Mandatsanskaffning

Mandatstillskansande

Definition och klassificering

Mandatstillskansande avser alla aktiviteter som syftar till att vinna nya uppdragsgivare (klienter) för en byrå samt att bibehålla eller utveckla befintliga relationer. Inom byråer innebär mandatstillskansande ofta riktad kontakt med potentiella uppdragsgivare och åtgärder för att presentera byrån och dess tjänsteutbud. Det är en kontinuerlig process som utgör en viktig del av den affärsmässiga verksamheten i juristers vardag.

Mandatstillskansande får inte förväxlas med själva hanteringen av ett mandat, utan avser specifikt fasen före det faktiska antagandet av ett uppdrag.

Betydelse och typiska insatsområden i byråns vardag

I byråns vardag spelar mandatstillskansande en central roll. Den är grunden för den ekonomiska framgången, då endast genom kontinuerlig nyrekrytering och lojalitet bland uppdragsgivare kan hållbar tillväxt och beläggning för byrån säkerställas.

Typiska områden för mandatstillskansande är: Första kontakt med potentiella uppdragsgivare: Personliga samtal, telefonsamtal eller skriftlig kommunikation där byråns tjänster presenteras. Vård av befintliga relationer: Regelbunden kontakt och information till nuvarande uppdragsgivare om trender, utvecklingar eller utförda tjänster. Nätverks- och relationsuppbyggnad: Deltagande i fackevenemang, mässor eller andra tillställningar för att knyta och fördjupa kontakter. Digital synlighet: Närvaro på webbplatser, i sociala nätverk eller genom onlinemarknadsföringsåtgärder som ökar byråns räckvidd.

Processer, rutiner och metoder för mandatstillskansande

Mandatstillskansande omfattar olika processer och metoder som kan kombineras med varandra. Vanliga steg inkluderar:

Identifiering av målgrupper

I början av tillskansandeaktiviteterna sker en systematisk identifiering av målgrupper. Här bestäms vilka personkategorier eller företag som kan bli en del av klientkretsen. Urvalet baseras på byråns fackliga fokusområden och strategiska mål.

Kontakt och relationsbyggande

Första kontakten kan ske på olika sätt, exempelvis via telefonsamtal (”Cold Calls”), personliga rekommendationer, nätverksevenemang eller utskick av informationsmaterial via post eller e-post.

Presentation av tjänsteutbudet

Därefter presenterar byråns personal tjänsteportföljen och besvarar första individuella frågor. Dialogen bör syfta till att identifiera de potentiella uppdragsgivarnas behov och föreslå lämpliga lösningar.

Anbudsgivning och avslut

Vid ömsesidigt intresse utarbetas ett konkret anbud. Efter överenskommelse, och eventuella förhandlingar om villkor, följer uppdragsgivaren med att tilldela mandatet.

Eftervård och relationshantering

Utöver tilldelningen av mandatet är relationshanteringen avgörande: Genom regelbunden kontakt, informationsöverföring eller återkopplingssamtal stärks banden till uppdragsgivaren och möjligheten till framtida uppdrag ökar.

Ramar och standarder

Mandatstillskansande omfattas av olika organisatoriska, tekniska och etiska ramverk som präglar vardagen i byråverksamheten.

Organisatoriska riktlinjer

Byråer fastställer individuella strategier och rutiner för tillskansande. Ofta särskiljs arbetsområden som tillskansande, mandatsbearbetning och administration tydligt. Målsättningar och uppföljning underlättar styrning samt optimering av tillskansandeaktiviteter.

Tekniska verktyg

För att stödja mandatstillskansande har olika tekniska hjälpmedel etablerats: Customer-Relationship-Management-system (CRM): Dessa databaser hjälper till att registrera kontakter, dokumentera interaktioner och planera riktade kommunikationsåtgärder. E-postmarknadsföringsprogram: För utskick av nyhetsbrev eller information om evenemang. Digitala kalender- och planeringsverktyg: Underlättar organiseringen av möten och uppgifter.

I byråns dagliga verksamhet är mandatstillskansande och mandatsbearbetning tätt sammanflätade. Medarbetare tar exempelvis ansvar för uppgifter såsom: Forskning och bevakning: Identifiering av potentiella uppdragsgivare genom studier av branschportaler eller pressmeddelanden. Nätverksarbete: Deltagande i event eller organiserade träffar med affärspartners. Upprättande av informations- och presentationsmaterial: Förberedelse av presentationer som används vid första kontakten. Upprätthållande av befintliga mandat: Organisering av återkopplingssamtal eller uppföljningsmöten. Teamarbete: Gemensam planering av tillskansandeåtgärder inom teamet för att dra nytta av synergier.

För nyutexaminerade ger mandatstillskansande möjligheten att ta eget ansvar, utveckla kommunikativa färdigheter och bidra till byråns ekonomiska framgång.

Möjligheter och utmaningar

Mandatstillskansande innebär både möjligheter och utmaningar:

Möjligheter

Egen karriärutveckling: Tidig inblandning i tillskansandeprocesser ger möjlighet att utveckla kontakt- och kommunikationsförmåga. Stärkt klientlojalitet: Direkta kundkontakter ger bättre förståelse för förväntningar och behov. Personligt nätverk: Genom kontinuerligt tillskansandearbete växer det yrkesmässiga nätverket.

Tidsplanering: Att förena mandatesarbete och tillskansande kräver god organisation. Avslag och konkurrens: Inte varje kontakt leder till framgång, bakslag är normala och en del av lärandeprocessen. Regulatoriska riktlinjer: Det är viktigt att följa lagstadgade krav vid hantering av potentiella och befintliga uppdragsgivare.
* Konfidentialitet: Diskretion måste alltid iakttas i kommunikationen.

Vanliga frågor

Vad menas med mandatstillskansande?

Mandatstillskansande omfattar alla åtgärder där en byrå aktivt skaffar nya uppdragsgivare eller vårdar befintliga relationer för att säkra framtida uppdrag.

Vilka metoder för mandatstillskansande finns det?

Metoderna inkluderar personliga samtal, telefonkontakt, nätverksevenemang, onlinemarknadsföring samt utskick av informationsmaterial.

Vem ansvarar för mandatstillskansande på byrån?

Vanligtvis deltar flera anställda – oavsett karriärnivå – i tillskansandet. Tillvägagångssättet bestäms ofta gemensamt i teamet.

Är mandatstillskansande viktigt även för nyutexaminerade?

Ja, eftersom det hjälper till att utveckla viktiga färdigheter i kontakten med uppdragsgivare och bidrar till byråns långsiktiga framgång.

Vilken roll spelar dataskydd i mandatstillskansande?

Dataskydd måste beaktas i högsta grad. Endast de data som krävs för inledande och administration av uppdrag och som är lagligt tillåtet får behandlas och sparas.

Vilka utmaningar bör man känna till?

Tidsplanering, hantering av avslag samt efterlevnad av juridiska och etiska standarder är de viktigaste utmaningarna vid mandatstillskansande.

Denna artikel ger juniora medarbetare och sökande en strukturerad översikt över mandatstillskansande samt dess krav och möjligheter i byråns vardag.

Vanliga frågor

Vilka rättsliga gränser gäller för mandatstillskansande av advokater?

Mandatstillskansande av advokater är i Tyskland underställt strikta lagar, som främst regleras i Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) och Berufsordnungen für Rechtsanwälte (BORA). Aggressiv marknadsföring och oombedd direktkontakt med potentiella klienter är särskilt förbjudet om det sker på ett osakligt eller störande sätt, enligt § 43b BRAO. Advokater får inte tillskansa sig uppdrag genom att utlova framgång eller erbjuda otillåtna fördelar. Endast saklig, yrkesrelaterad information är tillåten. Efterlevnaden av dataskyddsregler, särskilt enligt DSGVO och BDSG, är även obligatorisk när personuppgifter för potentiella klienter behandlas.

Får advokater marknadsföra sig via telefon till klienter?

Telefonmarknadsföring – cold calls för att tillskansa mandat – är i grunden otillåtet för advokater och betraktas som otillåten direktkontakt, vilket bryter mot § 43b BRAO och § 6 BORA. Telefonkontakt är dock tillåten om den potentiella klienten tidigare gett sitt samtycke (opt-in) eller om ett redan existerande mandatförhållande finns och tillskansandet avser att utöka det specifika ärendet. Utan sådant uttryckligt samtycke kan telefonkontakt också innebära ett brott mot § 7 UWG (lagen mot illojal konkurrens) och dataskyddsregler, vilket kan leda till böter och yrkesrättsliga konsekvenser.

Hur är det reglerat med utskick av reklame-post?

Utskicket av reklame-post för mandatstillskansande är endast tillåtet för advokater under mycket snäva förutsättningar. Det råder förbud mot oombedd reklam via elektronisk post enligt § 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG. Ett undantag är om mottagaren gett sitt uttryckliga och informerade samtycke (”double opt-in”). Utan detta samtycke kan utskicket ge upphov till varningar och bryta mot UWG och DSGVO. Innehållet i e-posten måste vara sakligt, informativt och yrkesrelaterat – sensationslystna eller jämförande reklamer ska undvikas.

Vilka informationsplikter finns vid mandatstillskansande?

Vid mandatstillskansande är advokater skyldiga att uppfylla alla yrkesrättsliga informationsplikter. Detta inkluderar bland annat uppgift om ansvarig advokatsamfund, yrkestitel samt angivande av väsentliga yrkesregler. Vid kontakt elektroniskt eller via brev ska leverantörsinformation enligt § 5 TMG och dataskyddsförklaring enligt art. 13 DSGVO tillhandahållas. Mottagaren måste tydligt kunna identifiera vem kontakten kommer ifrån och i vems uppdrag den sker.

I vilken utsträckning är rekommendationer från tredje part tillåtna?

Rekommendationer från tredje part (klienter, kollegor eller affärspartners) utgör i sig ingen mandatstillskansande på ett yrkesrättsligt förbjudet sätt, så länge inget specifikt rekommendationsarvode betalas eller rekommendationen är kopplad till andra ekonomiska fördelar. Det senare är enligt § 49b Abs. 3 BRAO otillåtet, eftersom det är förbjudet att låta tredje part ta del av advokatarvoden. Rekommendationsmarknadsföring är alltså endast tillåten om den sker frivilligt och utan påverkan samt inga ekonomiska eller andra fördelar utbyts mellan advokat och rekommendatör.

Vilken roll spelar sociala medier i mandatstillskansande ur ett rättsligt perspektiv?

Sociala medieplattformar erbjuder advokater en tillåten möjlighet att uppmärksamma sitt erbjudande, så länge kraven på saklighet, upprätthållande av yrkesetik och åtskillnad mellan professionellt och privat hålls. Inläggen får inte innehålla vilseledande påståenden eller ge intryck av att mandat garanterat kan vinnas. Marknadsföring i sociala nätverk omfattas också av yrkes- och dataskyddsregler, särskilt vid direkt tilltal (t.ex. via direktmeddelande) eller användning av reklamplattformar med personuppgiftsbaserad riktning.

Finns det särskilda regler för mandatstillskansande i gränsöverskridande ärenden?

Ja, vid gränsöverskridande mandatstillskansande gäller förutom nationella regler även de internationella och europeiska advokatorganisationernas regler, till exempel från CCBE (Rådet för europeiska advokatsamfund). Utländska reklamförbud och landspecifika dataskyddslagar måste beaktas. Det behöver alltid kontrolleras om mottagarlandet har särskilda begränsningar eller upplysningsplikter som går utöver den tyska lagen. Gränsöverskridande reklam är dessutom särskilt känslig ur dataskyddssynpunkt, då frågor om dataexport (särskilt utanför EU) kräver ytterligare rättslig grund.