Spontanansökan

Spontanansökan

Definition och betydelse

Spontanansökan är en form av ansökan där en person på eget initiativ – utan att det finns en utannonserad tjänst – uttrycker sitt intresse för att arbeta hos ett företag, en institution eller – som i detta sammanhang – en advokatbyrå. Till skillnad från den klassiska ansökan sker spontanansökan inte som svar på en specifik platsannons, utan utifrån egen motivation. Målet är att erbjuda sig som en kvalificerad arbetskraft för potentiella arbetsgivare och därigenom eventuellt få en passande tjänst.

Betydelsen av spontanansökan har ökat de senaste åren. Många byråer tar gärna emot sådana ansökningar, för att uppmärksamma talangfulla och engagerade kandidater, även om det för tillfället inte finns några utannonserade tjänster.

Placering i ansökningsprocessen

Spontanansökans roll på byrån

Det traditionella sättet att rekrytera i byråer sker genom riktade platsannonser eller rekommendationer. Spontanansökningar kompletterar denna process genom att ge intresserade möjlighet att presentera sig oberoende av nuvarande utlysningar. Detta kan särskilt vara fördelaktigt inom områden där lediga tjänster ofta tillsätts internt eller sällan utannonseras offentligt.

Spontanansökningar visar för en byrå att den sökande aktivt är intresserad av att arbeta där och tar eget initiativ. Detta kan tolkas som en positiv signal gällande engagemang, självständighet och identifikation med byrån.

Relevans för att inleda karriären

För personer som vill börja arbeta på en byrå och inte hittar någon passande platsannons, utgör spontanansökan en alternativ väg in. Den möjliggör att ta kontakt och presentera sig oberoende av utannonserade tjänster samt att redogöra för sin bakgrund.

Ofta leder sådana ansökningar till att kandidater hamnar i byråns interna talangpool, så att de kan bli kontaktade vid framtida passande tillfällen. I vissa fall kan byråer genom övertygande spontanansökningar identifiera ett behov de tidigare inte annonserat, och i sådana fall skapas eventuellt nya tjänster.

Krav och förväntningar från arbetsgivarens sida

Från byråns sida förväntas i grunden samma formella krav för en spontanansökan som för en ansökan till en utlyst tjänst. Hit hör bland annat:

• Välformulerat personligt brev: Följebrevet bör specifikt hänvisa till motivationen för spontanansökan och till den aktuella byrån samt redogöra för varför just denna byrå valts.
• Fullständiga ansökningshandlingar: CV, relevanta intyg, arbetsbetyg och eventuellt en arbetsprofil eller en lista över avslutade projekt bör bifogas.
• Individuell presentation: Spontanansökan bör anpassas till byråns profil och verksamhetsområden. Det förväntas att den sökande har satt sig in i byråns inriktning och lämnar in en väl underbyggd ansökan.
• Konkret mervärde: Det ses som positivt om det i ansökningsbrevet konkret anges vilka kompetenser den sökande kan tillföra för att bidra till byråns utveckling.

En översikt över önskad position, avsett verksamhetsområde och tillgänglighet i tiden kan ytterligare strukturera ansökan.

Typiska missförstånd och feltolkningar

Begreppet och tillämpningen av spontanansökan är ofta förknippade med osäkerhet. De vanligaste missförstånden är:

• Ansökan till flera byråer samtidigt: Vissa sökande skriver allmänt hållna spontanansökningar och skickar dem till flera byråer samtidigt. Detta ses i regel inte som positivt, då den individuella kopplingen och motivationen inte är tillräckligt tydliga.
• Förväntan om snabb återkoppling: Eftersom spontanansökningar inte är kopplade till någon utlyst tjänst kan det dröja längre innan ett svar kommer, då ingen akut rekryteringssituation föreligger.
• Förväxling med blindansökan: Även om begreppen ofta används lika, särskiljer sig spontanansökan genom att vara innehålls- och formmässigt riktad till det aktuella målföretaget, i detta fall byrån. En blindansökan är däremot oftast mindre individuellt anpassad.
• Otydlig positionsangivelse: Oprecisa uppgifter om önskat arbetsområde kan leda till att ansökan inte blir rätt prövad eller placerad.

Praktiska tips för sökande

• Noggrann efterforskning: Sätt dig grundligt in i byrån, dess huvudinriktningar, klienter och värderingar. Denna efterforskning utgör grunden för ett individuellt och övertygande ansökningsbrev.
• Tydlig motivation: Beskriv konkret varför du vänder dig just till denna byrå och inom vilket område du vill bidra med din kompetens.
• Strukturerade handlingar: Se till att lämna in fullständiga, överskådliga och formellt korrekta ansökningshandlingar. Anpassa innehållet till byråns förväntningar.
• Visa initiativ, men var realistisk: Det är viktigt att poängtera din vilja att ta ansvar och lära dig nya arbetsuppgifter. Samtidigt bör du vara realistisk kring din bakgrund och inte uttrycka ogrundade förväntningar.
• Ha tålamod vid återkoppling: Vid spontanansökan bör du räkna med längre handläggningstid och vid behov behålla en vänlig kontakt med kontaktpersonen i efterhand.
• Proaktivt agerande: Tveka inte att efter lämplig tid vänligt följa upp om du inte fått svar.

Vanliga frågor (FAQ)

Hur skiljer sig en spontanansökan från en ansökan till en utlyst tjänst? En spontanansökan görs utan koppling till aktuella platsannonser och sker på eget initiativ. Den riktas till företaget eller byrån i syfte att uttrycka ett allmänt intresse för att arbeta där.Vilka handlingar ska en spontanansökan innehålla? En spontanansökan bör innehålla ett individuellt utformat personligt brev, en fullständig meritförteckning (CV) samt relevanta intyg och betyg. En kort presentation av önskat arbetsområde rekommenderas också.Hur lång tid tar det att behandla en spontanansökan? Eftersom spontanansökningar oftast inte är kopplade till ett omedelbart rekryteringsbehov, kan handläggningstiden variera från några veckor till flera månader.Hur kan chansen till framgång öka med en spontanansökan? En noggrann efterforskning om byrån, ett individuellt utformat personligt brev och tydliggörande av ditt konkreta mervärde kan avsevärt öka framgångschanserna.Kan man följa upp en spontanansökan proaktivt? Ja, efter skälig väntetid (till exempel tre till fyra veckor) är det i princip tillåtet att höra av sig vänligt via e-post eller telefon och understryka sitt intresse.Vad händer med uppgifter och handlingar efter att en spontanansökan skickats? Byråer sparar handlingarna enligt gällande dataskyddsregler. I många fall förs ansökningar in i en talangpool för att vid behov kunna granskas på nytt vid lämpliga tillfällen.

Den här artikeln ger en omfattande översikt över spontanansökan i advokatbyrå-sammanhang och riktar sig särskilt till sökande som vill förstå och aktivt forma ansökningsprocessen.

Vanliga frågor

Får företag spara personuppgifter från spontanansökningar under en längre tid?

Företag får endast spara personuppgifter från spontanansökningar under en begränsad tid, anpassad efter syftet med behandlingen. Efter avslutad rekryteringsprocess ska enligt art. 17 GDPR uppgifterna i princip raderas så snart ändamålet för behandlingen har upphört. Längre lagring kan emellertid vara tillåten om den sökande uttryckligen samtycker till detta, t.ex. för antagning till en kandidatpool. I dessa fall ska företaget informera öppet om syftet och lagringstiden samt inhämta ett återkalleligt samtycke. Om ett sådant samtycke saknas bör radering ske senast sex månader efter det att rekryteringsprocessen avslutats, då anspråk enligt diskrimineringslagen (AGG) fortfarande kan göras gällande under denna tid.

Vilka informationsskyldigheter har ett företag gentemot spontanansökande enligt art. 13 GDPR?

När ett företag tar emot en spontanansökan är det skyldigt att informera den sökande fullt ut om hur personuppgifterna behandlas. Informationskraven enligt art. 13 GDPR omfattar kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig, syfte och rättslig grund för behandlingen, lagringstid, kategorier av behandlade data, eventuella mottagare samt sökandens rättigheter (såsom tillgång, radering, invändning). Den sökande ska även informeras om rätten att framföra klagomål till dataskyddsmyndighet och, i förekommande fall, om avsikten att överföra uppgifter till ett tredjeland. Informationen ska ges senast när uppgifterna samlas in, helst omedelbart vid mottagandet av ansökan, på ett klart och lättförståeligt språk.

Kan ett anställningsförhållande uppstå rättsligt genom en spontanansökan?

Enbart genom inskickandet av en spontanansökan uppstår ännu inget rättsligt anställningsförhållande. Anställningsförhållande uppstår först genom de båda parternas överensstämmande viljeförklaring, oftast genom ett undertecknat anställningsavtal. Erbjudandet från den sökande genom inskickade handlingar räknas endast som en inbjudan att lämna ett erbjudande om anställningsavtal (invitatio ad offerendum). Ett företag är inte skyldigt att svara på en spontanansökan eller skapa en tjänst för denna. Förhandlings- eller föravtalsförpliktelser kan, beroende på hur ansökningsprocessen fortskrider, uppstå först genom konkreta samtal eller anställningslöften.

Vilka rättsliga skyldigheter har företag vid avslag av spontanansökningar?

Vid avslag av en spontanansökan måste företaget säkerställa att den sökande inte utsätts för diskriminerande skäl i den mening som avses i diskrimineringslagen (AGG). Ingen nackdel får göras på grund av ras, etnisk härkomst, religion, trosuppfattning, funktionsnedsättning, ålder, sexuell identitet eller kön. Vid misstanke om sådan diskriminering kan ersättningsanspråk uppstå. Dessutom finns dataskyddsrättsliga skyldigheter att radera ansökningshandlingarna efter angiven tidsfrist.

Måste den sökande uttryckligen samtycka till behandlingen av sina uppgifter vid spontanansökan?

Den rättsliga grunden för databehandling vid spontanansökan följer i regel av art. 6.1 b GDPR, då behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder före anställningsavtal. Ett särskilt samtycke krävs endast om uppgifterna ska användas för andra syften, till exempel för kandidatinventering eller deltagande i framtida urvalsprocesser. I sådana fall krävs ett informerat och återkalleligt samtycke från den sökande.

Vilka särskilda krav gäller för spontanansökningar via e-post ur dataskyddssynpunkt?

Vid inskickande av spontanansökan via e-post är både den sökande och företaget skyldiga att följa dataskyddsreglerna. Företaget bör erbjuda säkra kommunikationsvägar (t.ex. krypterad e-postöverföring eller säkra kandidatportaler) eller informera om risker vid sändning via e-post. Mottagna spontanansökningar måste behandlas konfidentiellt, skyddas mot obehörig åtkomst och behandlas i lämpliga system. Intern överlämning av ansökningshandlingar får endast ske till behöriga personer som ingår i urvalsprocessen.

Vilka rättigheter till tillgång och radering har spontanansökande enligt GDPR?

Spontanansökande har enligt art. 15 GDPR rätt att få information om vilka personuppgifter som lagras, ändamålet med behandlingen, mottagare samt planerad lagringsperiod. Därutöver kan de enligt art. 17 GDPR begära radering av sina uppgifter, förutsatt att det inte finns rättsliga lagringskrav eller berättigade intressen från företagets sida. I praktiken innebär detta att sökande efter ett avslag till exempel kan kräva omedelbar radering av sina uppgifter, om inte företaget behöver dessa för att försvara sig mot eventuella AGG-anspråk – då är lagring i maximalt sex månader efter avslutad rekryteringsprocess accepterat.