Pozyskiwanie mandatów

Pozyskiwanie mandatów

Definicja i klasyfikacja

Pozyskiwanie mandatów obejmuje wszystkie działania mające na celu pozyskiwanie nowych zlecających (klientów) dla kancelarii oraz utrzymanie lub rozwój istniejących relacji. W kontekście kancelarii, pozyskiwanie mandatów oznacza często celowe docieranie do potencjalnych zlecających, a także działania mające na celu prezentację kancelarii i jej oferty usług. Jest to proces ciągły, stanowiący ważną część działalności biznesowej w codziennej pracy osób świadczących usługi prawne.

Pozyskiwanie mandatów nie jest tożsame z realizacją samego mandatu, lecz odnosi się wyraźnie do fazy poprzedzającej przyjęcie zlecenia.

Znaczenie i typowe obszary zastosowania w praktyce kancelarii

W codziennej pracy kancelarii pozyskiwanie mandatów odgrywa kluczową rolę. Stanowi podstawę sukcesu ekonomicznego, ponieważ tylko dzięki nieustannemu pozyskiwaniu i utrzymaniu zlecających możliwy jest trwały rozwój i pełne wykorzystanie potencjału kancelarii.

Typowe obszary zastosowania pozyskiwania mandatów to: Pierwszy kontakt z potencjalnymi zlecającymi: Osobiste rozmowy, rozmowy telefoniczne lub korespondencja pisemna, w których przedstawiane są usługi kancelarii. Utrzymywanie relacji z obecnymi klientami: Regularny kontakt i informowanie obecnych zlecających o trendach, zmianach lub świadczonych usługach. Budowanie sieci i relacji: Udział w wydarzeniach branżowych, targach lub innych eventach w celu nawiązywania i utrzymywania kontaktów. Widoczność w internecie: Obecność na stronach internetowych, w mediach społecznościowych lub poprzez działania marketingu internetowego, zwiększające zasięg kancelarii.

Procesy, procedury i metody pozyskiwania mandatów

Pozyskiwanie mandatów obejmuje różne procesy i metody, które mogą być ze sobą łączone. Do najczęściej spotykanych etapów należą:

Identyfikacja grup docelowych

Na początku działań akwizycjnych dokonuje się systematycznej identyfikacji grup docelowych. Ustala się, które osoby lub firmy mogą stać się klientami. Wybór ten kieruje się specjalizacją kancelarii i jej celami strategicznymi.

Nawiązywanie kontaktu

Pierwszy kontakt może być nawiązany na różne sposoby, na przykład poprzez rozmowy telefoniczne („cold calls”), osobiste polecenia, wydarzenia networkingowe lub wysyłkę materiałów informacyjnych pocztą lub e-mailem.

Prezentacja oferty

Następnie pracownicy kancelarii przedstawiają ofertę usług i odpowiadają na pierwsze indywidualne pytania. Dialog powinien zmierzać do rozpoznania potrzeb potencjalnych zlecających i wskazania odpowiednich rozwiązań.

Przygotowanie oferty i zawarcie umowy

W przypadku wzajemnego zainteresowania opracowywana jest konkretna oferta. Po uzgodnieniach i ewentualnych negocjacjach warunków następuje udzielenie mandatu przez zlecającego.

Opieka posprzedażowa i zarządzanie relacjami

Po udzieleniu mandatu kluczowe jest budowanie relacji: regularna opieka nad kontaktem, przekazywanie informacji lub rozmowy zwrotne wzmacniają relację ze zlecającym i zwiększają szanse na dalsze zlecenia.

Ramowe warunki i standardy

Pozyskiwanie mandatów podlega różnym uwarunkowaniom organizacyjnym, technicznym i etycznym, które kształtują codzienność kancelarii.

Wytyczne organizacyjne

Kancelarie ustalają indywidualne strategie i plany działań w zakresie akwizycji. Często wyraźnie rozgraniczają zakresy obowiązków, takie jak akwizycja, realizacja mandatów i administracja. Określenie celów i kontrola wyników wspierają zarządzanie i optymalizację działań akwizycyjnych.

Narzędzia techniczne

W celu wsparcia pozyskiwania mandatów stosuje się różne narzędzia techniczne: Systemy zarządzania relacjami z klientami (CRM): Te bazy danych pomagają rejestrować kontakty, dokumentować interakcje oraz planować ukierunkowane działania komunikacyjne. Oprogramowanie do e-mail marketingu: Do wysyłki newsletterów lub informacji o wydarzeniach. Cyfrowe kalendarze i narzędzia planistyczne: Ułatwiają organizację spotkań i zadań.

W codziennej pracy kancelarii pozyskiwanie i realizacja mandatów są ze sobą ściśle powiązane. Pracownicy wykonują na przykład takie zadania jak: Badania i obserwacja: Identyfikacja potencjalnych zlecających poprzez analizę portali branżowych lub komunikatów prasowych. Praca sieciowa: Udział w wydarzeniach lub zorganizowanych spotkaniach z partnerami biznesowymi. Tworzenie materiałów informacyjnych i prezentacji: Przygotowanie prezentacji wykorzystywanych przy pierwszych kontaktach. Utrzymywanie bieżących mandatów: Organizacja rozmów zwrotnych lub spotkań typu follow-up. Praca zespołowa: Wspólne planowanie działań akwizycyjnych przez zespół w celu wykorzystania efektu synergii.

Dla osób rozpoczynających karierę, pozyskiwanie mandatów daje możliwość samodzielnego przejmowania zadań, rozwijania umiejętności komunikacyjnych oraz przyczyniania się do sukcesu kancelarii.

Szanse i wyzwania

Pozyskiwanie mandatów wiąże się zarówno z szansami, jak i wyzwaniami:

Szanse

Rozwój własnej kariery: Wczesne zaangażowanie w procesy akwizycyjne umożliwia rozwijanie umiejętności nawiązywania kontaktów i komunikacji. Wzmacnianie lojalności klientów: Bezpośredni kontakt z klientem sprzyja lepszemu zrozumieniu oczekiwań i potrzeb. Sieć kontaktów zawodowych: Regularna aktywność akwizycyjna pozwala budować i rozwijać zawodową sieć kontaktów.

Zarządzanie czasem: Połączenie pracy na rzecz mandatu z akwizycją wymaga dobrej organizacji. Odrzucenia i konkurencja: Nie każda próba kontaktu kończy się sukcesem, niepowodzenia są normalne i stanowią część procesu nauki. Wymogi prawne: Należy przestrzegać przepisów prawnych dotyczących kontaktu z potencjalnymi i obecnymi zlecającymi.
* Poufność: Komunikacja musi zawsze odbywać się z zachowaniem dyskrecji.

Najczęściej zadawane pytania

Co rozumie się przez pozyskiwanie mandatów?

Pozyskiwanie mandatów obejmuje wszelkie działania, dzięki którym kancelaria aktywnie pozyskuje nowych zlecających lub utrzymuje relacje z dotychczasowymi w celu zapewnienia dalszych zleceń.

Jakie są metody pozyskiwania mandatów?

Do metod należą: osobiste rozmowy, kontakt telefoniczny, wydarzenia networkingowe, marketing internetowy oraz wysyłka materiałów informacyjnych.

Kto w kancelarii odpowiada za pozyskiwanie mandatów?

Zwykle w pozyskiwaniu mandatów bierze udział kilku pracowników – niezależnie od poziomu kariery. Sposób działania często uzgadniany jest zespołowo.

Czy pozyskiwanie mandatów jest ważne także dla osób rozpoczynających karierę?

Tak, ponieważ pomaga rozwijać kluczowe kompetencje w kontaktach ze zlecającymi oraz wnieść trwały wkład w sukces kancelarii.

Jaką rolę odgrywa ochrona danych osobowych w pozyskiwaniu mandatów?

Ochrona danych osobowych ma fundamentalne znaczenie. Przetwarzane i przechowywane mogą być wyłącznie te dane, które są niezbędne do nawiązania i obsługi mandatu oraz są zgodne z przepisami prawa.

Jakie wyzwania należy znać?

Zarządzanie czasem, radzenie sobie z odmowami oraz przestrzeganie norm prawnych i etycznych to najważniejsze wyzwania związane z pozyskiwaniem mandatów.

Ten artykuł zapewnia osobom rozpoczynającym karierę oraz kandydatom usystematyzowany przegląd zagadnienia pozyskiwania mandatów oraz związanych z tym wymagań i możliwości w codzienności kancelarii.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są ograniczenia prawne dotyczące pozyskiwania mandatów przez prawników?

Pozyskiwanie mandatów przez prawników w Niemczech podlega surowym wymogom prawnym, określonym głównie w Bundesrechtsanwaltsordnung (BRAO) oraz Berufsordnungen für Rechtsanwälte (BORA). Zakazane są w szczególności agresywne działania reklamowe i niezamówiony bezpośredni kontakt z potencjalnymi klientami w sposób natarczywy lub nieprofesjonalny (§ 43b BRAO). Prawnikom nie wolno pozyskiwać mandatów przez obietnice sukcesu lub udzielanie niedozwolonych korzyści. Dopuszczalne jest jedynie rzeczowe udzielanie informacji o charakterze zawodowym. Obowiązkiem jest także przestrzeganie przepisów o ochronie danych, zwłaszcza DSGVO i BDSG, szczególnie gdy przetwarzane są dane osobowe potencjalnych klientów.

Czy prawnicy mogą reklamować się telefonicznie do klientów?

Telemarketing – cold calls w celu pozyskiwania mandatów – jest dla prawników generalnie niedozwolony i traktowany jako nielegalny bezpośredni kontakt, naruszający § 43b BRAO i § 6 BORA. Dopuszczalny jest natomiast kontakt telefoniczny tylko wtedy, gdy potencjalny klient wcześniej wyraził na to zgodę (opt-in) lub już istnieje konkretna relacja mandatowa, a kontakt dotyczy rozszerzenia tej samej sprawy. Bez takiej wyraźnej zgody kontakt telefoniczny może również naruszać § 7 UWG (ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji) oraz przepisy o ochronie danych, co grozi karami finansowymi i konsekwencjami zawodowymi.

Jak uregulowana jest wysyłka reklamowych e-maili?

Wysyłka reklamowych e-maili w ramach pozyskiwania mandatów jest prawnikom dozwolona wyłącznie na ściśle określonych warunkach. Obowiązuje zakaz niezamówionej reklamy drogą elektroniczną według § 7 ust. 2 pkt 3 UWG. Wyjątkiem jest wyłącznie wyraźna, świadomie udzielona zgoda odbiorcy („double-opt-in”). Bez takiej zgody wysyłka może prowadzić do upomnienia i naruszać UWG oraz DSGVO. Treść e-maili musi być rzeczowa, informacyjna i zawodowa – należy unikać reklamy o charakterze sensacyjnym lub porównawczym.

Jakie obowiązki informacyjne obowiązują przy pozyskiwaniu mandatów?

W ramach pozyskiwania mandatów prawnicy są zobowiązani spełnić wszystkie wymogi informacyjne przewidziane przez prawo zawodowe. Obejmuje to m.in. wskazanie właściwej izby adwokackiej, tytułu zawodowego oraz najważniejszych regulacji dotyczących zawodu. W kontakcie elektronicznym lub pisemnym trzeba przedstawić oznaczenie dostawcy według § 5 TMG oraz politykę prywatności zgodnie z art. 13 DSGVO. Odbiorca musi mieć jasność, kto i w czyim imieniu się kontaktuje.

W jakim zakresie dozwolone są polecenia przez osoby trzecie?

Polecenia przez osoby trzecie (klientów, kolegów lub partnerów biznesowych) same w sobie nie są formą niezgodnego z przepisami pozyskiwania mandatów, o ile nie jest za nie wypłacone honorarium lub nie są powiązane z innymi korzyściami majątkowymi. To drugie byłoby zakazane zgodnie z § 49b ust. 3 BRAO, ponieważ udział osób trzecich w honorariach adwokackich jest zabroniony. Marketing poleceń jest więc dozwolony tylko wtedy, gdy polecenie jest dobrowolne i niezależne, a między prawnikiem a osobą polecającą nie występują żadne korzyści finansowe ani inne korzyści.

Jaką rolę odgrywają media społecznościowe w pozyskiwaniu mandatów z prawnego punktu widzenia?

Platformy mediów społecznościowych stanowią dla prawników dozwolony sposób promowania swojej oferty, o ile przestrzegane są wymogi rzeczowości, etosu zawodowego i rozdziału sfery zawodowej od prywatnej. Publikacje nie mogą zawierać wprowadzających w błąd treści ani sugerować gwarancji pozyskania mandatów. Reklama w mediach społecznościowych podlega także wymogom zawodowym i przepisom dotyczącym ochrony danych, zwłaszcza przy celowanej komunikacji (np. direct message) lub wykorzystaniu platform reklamowych z możliwością targetowania na podstawie danych osobowych.

Czy są szczególne zasady przy pozyskiwaniu mandatów w sprawach transgranicznych?

Tak, w przypadku transgranicznego pozyskiwania mandatów oprócz przepisów krajowych obowiązują także regulacje międzynarodowych i europejskich organizacji prawniczych, np. CCBE (Rada Adwokatur i Stowarzyszeń Prawniczych Europy). Należy zwracać uwagę na zakazy reklamowe za granicą oraz na krajowe przepisy dotyczące ochrony danych. Zawsze należy sprawdzić, czy w kraju odbiorcy nie istnieją dodatkowe ograniczenia lub wymogi oznaczeniowe wykraczające poza prawo niemieckie. Reklama transgraniczna jest również szczególnie wrażliwa z punktu widzenia ochrony danych, gdyż przekazywanie danych (zwłaszcza poza UE) wymaga dodatkowych podstaw prawnych.