Klientintroduktion

Client Onboarding

Definition och ursprung av begreppet

Client Onboarding (svenska: klientmottagning, ordagrant: ”upptagande av nya klienter”) avser den strukturerade processen för att ta in nya klienter i ett företag eller en organisation. I advokatbyråsammanhang beskriver ”Client Onboarding” alla åtgärder som syftar till att juridiskt och organisatoriskt introducera nya uppdragsgivarei mandatförhållandet. Begreppet härrör från engelskan, där ”Client” står för klienten och ”Onboarding” beskriver en reglerad inträdesprocess. Särskilt inom internationellt verksamma advokatbyråer och i engelskspråkiga länder är benämningen ”Client Onboarding” utbredd.på ett korrekt sätt i mandatförhållandet. Termen kommer från engelskan, där ”Client” syftar på klienten och ”Onboarding” beskriver en strukturerad introduktionsprocess.Begreppets användning är särskilt utbrett bland internationella byråer och i engelskspråkiga sammanhang.

Betydelse i advokatbyråsammanhang

Inom juridisk tjänstesektor, särskilt på advokatbyråer, omfattar Client Onboarding alla steg från första kontakten till formell mandataccept och vidare till registrering av alla relevanta uppgifter och godkännande för åtgärd. Denna process är avgörande för att uppfylla regulatoriska krav, intern organisation och en hållbar klientrelation. En korrekt genomförd onboarding säkerställer inte bara att myndighetskrav följs, utan lägger även grunden för ett förtroendefullt samarbete.

Typiska komponenter i Client Onboarding är identifiering och verifiering av klientgenomförande av penningtvättsgranskning, insamling av intressekonflikter samt registrering av kontakt- och uppdragsrelevanta uppgifter. Målet är att identifiera möjliga risker så tidigt som möjligt och säkerställa en smidig uppdragsstart.

innan samarbetet inleds. Det omfattar fastställande av identitet, juridisk prövning och vid behov utredning av verkliga huvudmän.

Organisatoriska aspekter

Client Onboarding kräver nära samarbete mellan olika avdelningar inom en advokatbyrå, såsom administration, IT, ekonomi och specialistområden. Ofta används digitala system för att effektivt och regelrätt samla in och hantera information.

Kulturella aspekter

Kommunikationen med klientvid onboarding varierar beroende på byråkultur och nationella sedvänjor. Särskilt vid internationella byråsamarbeten är interkulturell kompetens och flerspråkig kommunikation ofta viktiga.

anskaffning.

Typiska steg i onboardingprocessen är:

1. Första kontakt och informationsinsamling: Förfrågningar tas emot och grundläggande uppgifter registreras.
2. Mandatsgranskning: Genomgång för eventuella intressekonflikter.
3. Identifiering och compliance-granskning: Utförande av lagstadgade kontroller (t.ex. penningtvätt, sanktioner).
4. Registrering av data: Alla nödvändiga kontakt- och uppdragsuppgifter förs in i byråns digitala system.
5. Mandatgodkännande: Efter avslutad prövning öppnas mandatet officiellt.

Skillnader mot liknande begrepp och möjliga missförstånd

Client Onboarding förväxlas ibland med begrepp som ”klientanskaffning” eller ”kunddataregistrering”. Anskaffning avser dock att vinna nya klienter, medan onboarding uttryckligen beskriver den interna processen efter första kontakt och före själva uppdragets påbörjan.

En ytterligare skillnad finns i förhållande till ”Client Management”, som syftar på löpande hantering och vård av klientunder hela uppdragets gång. Client Onboarding avser enbart den initiala antagningen av nya klient.

Vanliga frågor (FAQ)

Vad ingår i Client Onboarding på en advokatbyrå? Onboarding omfattar identifiering och verifiering av klientgenomförande av compliance-kontroller (särskilt penningtvätts- och intressekonfliktskontroller), upprättande av grunddata samt information till alla berörda medarbetare.Varför är processen för Client Onboarding så viktig? En strukturerad Client Onboarding säkerställer efterlevnad av juridiska krav, minskar risker och skapar grunden för ett effektivt samarbete.Vem är involverad i Client Onboarding? Beroende på byråns storlek är olika avdelningar såsom backoffice, compliance-team och ansvariga handläggareinvolverade.Skiljer sig Client Onboarding internationellt? Grundprinciperna är desamma, men det finns nationella skillnader vad gäller rättsliga ramar, dataskyddskrav och kommunikationskultur.Hur lång tid tar processen för Client Onboarding? Tidsåtgången varierar beroende på mandatets komplexitet samt på de lagstadgade kontroller som måste genomföras, och sträcker sig från några timmar till flera dagar.

Denna artikel ger en översikt över betydelsen och tillämpningen av begreppet Client Onboarding i det dagliga byråarbetet och erbjuder nyanställda en praktisk introduktion till ämnet.

Vanliga frågor

Vilka rättsliga grunder måste beaktas vid Client Onboarding?

Vid Client Onboarding måste diverse rättsliga grunder beaktas som kan variera beroende på jurisdiktion och bransch. I Europa är framför allt penningtvättslagen (GwG), dataskyddsförordningen (GDPR) och branschspecifika speciallagar relevanta. GwG föreskriver identifiering av nya kunder och verkliga huvudmän, noggrann dokumentation av insamlade uppgifter samt löpande övervakning av affärsrelationen. GDPR kräver att personuppgifter behandlas på ett lagligt, transparent och ändamålsenligt sätt. Därtill kan särskilda sektorregler, exempelvis kreditinstitutslagen (KWG) för banker eller försäkringstillsynslagen (VAG) för försäkringsbolag, medföra ytterligare krav på onboardingprocessen. Företag måste genom organisatoriska och tekniska åtgärder säkerställa att alla relevanta regler följs och regelbundet revideras.

Vilka dokumentationskrav finns vid Client Onboarding?

Inom ramen för Client Onboarding gäller omfattande dokumentationsskyldigheter, särskilt enligt penningtvättslagen (GwG). Företag är skyldiga att noggrant dokumentera och lagra alla uppgifter som samlas in vid identifiering av kunden, såsom kopior av ID-handlingar, adressbevis, uppgifter om verkliga huvudmän och riskbedömningar. Dessa uppgifter ska lagras på ett manipulationssäkert sätt och vara tillgängliga under hela affärsrelationen samt i fem eller tio år efter dess slut. Även samtliga kontroller och uppdateringar av kunduppgifter ska dokumenteras, liksom åtgärder för riskanalys och riskförebyggande. Dokumentationen fungerar som bevis inför tillsynsmyndigheter vid granskningar eller utredningar.

Vilka riskhanteringskrav måste beaktas vid Client Onboarding?

Vid mottagning av nya kunder krävs i juridisk kontext en behovsanpassad och kontinuerlig riskanalys. Företag är skyldiga att fastställa en riskaptit, dvs. viljan att acceptera vissa affärsrelationer (framför allt med politiskt utsatta personer eller högriskländer) och vidta nödvändiga åtgärder. Riskanalysen omfattar identifiering av riskindikatorer såsom geografisk härkomst, affärssyfte, ägarstruktur och ovanliga transaktioner. Baserat på denna analys ska riskbaserade åtgärder, som förhöjd due diligence eller ytterligare identifiering, vidtas. Dessa krav följer särskilt av GwG men även av internationella standarder som FATF (Financial Action Task Force).

Vilka dataskyddskrav gäller vid Client Onboarding?

Vid Client Onboarding omfattas alla personuppgifter av reglerna i dataskyddsförordningen (GDPR) samt eventuellt kompletterande nationell lagstiftning. Ansvariga måste säkerställa att de endast samlar in och behandlar nödvändiga uppgifter för avtal och rättsliga skyldigheter (principen om dataminimering). Informationsskyldigheter enligt art. 13 och 14 GDPR ska uppfyllas genom att kunderna på ett klart och tydligt sätt informeras om vilka uppgifter som samlas in, varför dessa behandlas och hur länge de lagras. Vidare ska tekniska och organisatoriska åtgärder vidtas för att skydda uppgifterna mot obehörig åtkomst och vid behov föra ett behandlingsregister. Vid dataintrång finns anmälningsskyldighet till tillsynsmyndighet och eventuellt också till de berörda.

Vilka särskilda due diligence-krav gäller för politiskt utsatta personer (PEP) vid Client Onboarding?

Upptagande av politiskt utsatta personer (PEP) samt deras anhöriga eller närstående är förenat med förhöjda lagkrav. Enligt § 15 GwG måste förhöjda kontrollåtgärder tillämpas, inklusive krav på att fastställa ursprunget till tillgångar och medel samt dokumentera dessa åtgärder. Dessutom måste godkännande inhämtas från högre ledningsnivå innan en affärsrelation får inledas eller fortsätta. Även förhöjd och fortlöpande övervakning av affärsrelationen är lagstadgad. Syftet med dessa regler är att effektivt förhindra korruption och penningtvätt samt försvåra möjligheten för dessa riskgrupper att dölja olagliga aktiviteter.

Vilken roll spelar sanktioner och embargoregler vid Client Onboarding?

Vid Client Onboarding är det ur juridisk synvinkel nödvändigt att granska kunder och deras verkliga huvudmän mot sanktions- och embargolistor. Detta följer exempelvis av EU-förordningar eller nationell lagstiftning som ska säkerställa tillämpning av internationella sanktioner. Affärsrelationer med personer eller företag som finns på sanktionslistor är strikt förbjudna och kan bestraffas hårt. Företag måste använda lämpliga övervakningssystem för att regelbundet jämföra mot aktuella sanktionslistor och vid misstanke omedelbart vidta åtgärder som att frysa tillgångar och underrätta berörda myndigheter.

Vilka gransknings- och rapporteringsskyldigheter följer penningtvättslagen vid Client Onboarding?

Enligt penningtvättslagen gäller strikta gransknings- och rapporteringskrav vid Client Onboarding. Företag måste genomföra identitetskontroller och rimlighetsbedömningar av nya kunder samt kontinuerligt kontrollera om riskfyllda förhållanden förändras. Misstanke om penningtvätt eller finansiering av terrorism ska omedelbart anmälas till Financial Intelligence Unit (FIU) (§ 43 GwG). Dessutom krävs löpande övervakning av affärsförhållandet genom transaktionsanalyser. Gransknings- och rapporteringsplikten omfattar även kontroll av ägar- och kontrollstrukturer samt regelbunden uppdatering av kunduppgifter. Efterlevnaden av dessa skyldigheter kontrolleras strikt av tillsynsmyndigheter och överträdelser kan medföra böter och tillsynsåtgärder.