Konfliktkontroll

Konfliktkontroll

Definition och kategorisering

En konfliktkontroll är en process inom en byrå för att kontrollera om det finns intressekonflikter vid antagandet eller hanteringen av ett uppdrag. I fokus står frågan om befintliga eller tidigare uppdrag, relationer till klienter eller andra omständigheter kan påverka en oberoende och korrekt representation av ett nytt uppdrag. Konfliktkontrollen är en grundläggande del av uppdragsantagandet och en viktig byggsten för integritet och förtroende i byråns arbete. Den skyddar såväl klientintressen som följer lagstadgade och yrkesmässiga krav.

Betydelse och typiska användningsområden i byråns vardag

I advokatbyråers vardag är konfliktkontrollen ett integrerat steg före övertagande av ett nytt uppdrag. Det hjälper till att säkerställa att inga motstridiga intressen finns som skulle kunna äventyra fullgörandet av uppdragets skyldigheter. De mest framträdande användningsområdena är kontrollen vid nya klienter samt vid förfrågningar från befintliga klienter om nya ärenden. Konfliktkontroll utförs även vid förändringar i teamets sammansättning eller när tredje part involveras i ett uppdrag.

Processer, förlopp och metoder

Förloppet för konfliktkontroll

Konfliktkontrollen sker i flera steg:

1. Insamling av nödvändig information: I början samlas all relevant information om uppdragsförfrågan, inblandade personer och företag samt om tidigare och pågående uppdrag in.

1. Jämförelse med befintliga uppdragsdata: Därefter jämförs denna information med byråns uppdragsdatabas. Detta inkluderar tidigare och nuvarande uppdrag, inblandade personer, inblandade företag och övriga relationer.

1. Bedömning av resultaten: Om det finns överensstämmelser eller indikationer på en möjlig intressekonflikt sker en noggrann granskning av om en intressekonflikt föreligger och i vilken utsträckning det kan påverka uppdragsarbetet.

1. Dokumentation och beslut: Resultatet av konfliktkontrollen dokumenteras. Vid faktisk konflikt beslutas om uppdraget måste avböjas eller, under vissa förutsättningar (t.ex. samtycke eller informationsspärr), ändå kan hanteras.

Metoder för konfliktkontroll

För konfliktkontroll används olika metoder:

• Manuell genomgång av uppdragsakter och databaser,
• Användning av särskilda mjukvarulösningar för automatiserad kontroll,
• Frågor ställs inom teamet eller hela byrån för att identifiera tidigare okända kopplingar,
• Regelbunden utbildning för att öka medvetenheten hos medarbetarna om relevanta konstellationer.

Ramar och standarder

Advokatbyråer följer vid genomförande av konfliktkontroller lagstadgade krav, yrkesetiska regler och interna riktlinjer. I Tyskland är framför allt regler om tystnadsplikt och undvikande av intressekonflikter avgörande. Utformningen av en konfliktkontroll kan variera beroende på byråns storlek och verksamhetsområden.

Moderna byråer använder i allt större utsträckning elektroniska uppdragsakter och digitala konfliktkontrollverktyg som möjliggör snabb och pålitlig jämförelse. Processerna är tydligt definierade och oftast fast förankrade i det interna kvalitetsledningssystemet. Särskilt på större byråer är stöd från centrala avdelningar eller särskilda koordinatorer vanligt.

Praktisk tillämpning: Hantering av konfliktkontroller i vardagen

För medarbetare och nyutexaminerade är konfliktkontrollen ett återkommande arbetsmoment. Redan vid första kontakten med potentiella klienter efterfrågas vilka personer eller företag som är inblandade. Därefter sker jämförelse enligt byråns riktlinjer. Vid osäkerhet finns ofta en central kontaktperson som bistår med utvärdering av möjliga konflikter. Medvetenheten om potentiella intressekonflikter stärks genom interna utbildningar och workshops.

I byråns vardag innebär konfliktkontroll ett medvetet hanterande av uppdragsdata samt att noggrant kontrollera och dokumentera före varje antagande eller ändring av ett uppdrag. Felaktiga eller uteblivna kontroller kan leda till anseendeskador eller till och med ansvarsrisker.

Möjligheter och utmaningar i byråns vardag

Möjligheter

• Säkerställande av oberoende: Konfliktkontrollen bidrar till att säkerställa byråns oberoende och skapa förtroende hos klienter och affärspartners.
• Undvikande av ansvar: En noggrant utförd konfliktkontroll förhindrar ansvarssituationer och skyddar mot konflikter med klienter.
• Trovärdighet: Genom transparenta processer stärker byråer förtroendet internt och externt.

Utmaningar

• Komplexitet i stora byråer: Vid många uppdrag, medarbetare och internationella kopplingar ökar arbetsbördan för konfliktkontrollen.
• Tillförlitlig dataskötsel: Konfliktkontrollen är beroende av kompletta och uppdaterade uppdragsdata. Fel vid dataskötsel kan leda till luckor.
• Tidspress: I det dagliga arbetet kan tidspress påverka noggrannheten. Att följa standarderna måste ändå alltid säkerställas.
• Teknisk implementering: Införande och drift av lämplig mjukvara kräver utbildning och regelbundet underhåll.

Vanliga frågor

Vad är syftet med en konfliktkontroll?

Syftet med konfliktkontrollen är att tidigt identifiera och utesluta potentiella intressekonflikter för att säkerställa oberoende samt efterlevnad av lagstadgade och yrkesmässiga regler.

När måste en konfliktkontroll genomföras?

En konfliktkontroll görs före godkännandet av varje nytt uppdrag och vid förändringar i befintliga uppdrag eller personella byten i hanteringen.

Vem är ansvarig för konfliktkontrollen?

Beroende på byråns storlek och interna organisation genomför antingen advokatteam, byråmedarbetare eller centrala funktioner konfliktkontrollen. Beslutsrätt ligger ofta hos den ansvariga personen för uppdraget.

Vad händer vid konstaterad intressekonflikt?

Om det finns en intressekonflikt accepteras uppdraget som regel inte. I vissa fall kan behandling ske med samtycke från alla berörda eller under särskilda skyddsåtgärder.

Vilken roll spelar digitala verktyg vid konfliktkontroll?

Digitala verktyg underlättar identifiering av möjliga konflikter genom automatiserad sökning och strukturerad datalagring. De är särskilt användbara vid granskning av stora datamängder och ökar effektiviteten.

Den här artikeln ger en komprimerad och praktisk översikt över ämnet konfliktkontroll och visar varför detta förfarande är oumbärligt för en smidig, transparent och ansvarsfull byråvardag.

Vanliga frågor

Vilka parter måste inkluderas i en konfliktkontroll?

Vid konfliktkontroll ska i princip alla fysiska och juridiska personer beaktas som i ett specifikt uppdrag kan agera part, motpart, involverad eller även indirekt berörd. Dit hör förutom de egentliga klienterna även dotterbolag, moderbolag, systerbolag eller eventuellt verkliga huvudmän enligt penningtvättslagen. Även avtal inom konsortier, delägare eller särskilda grupper av berörda kan vara relevanta. En fullständig konfliktkontroll tar även hänsyn till struktur med förvaltare eller företrädare, särskilt om den verkliga ekonomiska intressenten inte är uppenbar.

Hur bestäms omfattningen av konfliktkontrollen inom en byrå?

Omfattningen av konfliktkontrollen avgörs av byråns organisation, sammanslutning av oberoende yrkesutövare och eventuella internationella kopplingar (t.ex. som del av ett nätverk). Avgörande är om det finns intressekonflikter mellan olika klienter, där samma byrå eller företag – inklusive dess självständiga och icke självständiga filialer, eventuellt även globalt – tar emot uppdrag. Detta gäller särskilt enligt § 43a Abs. 4 BRAO och § 3 BORA. Vid internationella enheter kan konfliktkontrollen bli mer komplex, eftersom både nationella och utländska regler om yrkesetiska regler och tystnadsplikt måste beaktas.

Vilka juridiska konsekvenser får en felaktigt utförd konfliktkontroll?

En felaktig konfliktkontroll kan leda till betydande juridiska konsekvenser. Upptäcks en intressekonflikt och ett uppdrag ändå antas eller fortsätts, hotar bland annat disciplinär utredning, skadeståndsanspråk enligt civilrätt eller även disciplinära åtgärder. Yrkesansvarsförsäkringen kan i skadefall vägra ersättning om det visas att yrkesplikterna medvetet åsidosatts. Dessutom kan förtroendet till klienter och allmänhet påverkas avsevärt.

När måste konfliktkontrollen upprepas eller uppdateras?

En konfliktkontroll måste göras vid inledningen av uppdragsförhållandet; men eftersom situationen kan förändras under ett uppdrag – till exempel vid tillkomst av nya parter, omstruktureringar eller processuella förändringar – måste konfliktkontrollen regelbundet kontrolleras och vid behov upprepas. Även vid antagande av nya uppdrag med möjliga överlappningar till befintliga uppdrag bör en ny konfliktkontroll genomföras för att säkerställa fortsatt efterlevnad av yrkesplikterna.

Hur länge och i vilken omfattning måste konfliktkontrolldata sparas?

Lagringen av data insamlade för konfliktkontroll styrs av yrkesrättsliga och dataskyddsrättsliga krav, särskilt enligt DSGVO och § 50 BRAO. Generellt ska uppgifterna lagras åtminstone så länge det krävs för att uppfylla yrkesplikterna samt för att hävda eller avvärja anspråk. Om inget uppdragsförhållande uppstår ska onödiga data omedelbart raderas, såvida inte lagring krävs för framtida konfliktkontroller. Om ett uppdrag uppstår gäller de bevarandefrister som anges för uppdragsakter.

Vilka särdrag finns vid internationella uppdrag?

Vid internationella uppdrag gäller ofta olika regler kring yrkesrätt och yrkesetiska regler, särskilt vad gäller intressekonflikter. Det måste utredas om respektive nationella bestämmelser kräver utvidgad eller avvikande prövning. Vid multidisciplinära byråer eller partnerskap måste även regler för andra aktuella yrkesgrupper (t.ex. skatterådgivare, revisorer) beaktas. I praktiken är det klokt att vid gränsöverskridande ärenden genomföra särskilt noggranna konfliktkontroller och vid behov inhämta externa utlåtanden.

I vilken utsträckning omfattas information från konfliktkontrollen av tystnadsplikt?

Information som inhämtas vid konfliktkontrollen omfattas av advokatens tystnadsplikt enligt § 43a Abs. 2 BRAO och eventuellt § 203 StGB. Det gäller inte bara uppgifter om potentiella klienter utan även om faktiska eller potentiella motparter, involverade och andra berörda personer. Vidareförmedling av insamlade data till tredje part får endast ske med uttryckligt samtycke från de berörda eller om det krävs enligt tvingande lagbestämmelser. Dataskyddslagen måste dessutom efterlevas, särskilt vad gäller lagring, behandling och radering av känslig information.