Intake Form
Intake Form kavramının tanımı ve kökeni
“Intake Form” (Türkçe: Başvuru Formu, Kayıt Formu veya Başvuru Formu), uluslararası avukatlık bürolarında yeni müvekkillerden, dava taleplerinden veya kişilerden temel bilgilerin sistematik olarak toplanmasını sağlayan formu tanımlamak için kullanılan bir terimdir. Kavram İngilizceden gelir; “intake” kelimesi “kabul”, “giriş” veya “erişim” anlamına gelir. Hukuk bürosu bağlamında “Form”, standartlaştırılmış veri toplama amacıyla kullanılan yapılandırılmış bir form anlamına gelir.
Hukuk bürosu bağlamındaki önemi
Günlük iş akışında Intake Form, ilk temasın en önemli aracıdır. Büro, bu form aracılığıyla kişiler, talepler, hukuki olaylar ya da danışılan şirketlerle ilgili ilk bilgileri yapısal olarak toplayabilir. Bu bilgilerin düzenli olarak toplanması, başvurunun nasıl ve ne şekilde ele alınabileceğinin değerlendirilmesi için temel oluşturur. Intake Form böylece verimli iletişim, sistematik dosya yönetimi ve kalite güvencesine katkı sağlar. Ayrıca başvuruların önceliklendirilmesi ve büro içinde dağıtılmasını kolaylaştırır.
Bir Intake Form’da yer alan tipik içerikler
Kişisel iletişim bilgileri (Ad, adres, telefon numarası, e-posta adresi) Şirket bilgileri (ilgili olduğu takdirde) Talebin veya olayın açıklaması Talep edilen hizmetler veya danışmanlık alanı Önceki süreç ile ilgili bilgiler (örn. süreler, ön işlemler) Gizlilik uyarıları ve veri koruma bilgileri
Çerçeve koşulları
Hukuki yönler
Bir Intake Form doldurulurken ve işlenirken veri korumayla ilgili yasalara uyulması gerekmektedir. Birçok ülkede, ofisin bulunduğu yere bağlı olarak, ulusal ya da uluslararası veri koruma yasaları, örneğin Avrupa’daki Genel Veri Koruma Yönetmeliği (GDPR) geçerlidir. Intake Form’da yer alan tüm bilgilerin güvenli ve gizli bir şekilde işlenmesi zorunludur.
Organizasyonel gereksinimler
Intake Form açık biçimde yapılandırılmış ve kolay anlaşılır şekilde tasarlanmalıdır ki veri kalitesi yüksek, işleme süreci ise verimli olsun. Dijitalleşen hukuk bürolarında Intake Forms genellikle web formları, müvekkil portalları veya özel yazılımlar üzerinden sunulur. Bazen, özellikle yüz yüze ilk görüşmelerde, kağıt formlar da kullanılabilir.
Kültürel açıdan değerlendirmeler
Uluslararası faaliyet gösteren hukuk bürolarında Intake Form çok dilli olarak veya ilgili dil ve kültüre göre uyarlanmış şekilde sunulabilir. Bilgi talep yöntemleri de kültüre bağlı olarak farklılık gösterebilir.
Uygulama örnekleri ve tipik senaryolar
İlk danışmanlık: Bir kişi hukuk bürosuna bir talepte bulunur. Intake Form aracılığıyla, ilk görüşmeden önce temel bilgiler alınarak konuya uygun hazırlık yapılabilir. Vekalet kabulü: Bir işbirliğine başlamadan önce, Intake Form üzerinden tüm ilgili çerçeve koşulları ve iletişim bilgileri istenir ve kaydedilir. Dava devri: Bir dosya başka bir meslektaşa devredildiğinde, Intake Form ile olayın başlangıç koşullarının eksiksiz ve anlaşılır biçimde belgelenmesi sağlanır. Gizlilik kontrolü (Çıkar Çatışması Kontrolü): Intake Form yardımıyla, çıkar çatışmalarının otomatik olarak karşılaştırılması için gerekli veriler toplanabilir.
Benzer kavramlarla farklar ve muhtemel yanlış anlamalar
Intake Form, büro ortamındaki diğer formlardan, örneğin vekalet sözleşmesi ya da mevcut müvekkiller için kullanılan kabul formundan farklıdır: Intake Form genellikle temasın başında kullanılırken, vekalet sözleşmeleri yalnızca vekaletin kabulünden sonra devreye girer. Belgelerin yüklendiği büro yükleme portalı veya genel iletişim formlarına kıyasla Intake Form, özellikle yeni işlerde yapılandırılmış bilgi toplama için tasarlanmıştır.
* Sıkça yaşanan yanlış anlamalar, Intake Form’un, daha ileri bilgileri veya detaylı içeriği talep eden belgelerle karıştırılmasından kaynaklanır.
Sıkça sorulan sorular
Bir hukuk bürosunda Intake Form’un amacı nedir? Intake Form, yeni müvekkillerden veya ilgi duyan kişilerden temel bilgilerin sistematik olarak toplanmasını sağlar; bu sayede yapılandırılmış bir inceleme ve iç yazışma süreci mümkün olur.Intake Forms mutlaka dijital olarak mı doldurulmalıdır? Hayır, Intake Forms hem kağıt ortamında hem de dijital olarak sunulabilir ve doldurulabilir. Ancak, veri işleme süreçlerini kolaylaştırmak amacıyla dijitalleştirme giderek daha sık tercih edilmektedir.Intake Forms zorunlu mudur? Intake Form kullanımının zorunlu olup olmadığı, ilgili hukuk bürosunun organizasyonuna ve iç prosedürlerine bağlıdır. Pek çok büro Intake Forms’u vekalet kabul sürecinde iyi bir uygulama olarak kullanır.Intake Forms için hangi veri koruma düzenlemeleri geçerlidir? Intake Form’a girilen verilerin işlenmesi, geçerli veri koruma yasalarına tabidir ve bu verilerin güvenli, gizli ve şeffaf şekilde işlenmesi gerekir.Intake Form ülkeye veya kültüre özel ihtiyaçlara göre uyarlanabilir mi? Evet, Intake Forms çoğu zaman dil, kültür ya da sektöre özgü ihtiyaçlara göre uyarlanır.
Intake Form böylece birçok uluslararası hukuk bürosunun hem yapılandırılmış vekalet kabulü hem de kalite güvencesi ve yasal yükümlülüklere uyum için temel bir unsurudur. Bu kavramı anlamak adaylar ve mesleğe yeni başlayanlar için pratik iş hayatında değerli bir rehberdir.
Sıkça sorulan sorular
Intake Form veri koruma bakımından hangi hukuki gereklilikleri yerine getirmelidir?
Kişisel verilerin toplanmasına yönelik bir Intake Form, özellikle Genel Veri Koruma Yönetmeliği’ne (GDPR) uygun olarak sıkı veri koruma kurallarına tabidir. Özellikle GDPR Madde 5’e göre, verilerin toplanması yalnızca amaçla bağlantılı, veri minimizasyonu esasına uygun ve şeffaf olmalıdır. Sorumluların, işleme faaliyetleriyle ilgili olarak (GDPR Madde 13) bilgilendirme yapmaları gereklidir; özellikle amacın, hukuki dayanağın, saklama süresinin, alıcıların ve ilgili kişilerin haklarının açıklanması zorunludur. Hassas veriler (ör. sağlık verileri, GDPR Madde 9) söz konusu olduğunda, hukuki dayanak için daha sıkı şartlar aranır; örneğin, ilgili kişiden açık rıza alınması gerekir. Sorumlular, verilerin güvenliği için GDPR Madde 32 uyarınca teknik ve organizasyonel önlemleri uygulamakla yükümlüdür; örn. şifreleme veya erişim kontrolleri.
Bir Intake Form’da rıza alınması hukuken hangi durumlarda gereklidir?
GDPR Madde 6 paragraf 1’e göre başka bir hukuki dayanak olmadığında mutlaka rıza gerekir. Pek çok Intake Form’da, yasal bir zorunluluk ya da doğrudan sözleşmesel ilişki olmadan kişisel veri toplanır; örneğin, bir hizmet sağlayıcı ile ilk iletişimde ya da sağlık sektöründe. Rıza alınırken bu işlemin gönüllü, bilgilendirilmiş, açık ve ispatlanabilir olması gerekir. Özellikle GDPR Madde 9 kapsamındaki özel veri kategorileri talep edildiğinde, genellikle açık rıza (GDPR Madde 9 paragraf 2 a) veya başka bir istisna gereklidir. Rıza metni ve ne zaman, nasıl verildiğine dair kayıtlar tutulmalıdır.
Intake Forms ile toplanan kişisel veriler ne kadar süreyle saklanabilir?
Intake Form aracılığıyla toplanan kişisel verilerin saklama süresi, verilerin toplanma amacına göre belirlenir. GDPR Madde 5 paragraf 1 e bendi (“saklama sınırlaması”) uyarınca, amaç gerçekleşince ve yasal saklama yükümlülükleri bulunmadıkça veriler silinmelidir. Sağlık, hukuk gibi alanlarda ek yasal süreler (örn. BGB § 630f, AO § 147) gözetilmelidir. Sorumlular, düzenli periyotlarda silme planı çerçevesinde Intake verilerini gözden geçirmeli ve silme konusunda ilgili kişileri bilgilendirmelidir.
Bir Intake Form kullanılırken hangi bilgilendirme yükümlülükleri mevcuttur?
Sorumlular, veri toplama anında ilgili kişilere GDPR Madde 13’e göre gerekli tüm bilgileri sağlamalıdır. Bunlara; sorumlu kişi ve varsa veri koruma görevlisinin adı ve iletişim bilgileri, veri işlemenin amacı ve hukuki dayanağı, saklama süresi, ilgili kişilerin hakları, denetim makamına şikayet hakkı ve varsa otomatik karar verme uyarıları dahildir. Bu bilgilerin kesin, açık, anlaşılır ve kolay erişilebilir biçimde verilmesi gereklidir; örneğin, Intake Form gönderilmeden önce ayrı bir veri koruma bilgilendirmesinde olduğu gibi.
Intake Forms erişilebilir (engelsiz) olarak düzenlenmeli midir?
Hukuken, Intake Form’ların engelli bireylerin de ayrımcılığa maruz kalmadan kullanabileceği şekilde tasarlanması gerekir. Alman Engellileri Eşitlik Yasası (§ 12 BGG) uyarınca özellikle kamu kurumlarının dijital hizmetleri erişilebilir sunma zorunluluğu vardır. Özel şirketler için genel bir yükümlülük olmasa da, kullanım alanına göre (örn. Telemedicine Yasası, AGG) ek gereklilikler ortaya çıkabilir ve en azından erişimi kolaylaştıracak düzenlemeler yapmak anti-diskriminasyon yasaları açısından önerilir, böylece hukuki riskler önlenmiş olur.
Üçüncü tarafların Intake Form’unun kullanılması halinde veri koruma sorumluluğu kimde olur?
Kişisel veriler toplanırken üçüncü taraf bir Intake Form’u (ör. bulut servis sağlayıcısı) kullanılıyorsa, GDPR Madde 4 No. 7 ve 28 uyarınca veri koruma açısından fark gözetmek gerekir: Üçüncü taraf veri işleyen konumunda ise, hak ve yükümlülükleri belirleyen bir veri işleme sözleşmesi (AVV) yapılmalıdır. Tarafların birlikte hareket ettiği durumlarda (GDPR Madde 26), amaç ve araçlara birlikte karar veriliyorsa, ortak sorumluluk sözleşmesi yapılmalıdır. Her durumda, verileri toplama amacıyla Intake Form’u kullanan taraf veri işlemelerinin yasallığından sorumludur.
Intake Forms üzerinden küçüklerle (18 yaş altı) ilgili hangi özel dikkat yükümlülükleri geçerlidir?
Çocukların ve gençlerin Intake Form’lar aracılığıyla kişisel verilerinin toplanması, GDPR Madde 8 açısından özellikle hassastır. Bilgi toplumu hizmetlerinde, çocuk 16 yaşını doldurmamışsa (veya ülkeye özel yasal sınır daha düşükse, asgari 13 yaş) ebeveynlerin geçerli izninin alınması gerekir. Rızanın doğrulanabilirliği ve veri işlemenin çocuklara uygun biçimde açıklanması sağlanmalıdır. Ayrıca, çocukların korunmasına yönelik ek önlemler ve sıkı bir veri minimizasyonu yükümlülüğü bulunmaktadır.