Asana
Asana kavramının tanımı ve amacı
Asana, bulut tabanlı bir proje ve görev yönetim yazılımıdır. Takım içerisindeki iş süreçlerinin ve iletişimin daha yapılandırılmış ve şeffaf olmasını sağlar. Başlangıçta şirketlerde verimli iş birliği ihtiyacından geliştirilmiş olup, günümüzde birçok sektörde, özellikle de hukuk bürolarında kullanılır. Asana’nın amacı, görevlerin planlanmasını, delege edilmesini ve takibini düzenli bir şekilde organize ederek ekiplerin verimliliğini ve hedeflere ulaşmasını desteklemektir.
Hukuk bürolarının iş organizasyonunda rolü
Tipik kullanım alanları
Hukuk bürolarında Asana, iş süreçlerinin koordine edilmesi, son tarihlere hakim olunması ve dosya işleyişinin düzenli yapıda yönetilmesi için kullanılır. Platform, şu süreçlerin yönetiminde kullanılabilir:
- Vekalet yönetimi: Bir vekalet dosyasına ilişkin görevler ayrı iş paketleri olarak oluşturulur ve takım üyelerine atanır.
- Son tarih takibi: Yasal veya dahili son tarihler Asana’da takvim olarak oluşturulup izlenebilir.
- Randevu planlaması: Toplantılar, duruşma tarihler ya da dahili değerlendirmeler koordine edilir ve otomatik bildirimler oluşturulur.
- Süreç dokümantasyonu: İş ilerlemeleri, notlar ve ilgili belgeler doğrudan görev üzerinde kaydedilebilir.
- Ekip koordinasyonu: Ekip içi uyum, ortak görev listeleri ve yorumlar ile desteklenir.
Fonksiyonlar ve yöntemler
Asana, organizasyon için çeşitli araçlar sunar:
- Projeler: İlişkili görevlerin toplandığı üst düzey koleksiyonlar.
- Görevler ve alt görevler: Vade tarihleri, sorumlular, ekler ve yorumlar ile tamamlanabilen bireysel iş adımları.
- Takvim görünümü: Görevleri ve randevuları zaman içinde görsel olarak gösterir.
- Durum güncellemeleri: Projelerin şeffaf ilerlemesini gösterir.
- Bildirimler: Katılımcıları yeni atamalar veya değişiklikler hakkında bilgilendirir.
Çerçeve koşulları ve standartlar
Teknik gereksinimler
- Web tabanlı platform: Asana’nın kullanımı için internet bağlantılı bir cihaza ihtiyaç vardır. Platforma tarayıcıdan veya mobil uygulamadan erişilebilir.
- Kullanıcı hesapları: Her ekip üyesi için merkezi olarak yönetilen kişisel bir kullanıcı hesabı gereklidir.
- Veri koruma: Veriler genellikle hizmet sağlayıcının sunucularında tutulur. Veri koruma mevzuatı ve iç uyumluluk kuralları dikkate alınmalıdır.
Organizasyonel süreçler
Asana’nın kullanımı, görev dağılımı, dokümantasyon yükümlülükleri ve erişim hakları için net kurallar gerektirir. Genellikle projeler veya görevler belirli ekiplere atanır. Roller ve yetkilendirmeler, hangi kişilerin hangi projeleri görebileceğini veya düzenleyebileceğini belirler.
İş birliği, verimlilik ve iletişim üzerindeki etkiler
Asana’nın yapısal olarak kullanılması, özellikle ekip çalışmalarında şeffaflığı ve izlenebilirliği arttırır. Çalışma durumları her zaman erişilebilir, sorumluluklar net olarak tanımlanır ve bilgiler merkezi olarak toplanır. Bu da ortaya çıkan görevlerin bağımsız ve zamanında yerine getirilmesini, ayrıca uzun süren e-posta yazışmalarına gerek kalmadan hızlı koordinasyonu teşvik eder.
Platform ayrıca asenkron çalışmayı da destekler: Ekip üyeleri görevlerini işler, duruma yönelik geri bildirim verir ve değerlendirme yapabilir, sistemde aynı anda bulunmasalar dahi.
Pratikte uygulama fırsatları ve zorlukları
Fırsatlar
- Şeffaf iş dağılımı: Tüm ekip üyeleri her an devam eden görevleri ve son tarihleri görebilir.
- Artan izlenebilirlik: Değişiklikler ve yorumlar merkezi olarak kaydedilir.
- Daha verimli süreçler: Tekrarlayan süreçler şablon olarak oluşturulabilir, rutin işler otomatikleştirilebilir.
- İletişimde iyileşme: Göreve özel yorumlar ve ekler, platform dışındaki departmanlar arası koordinasyon ihtiyacını azaltır.
Zorluklar
- Alıştırma süreci: Yeni kullanıcıların fonksiyonları etkin şekilde kullanabilmesi için eğitim gerekir.
- Ekipte kabul görme: Başarı, tüm katılımcıların sistemi kararlı şekilde kullanmasına bağlıdır.
- Veri koruma ve gizlilik: Duruma göre, hassas bilgilerin korunması için özel önlemler almak gereklidir.
- Bilgi karmaşası: Net olarak tanımlanmış yapılar olmadan görevlerin ve bildirimlerin sayısı hızla başa çıkılmaz hale gelebilir.
Hukuk bürosu günlüklerinde kullanıma yönelik pratik örnekler
Örnek 1: Vekaletler arası son tarih takibi
Devam eden tüm vekaletlerin son tarihleri Asana’da vade tarihi ile görev olarak oluşturulur. Sorumluluklar atanır, hatırlatmalar otomatik yapılır. Günlük ekip toplantılarında vadesi gelen görevler birlikte kontrol edilir.
Örnek 2: Dijital vekalet dosyası
Her vekalet için ayrı bir proje oluşturulur. İlgili tüm görevler, randevular ve belgeler burada toplanır. Örneğin yeni gelen yazılar, açıklamalı görevler olarak kaydedilir ve sorumlu ekip üyesine doğrudan atanır.
Örnek 3: Yeni ekip üyelerinin işe alıştırılması
Bir onboarding projesi, yeni ekip üyeleri için erişimlerin açılması, iç süreçlerle ilgili bilgilendirme ya da önemli belgelerin iletilmesi gibi tüm giriş adımlarını içerir. İlerlemeler Asana’da kaydedilir ve koordine şekilde tamamlanır.
Sıkça sorulan sorular
Asana’ya alışmak ne kadar zaman alır?
Temel fonksiyonlar genellikle birkaç saat içinde öğrenilebilir. Daha kapsamlı bir kullanım için, örneğin bir atölye çalışması kapsamında, hedefli bir giriş önerilir.
Asana’nın e-posta ile koordinasyona göre ne gibi avantajları var?
Asana, bilgilerin yapılandırılmış ve merkezi olarak saklanmasını, net görev dağılımını ve otomatik hatırlatmaları mümkün kılar. Bu sayede bilgi kaybı veya atlanan görev riskleri önemli ölçüde azalır.
Tüm ekibin Asana’yı kullanması gerekiyor mu?
Optimal bir iş akışı için, tüm ekip üyelerinin sisteme dahil edilmesi önerilir. Kişilerin platform dışında çalışmaması, çift işleyiş ve yanlış anlamaların önüne geçilmesi için önemlidir.
Gizli verilerin korunduğundan nasıl emin olunur?
Asana’da erişim hakları projelere ve kullanıcılara göre yönetilebilir. Ayrıca, yetkisiz erişimi önlemek için dahili kurallar ile güvenlik önlemlerine uyulmalıdır.
Asana diğer büro sistemleriyle entegre edilebilir mi?
Çok sayıda entegrasyon mevcuttur, bu sayede örneğin takvimler veya doküman yönetim sistemleri bağlanabilir. Kapsamlı entegrasyon, kullanılan sistemler ve bireysel gereksinimlere bağlıdır.
Sıkça sorulan sorular
Asana kullanılırken hangi veri koruma gerekliliklerine dikkat edilmeli?
Asana’nın bulut tabanlı bir proje yönetim yazılımı olarak kullanılması sırasında, özellikle Avrupa vatandaşlarının kişisel verileri işlendiği takdirde, şirketlerin Genel Veri Koruma Tüzüğü’ne (GDPR/DSGVO) uyması gerekir. Bu, kullanılan aracın ilgili kişilerin hakları ve özgürlükleri açısından yüksek risk taşıması halinde, DSGVO Madde 35 uyarınca bir veri koruma etki değerlendirmesi yapılmasını da içerir. DSGVO Madde 28’e uygun olarak Asana ile bir veri işleme sözleşmesi (AVV) yapılmalı; Asana’nın veri işleyen veya ortak sorumlu olup olmadığı kontrol edilmelidir. Ayrıca, ilgili kişilerin haklarının (bilgi alma hakkı, silme hakkı ve veri taşınabilirliği hakkı dahil) güvence altına alınması gerekir. Asana sunucularının ABD gibi üçüncü ülkelerde bulunması nedeniyle, kişisel verilerin üçüncü ülkelere uygun şekilde aktarımı (örneğin AB standart sözleşme maddeleri ve ek teknik/organizasyonel önlemlerle) sağlanmalıdır.
Şirketlerde Asana kullanılırken hangi sorumluluk ve riskler doğar?
Asana’nın kullanılması durumunda, şirketler Asana’da depolanan ve işlenen verilerin yasal işlenmesinden sorumludur. Hatalı yapılandırma, yetersiz erişim kontrolleri veya çalışanların eksik eğitimi nedeniyle veri koruma ihlalleri ortaya çıkarsa, DSGVO Madde 83 uyarınca veri koruma otoriteleri tarafından para cezaları ve DSGVO Madde 82 uyarınca mağdurların tazminat talepleri gündeme gelebilir. Ayrıca, Asana kullanımı sonucunda veri kaybı veya gizli bilgilerin yetkisiz ifşası olursa, müşterilere, iş ortaklarına ve çalışanlara karşı da sorumluluk riski doğar. Şirketler ayrıca mesleki sorumluluk sigortalarının bulut uygulaması nedeniyle yaşanacak veri ihlallerini kapsayıp kapsamadığını kontrol etmelidir.
Asana’nın uygulamaya alınmasında işyeri temsilciliğinin hangi katılım hakları var?
Asana’nın uygulanması ve kullanımı, Alman şirketlerinde işyeri temsilciliği bulunan yerlerde genellikle § 87 Abs. 1 No. 6 BetrVG (İşyeri Anayasası Yasası) uyarınca ortak karara tabidir; çünkü yazılım, çalışanların davranış veya performansını izlemeye uygundur. Kullanım koşulları, çalışanların hakları ve kişisel performans ile davranış verilerine erişim hususları çoğu zaman bir işyeri anlaşması ile düzenlenir. İşyeri temsilciliğinin seçim sürecine baştan dahil edilmesi, sonra yaşanabilecek anlaşmazlıkların engellenmesi ve hem veri koruma hem de çalışan veri koruması (§ 26 BDSG) şartlarının sağlanması için önerilir.
Asana’da dış erişimler ve paylaşım fonksiyonlarının yasal olarak değerlendirilmesi nasıl olmalı?
Asana, harici iş ortaklarının veya müşterilerin projelere davet edilmesi ya da dosya ve görevlerin onlarla paylaşılması yoluyla kolay iş birliği sağlar. Hukuken, kişisel ya da gizli şirket verilerinin paylaşımı veya incelenmesi için DSGVO Madde 6 gereği bir hukuki dayanağın bulunması şarttır. Harici veri işleyenler davetle erişim sağlıyorsa gerekli AVV sözleşmeleri yapılmalıdır. Veri alıcılarının veri koruma ve gizlilik yükümlülükleri konusunda bilgilendirilmesi gerekir. Erişimlerin kaydının tutulması ve paylaşılan içeriklerin düzenli denetimi tavsiye edilir.
Asana’da veriler için hangi saklama ve silme yükümlülükleri geçerlidir?
Asana’da işlenen veriler, ticaret kanunu (HGB) veya vergi mevzuatı (AO) gibi yasal saklama sürelerine tabidir; bu süreler dolduktan sonra DSGVO Madde 17’ye uygun olarak verilerin gizlilik esasına göre silinmesi gerekir. Asana silme ve arşivleme için çeşitli işlevler sunar. Ancak, şirketler verinin silinmesinden önce yasal saklama zorunlulukları olup olmadığını kontrol etmekle yükümlüdür. Silme işlemlerinin ayrıntılı biçimde kaydedilip belgelenmesi denetim açısından önerilir. Sorumluluklar ve uygulama süreçleri, iç yönergelerde düzenlenmelidir.
Asana kullanımında şirketler bilgi güvenliğini nasıl sağlayabilir?
Şirketler, Asana’da kişisel veri işlendiği takdirde, DSGVO Madde 32 uyarınca teknik ve organizasyonel önlemleri (TOM) sağlamakla yükümlüdür. Bu, güçlü şifreler ve gerekirse iki faktörlü kimlik doğrulama ile erişim güvenliği, veri iletiminin şifrelenmesi ve erişim/yetki yönetimi kurallarını içerir. Ayrıca tüm yazılım güncellemelerinin zamanında yapılması ve çalışanların düzenli olarak veri koruma ve bilgi güvenliği konularında eğitilmesi gerekir. Asana’nın ISO 27001 gibi sertifikaları olup olmadığı ve güvenlik ihlali durumunda olayların nasıl bildirildiği/kaydedildiği de kontrol edilmelidir. Kullanılan bulut yazılımlarını da kapsayan özel bir bilgi güvenliği konsepti hazırlanması önerilir.