Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech refere-se à utilização de tecnologias no setor de serviços jurídicos para apoiar, otimizar ou automatizar processos de trabalho. O termo engloba ferramentas digitais, aplicações e plataformas que podem ser relevantes em diferentes fases do dia a dia de um escritório de advocacia. O objetivo é tornar os processos mais eficientes, garantir a qualidade do trabalho e criar novas possibilidades no atendimento aos clientes.

Definição e classificação

Legal Tech é um termo abrangente para tecnologias inovadoras e aplicações digitais que apoiam ou transformam a prestação de serviços jurídicos. Incluem-se, entre outros, soluções de software, plataformas online para tratamento de questões legais e ferramentas para automação de procedimentos padronizados. Legal Tech impulsiona a digitalização do ambiente de trabalho e pode influenciar tanto processos internos do escritório quanto a colaboração com clientes.

Legal Tech não está restrito a um tipo específico de escritório, podendo ser aplicado em diferentes áreas e dimensões – desde ferramentas digitais pontuais até sistemas abrangentes que representam fluxos de trabalho completos.

Importância e áreas de aplicação no cotidiano do escritório

No cotidiano moderno dos escritórios de advocacia, Legal Tech torna-se cada vez mais importante. Permite um tratamento eficiente e transparente dos casos e auxilia no cumprimento das crescentes demandas em termos de serviço, documentação e proteção de dados. As áreas típicas de aplicação incluem:

• Gestão digital de documentos: Criação, administração e arquivamento automatizados de documentos e contratos.
• Gestão de prazos e agendas: Ferramentas para monitoramento de prazos e compromissos importantes.
• Plataformas de comunicação: Canais digitais seguros para comunicação com clientes e parceiros de negócios.
• Gestão de casos e mandatos: Software que representa de forma estruturada o andamento dos processos, tarefas e responsabilidades.
• Processos automatizados: Por exemplo, elaboração automática de petições, análise de contratos ou condução de processos em massa.
• Soluções de pesquisa: Bases de dados digitais e funções de busca para rápida obtenção de informações.

Processos, fluxos e métodos

No contexto de Legal Tech, são utilizados diferentes processos digitais e métodos de trabalho:

• Digitalização de arquivos: Conversão de documentos em papel para arquivos digitais, que podem ser editados e pesquisados simultaneamente por várias pessoas.
• Gestão de workflow: Definição de fluxos de trabalho padronizados e atribuição de tarefas via sistemas digitais, visando evitar erros e criar transparência.
• Geração automatizada de textos: Uso de software para geração de comunicações frequentes com base em modelos e dados dos clientes.
• Portais para clientes: Acessos online onde os clientes podem disponibilizar seus dados e documentos ou consultar o andamento do processo.
• Processos judiciais eletrônicos: Envio de documentos a tribunais e autoridades por meio eletrônico.

Condições e padrões

Escritórios que utilizam Legal Tech levam em consideração diversas condições organizacionais e técnicas:

• Proteção de dados e segurança: Medidas para garantir a confidencialidade, integridade e disponibilidade de informações sensíveis, especialmente através de transmissão de dados criptografados e controles de acesso.
• Compatibilidade: Seleção de soluções de software que possam ser integradas perfeitamente aos fluxos de trabalho existentes.
• Treinamento regular: Treinamento e orientação para colaboradores, de modo a garantir um manuseio seguro e eficiente.
• Obrigação de documentação: Observância das exigências legais quanto à armazenagem e rastreabilidade dos processos.
• Processos transparentes: Procedimentos padronizados e responsabilidades claras para garantir uma colaboração sem obstáculos.

Aplicação prática: Legal Tech no cotidiano de trabalho

Para colaboradores e profissionais em início de carreira, Legal Tech se faz presente principalmente pelo uso de software especializado e ferramentas digitais no dia a dia do escritório. As tarefas diárias incluem, por exemplo, o trabalho com arquivos digitais, o tratamento e a atribuição de petições em sistemas de gestão de casos, bem como a comunicação por canais digitais seguros.

Rotinas como o controle de prazos ou a criação de correspondências padronizadas são frequentemente simplificadas por soluções Legal Tech. Assim, sobra mais tempo e recursos para tarefas mais exigentes ou para o atendimento individualizado dos clientes.

Os colaboradores também se beneficiam de uma melhor visão geral do status de cada processo, o que facilita o trabalho em equipe e reduz a incidência de erros. O aumento da digitalização exige, ao mesmo tempo, disposição para se familiarizar com novas tecnologias e buscar atualização constante.

Oportunidades e desafios

Oportunidades

• Economia de tempo: Tarefas rotineiras são automatizadas, sobrando mais tempo para atividades de maior complexidade.
• Redução de erros: Procedimentos padronizados reduzem o risco de erros, por exemplo, em prazos ou registros.
• Aumento da eficiência: Processos digitais tornam as atividades mais rápidas e melhoram o trabalho em equipe.
• Melhor comunicação com o cliente: Meios digitais de comunicação proporcionam troca de informações transparente e em tempo real.

Desafios

• Complexidade tecnológica: Novos sistemas exigem treinamentos e um certo grau de familiaridade tecnológica dos colaboradores.
• Proteção de dados e segurança: Exigências rigorosas quanto à proteção de dados sensíveis devem ser cumpridas.
• Abertura à mudança: Métodos de trabalho existentes precisam ser ajustados e novos processos devem ser inseridos.
• Dependência da tecnologia: Falhas ou interrupções nos sistemas técnicos podem comprometer o trabalho.

Perguntas frequentes (FAQ)

O que significa Legal Tech para colaboradores em escritórios de advocacia?

Legal Tech transforma o trabalho em escritórios de advocacia, possibilitando que muitas atividades sejam apoiadas ou automatizadas digitalmente. Os colaboradores normalmente utilizam softwares especializados e se comunicam cada vez mais por meios digitais. Assim, várias etapas do trabalho tornam-se mais eficientes, sem perder a necessidade de elevado grau de diligência.

É preciso ter conhecimentos técnicos especiais para usar Legal Tech?

A adaptação aos sistemas Legal Tech geralmente ocorre por meio de treinamentos internos. Noções básicas de informática e disposição para aprender novas ferramentas são, no entanto, úteis.

Quais tarefas são facilitadas por Legal Tech?

Especialmente atividades recorrentes, como o tratamento de documentos, o controle de prazos ou a comunicação com clientes, são apoiadas por ferramentas digitais e frequentemente simplificadas.

Existem riscos no uso de Legal Tech?

Os principais riscos incluem possíveis violações de proteção de dados ou falhas técnicas. Por isso, os escritórios prezam por altos padrões de segurança e atualizações regulares de seus sistemas.

Legal Tech está presente da mesma forma em todos os escritórios?

O grau e o formato da utilização dependem da estrutura do escritório, do volume de trabalhos e das exigências individuais. Muitos escritórios começam adotando soluções digitais pontuais, antes de introduzir outras aplicações.

Legal Tech é um tema central para o futuro das empresas de serviços jurídicos e abre aos profissionais em início de carreira diversas possibilidades de se engajarem ativamente em um ambiente de trabalho moderno e digital.

Perguntas frequentes

Quais exigências legais os fornecedores de Legal Tech na Alemanha devem cumprir?

Os fornecedores de Legal Tech na Alemanha estão sujeitos a uma variedade de requisitos legais. Em primeiro lugar, a Lei de Serviços Jurídicos (RDG) é central, pois regulamenta quem e em quais condições pode oferecer serviços jurídicos. Especialmente, ofertas Legal Tech que fazem parte da assessoria jurídica só podem ser prestadas caso exista autorização para serviços jurídicos – como, por exemplo, mediante registro na ordem dos advogados de acordo com a Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO), permissão segundo a RDG ou outra base legal. Além disso, o Regulamento Geral de Proteção de Dados (DSGVO) deve ser considerado em todo o tratamento de dados pessoais. Fornecedores de Legal Tech devem implementar medidas técnicas e organizacionais para proteger estes dados, bem como disponibilizar uma política de privacidade compreensível e transparente. Ao oferecer contratos e utilizar geradores digitais de contratos, também devem observar as regras sobre contratos à distância (BGB). Plataformas que conectam clientes e advogados eventualmente têm obrigações legais de informação, documentação e orientação. Por fim, requisitos de concorrência desleal da Lei de Concorrência Desleal (UWG) também devem ser observados, para evitar, por exemplo, publicidade enganosa quanto ao escopo de serviços e perspectivas de sucesso.

Plataformas Legal Tech podem tratar mandatos de forma independente ou apenas intermediar?

Plataformas Legal Tech, na Alemanha, são em princípio autorizadas apenas a intermediar mandatos, salvo se contarem com qualificação como advogado ou outra autorização para consultoria jurídica. Sem essa autorização, a consultoria ou representação jurídica independente do cliente é proibida, constituindo violação à RDG e podendo importar não só em direito à cessação da conduta, mas também consequências criminais. Plataformas podem coletar informações, preparar dados e oferecer processos automatizados de apoio aos clientes, porém devem separar rigidamente entre soluções técnicas e consultoria jurídica originária. Apenas uma prestadora de serviços jurídicos devidamente registrada e segurada pode contatar tribunais ou autoridades e fornecer informações juridicamente vinculantes. Plataformas de intermediação são obrigadas a deixar clara a sua função e não podem criar a impressão de atuarem como prestadoras de consultoria jurídica.

Quais riscos de responsabilidade existem para fornecedores de serviços Legal Tech?

Fornecedores de Legal Tech assumem riscos amplos de responsabilidade. Caso atuem efetivamente como consultores jurídicos – por exemplo, através de fornecimento automatizado de informações, que em certos casos pode ser considerado assessoria jurídica – respondem por erros de conteúdo e seus danos subsequentes aos usuários. Sem atuação expressa como advogado, não se aplica o padrão específico de responsabilidade da advocacia, sendo a responsabilidade regida pelas normas gerais de direito contratual ou extracontratual. Caso os dados dos usuários não sejam adequadamente protegidos, existe alto risco de multa, conforme Artigo 83 da DSGVO. Práticas comerciais deficientes ou ilícitas podem resultar em notificações extrajudiciais feitas por concorrentes ou associações de consumidores. Violações à RDG podem ainda resultar em obrigação de cessação e desfazimento de negócios já realizados. É recomendável, portanto, que processos e conteúdos jurídicos sejam regularmente revisados por juristas qualificados e que sejam contratados seguros apropriados (como seguro contra danos patrimoniais).

Quais desafios de proteção de dados existem em aplicações Legal Tech?

As aplicações Legal Tech geralmente lidam com grande quantidade de dados pessoais especialmente sensíveis, incluindo informações de identidade, questões jurídicas e até de relevância criminal. Os fornecedores são obrigados a garantir proteção integral desses dados, o que abrange o cumprimento dos artigos 5º e 32º da DSGVO, ou seja: processamento apenas com base legal, minimização de dados, criptografia, controle de acesso e análises regulares de risco. Em operações cujo processamento possa representar alto risco para direitos e liberdades dos titulares, deve-se realizar uma Avaliação de Impacto à Proteção de Dados (Art. 35º DSGVO). Empregando subcontratados, é obrigatório firmar com eles acordos de processamento conforme Art. 28º DSGVO. Também se aplicam regras aumentadas de documentação e transparência. Violações podem resultar em multas severas e direitos de indenização aos titulares.

Consumidores podem usar serviços Legal Tech sem restrições?

Em princípio, os consumidores são livres para utilizar serviços Legal Tech. No entanto, devem estar cientes de que nem todas as ofertas digitais substituem a profundidade da assessoria de um advogado. Dependendo da complexidade de cada caso, as soluções automatizadas podem ser insuficientes, já que normalmente só abrangem situações padrão de forma correta. Os consumidores devem, portanto, examinar atentamente os Termos de Uso (AGB) e as informações sobre responsabilidade e escopo dos serviços. Existem serviços explícitos para áreas específicas, como direitos do passageiro aéreo, direito do inquilino, cobrança ou análise de contratos – para outras questões ou casos complexos, recomenda-se frequentemente a consultoria pessoal de um advogado. Finalmente, em serviços à distância, aplica-se o direito legal de arrependimento, caso o consumidor celebre contrato com o fornecedor.

Qual o papel das empresas de cobrança no setor Legal Tech?

Empresas de cobrança ocupam uma posição central no mercado alemão de Legal Tech, pois – ao contrário dos fornecedores tradicionais de Legal Tech sem registro na Ordem dos Advogados – têm direito, conforme § 10, parágrafo 1, n.º 1 da RDG, de cobrar créditos de terceiros extrajudicialmente e, sob determinadas condições, até judicialmente. Diversos fornecedores Legal Tech que, por exemplo, fazem valer direitos de passageiros aéreos ou cobranças em arrendamentos, atuam como empresas de cobrança registradas ou cooperam com essas empresas. Dessa forma, se beneficiam de uma regulamentação especial que permite a defesa de direitos para terceiros em casos específicos. Mesmo assim, as empresas de cobrança também estão sujeitas a obrigações de proteção de dados, regras profissionais e requisitos de concorrência. Atenção especial deve ser dada à transparência dos custos, ao comportamento perante devedores e ao cumprimento das disposições legais (por exemplo, em execuções forçadas).