Pitch Book
Definition och klassificering av begreppet Pitch Book
Ett Pitch Book är ett strukturerat presentationsmaterial där en advokatbyrå presenterar sig för potentiella klienter eller befintliga uppdragsgivare. Syftet med ett Pitch Book är att på ett övertygande sätt visa den egna kompetensen, erfarenheten och lämpligheten för ett specifikt uppdrag eller rådgivningsprojekt. Begreppet kommer ursprungligen från företagsrådgivning och investmentbanker, men används i allt större utsträckning även i advokatyrket.
Ett Pitch Book fokuserar på att presentera byrån, teamet, relevanta specialistområden samt exempel på framgångsrikt slutförda projekt. Begreppen ”presentation”, ”anbudsmaterial” eller ”uppdragspresentation” används ibland synonymt, men Pitch Book innefattar vanligtvis en strukturerad, ofta digital presentation.
Roll i byråns vardag: betydelse och typiska användningsområden
Pitch Books intar en central roll i advokatbyråns process för att vinna nya uppdrag. De skapas oftast när en byrå bjuds in att delta i en urvalsprocess – till exempel vid så kallade ”beauty contests”, tävlingspresentationer eller när intressenter specifikt begär ett anbud.
Typiska användningsområden för Pitch Books är:
- Presentation vid ett första möte med potentiella klienter,
- Presentationer vid upphandlingar eller urvalsprocesser (pitcher),
- Genomförande av informationsmöten eller deltagande på mässor,
- Genomförande av workshops eller strategisamtal med uppdragsgivare,
- Tillhandahållande av specifika rådgivningserbjudanden för krävande, komplexa frågeställningar.
Processer, arbetsflöden och metoder
Upprättande av ett Pitch Book
Processen börjar vanligtvis med en strukturerad förfrågan – antingen från externa intressenter eller genom ett internt beslut att delta i en urvalsprocess. Därefter sammanställs all nödvändig information och allt material:
- Briefing och analys: Klargörande av krav, målsättning och innehåll. Här dokumenteras först förväntningar och bakgrund till det potentiella uppdraget.
- Research: Framtagande av relevanta referensprojekt, presentation av teamet och sammanställning av kompetenser som är väsentliga för uppdraget.
- Innehållsmässig utarbetning: Disposition av presentationen i olika kapitel, såsom byråpresentation, rådgivningskoncept, erfarenhet och arbetsätt.
- Design: Visuell utformning, layout och inkludering av grafik, organisationsscheman eller tidplaner.
- Interna samordningar: Involverade medarbetare, särskilt de som senare ska hantera ärendet, granskar materialet och kompletterar innehållet.
- Godkännande och utskick: Efter slutlig samordning skickas Pitch Book digitalt eller i tryckt form till intressenterna eller presenteras under ett möte.
Presentationsmetoder
Pitch Books kan utformas som dokument (t.ex. PDF) eller som presentationsbilder (t.ex. PowerPoint). Ofta används även digitala verktyg för att infoga till exempel videor, interaktiva grafer eller fallstudier.
Rambetingelser och standarder
Pitch Books följer en tydlig struktur samt ett flertal organisatoriska och tekniska krav:
- Corporate design: Den visuella utformningen följer byråns riktlinjer för en enhetlig yttre profil.
- Konfidentialitet: Personuppgifter och projektspecifik information får endast användas efter godkännande och under beaktande av gällande dataskyddsregler.
- Databaser och kunskapshantering: För effektiv framställning använder byråer ofta centrala databaser med standardtexter, referenser, teammedlemmars biografier och framgångsberättelser.
- Kvalitetssäkring: En slutlig språkgranskning, korrigeringar av flera medarbetare och enhetlig terminologi är en fast del av processen.
Praktisk tillämpning: arbetsvardag med Pitch Books
För medarbetare innebär arbetet med ett Pitch Book att både kommunikativa och organisatoriska färdigheter måste användas. Uppgifterna kan exempelvis innefatta insamling av projektdata, samordning av presentationsupplägg med kollegor från olika team och målinriktad framtagning av individuella kompetenser.
I vardagen skapas Pitch Books ofta under tidspress. Ett systematiskt förarbete, det vill säga att skapa och underhålla standardinnehåll, är därför viktigt för att kunna hantera kortfristiga förfrågningar på ett tillförlitligt och effektivt sätt. Särskilt för nyanställda erbjuder arbetet med Pitch Books möjlighet att få en överblick över uppdrag, bygga upp kontakter inom byrån och aktivt delta i byråns externa profilering.
Möjligheter och utmaningar i byråns vardag
Möjligheter:
- Pitch Books ger möjlighet att tydligt lyfta fram byråns styrkor och särskilda egenskaper.
- Arbetet med Pitch Books främjar samarbete mellan olika team och ger inblick i olika fokusområden.
- Genom användning av Pitch Books kan unga medarbetare tidigt få ansvar och snabbt bli en del av affärsutvecklingsprocesserna.
- Löpande uppdatering och digitalisering förbättrar arbetsflöden och byråns utåtriktade profil.
Utmaningar:
- Framtagningen kräver ofta snabb samordning och effektiv kommunikation mellan flera inblandade.
- Underhåll av uppdaterade, meningsfulla referenser och säkerställande av en enhetlig extern profil är tidskrävande.
- Att uppfylla dataskyddskrav samt granska känsligt innehåll kräver noggrannhet och kontroll.
- Presentation för potentiella klienter kräver hög kommunikationskompetens.
Vanliga frågor (FAQ)
Vad används ett Pitch Book till på en advokatbyrå? Pitch Books används för att presentera byrån, särskilt vid urvalsprocesser, rådgivningserbjudanden eller vid anskaffning av nya uppdrag.Vem är inblandad i utarbetandet av ett Pitch Book? Vanligtvis samarbetar flera medarbetare: det ansvariga teamet för respektive uppdrag, marknadsföring eller affärsutveckling samt ibland sekreterare och intern IT-avdelning.Hur lång tid tar det att upprätta ett Pitch Book? Beroende på omfattning och komplexitet kan det ta allt från några dagar till flera veckor. Noggrann förberedelse och välskötta databaser förkortar processen avsevärt.Hur ofta används Pitch Books i byråns vardag? Det beror på byråns storlek och inriktning. Större byråer tar regelbundet fram Pitch Books, särskilt för omfattande upphandlingar eller stora uppdrag.Vilka kompetenser är användbara i arbetet med Pitch Books? Analytiskt tänkande, strukturerad arbetsmetod, noggrann research samt team- och kommunikationsförmåga är fördelaktiga.Hur kan man som nyanställd involveras i arbetet med Pitch Books? Nyanställda tar ofta ansvar för researchuppgifter, sammanställning av material eller framtagning av presentationsinnehåll, och kan stegvis få mer ansvar.
Vanliga frågor
Vem är upphovsman till ett Pitch Book ur juridisk synvinkel?
Upphovsrätten till ett Pitch Book tillkommer i princip den person eller institution som har skapat det, d.v.s. författaren eller uppdragsgivaren om verket utförts inom ramen för anställning (§ 7 UrhG). Har flera personer medverkat vid framtagandet (t.ex. ett team på en investmentbank) kan medupphovsmannaskap föreligga. Överlåtelse av nyttjanderätter till delar av innehållet (t.ex. vid användning av licensierade bilder eller diagram) måste prövas separat. Pitch Book som helhet är regelmässigt upphovsrättsligt skyddad om kravet på verkshöjd är uppfyllt. Vid användning av annans innehåll i Pitch Book måste man också kontrollera om upphovsrättsligt tillstånd krävs eller om exempelvis citaträtt är tillämplig.
Vilka juridiska risker finns vid utskick av Pitch Books till potentiella investerare eller klienter?
Vid utskick av ett Pitch Book finns flera juridiska risker. Det kan till exempel innebära ett brott mot sekretesskyldigheter, särskilt om konfidentiell information om målbolaget eller tredje part ingår och godkännande saknas. Det kan även uppstå konkurrensrättsliga problem, t.ex. genom utlämnande av affärshemligheter enligt § 6 UWG eller riktat övertalande av affärspartners. Vidare måste dataskyddslagstiftningen (GDPR) följas om personuppgifter förekommer. Om externa aktörer som konsulter, analytiker eller samarbetspartners inkluderas, kan även överföring till dessa kräva juridisk prövning för att säkerställa efterlevnad av NDA (Non-Disclosure Agreements) eller andra sekretessklausuler.
Vilka särskilda sekretesskrav gäller i samband med Pitch Books?
Pitch Books innehåller ofta företagsspecifik och ibland konfidentiell information, varför juridiska sekretessförpliktelser gäller både internt och externt. Anställda omfattas av anställningsavtal, och vid behov även av särskilda NDA, och är skyldiga att bevara tystnadsplikt. Vid extern överlämning, exempelvis till investerare, banker eller potentiella köpare, måste dessa också förpliktas till sekretess (t.ex. genom sekretessavtal). Brott mot sekretesskyldighet kan ge upphov till civilrättsliga skadeståndsanspråk och i vissa fall även straffrättsliga konsekvenser, särskilt vid avslöjande av affärs- och företagshemligheter (§ 17 UWG; Geschäftsgeheimnisgesetz – GeschGehG).
Vilka ansvarsrisker finns vid felaktiga eller vilseledande uppgifter i Pitch Book?
Om felaktiga, ofullständiga eller vilseledande uppgifter lämnas i Pitch Book kan detta medföra olika former av ansvar. Inom civilrätten är särskilt anspråk enligt culpa in contrahendo (c.i.c.) eller prospektsansvar aktuella, t.ex. om en mottagare av Pitch Book grundar ett investeringsbeslut på informationen och drabbas av skada. Vid medvetet vilseledande eller bedrägeri kan även skadeståndsanspråk enligt § 823 BGB uppstå. Inom kapitalmarknadsrätten gäller särskilda skyldigheter för vissa finansiella produkter och erbjudanden (t.ex. prospekt för värdepapper) – i dessa fall kan felaktig information även leda till tillsynssanktioner från BaFin eller motsvarande myndigheter.
Måste ett Pitch Book innehålla vissa juridiska eller regulatoriska uppgifter?
Pitch Books är i grunden inte föremål för någon lagstadgad form och det finns ingen uttrycklig juridisk skyldighet att ange vissa komponenter. Dock måste, om Pitch Book utgör del av ett värdepapperserbjudande eller en finansiell tjänst, regulatoriska krav (t.ex. riskinformation, ansvarsfriskrivningar eller lagstadgade varningsnotiser) iakttas. Om sådan information saknas och Pitch Book används i säljsyfte kan det få tillsynsrättsliga konsekvenser eller i händelse av tvist klassas som brott mot informationsplikter. I vissa fall kan även granskning av BaFin eller annan behörig tillsynsmyndighet krävas.
Vilka dataskyddsaspekter måste beaktas vid upprättande och distribution av Pitch Books?
Om Pitch Book innehåller personuppgifter (t.ex. om anställda, chefer eller kunder till målbolaget) måste GDPR följas. Det gäller särskilt informationsplikt enligt artiklarna 13 och 14 GDPR, samtycke till personuppgiftsbehandling samt säkerställande av överföring av uppgifter till tredje part i enlighet med artikel 6 GDPR (rättsliga grunder för behandling). Datakänslighet och lagringstid, raderingsfrister och eventuellt skydd vid elektronisk överföring (t.ex. krypterade e-postmeddelanden, lösenordsskyddade dokument) ska kontrolleras och dokumenteras. Vid internationella transaktioner måste även bestämmelser för tredjeland efterlevas.