Resekostnader under praktik: Rättsliga grunder och särbestämmelser
Definition och tillämpningsområde
Begreppet Resekostnader under praktik omfattar alla utgifter som praktikanter ådrar sig inom ramen för sina obligatoriska utbildningsstationer och tjänsteuppdrag utanför sin ordinarie tjänstgöringsplats. Prakttjänstgöring, till exempel inom juridisk, pedagogisk eller annan offentligrättsligt reglerad förberedande tjänst, kräver regelbundet arbete vid olika utbildningsplatser, vilket gör regleringen och ersättningen av resekostnader av stor praktisk betydelse.
Rättsliga grunder för resekostnadsersättning under praktik
Lagliga bestämmelser
De rättsliga grunderna för resekostnadsersättning under praktik är i Tyskland i grunden reglerade i Bundesreisekostengesetz (BRKG) för förbundsnivån och i respektive Landesreisekostengesetzen (LRKG) för delstaterna. Föreskrifterna anger under vilka förutsättningar och i vilken omfattning resekostnader uppstår och ersätts.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): BRKG gäller för praktiktjänster inom förbundstjänst, exempelvis inom högre utrikestjänst. Den reglerar ersättning för resekostnader, kilometerersättning, dagtraktamente, logikostnader och övriga omkostnader.
- Landesreisekostengesetze (LRKG): För de flesta praktikformer (t.ex. lärarpraktik, förvaltnings- och juridisk praktik) tillämpas de aktuella delstatslagarna, vars innehåll dock oftast ligger nära BRKG.
Förutom lagstadgade regler finns Utbildnings- och examensförordningar, vilka kan innehålla specifika bestämmelser för praktiktjänsten.
Principen om omsorgsplikt
Ersättningen av resekostnader är ett uttryck för statens omsorgsplikt mot praktikanter, eftersom dessa på order av arbetsgivaren måste besöka utbildningsplatser.
Berättigade och förutsättningar
Statusrättsliga ramar
I vanliga fall är praktikanter Tjänstemän på prov eller personer i ett offentligrättsligt utbildningsförhållande. Rätten till resekostnadsersättning förutsätter att resan utgör en tjänsteåtgärd, som har beordrats eller godkänts av tjänstemannen.
Tjänsteuppdrag och utbildningsstationer
Till ersättningsberättigade resor hör särskilt:
- Resor till utbildningsstationer (t.ex. domstolar, förvaltningsmyndigheter, skolor)
- Tjänsteresor till utbildningsledare eller advokatbyråer på annan ort (särskilt inom juridisk praktik)
- Tjänsteordnade fortbildningar eller examina
Resor mellan hemmet och ordinarie arbetsplats (“första arbetsplatsen”) i samband med dagligt pendlande är normalt inte ersättningsberättigade. Detta utgör en väsentlig skillnad mellan behandling av tjänsteresor och regelbundna resvägar till tjänstestället.
Typer av resekostnader och deras ersättning
Resekostnader
I regel ersätts nödvändiga och faktiskt uppkomna resekostnader. Detta kan gälla användning av kollektivtrafik (2:a klass) eller, om tillstånd har givits, kilometerersättning för användning av privat bil.
Kilometerersättning
Vid resa med privat bil sker ersättning enligt lagstadgade kilometerersättningar, som kan variera beroende på delstat och användning (ensamresa eller samåkning med kollegor).
Dag- och logitraktamente
För flerdagars vistelser på annan ort kan ersättning för dagtraktamente och logikostnader föreligga. Deras belopp och godkännande är lagstadgade; egen mat eller kostnadsfritt logi leder regelbundet till minskade belopp.
Omkostnader
Till omkostnader räknas exempelvis parkeringsavgifter, bagagehantering eller nödvändiga inköp i samband med tjänsteresan.
Förfarande vid begäran om resekostnader
Ansökan och tidsfrister
Praktikanter ska i princip begära sina resekostnader skyndsamt efter avslutad resa. Många delstater tillämpar en preskriptionstid på sex månader. Ansökan lämnas till ansvarig utbildnings- eller tjänsteställe tillsammans med nödvändiga intyg (biljetter, kvitton, bevis på tjänsteresa).
Godkännande och utbetalning
Efter prövning av förutsättningarna sker godkännande och ersättning via tjänstestället. Oklara fall kan leda till frågor eller skyldighet att inkomma med ytterligare bevis.
Särbestämmelser och tvistfrågor
Avdrag för pendlare och skatterättslig behandling
Medan ordinarie resor mellan bostad och första arbetsplats endast kan dras av i deklarationen genom avståndsavdraget, är ersatta tjänsteresor normalt skattefria.
Byte av utbildningsstation
Vid byte av utbildningsstation (t.ex. flytt till utbildningsplats utanför hemorten) kan även flyttkostnadsersättning bli aktuell, förutsatt att detta har beslutats av myndighet.
Vanliga tvistefrågor
- Godkännande av en viss plats som tjänsteställe för resa
- Godkännande av användning av privat bil
- Storlek och skälighet av kostnader/bevis
Vid tvist finns möjlighet till överprövning genom förvaltningsrättsligt överklagandeförfarande.
Slutsats
Resekostnader under praktik utgör ett komplext rättsområde vars exakta utformning styrs av förbunds- eller delstatsrätt samt aktuella utbildningsförordningar. Omfattning och förutsättningar för ersättningsberättigande är tydligt fastställda i föreskrifterna, men kräver ändå noggrann granskning i varje enskilt fall på grund av det stora antalet möjliga utbildningsstationer och situationer. Att begära ersättning i tid är lika nödvändigt som att följa beviskrav och tidsfristerna.
Vanliga frågor
Vem har rätt till ersättning av resekostnader under praktiken?
Under praktiktjänst är det i princip praktikanter som är berättigade att ansöka om ersättning, förutsatt att de inom ramen för utbildningen måste utföra tjänsteresor. Särskilt omfattas resor som föreskrivs genom utbildningsförordning till utbildningsplatser, möten eller externa stationer utanför den ordinarie tjänstestationen. Rätten gäller främst de resor som är tjänsteordnade eller godkända. Privat motiverade resor – exempelvis mellan bostad och utbildningsplats till vardags – samt frivilligt utbyte utan tjänsteplikt är däremot inte ersättningsberättigat. Observera att rätten normalt är direkt kopplad till beslut från den myndighet eller domstol som ansvarar för utbildningen; resor på eget initiativ utan föregående godkännande är därför undantagna från kostnadsersättning. Ansökan ska lämnas enligt bestämmelserna i respektive delstats resekostnadslag.
Vilka kostnadsslag är ersättningsberättigade och vilka beviskrav gäller?
Till de ersättningsberättigade resekostnaderna räknas regelmässigt resekostnader, nödvändiga logikostnader, dag- eller traktamentsersättning samt vid behov nödvändiga omkostnader som parkeringsavgifter eller tjänsterelaterade bagageavgifter. Resekostnader ersätts i princip upp till kostnaden för kollektivtrafik (t.ex. tåg, buss, ev. andra klass på Deutsche Bahn). Användning av privat bil ersätts endast efter uttryckligt förhandsgodkännande och med tillämpning av kilometersatser, vilket kräver särskilda bevis – såsom körjournal, tankkvitton och själva godkännandet. Vid logi måste de faktiska kostnaderna styrkas med kvitton (t.ex. hotellfaktura) för att vara ersättningsberättigade, medan representationskostnader eller personliga utgifter är undantagna. För resekostnadsersättning krävs alltid att samtliga kvitton lämnas in och att ansökan lämnas inom utsatt tid. Bristande bevis eller för sent inlämnande leder regelmässigt till avslag på ersättningen.
I vilken omfattning finns rätt till kilometerersättning vid användning av privata transportmedel?
Kilometerersättning ges som en schablonersättning vid användning av privat fordon, särskilt egen bil eller cykel, förutsatt att godkännande från myndigheten har getts och resan var tjänstenödvändig. Ersättningen anges i respektive delstats resekostnadslag och beräknas vanligtvis enligt en fast summa per körd kilometer (t.ex. 0,30 € per kilometer med bil). Ingen separat ersättning för t.ex. bensin- eller servicekostnader ges. Förutsättning är att inga tjänstefordon eller kollektivtrafik fanns tillgängliga, eller att dessa inte kunde användas utan orimlig tids- eller ekonomisk insats. Bevis på resväg och körda kilometer ska bifogas ansökan, oftast tillsammans med ett godkännande från tjänstestället.
Vilka tidsfrister gäller för att begära resekostnader under praktiken?
För resekostnadsersättning gäller i alla förbundsländer en lagstadgad preskriptionstid, som normalt ligger mellan 3 och 6 månader efter avslutad tjänsteresa, såvida inte delstatsrätt eller förvaltningsföreskrifter anger kortare tider i det enskilda fallet. Efter denna tidsfrist kan krav på resekostnadsersättning som regel inte längre göras gällande. Det är praktikantens ansvar att lämna in en fullständig ansökan i tid, inklusive alla nödvändiga dokument och bevis till ansvarig instans. Överskrids tidsfristen kan undantag endast göras i särskilt motiverade undantagsfall (t.ex. om tidsöverskridandet inte låg inom den sökandes kontroll).
Finns det gränser för ersättningsbara resekostnader under praktiken?
Ersättningen av resekostnader under praktik är begränsad såväl vad gäller de enskilda kostnadsslagen som den totala ersättningen och följer de lagliga maxbeloppen enligt respektive delstats resekostnadslag. Dessa anger exempelvis vilka högsta belopp som får ersättas per dag och resa för logikostnader, traktamenten eller resekostnader. Överträdelser ersätts som regel inte, om det inte undantagsvis är tjänsteorsakat eller särskilda omständigheter föreligger och detta har godkänts i förväg av ansvarig myndighet. Självrisker, t.ex. vid frivillig uppgradering av komfort (första klass, enkelrum istället för dubbelrum) eller privata omvägar, ska alltid betalas av praktikanten privat.
Hur bedöms avståndet mellan bostad och utbildningsplats rättsligt?
Avståndet mellan bostad och utbildningsplats är relevant i resekostnadsrätten för att avgöra om det gäller en tjänsteresa eller bara en regelbunden arbetsresa. Avgörande är den så kallade ”första arbetsplatsen” (även kallad ordinarie tjänstgöringsplats). Resor till denna plats räknas inte som tjänsteresor och ersätts därmed inte, utan tillhör de vanliga pendlingskostnaderna. Endast resor utöver denna första arbetsplats (t.ex. till externa stationer, domstolar på andra orter eller till flerdagarskursplatser) erkänns som ersättningsberättigade tjänsteresor. Detta kräver varje gång bevis för den tjänsterelaterade nödvändigheten och – i de fall det avviker från normen – ett uttryckligt beslut om reseordrande från ansvarig utbildningsledning.