Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams är en molnbaserad samarbetsplattform utvecklad av Microsoft. Den samlar olika kommunikations- och arbetsverktyg i en central applikation och möjliggör samarbete i realtid. Ursprungligen introducerad som en del av Microsoft 365-sviten används Microsoft Teams idag globalt av företag, organisationer och särskilt också av advokatbyråer för att göra det dagliga arbetet mer effektivt och flexibelt.

Definition och syfte

Microsoft Teams är en plattform för grupp- och projektarbete som kombinerar funktioner som chatt, videokonferenser, fillagring och redigering samt integration av andra applikationer i en gemensam miljö. Syftet är att främja internt samarbete, förenkla informationsutbyte och digitalisera arbetsflöden.

Målet med Microsoft Teams är att samla kommunikation och samarbete på en plats, så att team kan interagera effektivt oavsett var de befinner sig. Genom att centralt organisera konversationer, uppgifter och dokument blir arbetet mer transparent och samordningen inom teamet betydligt enklare.

Roll i advokatbyråers arbetsorganisation

Typiska användningsområden

Microsoft Teams används på många sätt inom advokatbyråer och stödjer bland annat följande områden:

• Projektarbete: Arbetsgrupper kan organisera sig i så kallade team och kanaler, definiera särskilda arbetsflöden och samarbeta kring uppgifter.
• Kommunikation: Förutom enskilda- och gruppchattar möjliggör Teams ljud- och videokonferenser för regelbundna möten, klient- eller teammöten.
• Filhantering: Dokument, avtal eller presentationer kan lagras centralt, redigeras gemensamt och versionshanteras.
• Informationsutbyte: Meddelanden, tillkännagivanden och anteckningar kan delas och diskuteras med hela teamet.
• Integration av andra applikationer: Kalender, att-göra-listor samt olika applikationer från Microsoft 365-portföljen kan integreras sömlöst för att automatisera och förenkla arbetsprocesser.

Funktioner och metoder

• Team och kanaler: Strukturerar olika projekt, ärenden eller ämnesområden på byrån.
• Chattar: Används för snabba avstämningar, frågor eller interna rådgivningar.
• Möten: Organiserar onlinemöten, deadline-överenskommelser eller fortbildningar.
• Fildelning: Gemensam redigering av dokument i realtid.
• Uppgiftshantering: Stödjer delegation och uppföljning av uppgifter via integrerade appar.

Ramar och standarder

Tekniska förutsättningar

• Microsoft 365-licens: För att använda Microsoft Teams krävs vanligtvis en giltig Microsoft 365-licens.
• Internetanslutning: Som en molnbaserad applikation kräver Teams en stabil internetuppkoppling.
• Slutapparater: Teams kan användas på stationära datorer, bärbara datorer, surfplattor eller smartphones. En app samt webbläsarversion finns tillgänglig.
• Dataskydd och säkerhet: Applikationen uppfyller gängse säkerhetsstandarder. På advokatbyråer bör särskild uppmärksamhet ägnas åt regelefterlevnad och dataskydd (t.ex. GDPR).

Organisatoriska processer

• Teamstrukturer: Organisationen av team och kanaler bör vara tydlig och användarvänlig för att optimera informationsflödet.
• Behörigheter: Åtkomsträttigheter hanteras centralt och kan anpassas individuellt efter roller och uppgifter.
• Arkivering: Gamla chattar, filer och möten kan arkiveras för att bevara överskådlighet och uppfylla lagstadgade krav.

Effekter på samarbete, effektivitet och kommunikation

Införandet av Microsoft Teams i den dagliga verksamheten på byrån förändrar samarbetet i grunden. Information blir centralt tillgänglig, arbetsprocesser blir mer transparenta och rutinuppgifter kan ofta automatiseras eller förenklas. Kommunikation sker snabbare, missförstånd minskar och processer kan koordineras bättre. Detta leder till ökad effektivitet och möjliggör flexibelt arbete – exempelvis på distans eller hemifrån.

Kommunikation och samarbete i realtid minskar dessutom behovet av samordning via e-post och påskyndar beslutsprocesser. Nya medarbetare kan snabbt introduceras med hjälp av strukturerade teamkanaler och tillgängliga material.

Möjligheter och utmaningar i praktisk tillämpning

Möjligheter

• Förbättrat lagarbete: Gemensam redigering av dokument i realtid och utbytet i teamkanalen stärker samhörigheten.
• Transparens: Information och uppgifter är alltid tillgängliga, vilket ökar spårbarheten.
• Flexibilitet: Platsonberoende samarbete och mobil användning främjar flexibel arbetsorganisation.
• Innovationspotential: Genom att integrera fler digitala tjänster kan arbetsflöden moderniseras och ständigt optimeras.

Utmaningar

• Inlärning: Övergången till en ny plattform kräver initial utbildning och vilja att anpassa arbetsvanor.
• Strukturering: En tydlig team- och kanalstruktur är nödvändig för att undvika informationsöverflöd och otydlighet.
• Dataskydd: Efterlevnad av rättsliga krav vid hantering av känsliga uppgifter kräver särskild uppmärksamhet och eventuellt ytterligare tekniska åtgärder.

Praktiska exempel på användning i advokatbyråns vardag

• Förberedelse av klientmöte: Ett team skapar tidplaner i en egen kanal, delar dokument och samordnar sig via chattmeddelanden eller korta videosamtal kring agendan.
• Deadlinehantering: Uppgifter och tidsfrister läggs in i den integrerade kalenderfunktionen och kan ses och redigeras av hela teamet.
• Researcharbete: Information och källor samlas i teamkanalen, diskuteras gemensamt och kompletteras med anteckningar.
• Onboarding av nya kollegor: Utbildningsmaterial, organisatorisk information och viktiga första uppgifter lagras centralt för att underlätta en snabb start.
• Samordning vid hemarbete: Regelbundna teammöten hålls virtuellt, spontana frågor ställs och besvaras i chatten.

Vanliga frågor om Microsoft Teams

Vad är skillnaden mellan ett team och en kanal? Ett team är en överordnad arbetsgrupp, till exempel en avdelning eller ett projektteam. En kanal är ett tematiskt eller projektbaserat underområde inom detta team där relevanta konversationer och material samlas.Kan även externa personer delta i Teams-möten? Ja, vid inbjudan kan även klienter eller andra externa personer delta i enskilda möten utan att få tillgång till interna teamdata.Hur säkert är det att använda Microsoft Teams för konfidentiell information på byrån? Microsoft Teams uppfyller höga säkerhets- och dataskyddskrav. Vid hantering av särskilt känsliga uppgifter rekommenderas förhandsavstämning med intern IT eller dataskyddsansvarig.Behöver jag särskild hårdvara för Microsoft Teams? Nej, Microsoft Teams fungerar på vanliga stationära datorer, bärbara datorer, surfplattor och smartphones. För videokonferenser krävs dock mikrofon och kamera.Hur kan jag bäst lära mig använda Microsoft Teams? Advokatbyråer tillhandahåller ofta utbildningsmaterial eller korta introduktioner. Dessutom erbjuder Microsoft officiella hjälpsidor samt videotutorials för nybörjare.

Den här artikeln ger en praktiskt inriktad översikt över Microsoft Teams i byråns vardag och visar hur moderna arbetsmetoder och organisation kan stödjas med digitala verktyg.

Vanliga frågor

Vilka dataskyddsrättsliga krav måste beaktas vid användning av Microsoft Teams i företag?

När Microsoft Teams används gäller särskilt kraven i dataskyddsförordningen (GDPR) och eventuellt den tyska federal dataskyddslagen (BDSG). Företag måste i förväg genomföra en konsekvensbedömning enligt art. 35 GDPR, särskilt om känsliga uppgifter behandlas eller systematisk övervakning sker. Valet av tjänsteleverantör ska dokumenteras noggrant och motiveras; ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt art. 28 GDPR ska ingås med Microsoft. Det är även viktigt att vara medveten om vart uppgifterna överförs: Eftersom Microsoft delvis använder servrar utanför EU, särskilt i USA, måste reglerna för internationell dataöverföring särskilt standardavtalsklausuler och ytterligare skyddsåtgärder beaktas. Dessutom ska kraven på transparens uppfyllas, vilket innebär att medarbetarna ska informeras heltäckande om syftet och typen av databehandling. Konfigurationen av Teams bör vara så dataminimerande som möjligt, till exempel genom att inaktivera onödiga funktioner och begränsa inspelningar.

Får Teams-möten spelas in och vilka juridiska krav gäller då?

Inspelningar av Teams-möten är särskilt kritiska ur dataskyddssynpunkt. Enligt tysk lag, särskilt § 201 StGB, är otillåten inspelning av privata samtal straffbart. Teams-möten får därför endast spelas in om alla deltagare i förväg uttryckligen har informerats och aktivt samtyckt. Det rekommenderas att samtycke inhämtas skriftligen eller genom en dokumenterad åtgärd i systemet. Den databehandlande enheten måste säkerställa att inspelningarna hanteras konfidentiellt, lagras säkert och endast bevaras så länge som nödvändigt. Dessutom ska en tydlig raderingspolicy finnas och det måste dokumenteras exakt vem som har tillgång till inspelningarna. För vidarebefordran eller publicering krävs också ett separat samtycke.

Vilka informationsskyldigheter har företag gentemot medarbetarna vid användning av Microsoft Teams?

Företag är enligt lag skyldiga att transparent informera sina anställda om användningen av Microsoft Teams. Detta omfattar enligt art. 13 och 14 GDPR information om syftet med databehandlingen, rättslig grund, vilka kategorier av uppgifter som behandlas, lagringstid, eventuella mottagare eller externa leverantörer (såsom Microsoft), samt de registrerades rättigheter (t.ex. tillgång, radering, begränsning, invändning). Dessutom måste information om eventuell dataöverföring utanför EES (särskilt till USA) och gällande skyddsåtgärder (t.ex. kryptering, EU-standardavtalsklausuler) tillhandahållas. Denna information bör finnas i en dataskyddspolicy eller genom individuell information och ska vara tillgänglig för medarbetarna när som helst.

Vilka medbestämmanderättigheter har företagsrådet vid användning av Microsoft Teams?

Företagsrådet har enligt § 87 stycke 1 nr. 6 BetrVG rätt till medbestämmande vid införande och användning av tekniska system som används för att övervaka anställdas beteende eller prestation. Eftersom Microsoft Teams erbjuder omfattande funktioner för loggning och analys av aktiviteter (t.ex. närvarostatus, kommunikationsprotokoll), måste arbetsgivaren informera företagsrådet i god tid och sluta en företagsöverenskommelse innan Teams tas i bruk. Denna överenskommelse ska i detalj reglera vilka uppgifter som samlas in, hur de används och hur länge de sparas, samt tydligt begränsa åtkomst till utvärderingar. Utan en giltig medverkan från företagsrådet är användningen av Teams olaglig.

Vilka krav gäller avseende IT-säkerhet vid användning av Microsoft Teams?

Vid användning av Microsoft Teams ska kraven i art. 32 GDPR beaktas, vilket innebär att lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder (TOM) för att skydda personuppgifter ska införas. Detta inkluderar särskilt åtkomstkontroller, kryptering av data både vid överföring och lagring, regelbundna uppdateringar och säkerhets-patchar, multifaktorautentisering samt regelbundna säkerhetskontroller genom penetrationstester eller andra auditeringar. Medarbetare ska även utbildas och informeras om IT-säkerhetsrisker genom bindande IT-riktlinjer och intern utbildning. Företag måste se till att obehöriga inte får tillgång till känsligt mötesinnehåll eller dokument och bör anpassa omfattningen av tillgängliga tjänster efter behov (t.ex. aktivera gäståtkomst endast med strikt åtkomstbegränsning).

Vilka särskilda regler gäller för användning av Microsoft Teams i offentlig sektor?

I offentlig sektor omfattas användningen av Microsoft Teams av särskilda lagkrav, till exempel den tyska förbundsdatalagen (BDSG), de regionala dataskyddslagarna och specifika krav för personuppgiftsbiträdesavtal och internationell dataöverföring. Offentliga myndigheter måste före användning göra en särskilt noggrann granskning avseende efterlevnaden av dataskydd och säkerställande av informationssäkerhet. Detta innefattar ofta skyldigheten att utföra en konsekvensbedömning av dataskydd samt att inhämta godkännande från behörig dataskyddsmyndighet. Dessutom gäller striktare krav vid val och kontroll av leverantörer samt för dokumentation och bevis av vidtagna dataskyddsåtgärder.

Hur ser rättsläget ut kring lagring och radering av personuppgifter i Microsoft Teams?

Personuppgifter som behandlas via Microsoft Teams får enligt principerna i GDPR endast sparas så länge de är nödvändiga för respektive ändamål (art. 5.1 e GDPR). Företag är skyldiga att fastställa tidsgränser och rutiner för radering samt tekniskt säkerställa att data raderas när syftet upphör eller på begäran av den registrerade. Det är viktigt att notera att vissa data kan lagras på servrar utanför EU; därmed måste raderingsprocessen dokumenteras och även regleras mot Microsoft som personuppgiftsbiträde. Ett register över behandlingsaktiviteter enligt art. 30 GDPR ska föras för att övervaka datadrömmar och personuppgifters livscykel.