Intake Call

Intake Call

Intake Call teriminin tanımı ve sınıflandırılması

Ein Intake Call hukuk bürosu ortamında, bir büronun potansiyel ya da mevcut müvekkili ile gerçekleştirdiği yapılandırılmış ilk görüşmeyi ifade eder. Bu görüşmenin amacı, vekaletle ilgili temel bilgilerin alınması, beklentilerin netleştirilmesi, açık soruların cevaplanması ve sonraki iş birliği için başlangıç durumunun belirlenmesidir. Terim İngilizceden gelmekte olup “alım görüşmesi” anlamına gelir. Bazı hukuk bürolarında bu süreç, vekalet alımı veya ilk görüşme olarak da adlandırılır. Intake Call, vekalet işleme sürecinde önemli bir adımdır ve genellikle yeni bir proje veya davadaki sonraki adımlar için temel teşkil eder.

Hukuk Bürosu Günlük Hayatında Rolü: Anlamı ve Tipik Kullanım Alanları

Hukuk bürolarının iş akışında Intake Call, vekalet çalışmalarının belirleyici bir parçasıdır. İlk temasın sistematikleştirilmesine, gerekli bilgilerin eksiksiz toplanmasına ve en baştan yapılandırılmış bir çalışma temeli oluşturulmasına hizmet eder.

Intake Call’un tipik kullanım alanları şunlardır:

• Yeni Vekalet Alımı: Özellikle yeni müvekkillerle ilk temasta yeni vekalet alınırken.
• Proje Bazlı Danışmanlık: Mevcut vekaletlerde proje detaylarının, çerçeve koşullarının veya özel gereksinimlerin netleştirilmesinde.
• İç Koordinasyon: Bazen, iç ekipler de uyum süreçlerini başlatmak veya görevleri netleştirmek için Intake Call’ları kullanır.

Intake Call sayesinde hukuk bürosunun verimli bir şekilde çalışması sağlanır ve müvekkiller baştan itibaren kendilerini açık ve yetkin şekilde danışılmış hissederler.

Süreçler, Akışlar ve Yöntemler

Bir Intake Call’un seyri genellikle büronun ihtiyaçlarına göre uyarlanabilen belirli bir şemayı takip eder. Tipik adımlar şunlardır:

Hazırlık

• Mevcut bilgilerin gözden geçirilmesi, örn. talepler veya formlar üzerinden
• İlgili soru ve kontrol listelerinin hazırlanması
• Randevu onayı ve gerekirse görüşme dokümanlarının gönderilmesi

Görüşmenin Gerçekleştirilmesi

• Katılımcıların karşılıklı olarak selamlanması ve kısa tanıtımı
• Hedefin netleştirilmesi: Intake Call neden yapılıyor? Hangi konu mevcut?
• Sözleşme tarafları, olaylar, hedefler, süreler ve özel durumlar gibi merkezî bilgilerin sorgulanması
• Sonraki sürecin ve adımların netleştirilmesi
• Müvekkil tarafından sorulmak istenen sorular için fırsat

Sonrası Değerlendirme

• Sonuçların vekalet sistemine veya kararlaştırılan araçlara kaydedilmesi
• Görüşme tutanağı veya dosya notunun oluşturulması
• Bilgilerin ilgili meslektaşlara sonraki işleme için iletilmesi

Çerçeve Koşullar ve Standartlar

Organizasyonel Kurallar

Hukuk büroları sıkça, Intake Call sırasında tüm ilgili bilgileri sistematik olarak kaydedebilmek için standardize edilmiş kontrol listeleri veya dijital anket formları kullanır. Roller ve sorumluluklar önceden net olarak tanımlanır: Çoğunlukla destek, paralegal veya associate pozisyonundaki çalışanlar Intake Call’u gerçekleştirir.

Teknik Araçlar

Intake Call’un gerçekleştirilmesinde çeşitli iletişim araçları kullanılır, özellikle:

• Telefon görüşmeleri
• Video veya online konferanslar (örn. Microsoft Teams, Zoom üzerinden)
• Görüşme öncesinde, sırasında veya sonrasında kullanılan dijital bilgi toplama formları

Dokümantasyon genellikle, eksiksiz ve izlenebilir bilgi saklanmasına olanak tanıyan dijital vaka yönetim sistemlerinde yapılır.

Yaygın Uygulamalar

• Intake Call sürecine ilişkin olarak müvekkile ön bilgilendirme yapılması
• Açık bir görüşme yapısı ve zaman yönetimi
• Dahili değerlendirme için özenli dokümantasyon

Pratik Yaklaşım: İş Yaşamında Uygulama

Hukuk bürosu günlük hayatında Intake Call, yeni bir vekalet çerçevesinde yapılan ilk görevlerden biridir. Çalışanlar açısından bu, aktif dinleme, odaklı sorular sorma, taleplere duyarlı yaklaşım ve ilgili ayrıntıların yapılandırılmış biçimde kaydedilmesi anlamına gelir. Özellikle mesleğe yeni başlayanlara Intake Call, uygulamalı olarak müvekkillerle iletişim kurma ve vekalet işleme alanında temel bir yetkinlik geliştirme olanağı sunar.

Deneyimler, iyi hazırlanmış ve profesyonelce gerçekleştirilen bir Intake Call’un yanlış anlamaların önlenmesine, danışma ihtiyacının doğru değerlendirilmesine ve tüm ekibe daha iyi bir çalışma zemini sağlanmasına önemli katkı sağladığını göstermektedir.

Günlük Hukuk Bürosu Hayatında Fırsatlar ve Zorluklar

Fırsatlar

• Verimli Bilgi Toplama: Tüm önemli veriler daha en başından sistemli bir şekilde toplanır.
• Güven Oluşturma: Intake Call, hukuk bürosu ile müvekkiller arasında karşılıklı güvenin oluşmasını destekler.
• Yapılandırma: Açık bir görüşme yapısı, iş süreçlerini daha verimli kılmaya yardımcı olur.
• Risklerin Erken Tespiti: Potansiyel sorunlar veya eksik ön koşullar erken aşamada tespit edilir.

Zorluklar

• Zaman Baskısı: Intake Call’ların sıklıkla kısa sürede ve yoğun zaman baskısı altında gerçekleştirilmesi gerekir.
• Bilgi Eksiklikleri: İlk görüşmede tüm sorular nihai olarak açıklığa kavuşturulamayabilir.
• İletişim Engelleri: Dilsel veya teknik sınırlamalar süreci zorlaştırabilir.
• Dokümantasyon Yükü: Yapılandırılmış sonrası değerlendirme özen gerektirir ve ek zaman harcanmasına yol açabilir.

Sıkça Sorulan Sorular (SSS)

Bir Intake Call’un amacı nedir? Amaç, yapılandırılmış bir görüşme ile yeni bir vekalet için tüm ilgili bilgileri toplamak, açık soruları yanıtlamak ve sağlam bir iş temeli oluşturmaktır.Intake Call’a kimler genellikle katılır? Hukuk bürosu organizasyonuna bağlı olarak görüşmeye destek, paralegal, associate veya partner pozisyonundan çalışanlar katılır. Bazı durumlarda müvekkil de görüşmede yer alır.Bir Intake Call ortalama ne kadar sürer? Konu karmaşıklığına göre süre değişir. Genellikle bir Intake Call 20 ila 60 dakika arasında sürer.Intake Call’da dijital araçlar hangi rolü oynar? Dijital araçlar, randevu planlama, görüşmenin yürütülmesi (örneğin görüntülü görüşme yoluyla) ve toplanan bilgilerin dokümantasyonunda destek sağlar.Intake Call’a iyi bir hazırlık neden önemlidir? Dikkatli bir hazırlık, tüm önemli soruların sorulmasını, müvekkilin taleplerinin doğru anlaşılmasını ve sorunsuz bir görüşme sürecinin mümkün olmasını garanti eder.Mesleğe yeni başlayan biri olarak Intake Call’u nasıl başarılı şekilde gerçekleştirebilirim? Yapılandırılmış bir hazırlık, aktif dinleme, kibar ve profesyonel bir tutum ile titiz bir dokümantasyon sayesinde Intake Call sürecine başarılı bir giriş yapılabilir.Intake Call’dan sonra ne olur? Toplanan bilgiler vekalet sisteminde belgelenir ve ilgili kişilere iletilir; böylece vekalet verimli şekilde işlenebilir. Bazı durumlarda ek sorular veya ilave değerlendirme adımları da gerekebilir.

Intake Call, modern hukuk bürosu günlük işleyişinde, başından itibaren düzenli, şeffaf ve verimli bir vekalet süreci sağlamak için vazgeçilmez bir araçtır. Mesleğe yeni başlayanlar ile başvuranlar, süreci, kullanılan yöntemleri ve pratikte karşılaşılabilecek zorlukları önceden öğrenmelidir.

Sıkça Sorulan Sorular

Bir Intake Call’un gerçekleştirilmesinde hangi veri koruma gereklilikleri dikkate alınmalıdır?

Intake Call gerçekleştirilirken özellikle Genel Veri Koruma Tüzüğü’ne (GDPR/DSGVO) uyulması gerekir. Buna, görüşme sırasında toplanan kişisel verilerin hukuka uygun şekilde toplanması, işlenmesi ve saklanması dahildir. Intake Call’dan önce ya da en geç başında, verilerin toplanma amacı, hukuki dayanak (örneğin, Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b veya lit. f DSGVO), verinin kimlere iletileceği ve saklama süresi hakkında şeffaf bilgilendirme yapılmalıdır. Ayrıca ilgili kişiler, bilgi edinme, düzeltme, silme ve onayı geri çekme hakları konusunda bilgilendirilmelidir. Konuma göre ulusal ek düzenlemeler de geçerli olabilir (örneğin Federal Veri Koruma Kanunu). Verilerin üçüncü ülkelere aktarılması durumunda, uygun koruma seviyesi ve ek garantiler gibi gerekliliklere de uyulmalıdır. Intake Call’un işvereni veya düzenleyicisi, veri güvenliği için uygun teknik ve organizasyonel önlemleri almakla yükümlüdür.

Bir Intake Call’un kaydedilmesi için katılımcıların onayı gerekir mi?

Evet, Intake Call kaydı söz konusuysa, tüm katılımcıların özellikle kişisel verilerin işlendiği durumlarda açık rızası gereklidir. Rıza, gönüllü, bilgilendirilmiş ve açık şekilde verilmelidir. § 201 StGB’ye göre, gizli bir kayıt rıza olmadan cezai sorumluluğa yol açabilir. Ayrıca DSGVO’ya göre rızanın belgelenmesi zorunludur, yani kanıtlanabilir olmalıdır. Sadece kaydın kendisi değil, hangi amaçla kaydedildiği, ne kadar saklanacağı ve kimin erişeceği de belgelenmelidir. Katılımcılar ayrıca onaylarını geri çekme hakları konusunda da bilgilendirilmelidir. Rıza verilmediği takdirde Intake Call kaydedilemez.

Intake Call sırasında toplanan veriler için hangi saklama süreleri geçerlidir?

Saklama süreleri, veri toplama amacına ve ilgili yasal düzenlemelere, özellikle DSGVO’ya göre belirlenir. Temel olarak kişisel veriler, amacın gerçekleştirilmesi için gerekli olandan daha uzun süre saklanamaz (Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO – Saklama Sınırı). Amaç sona erdiğinde (örneğin başvuru süreci veya vekalet incelemesinden sonra) ve mevzuata aykırı bir saklama süresi yoksa (ör. Ticaret Kanunu veya Vergi Usul Kanunu gereği) veriler silinmelidir. Hukuki bağlamda, örneğin uyumluluk (compliance) amaçlı olarak belgeler için en fazla 10 yıla kadar saklama süresine izin verilebilir. Saklama gerekliliğinin düzenli olarak kontrolü ve silme konseptinin uygulanması gereklidir.

Intake Call kapsamındaki içerikler avukat gizliliğine tabi midir?

Intake Call, bir vekalet görüşmesi çerçevesinde bir Rechtsanwalt ile müvekkil arasında gerçekleşiyorsa, tüm içerikler, bilgiler ve kişisel veriler, § 43a Abs. 2 BRAO ve § 203 StGB uyarınca avukat gizliliğine tabidir. Avukat gizliliği, mesleki faaliyet kapsamında öğrenilen tüm bilgilere, açıkça gizli olarak belirtilip belirtilmediğine bakılmaksızın, uygulanır. Bu bilgilerin üçüncü kişilere aktarımı yalnızca müvekkilin açık rızasıyla veya zorunlu yasal düzenlemeler nedeniyle mümkündür. Gizlilik ihlalleri meslek ve ceza hukuku açısından sonuçlar doğurabilir.

Uluslararası Intake Call’larda hangi özel yükümlülükler geçerlidir?

Uluslararası Intake Call’larda, ulusal veri koruma düzenlemelerine ek olarak, muhatabın bulunduğu ülkenin kurallarının da dikkate alınması gerekir. Kişisel verilerin AB/AEA dışındaki ülkelere aktarılması halinde, özellikle Art. 44 ff. DSGVO kapsamındaki uygun veri koruma seviyesi veya ek koruma önlemleri (ör. standart sözleşme maddeleri veya bağlayıcı şirket kuralları) dikkate alınmalıdır. Ayrıca, ilgili hedef ülkede veri koruma makamlarına bildirim ve bilgilendirme yükümlülükleri de olabilir. Bilgilendirme ve onay metinlerini ilgili hukuk sistemine uyarlamak da faydalı olacaktır.

Hatalı gerçekleştirilen bir Intake Call’da hangi hukuki riskler söz konusudur?

Hatalı yürütülen bir Intake Call çok sayıda hukuki riski beraberinde getirebilir. Veri koruma ihlalleri – örneğin eksik veya yetersiz rızalar, yanlış bilgilendirme yükümlülüklerine uyulmaması ya da yetersiz veri güvenliği – Art. 83 DSGVO’ya göre yüksek idari para cezalarına yol açabilir. Ayrıca ilgili kişilerin Art. 82 DSGVO’ya göre medeni hukuk tazminat talepleri gündeme gelebilir. İzni olmadan veya gizlice yapılan kayıtlarda da ayrıca ceza hukuku yaptırımları (§ 201 StGB) oluşabilir. Avukata ilişkin Intake Call’larda gizlilik ihlalleri, baro veya ceza makamlarınca yaptırıma tabi olabilir. Ayrıca, şirket içi compliance ihlallerinde de kurum içi sorumluluklar doğabilir.

Intake Call ile bağlantılı olarak hangi dokümantasyon yükümlülükleri vardır?

DSGVO’nun hesap verebilirlik kuralları (Art. 5 Abs. 2, Art. 30 DSGVO) uyarınca, işletmeler ve organizasyonlar Intake Call ile bağlantılı tüm veri işleme faaliyetlerini belgelemelidir. Buna, örneğin verinin toplanma amacı, hukuki dayanaklar, ilgili kişi ve veri kategorileri, olası alıcılar, veri akışları (üçüncü ülkeye aktarımlar dahil), veri güvenliği için teknik ve organizasyonel tedbirler ile varsa onay protokolleri dâhildir. Intake Call kaydediliyorsa, saklama süresi ve silme konsepti de belgelenmelidir. Hassas veriler veya özel risk durumlarında ise veri koruma etki değerlendirmesi zorunludur.