Asana
Definição e finalidade do termo Asana
Asana é um software baseado em nuvem para gestão de projetos e tarefas. Ele serve para estruturar os processos de trabalho e a comunicação dentro das equipes, tornando-os mais transparentes. Originalmente desenvolvido a partir da necessidade de uma colaboração eficiente em empresas, o Asana é utilizado hoje em muitos setores, inclusive em escritórios de advocacia. O objetivo do Asana é organizar de forma clara o planejamento, delegação e acompanhamento de tarefas, apoiando assim a eficiência e o alcance de objetivos pelas equipes.
Papel na organização do trabalho em escritórios de advocacia
Áreas de aplicação típicas
Em escritórios de advocacia, o Asana é utilizado para coordenar fluxos de trabalho, acompanhar prazos e estruturar de forma clara o gerenciamento dos casos. A plataforma serve, entre outras coisas, para controlar os seguintes processos:
- Gestão de mandatos: As tarefas relacionadas a um caso de mandato são criadas como pacotes de trabalho individuais e atribuídas aos membros da equipe.
- Monitoramento de prazos: Prazos legais ou internos podem ser registrados como datas no Asana e monitorados.
- Planejamento de reuniões: Reuniões, audiências ou revisões internas são coordenadas e lembretes são gerados automaticamente.
- Documentação de processos: O progresso do trabalho, anotações e documentos relevantes podem ser anexados diretamente à respectiva tarefa.
- Coordenação da equipe: A coordenação interna da equipe é facilitada por listas de tarefas conjuntas e threads de comentários.
Funções e métodos
O Asana oferece diversas ferramentas para organização:
- Projetos: Coleções gerais que servem como contêineres para tarefas relacionadas.
- Tarefas e subtarefas: Etapas de trabalho individuais que podem ser complementadas com datas de vencimento, responsáveis, anexos e comentários.
- Visualização em calendário: Visualiza tarefas e datas ao longo do tempo.
- Atualizações de status: Permitem uma exibição transparente do progresso dos projetos.
- Notificações: Informa os participantes sobre novas atribuições ou alterações.
Condições e normas
Pré-requisitos técnicos
- Plataforma baseada na web: Para usar o Asana, é necessário um dispositivo com acesso à internet. A plataforma pode ser acessada via navegador ou aplicativo móvel.
- Contas de usuário: Cada membro da equipe precisa de uma conta de usuário pessoal, gerenciada de forma centralizada.
- Proteção de dados: Os dados geralmente ficam armazenados em servidores do fornecedor. É necessário observar regulamentos de proteção de dados e regras internas de compliance.
Processos organizacionais
O uso do Asana exige regras claras para a distribuição de tarefas, obrigações de documentação e direitos de acesso. Normalmente, projetos ou tarefas são atribuídos a equipes específicas. Funções e permissões determinam quais pessoas podem visualizar ou editar determinados projetos.
Impactos na colaboração, eficiência e comunicação
O uso estruturado do Asana melhora especialmente na colaboração em equipe a transparência e a rastreabilidade. O status do trabalho pode ser consultado a qualquer momento, as responsabilidades estão claramente definidas e as informações estão centralizadas. Isso promove a conclusão autônoma e pontual das tarefas pendentes, bem como uma coordenação rápida sem longas trocas de e-mails.
A plataforma também apoia a colaboração assíncrona: membros da equipe podem trabalhar em suas tarefas, fornecer feedback relacionado ao status e receber feedback, mesmo que não estejam trabalhando simultaneamente no sistema.
Oportunidades e desafios na aplicação prática
Oportunidades
- Distribuição transparente das tarefas: Todos os membros da equipe têm acesso, a qualquer momento, às tarefas em andamento e prazos.
- Aumento da rastreabilidade: Alterações e comentários são documentados de forma centralizada.
- Processos mais eficientes: Processos recorrentes podem ser criados como modelos, automatizando atividades rotineiras.
- Comunicação aprimorada: Comentários e anexos relacionados às tarefas reduzem a necessidade de coordenação interdepartamental fora da plataforma.
Desafios
- Esforço de integração: Novos usuários precisam de treinamento para aplicar efetivamente as funções.
- Aceitação na equipe: O sucesso depende fortemente do uso consistente por todos os envolvidos.
- Proteção de dados e confidencialidade: Dependendo do caso, são necessárias medidas especiais para proteger informações sensíveis.
- Sobrecarga de informações: Sem estruturas claramente definidas, o número de tarefas e notificações pode rapidamente se tornar difícil de controlar.
Exemplos práticos de uso no cotidiano dos escritórios
Exemplo 1: Controle de prazos em vários mandatos
Todos os prazos dos mandatos em andamento são criados como tarefas com data de vencimento no Asana. As responsabilidades são atribuídas, os lembretes ocorrem automaticamente. As tarefas vencidas são verificadas diariamente em uma reunião de equipe.
Exemplo 2: Processo digital de mandato
Para cada mandato, é criado um projeto próprio. Nele são reunidas todas as tarefas, datas e documentos correspondentes. Novas entradas, como petições recebidas, são criadas como tarefas com observações e atribuídas diretamente ao membro da equipe responsável.
Exemplo 3: Onboarding de novos membros da equipe
Um projeto de onboarding contém todas as etapas necessárias para a integração de novos membros, como criação de acessos, instrução sobre processos internos ou entrega de documentos importantes. O progresso é registrado no Asana e concluído de forma coordenada.
Perguntas frequentes
Quanto tempo leva para se familiarizar com o Asana?
As primeiras funções básicas normalmente são aprendidas em poucas horas. Para um uso mais amplo, recomenda-se uma introdução dirigida, por exemplo, em um workshop.
Quais vantagens o Asana oferece em relação à coordenação por e-mail?
O Asana permite o armazenamento estruturado e centralizado das informações, distribuição clara de tarefas e lembretes automáticos, reduzindo significativamente o risco de perda de informações ou de tarefas não percebidas.
É necessário que toda a equipe utilize o Asana?
Para um fluxo de trabalho ideal, é recomendável incluir todos os membros da equipe no sistema. Pessoas isoladas não devem trabalhar fora da plataforma para evitar duplicações e mal-entendidos.
Como garantir que dados confidenciais permaneçam protegidos?
Os direitos de acesso no Asana podem ser gerenciados de acordo com projetos e usuários. Além disso, políticas internas e medidas de segurança devem ser seguidas para evitar visualizações não autorizadas.
É possível integrar o Asana com outros sistemas do escritório?
Existem diversas integrações disponíveis, permitindo, por exemplo, a conexão de calendários ou sistemas de gestão de documentos. A integração exata depende dos sistemas utilizados e das necessidades individuais.
Perguntas frequentes
Quais requisitos legais de proteção de dados devem ser observados ao usar o Asana?
Ao usar o Asana como software de gestão de projetos baseado em nuvem, as empresas devem, em particular, observar as disposições do Regulamento Geral de Proteção de Dados (RGPD), sempre que dados pessoais de cidadãos europeus sejam processados. Isso inclui a realização de uma Avaliação de Impacto à Proteção de Dados nos termos do Art. 35 do RGPD, caso a ferramenta utilizada provavelmente envolva alto risco para os direitos e liberdades das pessoas físicas. É necessário celebrar um contrato de processamento de dados (CPD) segundo o Art. 28 do RGPD com o Asana, devendo ser verificado se o Asana atua como operador de dados ou como controlador conjunto. Além disso, os direitos dos titulares dos dados devem ser assegurados, incluindo o direito de informação, direito ao apagamento e direito à portabilidade dos dados. Dado que o Asana opera seus servidores também em países terceiros (como os EUA), deve-se assegurar a transferência de dados pessoais a terceiros em conformidade com a proteção de dados, por exemplo, através da aplicação das cláusulas contratuais padrão da UE e medidas técnicas e organizacionais adicionais.
Quais riscos de responsabilidade existem ao utilizar o Asana na empresa?
Ao utilizar o Asana, as empresas são, em princípio, responsáveis pelo processamento legal dos dados armazenados e processados no Asana. Caso ocorram violações de proteção de dados devido a configurações incorretas, controles de acesso inadequados ou treinamento insuficiente dos funcionários, podem ser aplicadas multas pelas autoridades de proteção de dados conforme o Art. 83 do RGPD, bem como reivindicações de indenização pelos titulares dos dados nos termos do Art. 82 do RGPD. Além disso, há risco de responsabilidade perante clientes, parceiros e funcionários caso, por exemplo, o uso do Asana resulte em perda de dados ou divulgação não autorizada de informações confidenciais. As empresas também devem verificar se seu seguro de responsabilidade profissional cobre violações de proteção de dados decorrentes do uso de aplicações em nuvem.
Quais direitos de participação do conselho de empresa devem ser considerados ao implementar o Asana?
A implementação e o uso do Asana estão sujeitos, nas empresas alemãs com conselho de empresa, normalmente à participação obrigatória conforme § 87, parágrafo 1, n.º 6 da Lei da Constituição das Empresas (BetrVG), já que o software pode ser utilizado para monitorar o comportamento ou o desempenho dos trabalhadores. Normalmente, um acordo coletivo define de que modo o Asana pode ser utilizado, quais direitos de uso os funcionários têm e como o acesso a dados pessoais de desempenho ou comportamento é regulamentado. Recomenda-se envolver o conselho de empresa já no processo de seleção, para evitar problemas futuros e cumprir os requisitos de proteção de dados e proteção dos dados dos empregados (§ 26 da BDSG).
Como é a avaliação jurídica de acessos externos e funções de compartilhamento no Asana?
O Asana permite uma colaboração simples, convidando parceiros ou clientes externos para projetos ou compartilhando arquivos e tarefas com eles. Do ponto de vista legal, é imprescindível garantir que toda transferência ou acesso a dados pessoais ou confidenciais da empresa tenha uma base jurídica de acordo com o Art. 6 do RGPD. Além disso, caso os processadores de dados externos recebam acesso por meio do convite, devem ser celebrados contratos de processamento de dados correspondentes (CPD). É também necessário informar os destinatários dos dados sobre obrigações de proteção de dados existentes e, se aplicável, sobre obrigações de confidencialidade. Recomenda-se documentar todos os acessos e revisar regularmente os conteúdos compartilhados.
Quais são as obrigações de arquivamento e exclusão de dados no Asana?
Os dados processados com a ajuda do Asana estão sujeitos aos prazos legais gerais de armazenamento, como previstos no Código Comercial Alemão (HGB) ou no Código Tributário (AO), para documentos de relevância fiscal ou comercial. Após expirados esses prazos, há a obrigação de exclusão dos dados de acordo com o Art. 17 do RGPD. O próprio Asana oferece várias funções para exclusão e arquivamento de dados. No entanto, as empresas devem verificar, antes da exclusão, se existem obrigações legais de armazenamento em sentido contrário. É recomendável um registro detalhado e documentação dos processos de exclusão para fins de auditoria. Responsabilidades e processos de implementação devem ser regulados em uma política interna.
Como as empresas podem garantir a segurança da informação ao utilizar o Asana?
As empresas são obrigadas a garantir as medidas técnicas e organizacionais (MTO) conforme o Art. 32 do RGPD ao processar dados pessoais no Asana. Isso inclui garantir a proteção de acesso por meio de senhas fortes e, se necessário, autenticação de dois fatores, criptografia da transmissão de dados, bem como regras para gestão de acesso e permissões. Também é importante garantir que todas as atualizações de software sejam instaladas prontamente e que os funcionários sejam regularmente treinados sobre proteção de dados e segurança da informação. Verifique ainda se o Asana possui certificações como ISO 27001 e como incidentes de segurança (Data Breaches) são reportados e tratados. Recomenda-se um conceito de segurança da informação que abranja explicitamente também softwares em nuvem utilizados, como o Asana.