Custos de viagem no estágio preparatório: bases legais e particularidades
Definição e âmbito de aplicação
O termo custos de viagem no estágio preparatório refere-se a todas as despesas incorridas por estagiárias e estagiários no âmbito de suas estações obrigatórias de formação e dos serviços prestados fora de sua repartição principal. O estágio preparatório, seja no serviço jurídico, pedagógico ou outros serviços preparatórios de estrutura público-legal, exige regularmente atividades em diversas instituições formativas, razão pela qual a regulamentação e o ressarcimento dos custos de viagem possuem grande relevância prática.
Bases jurídicas para o ressarcimento de custos de viagem no estágio preparatório
Regulamentações legais
As bases legais para o ressarcimento de custos de viagem no estágio preparatório estão, na Alemanha, fundamentalmente no Bundesreisekostengesetz (BRKG) para a União e nas respectivas Leis estaduais de custos de viagem (LRKG) para os estados federados. As normas determinam sob quais condições e em que medida os custos de viagem surgem e podem ser reembolsados.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): O BRKG aplica-se aos estágios preparatórios em serviço federal, por exemplo, no serviço diplomático superior. Ele regula o reembolso de custos de transporte, indenizações por percurso, diárias, custos de hospedagem e custos acessórios.
- Leis estaduais de custos de viagem (LRKG): Na maioria dos estágios preparatórios (por exemplo, magistério, administração e serviço jurídico), aplicam-se as respectivas leis estaduais, cujos conteúdos geralmente seguem de perto o BRKG.
Além das normas legais, existem regulamentos de formação e exames, que podem conter determinações específicas para o estágio preparatório.
Princípio do dever de proteção do Estado
O reembolso dos custos de viagem representa uma manifestação do dever de proteção estatal para com estagiárias e estagiários, uma vez que estes, por determinação do superior hierárquico, precisam deslocar-se até locais de formação.
Pessoas com direito e requisitos
Enquadramento jurídico do vínculo
Como regra, estagiárias e estagiários são considerados funcionários públicos em caráter provisório (Beamte auf Widerruf) ou pessoas em relação de formação pública. O direito ao reembolso dos custos de viagem pressupõe que a viagem constitua uma atividade oficial, determinada ou autorizada pela autoridade competente.
Atividade oficial e estações de formação
As viagens passíveis de reembolso incluem, em especial:
- Viagens para estações de formação (por exemplo, tribunais, órgãos administrativos, escolas)
- Viagens oficiais para orientadores externos ou escritórios de advocacia (principalmente no estágio jurídico)
- Capacitações ou exames motivados pelo serviço
Via de regra, não são reembolsáveis as viagens do local de residência ao local de trabalho principal (“primeiro local de atividade”) na rotina de deslocamento diário. Isso constitui uma diferença essencial em relação ao tratamento das viagens a serviço e dos deslocamentos regulares ao local de trabalho.
Tipos de custos de viagem e seu reembolso
Custos de transporte
Em regra, são reembolsados os custos de transporte necessários e efetivamente incorridos. Isso pode incluir o uso de transporte público (segunda classe) ou, se houver autorização, uma indenização por percurso para o uso de veículo particular.
Indenização por percurso
Se a viagem for realizada com veículo particular, a indenização se dá conforme as taxas por quilômetro legalmente previstas, que podem variar conforme o estado federado e o tipo de utilização (viagem individual ou carona de colegas).
Diárias e despesas de hospedagem
Para estadias externas de vários dias, pode haver direito a diária e reembolso de despesas de hospedagem. O valor e a possibilidade de aprovação são legalmente limitados; alimentação própria ou hospedagem gratuita normalmente acarretam a redução dos respectivos valores.
Custos acessórios
Entre os custos acessórios incluem-se, por exemplo, taxas de estacionamento, transporte de bagagens ou aquisições necessárias relacionadas à viagem oficial.
Procedimento para reivindicação dos custos de viagem
Pedido e prazos
Estagiárias e estagiários devem, em regra, imediatamente após o término da viagem, solicitar o reembolso dos custos de viagem. Muitos estados estipulam um prazo de prescrição de seis meses. O pedido deve ser apresentado à repartição de formação ou serviço competente, acompanhado dos comprovantes necessários (bilhetes, recibos, comprovação da viagem oficial).
Aprovação e pagamento
Após a verificação dos requisitos, a aprovação e o ressarcimento são realizados pelo órgão responsável. Questões pendentes podem gerar exigências de comprovação ou esclarecimentos adicionais.
Particularidades e questões controvertidas
Dedução para deslocamento e tratamento fiscal
Enquanto os trajetos regulares entre residência e local de trabalho principal só podem ser deduzidos do imposto dentro do limite previsto para despesas de deslocamento, os custos de viagem reembolsados no âmbito de viagens a serviço são, em regra, isentos de tributação.
Mudança de estação de formação
Em caso de mudança de estação de formação (por exemplo, mudança para uma instituição de formação fora do domicílio), pode haver direito à indenização de despesas de mudança, desde que esta tenha sido oficialmente determinada.
Questões frequentes de litígio
- Reconhecimento de um determinado local como local de viagem oficial
- Autorização para uso de veículo particular
- Valor e razoabilidade dos custos/comprovações
Em caso de disputa, é possível recorrer à verificação em procedimento de contestação administrativo.
Conclusão
Os custos de viagem no estágio preparatório constituem uma área jurídica complexa, cuja regulamentação depende do direito federal ou estadual, bem como dos respectivos regulamentos de formação. O alcance e os requisitos para a restituição estão claramente definidos pelas normas, mas, devido à variedade de estações e situações possíveis, exigem uma análise minuciosa caso a caso. A solicitação pelo estagiário de forma tempestiva é tão imprescindível quanto o cumprimento das exigências de comprovação e dos prazos.
Perguntas frequentes
Quem tem direito ao reembolso de custos de viagem no estágio preparatório?
No estágio preparatório, têm direito ao reembolso, em princípio, estagiárias e estagiários que, no contexto de sua formação, estejam obrigados a realizar viagens a serviço. Consideram-se viagens a serviço, especialmente, aqueles deslocamentos previstos no regulamento de formação para instituições de ensino, reuniões ou estações externas situadas fora da repartição principal habitual. O direito refere-se, primordialmente, a viagens que foram oficialmente determinadas ou autorizadas. Deslocamentos motivados por interesse particular — como entre casa e local de formação no cotidiano — bem como trocas voluntárias sem obrigação oficial, não são reembolsáveis. Deve-se observar que o direito normalmente está vinculado diretamente à determinação da autoridade responsável pela formação ou ao respectivo tribunal; viagens autônomas, portanto, ficam excluídas do reembolso de custos sem prévia autorização. É obrigatória a apresentação do pedido conforme as exigências da respectiva lei estadual de custos de viagem.
Quais tipos de custos são reembolsáveis e quais obrigações de comprovação se aplicam?
Entre os custos de viagem reembolsáveis incluem-se, regularmente, custos de transporte, despesas necessárias de hospedagem, diárias ou verbas de alimentação, bem como, quando aplicável, gastos com custos acessórios necessários, como taxas de estacionamento ou bagagens motivadas por exigência oficial. Os custos de transporte são, em geral, reembolsados no montante correspondente ao transporte público (por exemplo, trem, ônibus, caso aplicável, segunda classe da Deutsche Bahn). O uso de veículo particular só é reembolsável mediante autorização prévia expressa e mediante a aplicação de taxas quilométricas apropriadas, para o que devem ser apresentados comprovantes específicos — como diário de bordo, recibos de combustível e a autorização em si. Quanto às hospedagens, a reembolsabilidade depende da comprovação dos custos reais mediante notas fiscais (por exemplo, nota do hotel), sendo excluídas despesas de alimentação e outros gastos privados. A reivindicação dos custos de viagem exige sempre a apresentação de todos os comprovantes e o pedido dentro do prazo. Ausência de comprovantes ou perda do prazo normalmente resultam na exclusão do ressarcimento.
Qual o alcance do direito à indenização por percurso ao usar meios de transporte particulares?
A indenização por percurso é um reembolso fixo, concedido mediante solicitação, para o uso de meios de transporte particulares, sobretudo carro próprio ou bicicleta, desde que o uso tenha sido autorizado oficialmente e tenha sido necessário do ponto de vista do serviço. O valor é definido pela respectiva lei estadual de custos de viagem e costuma corresponder a uma tarifa fixa por quilômetro percorrido (por exemplo, €0,30 por quilômetro de carro). Não há reembolso separado, por exemplo, para custos de combustível ou manutenção. Como requisito, durante a viagem não podem estar disponíveis veículos oficiais ou transportes públicos utilizáveis com esforço de tempo e custo aceitáveis. O pedido deve ser acompanhado da comprovação do trajeto efetuado e dos quilômetros percorridos, geralmente complementado pela autorização da repartição.
Quais prazos devem ser observados para reivindicar custos de viagem no estágio preparatório?
O reembolso dos custos de viagem, em todos os estados federados, está sujeito a um prazo legal de prescrição, geralmente entre 3 e 6 meses após o término da viagem a serviço, salvo prazos menores definidos por legislação estadual ou instruções administrativas no caso concreto. Após o vencimento desse prazo, não é mais possível, como regra, pleitear o reembolso dos custos de viagem. Cabe ao estagiário apresentar o pedido completo, com todos os documentos e comprovantes necessários, dentro do prazo, perante o órgão competente. Ultrapassar o prazo normalmente só pode ser remediado de forma retroativa em casos excepcionalmente justificados (por exemplo, quando o descumprimento do prazo for comprovadamente involuntário).
Existem limites para o valor do reembolso de custos de viagem no estágio preparatório?
O reembolso de custos de viagem no estágio preparatório está sujeito, tanto para cada tipo de custo quanto para o total, aos tetos máximos legais estabelecidos pelas respectivas leis estaduais de custos de viagem. Estas determinam quais os limites máximos, por exemplo, para despesas de hospedagem, diárias ou custos de transporte, por dia e viagem, que podem ser reembolsados. Valores excedentes não são, como regra, reembolsados, salvo se, excepcionalmente, justificados por motivos oficiais ou circunstâncias especiais do caso e previamente aprovados pela autoridade competente. Despesas próprias, como aumento voluntário do conforto (primeira classe, quarto individual em vez de duplo) ou desvios particulares, são sempre de responsabilidade particular.
Como é juridicamente avaliada a distância entre residência e local de formação?
A distância entre residência e local de formação é relevante, dentro da jurisprudência de custos de viagem, quando se determina se se trata de uma viagem a serviço ou apenas de um deslocamento habitual ao trabalho. O critério jurídico mais importante é o chamado “primeiro local de atividade” (também chamado de repartição principal). Deslocamentos até este local de formação não são considerados viagens a serviço e, portanto, não dão direito ao reembolso, enquadrando-se como despesas normais de deslocamento. Somente viagens que ultrapassem esse primeiro local de atividade (por exemplo, para estações externas, tribunais de outras localidades ou cursos externos com duração de vários dias) são reconhecidas como viagens a serviço reembolsáveis. Isso exige, em cada caso, a comprovação da necessidade oficial e — sempre que em desacordo com a norma — a determinação expressa da viagem pela chefia da formação.