DMS (Sistema de Gestão de Documentos)
Definição e classificação
Um Sistema de Gestão de Documentos (abreviado: DMS) é uma solução digital para o registro, administração, armazenamento e disponibilização de documentos e informações. Ele serve para o arquivamento estruturado, organização e rápida localização de todos os registros em uma instituição, como, por exemplo, um escritório de advocacia. Os sistemas DMS substituem ou complementam os tradicionais arquivos em papel e auxiliam na administração eficiente do crescente número de documentos digitais e digitalizados.
O DMS é utilizado em muitos setores, mas assume especial importância no contexto da atuação em mandatos e no gerenciamento de correspondências, registros e prazos em escritórios de advocacia. O objetivo de um DMS é organizar o grande volume de documentos de forma clara, simplificar processos de trabalho e garantir a transparência nos fluxos de trabalho.
Papel no cotidiano do escritório: significado e áreas típicas de aplicação
No dia a dia de um escritório, o DMS desempenha um papel central. Ele garante que todos os documentos relacionados a mandatos – como petições, contratos, faturas e e-mails – sejam armazenados sistematicamente. Para isso, são criados arquivos digitais aos quais os colaboradores autorizados podem acessar a qualquer momento e de diferentes locais.
Áreas de aplicação típicas são:
- Gestão de arquivos de mandatos
- Atribuição e acompanhamento de tarefas em equipe
- Arquivamento e pesquisa de leis, decisões e sentenças
- Controle de mandatos e prazos por meio da integração com funções de calendário e de tarefas
- Garantia de rastreabilidade e transparência de todas as etapas de processamento por meio de funções de protocolo
O uso de um DMS favorece a colaboração entre os colaboradores, pois tudo é centralizado e acessível de forma transparente.
Processos e fluxos relacionados ao DMS
Captura de documentos
Os documentos chegam ao DMS por diferentes vias: através da digitalização de documentos em papel, importação de arquivos (por exemplo, PDF ou Word), salvamento automático de e-mails recebidos e enviados, ou pela criação direta no sistema.
Indexação e atribuição
Após a captura, os documentos são indexados – ou seja, recebem palavras-chave, categorias ou são atribuídos a um arquivo de mandato. Isso facilita consideravelmente a localização posterior.
Edição e versionamento
Os documentos podem ser editados digitalmente. Muitos DMS oferecem funções de versionamento, permitindo identificar quem fez quais alterações e quando. Também é frequentemente possível a edição conjunta por diversos colaboradores.
Gerenciamento de permissões e controle de acesso
O DMS define quais colaboradores têm acesso a determinados arquivos ou documentos. Direitos de acesso em diferentes níveis asseguram que informações sensíveis permaneçam protegidas.
Arquivamento e exclusão
De acordo com exigências legais e organizacionais, os documentos são arquivados ou excluídos após determinados prazos. O DMS auxilia nesse sentido com funções de alerta e fluxos automatizados.
Condições e padrões gerais
Ao utilizar um DMS em um escritório de advocacia, diversas condições devem ser observadas:
- Diretrizes organizacionais: Por exemplo, quais documentos devem necessariamente ser armazenados em formato digital, quem recebe quais direitos de acesso e qual será a ordem de arquivamento.
- Ferramentas técnicas: Existem diversas soluções de software que servem como DMS. Em escritórios, frequentemente são usados programas ou módulos especializados, adaptados às necessidades específicas da gestão de mandatos.
- Procedimentos usuais: O manuseio do DMS faz parte da integração de novos colaboradores. Isso inclui diretrizes claras de arquivamento e nomenclatura para evitar perda de informações e garantir a localização.
- Proteção de dados e segurança da informação: Devido à sensibilidade dos dados armazenados, aplicam-se rigorosos requisitos de proteção e segurança de dados. Backups regulares, transmissão criptografada e proteção contra acessos não autorizados são obrigatórios.
Relação com a prática: uso do DMS no cotidiano de trabalho
Para iniciantes na profissão, a utilização de um DMS geralmente representa uma mudança do arquivo em papel para o gerenciamento digital de arquivos. No dia a dia, as tarefas básicas incluem arquivar corretamente documentos no DMS, pesquisar arquivos ou complementar informações.
O uso do DMS geralmente ocorre via computador ou dispositivos móveis. Novos colaboradores normalmente recebem treinamento sobre o funcionamento do sistema. Tarefas frequentes são:
- Atribuição de novos documentos recebidos ao arquivo correto de mandato
- Localização de documentos por meio de funções de busca e filtro
- Criação de tarefas ou anotações para o arquivo de mandato
- Monitoramento de prazos e responsabilidades com base nas informações arquivadas no DMS
Oportunidades e desafios no cotidiano do escritório
Oportunidades
- Aumento de eficiência: Através da gestão centralizada e digital dos arquivos, elimina-se a busca por documentos em papel.
- Transparência e rastreabilidade: Todas as etapas de trabalho são documentadas de forma transparente.
- Acesso independente de local: Colaboradores podem acessar os arquivos a partir de diferentes locais, inclusive em home office.
- Segurança: Através da concessão direcionada de permissões, registro de atividades e backups automáticos, a proteção dos dados é aumentada.
Desafios
- Treinamento: A transição para um DMS pode inicialmente demandar algum esforço.
- Disciplina no uso: O sistema só funciona de forma ideal se todos os colaboradores seguirem rigorosamente as regras de arquivamento e nomeação.
- Requisitos técnicos: Uma infraestrutura de TI estável e suporte qualificado são indispensáveis para garantir o funcionamento do DMS.
- Proteção de dados: O cumprimento das exigências legais para a proteção de dados pessoais requer alta atenção.
Perguntas frequentes
Quais são as tarefas típicas no uso do DMS?
As tarefas do dia a dia incluem digitalizar, arquivar e localizar documentos, criar arquivos, definir prazos e monitorar processos.
Novos colaboradores precisam ter conhecimentos prévios sobre o DMS?
Não, normalmente é feito um treinamento específico para o DMS utilizado. Conhecimentos básicos em informática e abertura para processos de trabalho digitais, contudo, são úteis.
Como garantir que informações não sejam perdidas?
O DMS oferece diversas funções de busca, registros e mecanismos de versionamento. Além disso, são realizados backups regulares dos dados.
O uso do DMS é obrigatório?
Na maioria dos escritórios modernos, o uso de um DMS é parte integrante do trabalho diário e determinado por normas organizacionais.
Como é garantida a segurança dos dados armazenados no DMS?
Os sistemas DMS possuem gerenciamento de permissões, criptografia e registro de acessos. Além disso, muitos escritórios utilizam servidores protegidos e atualizações regulares de segurança.
Documentos em papel ainda podem ser utilizados?
Documentos em papel são frequentemente digitalizados e arquivados no DMS. Em muitos casos, busca-se a digitalização completa, mas documentos em papel isolados ainda podem ser usados, conforme as diretrizes.
Um DMS facilita a organização e o processamento de mandatos e já é uma ferramenta indispensável no cotidiano do escritório. Para profissionais em formação, é recomendável familiarizar-se cedo com as funções básicas e fluxos de trabalho, a fim de garantir uma inserção ideal no mercado de trabalho.
Perguntas frequentes
Quais requisitos legais devem ser observados na digitalização e arquivamento de documentos em um DMS?
Na digitalização e no arquivamento de documentos em um Sistema de Gestão de Documentos (DMS), devem ser especialmente observadas as exigências do Código Tributário Alemão (AO), do Código Comercial Alemão (HGB), bem como regulamentos específicos do setor. Fundamental é o cumprimento dos princípios GoBD (Princípios para a adequada guarda e armazenamento de livros, registros e documentos em formato eletrônico e acesso aos dados), que exigem armazenamento à prova de revisões, rastreabilidade e imutabilidade dos documentos. A digitalização só é permitida se o documento digitalizado substituir de forma adequada o original (“digitalização substitutiva”), o que deve ser assegurado por medidas organizacionais e técnicas adequadas (por exemplo, registro de todos os acessos e alterações, uso de assinaturas eletrônicas qualificadas). Além disso, é necessário observar os requisitos de proteção de dados conforme o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e a Lei Federal de Proteção de Dados (BDSG), especialmente no que diz respeito ao controle de acesso e conceitos de exclusão para dados pessoais.
Por quanto tempo os documentos devem ser legalmente mantidos em um DMS e quando podem ser excluídos?
Os prazos legais para a guarda de documentos em um DMS são regulamentados por lei e variam conforme o tipo de documento. De acordo com o § 147 AO e § 257 HGB, o prazo legal de armazenamento para correspondência comercial, comprovantes contábeis ou balanços é geralmente de seis a dez anos. A exclusão só é legalmente permitida após o término desses prazos, sempre verificando se outras legislações não prevêm períodos mais longos (por exemplo, legislação tributária, regulamentos setoriais específicos). A exclusão deve ser completa e rastreável para cumprir as exigências de proteção de dados e o princípio da minimização de dados. Também é preciso verificar se auditorias fiscais ou administrativas em andamento exigem a manutenção por mais tempo (“reserva de auditoria”).
Os documentos no DMS precisam de assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica não é obrigatória para todos os documentos, mas recomenda-se especialmente para garantir a autenticidade e imutabilidade de documentos sensíveis ou juridicamente relevantes. A assinatura eletrônica qualificada, nos termos do regulamento eIDAS, pode, sob certas condições, substituir o requisito de forma escrita previsto no § 126a BGB. Em outros casos, como para determinados documentos fiscais ou contratuais, muitas vezes uma assinatura avançada ou um protocolo interno de aprovação no DMS é suficiente, desde que rastreabilidade, legibilidade e integridade estejam asseguradas. As normas jurídicas aplicáveis e os riscos associados ao documento são determinantes.
Quais obrigações de proteção de dados existem na operação de um DMS?
Ao utilizar um DMS, todas as disposições do RGPD e da BDSG devem ser rigorosamente cumpridas. É obrigatório adotar medidas técnicas e organizacionais para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, perda ou alteração (Art. 32 RGPD). Isso inclui, entre outros, um conceito de funções e permissões, registro de acessos, criptografia e backups regulares. Além disso, o RGPD exige implementação de conceitos de exclusão e bloqueio, manutenção de um registro de atividades de processamento e realização de direitos dos titulares dos dados, como acesso ou exclusão. Caso sejam contratados operadores terceirizados (por exemplo, para hospedagem do DMS na nuvem), um contrato de processamento de dados deve ser celebrado conforme o Art. 28 RGPD.
Até que ponto deve ser comprovada a segurança de auditoria de um DMS e como esse comprovante é fornecido?
A segurança de auditoria de um DMS é um requisito legal central, especialmente para cumprir com as obrigações de comprovação perante as autoridades fiscais e os auditores. Isso é comprovado por meio de controles internos, documentação de procedimentos e, se necessário, auditorias independentes (por exemplo, por um auditor ou certificação segundo IDW PS 880 ou ISO 15489). A documentação dos procedimentos deve descrever detalhadamente os processos utilizados, medidas técnicas e responsabilidades para garantir a integridade, rastreabilidade e imutabilidade das informações armazenadas. Em auditorias ou litígios, essa documentação serve como prova do cumprimento das exigências legais.
Os documentos podem ser armazenados em um DMS no exterior?
O armazenamento de documentos no exterior é, em princípio, possível, desde que os requisitos legais referentes à proteção de dados e direito fiscal sejam atendidos. Para dados pessoais, deve-se especialmente verificar se o local de armazenamento está dentro da UE/EEE, caso contrário aplicam-se os requisitos especiais para transferências para países terceiros, conforme Art. 44 e seguintes do RGPD (por exemplo, decisão de adequação ou cláusulas contratuais padrão). Do ponto de vista fiscal, a transferência de dados para o exterior pode exigir que as autoridades fiscais alemãs tenham acesso a qualquer momento aos documentos relevantes (§ 146, § 2a AO). Além disso, devem ser observados regulamentos setoriais específicos, se houver. A falta de acesso ou acesso inadequado pode constituir violação das normas fiscais e ser sancionada como infração administrativa.