Matter Number
Definition och ursprung av begreppet
Begreppet Matter Number (på tyska ungefär: ”aktnummer” eller ”ärendenummer”) kommer från den engelskspråkiga advokatbyråmiljön, särskilt från den angloamerikanska världen. Det består av ”Matter” (svenska: ärende, fall, process) och ”Number” (svenska: nummer). I advokatbyråns vardag fungerar Matter Number som en entydig identifiering för ett specifikt uppdrag eller projekt.
Till skillnad från den tyska termen ”aktenzeichen” eller ”vorgangsnummer” är Matter Number dock uttryckligen anpassad till hantering av uppdrag, ärenden eller juridiska frågor inom advokatbyråer eller liknande organisationer.
Betydelse i advokatbyråsammanhang
Typisk användning
Varje nytt mandat, fall eller projekt tilldelas en unik Matter Number. Detta möjliggör en entydig koppling och identifiering av dokument, korrespondens, fakturor och intern kommunikation till ett specifikt ärende. Det underlättar strukturerad arkivering, spårbarhet av arbetssteg och åtskillnad mellan olika uppdrag.
Relevans
I internationella miljöer och större advokatbyråer är användningen av Matter Numbers en beprövad standard. Den entydiga numreringen säkerställer att anställda, klienter samt externa partners alltid refererar till samma ärende. Detta ökar effektiviteten, överblicken och rättssäkerheten både i interna processer och vid kommunikation med tredje part.
Ramar och förutsättningar
Rättsliga och organisatoriska aspekter
Medan det i Tyskland och andra länder finns lagstadgade krav på arkivering och märkning av akter, är tilldelning av Matter Numbers särskilt i internationella advokatbyråer ofta en del av interna compliance-riktlinjer eller affärsstandarder. Den bidrar till efterlevnad av dataskydds- och sekretesskrav, eftersom information kan taggas och avgränsas individuellt.
I programvarulösningar för advokatbyråer är Matter Numbers en central del av dokumenthantering och faktureringsprocesser. Numret följer med all information från upprättandet av uppdraget till arkivering.
Kulturella aspekter
I många anglosaxiska advokatbyråer är det vanligt att alltid ange Matter Number i korrespondens och kommunikation med klienter. På så sätt säkerställs att alla parter när som helst kan identifiera det aktuella ärendet korrekt.
Praktiska exempel och typiska scenarier
- Uppdragsaccept: När ett nytt uppdrag öppnas genereras automatiskt ett individuellt Matter Number och tilldelas det nya fallet.
- Korrespondens: Varje e-post, brev eller formulär som rör uppdraget bär det tillhörande Matter Number i ämnesraden eller som notering.
- Fakturering: Fakturerade tjänster grupperas efter Matter Number, så att klienter får en tydlig översikt över kostnaderna för respektive ärende.
- Arkivering: Efter avslutat uppdrag arkiveras den kompletta akten inklusive Matter Number, vilket underlättar senare åtkomst och stöder efterlevnad av lagstadgade arkiveringstider.
Skillnader mot liknande begrepp och möjliga missförstånd
Avgränsning mot ”Client Number” och ”Aktenzeichen”
- Client Number: Medan Matter Number identifierar ett specifikt ärende, står Client Number (klientnummer) för identifiering av uppdragsgivaren. Ofta har en klient flera ärenden, vart och ett med ett eget Matter Number.
- Aktenzeichen: I tyskspråkig användning motsvarar Aktenzeichen i grunden Matter Number, men systemen för tilldelning och användningskonventioner kan skilja sig åt. Aktenzeichen kan också tilldelas av domstolar eller myndigheter.
- File Number eller Reference Number: I vissa sammanhang används dessa begrepp som synonymer, men det finns regionala och organisationella skillnader i betydelse och användning.
Typiska missförstånd
I internationella team kan det uppstå förväxlingar mellan Client Number och Matter Number. Det är därför viktigt att använda respektive nummer entydigt och konsekvent samt namnge dem tydligt i korrespondens.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan Matter Number och Client Number?
Matter Number identifierar ett specifikt ärende (t.ex. ett fall, projekt eller uppdrag), medan Client Number används för att identifiera uppdragsgivaren. En klient kan ha flera Matter Numbers för olika ärenden.
Bibehålls Matter Number under hela ärendets gång?
Ja, Matter Number följer ett ärende från uppdragsaccept till arkivering och möjliggör en obruten koppling av alla dokument och händelser.
Är det obligatoriskt att tilldela ett Matter Number?
Det finns inget lagstadgat krav på att använda Matter Number, men det är i många internationella och större advokatbyråer en oumbärlig standard för uppdragshantering.
Hur skapas en Matter Number?
Tilldelningen sker enligt interna riktlinjer, oftast automatiskt genom advokatbyråns programvara. Ofta består Matter Number av en kombination av siffror och/eller bokstäver som kan innehålla år för uppdragsstart, klientinitialer och löpnummer.
Kan en Matter Number tilldelas flera gånger?
Nej, Matter Number är unik och får endast tilldelas en specifik ärende en gång för att förhindra sammanblandningar.
Sammanfattning: Matter Number är i internationella advokatbyråsammanhang en central identifikator för entydig identifiering och hantering av ärenden. Den underlättar organisation, kommunikation och dokumentation i advokatbyråns vardag och är särskilt standardpraxis i globala advokatbyråer. Sökande och nyanställda lär sig att konsekvent användande av detta nummer bidrar till effektiv och säker affärshantering.
Vanliga frågor
Vilka juridiska krav måste beaktas vid tilldelning av Matter Number?
Vid tilldelning av Matter Number (aktnummer) måste särskilt de professionella och dataskyddsrättsliga kraven beaktas. De professionella kraven innebär bland annat att tilldelningen av klienter och deras ärenden måste vara entydiga och spårbara för att säkerställa korrekt aktföring (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Aktnumret måste möjliggöra obruten dokumentation och arkivering och får inte lämna ut konfidentiell information om obehöriga får tillgång. Ur dataskyddssynpunkt – särskilt enligt GDPR och BDSG – måste säkerställas att Matter Number inte avslöjar personuppgifter eller medger identifiering av klienten om dessa kan ses i andra system. Tilldelning och hantering av Matter Number bör skyddas mot obehörig åtkomst genom tekniska och organisatoriska åtgärder såsom åtkomsthantering och kryptering.
Vilka konsekvenser kan en felaktig eller dubbel tilldelad Matter Number få?
En felaktigt eller dubbelt tilldelad Matter Number kan leda till kännbara juridiska konsekvenser. Dels finns risken för förväxling eller blandning av aktinnehåll, vilket kan innebära brott mot advokatens tystnadsplikt (§ 43a Abs. 2 BRAO). Dels kan det leda till betydande ansvarsrisker, t.ex. vid felaktiga utlämnanden eller behandlingar på grund av förväxlade ärenden. Enligt § 203 StGB (brott mot sekretess) kan dessutom ett straffrättsligt ansvar föreligga om tredje part otillåtet får tillgång till klientdata p.g.a. förväxlingen. Vid disciplinärärenden hos yrkesorganisationer är noggrann aktföring och entydiga aktnummer också granskbara standarder.
Hur länge måste Matter Numbers och tillhörande data lagras enligt lag?
Enligt professionsregler, särskilt § 50 Abs. 1 BRAO och § 27 BNotO, måste akter inklusive Matter Number lagras i minst sex år efter avslutat uppdrag. Skatte- eller handelsrättsliga regler kan föreskriva längre lagringstider, som enligt § 147 AO eller § 257 HGB kan uppgå till tio år. Under denna tid ska Matter Number fortsatt fungera som ordningskriterium, eftersom den krävs för entydig identifiering och spårbarhet. Efter lagstadgade perioder ska akter inklusive Matter Numbers raderas enligt dataskyddsregler, vilket även omfattar borttagning av elektroniska referenser.
Vilka dataskyddsaspekter ska beaktas vid tilldelning av Matter Numbers?
Ur dataskyddssynpunkt ska det säkerställas att Matter Number i sig inte avslöjar känslig information, såsom namn, födelsedata eller specifikt ärendeinnehåll. Enligt GDPR får personuppgifter endast samlas in och behandlas för specifika, entydiga och legitima ändamål (Art. 5 GDPR). Matter Numbers ska därför skapas enligt ett schema som inte medger identifiering av klienten eller det specifika ärendet (t.ex. inga klarnamn eller uppenbara initialer). Det måste också säkerställas att endast behöriga personer har tillgång till koder och deras koppling. I digitala system måste ytterligare pseudonymisering och kryptering beaktas.
Vilka juridiska regler gäller för ändring eller rättelse av en Matter Number i befintliga akter?
En efterföljande ändring eller rättelse av en Matter Number får endast ske dokumenterat och spårbart för att säkerställa integriteten och autenticiteten i akthanteringen (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). Ändringar ska loggas revisionssäkert i aktregistret; det ursprungliga aktnumret och anledningen till ändringen måste bevaras. Omarkerade raderingar eller ändringar är otillåtna och kan medföra yrkesrättsliga konsekvenser. Det rekommenderas att fastställa en förändringspolicy där ansvar och procedurer regleras.
Hur ska Matter Number behandlas rättsligt i elektroniska rättsliga kommunikationssystem?
I elektronisk rättslig kommunikation, till exempel i det särskilda elektroniska advokatbrevlådan (beA), ska Matter Number ses som en intern ordningsbeteckning. Den måste dock föras så att den uppfyller kraven i respektive domstols- eller processrätt och får aldrig bryta mot dataskyddsregler (se § 130d ZPO och eJustice-infrastrukturens krav). Vidare får Matter Number inte delas med domstolar eller tredje part utan rättslig grund om detta medger att klienter kan identifieras. Säker lagring och överföring ska garanteras genom tekniska skyddsåtgärder som kryptering.