanaklar oluşturmaktır.

Tanım ve Konumlandırma

Legal Tech, yenilikçi teknolojiler ve dijital uygulamaları kapsayan bir üst kavramdır ve hukuki hizmetlerin desteklenmesi veya dönüştürülmesine olanak tanır. Bunlara; yazılım çözümleri, hukuki işlemlerin dijital ortamda yürütüldüğü online platformlar ve standart süreçlerin otomasyonu için kullanılan araçlar dahildir. Legal Tech, çalışma ortamının dijitalleşmesini teşvik eder ve hem büro içi süreçleri hem de müvekkillerle iş birliğini etkileyebilir.

Legal Tech, belirli bir büro türüyle sınırlı değildir, farklı alan ve ölçeklerde uygulanabilir – münferit dijital yardımcı araçlardan tüm iş akışlarını kapsayan entegre sistemlere kadar geniş bir yelpazeyi içerir.

Hukuk Bürosu Günlük İşlerinde Önemi ve Uygulama Alanları

Günümüz hukuk bürosu ortamında Legal Tech’in önemi giderek artmaktadır. Mandaların verimli ve şeffaf bir şekilde ele alınmasını mümkün kılar ve hizmet, dokümantasyon ile veri koruma konusundaki artan gerekliliklerle başa çıkmada yardımcı olur. Tipik uygulama alanları şunlardır:

• Dijital belge yönetimi: Belgelerin ve sözleşmelerin otomatik olarak oluşturulması, yönetilmesi ve arşivlenmesi.
• Süre ve randevu yönetimi: Önemli sürelerin ve randevuların izlenmesi için araçlar.
• İletişim platformları: Müvekkiller ve iş ortaklarıyla güvenli, dijital iletişim kanalları.
• Dosya ve müvekkil yönetimi: İşin durumu, görevler ve yetki alanlarının yapılandırılmış bir şekilde gösterildiği yazılım.
• Otomatikleştirilmiş süreçler: Örneğin; otomatik dilekçe oluşturma, sözleşme kontrolü veya toplu işlemlerin yürütülmesi.
• Araştırma çözümleri: Bilgiye hızlı erişim için dijital veri tabanları ve arama fonksiyonları.

Süreçler, İş Akışları ve Yöntemler

Legal Tech bağlamında çeşitli dijital süreçler ve iş yöntemleri kullanılmaktadır:

• Dosyaların dijitalleştirilmesi: Kağıda dayalı belgelerin, birden fazla kişi tarafından aynı anda işlenebilen ve aranabilen dijital dosyalara dönüştürülmesi.
• İş akışı yönetimi: Hataların önlenmesi ve şeffaflık sağlanması için standart süreçlerin belirlenmesi ve görevlerin dijital sistem üzerinden atanması.
• Otomatik metin oluşturma: Şablonlar ve müvekkil verileri aracılığıyla sıkça ihtiyaç duyulan yazışmaların yazılım ile hazırlanması.
• Müvekkil portalları: Müvekkillerin verilerini ve belgelerini sağlayabilecekleri veya işlem durumunu takip edebilecekleri online erişim imkânı.
• Elektronik hukuk yazışmaları: Belgelerin mahkeme ve kamu kurumlarına elektronik olarak iletilmesi.

Çerçeve Koşulları ve Standartlar

Legal Tech kullanan hukuk büroları, çeşitli organizasyonel ve teknik çerçeve koşullarını dikkate alır:

• Veri koruma ve güvenlik: Özellikle şifreli veri iletimi ve erişim kontrolleri ile gizli bilgilerin gizliliği, bütünlüğü ve erişilebilirliğinin sağlanmasına yönelik önlemler.
• Uyumluluk: Mevcut iş süreçlerine kesintisiz entegre edilebilecek yazılım çözümlerinin seçilmesi.
• Düzenli eğitim: Çalışanların güvenli ve verimli kullanım sağlayabilmesi için eğitimler ve talimatlar.
• Dokümantasyon yükümlülükleri: İşlemlerin saklanması ve izlenebilirliğine ilişkin yasal gerekliliklerin gözetilmesi.
• Şeffaf süreçler: Sorunsuz iş birliğini sağlamak için standartlaştırılmış süreçler ve net yetki alanları.

Pratikte: İş Gününde Legal Tech

Çalışanlar ve mesleğe yeni başlayanlar için Legal Tech, genellikle hukuk bürosunda özel yazılımlar ve dijital araçların kullanımıyla somutlaşır. Günlük işlerin arasında dijital dosyalarla çalışma, dilekçelerin dava yönetim sistemlerinde işlenmesi ve atanması ile güvenli, dijital kanallar üzerinden iletişim kurma bulunur.

Özellikle süre takibi veya standart yazışmaların hazırlanması gibi rutin işler, Legal Tech çözümleri sayesinde kolaylaşır. Böylece daha karmaşık görevler veya müvekkillere bireysel destek için daha fazla zaman ve kaynak kalır.

Çalışanlar ayrıca işin hangi aşamada olduğunu daha iyi görebildikleri için ekip içi iş birliği kolaylaşır ve hata riski azalır. Dijitalleşmenin artması, aynı zamanda yeni teknolojilere aşina olma ve sürekli kendini geliştirme istekliliğini gerektirir.

Fırsatlar ve Zorluklar

Fırsatlar

• Zamandan tasarruf: Rutin işler otomatikleştirilerek karmaşık görevlere daha fazla zaman ayrılır.
• Hata oranının azaltılması: Standart süreçler, örneğin süreler veya dokümantasyonlarda hata riskini düşürür.
• Verimliliğin artırılması: Dijital süreçler daha hızlı iş akışı ve ekip içinde daha iyi iş birliği sağlar.
• Daha iyi müvekkil iletişimi: Dijital iletişim yolları, şeffaf ve zamanında bilgi paylaşımına imkan tanır.

Zorluklar

• Teknolojik karmaşıklık: Yeni sistemler, eğitimler ve çalışanların belli bir IT bilgisi gerektirir.
• Veri koruma ve güvenlik: Hassas verilerin korunmasına yönelik sıkı gerekliliklerin karşılanması gerekir.
• Değişime açıklık: Mevcut çalışma yöntemleri uyarlanmalı ve yeni süreçler hayata geçirilmelidir.
• Teknolojiye bağımlılık: Teknik sistemlerde arıza veya kesintiler iş akışını olumsuz etkileyebilir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Legal Tech, hukuk bürolarında çalışanlar için ne anlama gelir?

Legal Tech, hukuk bürosu çalışmalarını değiştirir; birçok iş dijital olarak desteklenir veya otomatikleştirilir. Çalışanlar genellikle özel yazılım çözümleriyle çalışır ve daha sık dijital iletişim kurar. Bu sayede birçok iş adımı daha verimli hale gelir, fakat özen yükümlülüğü aynı şekilde yüksek kalır.

Legal Tech için özel teknik bilgi gerekliliği var mı?

Legal Tech sistemlerine alışmak genellikle iç eğitimlerle sağlanır. Bilgisayar kullanımı konusunda temel bilgi ve yeni araçlarla çalışma isteği ise faydalı olur.

Legal Tech ile hangi işler kolaylaşır?

Özellikle tekrar eden belgelerin işlenmesi, süre yönetimi veya müvekkillerle iletişim gibi görevler dijital araçlarla desteklenir ve çoğu zaman kolaylaştırılır.

Legal Tech kullanımında riskler var mı?

En önemli riskler arasında olası veri ihlalleri veya teknik arızalar bulunur. Bu sebeple hukuk büroları yüksek güvenlik standartlarına ve sistemlerinin düzenli güncellenmesine dikkat eder.

Legal Tech her hukuk bürosunda aynı derecede mi kullanılıyor?

Kapsam ve uygulama türü, büro yapısına, müvekkil sayısına ve bireysel ihtiyaçlara bağlıdır. Birçok hukuk bürosu önce münferit dijital çözümlerle başlar, ardından başka uygulamalar ekler.

Legal Tech, hukuk hizmetleri sunan işletmeler için merkezi bir gelecek konusudur ve mesleğe yeni girenlere, modern ve dijitalleşmiş bir çalışma ortamında aktif olma konusunda geniş fırsatlar sunar.

Sıkça Sorulan Sorular

Legal Tech sağlayıcılarının Almanya’da hangi yasal gereklilikleri yerine getirmesi gerekir?

Legal Tech sağlayıcıları Almanya’da birçok yasal çerçeveye tabidir. Özellikle kimlerin ve ne şartlarda hukuki hizmet sunabileceğini düzenleyen Rechtsdienstleistungsgesetz (RDG) merkezi önemdedir. Özellikle, bir avukatın yasal danışmanlık hizmetine doğrudan müdahale eden Legal Tech hizmetlerinin, sadece bir avukat yetkisi (ör. Bundesrechtsanwaltsordnung – BRAO), RDG’ye göre izin veya yasal dayanağı varsa sunulmasına izin verilir. Ayrıca, kişisel verilerin tüm işlenmesinde Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) dikkate alınmalıdır. Legal Tech sağlayıcıları, bu verilerin korunması için teknik ve organizasyonel önlemler almalı ve kapsamlı, anlaşılır bir gizlilik bildirimi sunmalıdır. Sözleşme sunumları ve dijital sözleşme oluşturucularının kullanımı sırasında ayrıca Fernabsatzrecht (BGB) esas alınmalıdır. Müvekkiller ile avukatları buluşturan platformların da yasal bilgilendirme, dokümantasyon ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmesi gerekir. Son olarak, rekabetin korunması amaçlı Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) hükümleri uyarınca, örneğin hizmet kapsamı ve başarı olasılıkları konusunda yanıltıcı reklamlardan kaçınılmalıdır.

Legal Tech platformları davaları bağımsız olarak işleyebilir mi yoksa sadece aracı mıdır?

Legal Tech platformları Almanya’da esas olarak sadece davaların aracılığına yetkilidir; bağımsız olarak avukatlık veya hukuki danışmanlık hizmeti verebilmek için ya avukat unvanına ya da başka bir yasal yetkiye sahip olmaları gerekir. Bu yetki olmadan, bağımsız hukuki danışmanlık veya temsilcilik yasaktır; bu, RDG’ye aykırı olur ve sadece yasaklama taleplerine değil, aynı zamanda cezai yaptırımlara da yol açabilir. Platformlar bilgi toplayabilir, verileri işleyebilir ve müvekkil desteği için otomatik süreçler sunabilir, ancak teknik çözümler ile asıl hukuki danışmanlığı kesin olarak ayırmak zorundadır. Yalnızca yetkili ve sigortalı bir hukuk hizmeti sağlayıcısı mahkeme ve kamu kurumları ile temasa geçebilir ve bağlayıcı hukuki bilgi verebilir. Aracılık platformları, kendi rollerini açıkça belirtmeli ve kendilerinin danışman oldukları izlenimini vermemelidir.

Legal Tech hizmeti sunanların hangi sorumluluk riskleri vardır?

Legal Tech sağlayıcıları geniş kapsamlı sorumluluk riskleri taşır. Kendi başlarına hukuki danışmanlık sunmaları –örneğin, otomatik olarak sunulan ve bireysel olayda hukuki danışma olarak görülen bilgiler– durumunda içerik hatalarından ve ortaya çıkan zararlardan sorumlu olurlar. Avukat yetkisi olmadan, özel bir avukat sorumluluk standardı geçerli olmaz; bu durumda genel haksız fiil veya sözleşme hukuku hükümleri uygulanır. Kullanıcı verileri yeterince korunmazsa, ayrıca DSGVO’nun 83. maddesi kapsamında yüksek para cezaları riski de vardır. Yetersiz bilgilendirme politikası veya uygunsuz ticari uygulamalar, rakipler veya tüketici dernekleri tarafından uyarı ve dava konusu olabilir. RDG’ye aykırı davranılırsa, bu durumda işlemlerin sonlandırılması ve geri alınması da söz konusu olabilir. Bu yüzden, hukuki süreç ve içeriklerin düzenli olarak nitelikli hukukçular tarafından kontrol edilmesi ve gerekli sigorta (ör. mesleki sorumluluk sigortası) yapılması tavsiye edilir.

Legal Tech uygulamalarında veri koruma açısından hangi zorluklar vardır?

Legal Tech uygulamaları genellikle kimlik bilgileri, hukuki meseleler ve bazen ceza hukuku kapsamında kalan konular gibi çok hassas kişisel verilerle çalışır. Sağlayıcılar bu verilerin kapsamlı bir şekilde korunmasını sağlamakla yükümlüdür. Bu; DSGVO Madde 5 ve Madde 32’nin gerekliliklerinin (yasal dayanakla işleme, veri minimizasyonu, şifreleme, erişim kontrolleri ve düzenli risk analizleri) yerine getirilmesini içerir. Hak ve özgürlükler üzerinde yüksek risk oluşturan veri işleme durumlarında, ayrıca Madde 35 DSGVO’ya göre veri koruma etki değerlendirmesi yapılmalıdır. Alt yükleniciler kullanılıyorsa, bunlarla Madde 28 DSGVO gereği sözleşmeler yapılmalıdır. Ayrıca, dokümantasyon ve şeffaflık yükümlülükleri daha da yüksektir. Bu kurallara uyulmaması büyük para cezalarına ve etkilenenlerin tazminat taleplerine yol açabilir.

Tüketiciler, Legal Tech hizmetlerini sınırsız şekilde kullanabilir mi?

Kural olarak, tüketiciler Legal Tech hizmetlerini özgürce kullanabilir. Ancak, tüm dijital teklifler bir avukatın danışma derinliğini sağlayamaz; olayın karmaşıklığına göre otomatik çözümler yetersiz kalabilir, çünkü çoğunlukla sadece standart durumlarda yasal uyumluluk sağlarlar. Bu yüzden tüketicilerin, Genel Şartlar (AGB) ile sorumluluk ve kapsam uyarılarını dikkatle incelemesi gerekir. Özellikle belirli alanlarda (ör. yolcu hakları, kira hakkı, tahsilat veya sözleşme kontrolü) hizmet veren platformlar mevcuttur; başka veya daha karmaşık konular için genellikle kişisel avukat danışmanlığı tavsiye edilir. Sonuç olarak, uzaktan hizmetlerde hizmet sağlayıcı ile sözleşme yapılması halinde yasal cayma hakkı da devreye girer.

Legal Tech alanında tahsilat hizmeti sağlayıcılarının rolü nedir?

Tahsilat hizmeti sağlayıcıları, Almanya Legal Tech pazarında merkezi bir konuma sahip, çünkü klasik Legal Tech sağlayıcılarının aksine avukat izni olmadan, RDG §10 Abs. 1 Nr. 1 uyarınca yabancı alacakları, belirli koşullarda mahkeme önünde dahi talep edebilme yetkisine sahiptir. Fluggast hakları veya kira ilişkilerinden doğan geri ödeme taleplerini uygulayan birçok Legal Tech sağlayıcısı, bu nedenle kayıtlı tahsilat hizmeti sağlayıcıları olarak faaliyet gösterir veya bunlarla iş birliği yapar. Bu sayede, belli başlı hukuki konularda üçüncü tarafların haklarını takip edebilmelerine olanak tanıyan yasal bir ayrıcalıktan faydalanırlar. Ancak tahsilat hizmeti sağlayıcıları da veri koruma, mesleki etik ve rekabet düzenlemelerine tabiidir. Özellikle maliyet yapısının şeffaflığı, borçlulara yönelik tutumları ve yasal düzenlemelere (ör. zorla icra) tam uyum göstermelerine dikkat edilmelidir.