Aquisição de Mandatos

Captação de mandatos

Definição e classificação

A captação de mandatos abrange todas as atividades voltadas para atrair novos clientes (mandantes) para um escritório de advocacia, bem como manter ou expandir os relacionamentos existentes. No contexto dos escritórios, a captação de mandatos refere-se frequentemente à abordagem direcionada de potenciais clientes, assim como às ações de apresentação do escritório e de seus serviços. Trata-se de um processo contínuo que representa uma parte essencial da atividade empresarial no dia a dia do consultor jurídico.

A captação de mandatos não se confunde com o simples processamento de um mandato, mas refere-se explicitamente à fase anterior à aceitação efetiva de uma nova incumbência.

Importância e áreas típicas de aplicação no cotidiano do escritório

No dia a dia do escritório, a captação de mandatos desempenha um papel central. Ela constitui a base para o sucesso econômico, pois apenas pela contínua aquisição e fidelização dos mandantes pode-se garantir um crescimento sustentável e a plena utilização da capacidade do escritório.

Áreas típicas de aplicação da captação de mandatos incluem: Primeiros contatos com potenciais clientes: Conversas pessoais, ligações telefônicas ou comunicação escrita nas quais os serviços do escritório são apresentados. Manutenção de relacionamentos existentes: Contato regular e informação dos clientes atuais sobre tendências, desenvolvimentos ou serviços prestados. Desenvolvimento de rede e relacionamento: Participação em eventos especializados, feiras ou outras ocasiões para estabelecer e aprofundar contatos. Visibilidade digital: Presença em sites, redes sociais ou por meio de ações de marketing online que ampliam o alcance do escritório.

Processos, rotinas e métodos da captação de mandatos

A captação de mandatos abrange diversos processos e métodos que podem ser combinados entre si. Etapas comuns incluem:

Identificação do público-alvo

No início das atividades de captação está a identificação sistemática do público-alvo. Define-se assim quais grupos de pessoas ou empresas podem vir a se tornar clientes. A seleção é orientada pelos temas de atuação e pelos objetivos estratégicos do escritório.

Abordagem e início do contato

A primeira abordagem pode ocorrer por diversos meios, por exemplo, por contato telefônico (“cold calls”), recomendações pessoais, eventos de networking ou envio de materiais informativos por correio ou e-mail.

Apresentação dos serviços

Em seguida, os colaboradores do escritório apresentam o portfólio de serviços e respondem às primeiras perguntas individuais. O diálogo deve visar identificar as necessidades dos potenciais clientes e apresentar soluções adequadas.

Elaboração de propostas e fechamento

Havendo interesse mútuo, elabora-se uma proposta concreta. Após acordo e, se necessário, negociação de condições, o mandante concede o mandato ao escritório.

Acompanhamento e gestão do relacionamento

Para além da concessão do mandato, a gestão do relacionamento é decisiva: através de contatos regulares, compartilhamento de informações ou reuniões de feedback, fortalece-se o vínculo com o cliente e aumenta-se o potencial para mandatos futuros.

Condições e padrões gerais

A captação de mandatos está sujeita a diferentes condições organizacionais, técnicas e éticas que orientam o cotidiano dos escritórios.

Regras organizacionais

Os escritórios definem estratégias e planos operacionais próprios para a captação. Frequentemente, áreas como captação, gestão de mandatos e administração são claramente separadas. Definição de metas e controles de sucesso auxiliam na direção e otimização das ações de captação.

Ferramentas técnicas

Diversos recursos tecnológicos estão consagrados no apoio à captação de mandatos: Sistemas de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM): Esses bancos de dados auxiliam no registro de contatos, documentação de interações e planejamento de comunicações direcionadas. Software de e-mail marketing: Para envio de newsletters ou informações sobre eventos. Ferramentas digitais de calendário e planejamento: Facilitam a organização de reuniões e tarefas.

No fluxo diário de um escritório, captação e gestão de mandatos estão fortemente entrelaçadas. Os colaboradores assumem, por exemplo, tarefas como: Pesquisa e monitoramento: Identificação de potenciais clientes por meio do estudo de portais setoriais ou comunicados à imprensa. Trabalho em rede: Participação em eventos ou encontros organizados com parceiros de negócios. Elaboração de materiais informativos e apresentações: Preparação de apresentações a serem utilizadas em primeiros contatos. Manutenção de mandatos existentes: Organização de reuniões de feedback ou agendamento de follow-ups. Trabalho em equipe: Planejamento conjunto das ações de captação dentro da equipe para aproveitar sinergias.

Para iniciantes na profissão, a captação de mandatos oferece a oportunidade de assumir tarefas com autonomia, desenvolver habilidades comunicativas e contribuir para o sucesso econômico do escritório.

Oportunidades e desafios

A captação de mandatos traz tanto oportunidades quanto desafios:

Oportunidades

Desenvolvimento da própria carreira: O envolvimento precoce em processos de captação permite o desenvolvimento de habilidades de contato e comunicação. Fortalecimento do vínculo com o cliente: O contato direto com os clientes fomenta melhor compreensão das expectativas e necessidades. Rede pessoal: Através de atividades contínuas de captação forma-se uma rede profissional crescente.

Gestão do tempo: A conciliação entre o trabalho dos mandatos e a captação exige boa organização. Recusa e concorrência: Nem todo contato resulta em sucesso; contratempos são normais e fazem parte do aprendizado. Exigências regulatórias: É necessário observar os requisitos legais no trato com potenciais e atuais clientes.
* Confidencialidade: A discrição deve sempre ser mantida na comunicação.

Perguntas frequentes

O que se entende por captação de mandatos?

Captação de mandatos abrange todas as medidas pelas quais um escritório busca ativamente conquistar novos clientes ou manter relacionamentos existentes, garantindo assim novos mandatos.

Quais métodos existem para a captação de mandatos?

Os métodos incluem conversas pessoais, contato telefônico, eventos de networking, marketing online e o envio de material informativo.

Quem é responsável pela captação de mandatos no escritório?

Normalmente, vários colaboradores – independentemente do nível de carreira – participam da captação. As ações são frequentemente coordenadas em equipe.

A captação de mandatos também é importante para iniciantes na advocacia?

Sim, pois ajuda a desenvolver competências essenciais no contato com clientes e contribui para o sucesso sustentável do escritório.

Qual o papel da proteção de dados na captação de mandatos?

A proteção de dados deve ser criteriosamente observada. Só podem ser processados e armazenados dados necessários para a captação e gestão dos mandatos, conforme permitido por lei.

Quais desafios devem ser considerados?

Gestão do tempo, lidar com recusas e assegurar padrões legais e éticos são os principais desafios na captação de mandatos.

Este artigo oferece a jovens profissionais e candidatos uma visão estruturada sobre a captação de mandatos, suas exigências e oportunidades no cotidiano do escritório.

Perguntas frequentes

Quais os limites legais para a captação de mandatos por advogados?

A captação de mandatos por advogados na Alemanha está sujeita a rigorosas regulamentações legais, previstas principalmente na Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) e nos regulamentos profissionais para advogados (BORA). São proibidas, nos termos do § 43b BRAO, particularmente práticas de publicidade agressiva e abordagens diretas não solicitadas a potenciais clientes, caso ocorram de forma inadequada ou incômoda. Advogados não podem captar mandatos por promessas de sucesso ou concessão de vantagens ilícitas. Apenas atividades informativas objetivas e relacionadas à profissão são permitidas. O cumprimento das normas de proteção de dados, especialmente conforme a DSGVO e a BDSG, também é obrigatório, principalmente no tratamento de dados pessoais de potenciais clientes.

Advogados podem captar clientes por telefone?

O telemarketing – cold calls para captação de mandatos – é, em princípio, proibido para advogados e é considerado uma abordagem direta ilícita, violando o § 43b BRAO e o § 6 BORA. O contato telefônico só é permitido se o potencial cliente tiver consentido previamente (opt-in) ou se já existir uma relação de mandato concreta e a captação se referir à ampliação do mesmo assunto. Sem esse consentimento expresso, a abordagem por telefone pode ainda infringir o § 7 UWG (Lei Contra Concorrência Desleal) e normas de proteção de dados, podendo resultar em multas e sanções disciplinares.

Como é regulamentado o envio de e-mails publicitários?

O envio de e-mails publicitários para captação de mandatos por advogados é permitido apenas sob condições restritas. Aplica-se a proibição de publicidade eletrônica não solicitada conforme § 7, parágrafo 2, nº 3 UWG. Só é permitido caso haja consentimento expresso e informado do destinatário (“double opt-in”). Sem tal consentimento, o envio pode sujeitar o advogado a advertências e gerar violações à UWG e à DSGVO. O conteúdo dos e-mails deve ser objetivo, informativo e relacionado à profissão – publicidade sensacionalista ou comparativa deve ser evitada.

Quais obrigações de informação existem na captação de mandatos?

No âmbito da captação de mandatos, os advogados são obrigados a cumprir todas as obrigações legais de informação. Isso inclui, entre outros, indicação da Ordem dos Advogados responsável, o título profissional e a menção das principais normas reguladoras da profissão. No contato eletrônico ou escrito, devem ser observadas e disponibilizadas a identificação do fornecedor conforme § 5 TMG e a política de privacidade conforme Art. 13 DSGVO. O destinatário deve saber claramente quem faz o contato e em nome de quem.

Em que medida recomendações de terceiros são permitidas?

Recomendações de terceiros (clientes, colegas ou parceiros comerciais) não constituem captação de mandatos proibida do ponto de vista profissional, desde que não seja pago honorário de recomendação nem vinculadas a outras vantagens monetárias. O último seria ilícito nos termos do § 49b, par. 3 BRAO, pois é proibida a participação de terceiros no honorário do advogado. O marketing por recomendação é, portanto, permitido apenas se for voluntário e não influenciado, e não houver troca de vantagens financeiras ou semelhantes entre advogado e recomendador.

Qual o papel das redes sociais na captação de mandatos sob o ponto de vista jurídico?

Plataformas de redes sociais são uma forma permitida para advogados divulgarem seus serviços, desde que sejam respeitados requisitos de objetividade, ética profissional e separação entre a esfera profissional e privada. As publicações não devem conter informações enganosas nem dar a entender que a captação de mandatos é garantida. A publicidade nas redes sociais também está sujeita a exigências profissionais e de proteção de dados, especialmente na abordagem direcionada (ex: direct message) ou uso de publicidade com recursos de segmentação de dados pessoais.

Há particularidades na captação de mandatos em casos transfronteiriços?

Sim, em captação de mandatos transfronteiriça aplicam-se, além das normas nacionais, também as regras de organizações advocatícias internacionais e europeias, como as do CCBE (Conselho das Ordens dos Advogados Europeias). Proibições publicitárias estrangeiras e leis nacionais de proteção de dados devem ser observadas. É sempre necessário verificar se no país destinatário existem restrições específicas ou exigências de identificação mais rigorosas do que as previstas pelo direito alemão. A publicidade transfronteiriça é especialmente sensível quanto à proteção de dados, pois o tratamento de dados fora da UE exige base legal adicional.