Matter Number
Definição e origem do termo
O termo Matter Number (em português aprox.: “número de processo” ou “número de expediente”) tem origem no contexto de escritórios de advocacia anglófonos, especialmente nos países anglo-americanos. É composto por “Matter” (português: assunto, caso, processo) e “Number” (português: número). No dia a dia de um escritório, a Matter Number serve como identificação única para determinado mandato ou projeto.
Ao contrário dos termos alemães “Aktenzeichen” ou “Vorgangsnummer”, a Matter Number é explicitamente adaptada para a gestão de mandatos, contratos ou questões jurídicas em escritórios de advocacia ou organizações similares.
Significado no contexto do escritório de advocacia
Uso típico
A Matter Number é atribuída individualmente a cada novo mandato, caso ou projeto. Ela permite a identificação e associação clara de documentos, correspondências, faturas e comunicação interna a um determinado processo. Isso facilita o arquivamento estruturado, a rastreabilidade das etapas de trabalho e a separação de diferentes mandatos.
Relevância
Em ambientes internacionais e em sociedades de advocacia de maior porte, o uso de Matter Numbers é um padrão consagrado. A numeração única garante que colaboradores, clientes e parceiros externos sempre se refiram ao mesmo processo. Isso aumenta a eficiência, a clareza e a segurança jurídica tanto nos procedimentos internos quanto na comunicação com terceiros.
Condições gerais
Aspectos jurídicos e organizacionais
Embora na Alemanha e em outros países existam exigências legais para a manutenção e identificação de arquivos, a atribuição de Matter Numbers, especialmente em sociedades internacionais, muitas vezes integra as diretrizes internas de compliance ou padrões de gestão empresarial. Ela contribui para o cumprimento das obrigações de proteção de dados e confidencialidade, já que as informações podem ser etiquetadas e separadas individualmente.
Em soluções de software para escritórios de advocacia, as Matter Numbers são parte central da gestão documental e dos processos de faturação. O número acompanha todas as informações desde a criação do mandato até o arquivamento.
Aspectos culturais
Em muitos escritórios de advocacia anglo-saxónicos é habitual indicar sempre a Matter Number na correspondência e na comunicação com clientes. Isso garante que todas as partes possam identificar corretamente o processo em questão a qualquer momento.
Exemplos práticos e cenários típicos
- Aceitação de mandato: Ao abrir um novo mandato, uma Matter Number individual é automaticamente gerada e atribuída ao novo caso.
- Correspondência: Cada e-mail, carta ou formulário ligado ao mandato possui a Matter Number correspondente no assunto ou como referência.
- Faturação: Os serviços faturados são agrupados por Matter Number, permitindo ao cliente ter uma visão clara dos custos gerados por assunto.
- Arquivamento: Após o encerramento de um mandato, todo o expediente, inclusive a Matter Number, é arquivado, facilitando o acesso posterior e o cumprimento dos prazos legais de retenção.
Diferenças em relação a termos semelhantes e possíveis equívocos
Distinção de “Client Number” e “Aktenzeichen”
- Client Number: Enquanto a Matter Number identifica um processo específico, a Client Number (número do cliente) serve para identificar o contratante. Frequentemente, um cliente tem vários processos, cada um com sua própria Matter Number.
- Aktenzeichen: No uso alemão, o Aktenzeichen corresponde, em regra, à Matter Number, embora os sistemas de atribuição e as convenções de utilização possam ser diferentes. O Aktenzeichen também pode ser atribuído por tribunais ou autoridades.
- File Number ou Reference Number: Em alguns contextos, esses termos são usados como sinônimos, mas há diferenças regionais e organizacionais quanto ao significado e ao uso.
Equívocos típicos
Em equipes internacionais, pode haver confusão entre Client Number e Matter Number. É, portanto, importante utilizar cada número de forma clara e consistente e nomeá-lo explicitamente na correspondência.
Perguntas frequentes
Qual é a diferença entre Matter Number e Client Number?
A Matter Number identifica um assunto específico (por exemplo, um caso, projeto ou contrato), enquanto a Client Number serve para identificar o contratante. Um cliente pode ter várias Matter Numbers para diferentes assuntos.
A Matter Number é mantida ao longo de todo o processo?
Sim, a Matter Number acompanha o assunto desde a aceitação do mandato até o arquivamento, permitindo a associação irrestrita de todos os documentos e procedimentos.
O uso de uma Matter Number é obrigatório?
Não existe obrigação legal de utilizar uma Matter Number, porém, em muitas sociedades internacionais e de grande porte, ela é um padrão imprescindível na gestão de mandatos.
Como é criada uma Matter Number?
A atribuição ocorre conforme diretrizes internas, geralmente de forma automatizada por software do escritório. Frequentemente, a Matter Number é composta por uma combinação de dígitos e/ou letras que podem incluir o ano do início do mandato, abreviatura do cliente e números sequenciais.
Uma Matter Number pode ser atribuída mais de uma vez?
Não, a Matter Number é única e só pode ser atribuída uma vez para um assunto específico, a fim de evitar confusões.
Resumo: A Matter Number, no contexto internacional de escritórios de advocacia, é uma identificação central para a gestão e identificação precisa de assuntos jurídicos. Ela facilita a organização, comunicação e documentação no cotidiano e é prática padrão especialmente em escritórios de âmbito global. Candidatas, candidatos e iniciantes aprendem que a utilização consistente desse número contribui para a condução eficiente e segura dos negócios.
Perguntas frequentes
Quais exigências legais devem ser observadas ao criar uma Matter Number?
Ao atribuir uma Matter Number (número de processo), deve-se especialmente observar as exigências profissionais e de proteção de dados. Entre as exigências profissionais está, por exemplo, que a associação entre clientes e seus assuntos seja clara e rastreável, para garantir a adequada organização dos arquivos (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). O número do processo deve permitir documentação e arquivamento completos, e não pode possibilitar conclusões sobre informações confidenciais caso terceiros não autorizados tenham acesso. Do ponto de vista da proteção de dados – especialmente de acordo com o RGPD e a BDSG – é necessário garantir que a Matter Number não revele dados pessoais ou permita inferências sobre o cliente, caso esses estejam presentes em outros sistemas. A atribuição e manutenção da Matter Number deve ser protegida contra acesso não autorizado por medidas técnicas e organizacionais, como gerenciamento de acesso e criptografia.
Quais as consequências de uma Matter Number errada ou duplicada?
Uma Matter Number errada ou duplicada pode ter consequências jurídicas significativas. Por um lado, existe o risco de confusão ou mistura de conteúdos de arquivos, o que pode levar à violação do dever de sigilo profissional do advogado (§ 43a, parágrafo 2 BRAO). Por outro lado, pode gerar riscos de responsabilidade consideráveis, por exemplo, devido a informações ou procedimentos errados decorrentes da troca de assuntos. Nos termos do § 203 StGB (violação de segredos profissionais), pode até haver responsabilidade penal caso terceiros, por conta da confusão, tenham acesso indevido a dados de clientes. Em processos disciplinares perante os órgãos de classe, a manutenção cuidadosa dos arquivos e a utilização de números de processo inequívocos são também padrões verificáveis.
Por quanto tempo as Matter Numbers e os dados associados devem ser mantidos legalmente?
Segundo as exigências profissionais, especialmente § 50, parágrafo 1 BRAO e § 27 BNotO, os arquivos de advogados, incluindo a Matter Number, devem ser mantidos por pelo menos seis anos após o encerramento do mandato. Prazos mais longos podem ser aplicáveis do ponto de vista fiscal ou comercial, como previsto no § 147 AO ou § 257 HGB, podendo chegar até dez anos. Durante esse período, a Matter Number deve ser mantida como característica organizacional, pois permite associação clara e rastreabilidade. Após o término do prazo legal, os arquivos, incluindo as Matter Numbers, devem ser destruídos em conformidade com a legislação de proteção de dados, o que inclui a eliminação de eventuais referências eletrônicas.
Quais aspectos de proteção de dados devem ser considerados na atribuição de Matter Numbers?
Do ponto de vista da proteção de dados, é necessário garantir que a Matter Number não revele informações sensíveis, como nomes, datas de nascimento ou conteúdos específicos do mandato. O RGPD determina que dados pessoais só podem ser coletados e processados para finalidades específicas, inequívocas e legítimas (Art. 5 RGPD). A atribuição de Matter Numbers deve, portanto, seguir um esquema que não permita conclusões sobre o cliente ou seu assunto (por exemplo, sem nomes completos ou abreviações evidentes). Igualmente, deve-se garantir que apenas pessoas autorizadas tenham acesso aos códigos e suas associações. Em sistemas digitais, atenção especial deve ser dada à pseudonimização e criptografia adequadas.
Quais regulamentos legais se aplicam à alteração ou correção de uma Matter Number em arquivos existentes?
Uma alteração ou correção posterior da Matter Number só pode ser realizada de forma documentada e rastreável, para garantir a integridade e autenticidade da gestão dos arquivos (§ 50 BRAO, § 29 BNotO). As alterações devem ser registradas de forma auditável no sistema de arquivos; o número de processo original e o motivo da alteração devem ser mantidos. Exclusões ou alterações não identificadas são proibidas e podem resultar em consequências profissionais. Recomenda-se estabelecer uma diretriz de alterações, na qual sejam definidas responsabilidades e procedimentos.
Como a Matter Number deve ser tratada legalmente em sistemas eletrônicos de justiça?
No tráfego eletrônico jurídico, como na caixa de correio eletrônica especial do advogado (beA), a Matter Number deve ser considerada uma característica organizacional interna. No entanto, ela deve ser tratada de modo a atender aos requisitos específicos do respectivo regulamento processual ou judicial e, em nenhuma hipótese, violar a legislação de proteção de dados (cf. § 130d ZPO bem como as exigências da infraestrutura eJustice). Além disso, a Matter Number não pode ser compartilhada com tribunais ou terceiros sem fundamento legal, especialmente se permitir conclusões sobre o cliente. A guarda e transmissão seguras devem ser garantidas por medidas técnicas de proteção, como criptografia.