Wewnętrzne porozumienie dotyczące celów
Definicja i pochodzenie
Wewnętrzne porozumienie dotyczące celów oznacza pisemne lub ustne uzgodnienie pomiędzy pracownikami a ich przełożonymi w ramach organizacji, na mocy którego wspólnie ustalane są konkretne cele na określony czas. Cele te odnoszą się do zakresu pracy, projektów lub kompetencji pracowników i służą często ocenie wyników, ustaleniu wynagrodzenia oraz rozwojowi osobistemu w kontekście zawodowym.
Początkowo koncepcja porozumienia dotyczącego celów rozwinęła się głównie w teorii zarządzania lat 50. XX wieku, zwłaszcza za sprawą tzw. „Zarządzania przez cele” (MbO), którego głównym propagatorem był Peter F. Drucker. Podczas gdy na początku porozumienia dotyczące celów były stosowane zwłaszcza w ogólnym zarządzaniu przedsiębiorstwami, obecnie znajdują one zastosowanie w różnorodnych organizacjach – w tym także w kancelariach.
Znaczenie w kontekście kancelarii i przedsiębiorstwa
Wewnętrzne porozumienia dotyczące celów odgrywają kluczową rolę w organizacjach w zakresie zarządzania wydajnością oraz motywacją. W środowisku kancelaryjnym za pośrednictwem takich porozumień pomiędzy pracownikami a przełożonymi precyzowane są oczekiwania względem wyników i procesów pracy. Często osiągnięcie celów i stopień ich realizacji są powiązane ze zmiennymi składnikami wynagrodzenia, czyli tzw. premiami.
Ponadto porozumienia dotyczące celów wykorzystywane są do celowego wspierania indywidualnego rozwoju, przejmowania odpowiedzialności lub udziału w projektach kancelarii. Zapewniają przejrzystość względem oczekiwań obu stron oraz umożliwiają identyfikację sukcesów i potencjału rozwojowego. Oprócz celów ilościowych (np. przychód, pozyskanie klientów, zakończenie projektu), w kancelariach spotyka się także cele jakościowe (np. praca zespołowa, kształcenie ustawiczne, obsługa klienta).
Ramy: Standardy prawne, organizacyjne i rynkowe
Aspekty prawne
Wewnętrzne porozumienia dotyczące celów są co do zasady fakultatywnymi uzgodnieniami i stanowią uzupełnienie umowy o pracę. Z punktu widzenia prawa traktowane są jako porozumienia dodatkowe, o ile nie zostały wyraźnie wpisane do umowy o pracę. Porozumienia dotyczące celów nie mogą naruszać przepisów prawa ani regulacji zbiorowych. Cele muszą być także możliwe do osiągnięcia, mierzalne i klarownie sformułowane (kryteria „SMART”: specyficzne, mierzalne, atrakcyjne, realistyczne, określone w czasie).
Ponieważ porozumienia dotyczące celów mogą mieć wpływ na składniki zmienne wynagrodzenia, zaleca się ich pisemne utrwalenie. Niejasne lub nieosiągalne cele mogą prowadzić do sporów na gruncie prawa pracy. Kierownictwo ma obowiązek dbać o wybór realistycznych celów.
Standardy organizacyjne
Zazwyczaj rozmowy dotyczące porozumień celowych odbywają się w ustalonych cyklach, najczęściej raz do roku lub co pół roku. Zarząd, kierownictwo zespołu oraz pracownicy wspólnie dokonują refleksji nad dotychczasowym stopniem realizacji celów oraz wyznaczają nowe cele na kolejny okres. Proces ten może być elementem kompleksowego systemu zarządzania efektywnością pracowników. W większych organizacjach często do dokumentowania używa się platform cyfrowych lub standaryzowanych szablonów.
Standardy rynkowe
Wykorzystywanie wewnętrznych porozumień dotyczących celów jest powszechnie przyjęte w wielu kancelariach i przedsiębiorstwach, zwłaszcza w lokalizacjach o międzynarodowym profilu. W ramach zarządzania talentami i rozwoju kadry służą one do harmonizowania indywidualnych oczekiwań z celami całej organizacji.
Wpływ na ścieżki kariery i możliwości rozwoju
Realizacja uzgodnionych celów może bezpośrednio wpływać na rozwój kariery. Przykładowo, awanse, przejmowanie odpowiedzialności lub możliwości dalszego rozwoju są często uzależnione od konsekwentnego osiągania lub przekraczania wspólnie ustalonych celów. Wewnętrzne porozumienia celowe służą w tym kontekście jako narzędzie do obiektywnej oceny indywidualnych osiągnięć.
Ponadto porozumienia dotyczące celów wykorzystywane są do systematycznego wspierania rozwoju osobistego, np. poprzez cele szkoleniowe, zaangażowanie w nowe obszary zadań lub przejęcie odpowiedzialności za projekty. Osobom rozpoczynającym karierę wewnętrzne porozumienia celowe dają jasne wytyczne dotyczące oczekiwań oraz ścieżek rozwoju w firmie lub kancelarii.
Zalety i wady oraz typowe przedmioty dyskusji
Zalety
- Przejrzystość: Ustalanie celów daje jasność co do oczekiwań i kryteriów oceny.
- Motywacja: Odpowiednio dobrane cele mogą zwiększyć motywację pracowników.
- Nastawienie na wynik: Porozumienia dotyczące celów sprzyjają proaktywnej i zorientowanej na rezultaty pracy.
- Rozwój: Indywidualne i praktyczne cele wspierają ukierunkowany rozwój.
- Kultura informacji zwrotnej: Regularne rozmowy umożliwiają ciągły feedback.
Wady
- Brak elastyczności: Sztywne cele mogą zbyt mało uwzględniać zmieniające się warunki.
- Przeciążenie: Nierealistyczne cele mogą demotywować lub prowadzić do nadmiernego obciążenia.
- Subiektywność: Ocena i formułowanie celów może być potencjalnie subiektywne.
- Dodatkowe obciążenie administracyjne: Dokumentowanie i monitorowanie realizacji celów wymaga dodatkowego nakładu pracy.
Przedmioty dyskusji
W praktyce i w środowisku specjalistycznym porozumienia dotyczące celów są przedmiotem dyskusji zwłaszcza w zakresie ich kształtu i mierzalności, wpływu na system wynagradzania oraz ich roli w trwałym rozwoju kadr. Dodatkowo podkreśla się, że cele jakościowe (np. praca zespołowa, klimat pracy) są trudniejsze do pomiaru niż cele ilościowe. Indywidualne dostosowanie celów oraz uczciwa, przejrzysta komunikacja mają kluczowe znaczenie dla akceptacji i skuteczności takich porozumień.
Przykłady praktyczne i scenariusze zastosowań
W codziennej pracy kancelarii wewnętrzne porozumienia dotyczące celów mogą wyglądać następująco:
- Cele ilościowe: Uzgodnienie celu w zakresie obrotu na następny rok obrachunkowy lub określonej liczby pomyślnie zakończonych spraw.
- Cele jakościowe: Rozwój umiejętności w komunikacji z klientem, udział w szkoleniach lub wspieranie współpracy w zespole.
- Cele projektowe: Udział w projekcie cyfryzacji, przejęcie koordynacji danej specjalizacji lub inicjowanie wewnętrznej bazy wiedzy.
Rozmowa dotycząca porozumienia o celach odbywa się zazwyczaj na początku roku i służy określeniu indywidualnych kryteriów celów. Na zakończenie okresu rozliczeniowego następuje wspólna ocena i refleksja nad realizacją celów. Na tej podstawie ustalane są dalsze kroki rozwojowe, obszary do nauki oraz ewentualna wypłata zmiennego wynagrodzenia (premii).
Najczęściej zadawane pytania (FAQ)
Czym jest wewnętrzne porozumienie dotyczące celów?
Wewnętrzne porozumienie dotyczące celów to formalne uzgodnienie pomiędzy pracownikiem a przełożonym, w ramach którego ustalane są konkretne cele zawodowe na określony czas.
Czy porozumienia dotyczące celów są obowiązkowe?
Do zawarcia porozumienia dotyczącego celów wymagana jest zgoda obu stron. Co do zasady są one dobrowolne, chyba że regulacja taka wynika z umowy o pracę.
Czy porozumienia dotyczące celów mają wpływ na wynagrodzenie?
Porozumienia dotyczące celów często powiązane są ze zmiennymi składnikami wynagrodzenia. Osiągnięcie celów może mieć więc wpływ na premie lub inne materialne zachęty.
Co się dzieje, jeśli cele nie zostaną osiągnięte?
W przypadku nieosiągnięcia celów zazwyczaj odbywają się rozmowy wyjaśniające przyczyny oraz ustalane są nowe działania rozwojowe. W większych firmach lub kancelariach procesy te są transparentne i realizowane według ustalonych zasad.
Czy porozumienia dotyczące celów mogą być zmieniane po zawarciu?
Zasadniczo istnieje możliwość zmiany porozumienia o celach w trakcie cyklu, o ile obie strony wyrażą na to zgodę, zwłaszcza w przypadku zmiany okoliczności.
Jakie korzyści odnoszą osoby rozpoczynające karierę zawodową?
Porozumienia dotyczące celów dają zwłaszcza pracownikom rozpoczynającym karierę wyraźne wskazówki oraz pomagają planować i realizować indywidualne etapy rozwoju zgodnie z celami organizacji.
Wewnętrzne porozumienia dotyczące celów to zatem kluczowe narzędzie nowoczesnego zarządzania kadrami. Służą one jasnemu sterowaniu wynikami, wspierają indywidualne możliwości rozwoju oraz przyczyniają się do motywacji, feedbacku i przejrzystości w kancelariach oraz przedsiębiorstwach.
Najczęściej zadawane pytania
Kto odpowiada pod względem prawnym za tworzenie i realizację wewnętrznych porozumień dotyczących celów?
Zgodnie z niemieckim prawem pracy co do zasady to pracodawca odpowiada za opracowanie, kształt i wdrożenie porozumień dotyczących celów, o ile wynika to z umowy o pracę lub regulacji zakładowych. Porozumienie najczęściej powstaje w ramach dwustronnych negocjacji między pracodawcą a pracownikiem i wymaga dla swojej ważności uzgodnienia obu stron. Jednostronne wyznaczanie celów przez pracodawcę to nie porozumienie, lecz polecenie celów i traktowane jest prawnie inaczej. Pracodawca ponosi też główną odpowiedzialność za prawidłowe rozpoczęcie procedury porozumień, terminowe wyznaczanie spotkań oraz jasne określenie kryteriów pomiaru sukcesu. Zaniedbanie tych obowiązków może skutkować odpowiedzialnością odszkodowawczą, np. w odniesieniu do zmiennych składników wynagrodzenia.
Jakie konsekwencje prawne niesie brak porozumienia o celach?
Jeśli porozumienie dotyczące celów nie zostanie zawarte, mimo że przewidziano je w umowie o pracę, mogą wystąpić poważne konsekwencje prawne. Jeśli osiągnięcie celu jest warunkiem otrzymania zmiennych składników wynagrodzenia, pracodawca może być zobowiązany do odszkodowania, jeśli winę za brak negocjacji lub brak porozumienia ponosi on sam (por. BAG, wyrok z 12.12.2007, sygn. 10 AZR 97/07). Z reguły pracownik jest wtedy traktowany tak, jakby osiągnął cele w 100%. Nie dotyczy to sytuacji, gdy za brak porozumienia odpowiada pracownik. Zaleca się zatem zawsze dokumentować zawarcie lub niepowodzenie negocjacji dotyczących porozumienia.
W jakim zakresie porozumienia dotyczące celów podlegają współdecydowaniu przez radę zakładową?
Rada zakładowa ma przymusowe prawo współdecydowania przy wprowadzaniu i kształtowaniu procesów porozumień dotyczących celów na podstawie § 87 ust. 1 nr 10 i nr 11 BetrVG, w zakresie kwestii kształtowania wynagrodzeń i ustalania metod wynagradzania. Dotyczy to w szczególności sposobu osiągania celów, ich oceny oraz podstaw wynagradzania zmiennego. Jednak rada zakładowa nie ma prawa współdecydowania w kwestii konkretnych celów ustalanych dla poszczególnych pracowników, ponieważ jest to decyzja biznesowa. Niemniej jednak porozumienie zbiorowe może ustanawiać ogólne ramy dotyczące porozumień celowych.
Jak powinny być dokumentowane porozumienia dotyczące celów pod względem prawnym?
Dla ważności prawnej zaleca się formę pisemną, z reguły jednak nie jest ona obligatoryjna. Ustne porozumienia celowe są skuteczne, ale w razie sporu mogą prowadzić do poważnych problemów dowodowych. Z prawniczego punktu widzenia stanowczo zaleca się jasną, zrozumiałą pisemną dokumentację celów, kryteriów pomiaru, okresu odniesienia oraz indywidualnie ustalonych działań. Ponadto należy wskazać, jak postępować w przypadku nieosiągniętych lub nieuzgodnionych celów, aby zapobiec późniejszym sporom.
W jakich okolicznościach porozumienia dotyczące celów są prawnie nieważne lub podważalne?
Porozumienia dotyczące celów mogą być nieważne lub podważalne, jeśli naruszają przepisy prawa, regulacje zbiorowe lub zasady współżycia społecznego. Ponadto cele, na których realizację pracownik nie ma wpływu (tzw. cele nierealistyczne lub nieosiągalne), są prawnie problematyczne. Także naruszenie ustawy o równym traktowaniu (AGG), np. dyskryminacja przez niekorzystne traktowanie konkretnej grupy pracowników, może czynić porozumienie podważalnym. Wadliwość oświadczenia woli, np. groźba czy podstęp, również umożliwia podważenie porozumienia.
Jakie skutki prawne niesie zmiana trwającego porozumienia dotyczącego celów?
Jednostronna zmiana porozumienia dotyczącego celów przez pracodawcę nie jest prawnie dopuszczalna. Zmiany wymagają zawsze zgody obu stron. W szczególności przy nieprzewidzianych zdarzeniach (np. restrukturyzacje, wpływy rynkowe, długotrwała choroba) należy przeprowadzić zmianę, by osiągnąć odpowiednie i możliwe do zaakceptowania rozwiązanie. Często porozumienia celowe zawierają klauzule o dopuszczalności zmiany w razie istotnej zmiany warunków ramowych. W razie sporu ciężar dowodu konieczności i zakresu takich zmian spoczywa na stronie, która się na nie powołuje.
Czy wewnętrzne porozumienia dotyczące celów podlegają przepisom o ochronie danych?
Tak, wewnętrzne porozumienia dotyczące celów podlegają wymaganiom ochrony danych wynikającym z rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) oraz federalnej ustawy o ochronie danych (BDSG). Dane osobowe zawarte w porozumieniach mogą być przetwarzane wyłącznie w celach oceny pracy i wynagradzania. Dostęp do tych danych mają wyłącznie osoby upoważnione. Przekazywanie lub publikacja uzyskanych wyników jest dozwolona tylko, jeśli wynika to z ustawy, porozumienia zakładowego lub zgody osoby zainteresowanej. Należy bezwzględnie przestrzegać zasad takich jak przejrzystość, minimalizacja danych i ograniczenie czasu przechowywania.