Legal Tech

Legal Tech

Legal Tech oznacza wykorzystanie technologii w branży usług prawnych w celu wspierania, optymalizacji lub automatyzacji procesów pracy. Termin ten obejmuje narzędzia cyfrowe, aplikacje i platformy, które mogą mieć znaczenie na różnych etapach codziennej pracy kancelarii. Celem jest uczynienie procesów bardziej efektywnymi, zapewnienie jakości pracy oraz stworzenie nowych możliwości obsługi klientów.

Definicja i klasyfikacja

Legal Tech to pojęcie zbiorcze odnoszące się do innowacyjnych technologii i rozwiązań cyfrowych wspierających lub zmieniających świadczenie usług prawnych. Obejmuje ono m.in. rozwiązania programistyczne, platformy online do obsługi spraw prawnych oraz narzędzia do automatyzacji standardowych procedur. Legal Tech napędza cyfryzację środowiska pracy i może wpływać zarówno na wewnętrzne procesy kancelarii, jak i współpracę z klientami.

Legal Tech nie jest ograniczony do jednego typu kancelarii, lecz znajduje zastosowanie w różnych obszarach i na różnych poziomach – od pojedynczych narzędzi cyfrowych po kompleksowe systemy obejmujące całe procesy pracy.

Znaczenie i obszary zastosowania w codziennej pracy kancelarii

W nowoczesnej pracy kancelarii Legal Tech zyskuje na znaczeniu. Umożliwia efektywną i przejrzystą obsługę spraw oraz pomaga sprostać rosnącym wymaganiom w zakresie obsługi, dokumentacji i ochrony danych. Typowe obszary zastosowania to:

• Cyfrowe zarządzanie dokumentami: Automatyczne tworzenie, zarządzanie i archiwizacja dokumentów oraz umów.
• Zarządzanie terminami i czasem: Narzędzia do monitorowania ważnych terminów i dat.
• Platformy komunikacyjne: Bezpieczne, cyfrowe kanały komunikacji z klientami i partnerami biznesowymi.
• Zarządzanie sprawami i mandatami: Oprogramowanie, które w sposób uporządkowany przedstawia etapy realizacji, zadania i odpowiedzialności.
• Zautomatyzowane procesy: Na przykład automatyczne tworzenie pism procesowych, analiza umów lub prowadzenie postępowań masowych.
• Rozwiązania wyszukiwawcze: Cyfrowe bazy danych i funkcje wyszukiwania pozwalające na szybkie pozyskiwanie informacji.

Procesy, procedury i metody

W kontekście Legal Tech wykorzystywane są różne cyfrowe procesy i metody pracy:

• Cyfryzacja akt: Przekształcenie dokumentów papierowych w akta cyfrowe, które mogą być jednocześnie przetwarzane i przeszukiwane przez wiele osób.
• Zarządzanie workflow: Ustalanie standardowych procedur i przydzielanie zadań przez systemy cyfrowe dla uniknięcia błędów i zapewnienia przejrzystości.
• Automatyczne tworzenie tekstów: Wykorzystanie oprogramowania do generowania często wymaganych pism na podstawie szablonów i danych klientów.
• Portale dla klientów: Dostępy online, przez które klienci mogą przekazywać dane i dokumenty lub sprawdzać stan realizacji sprawy.
• Elektroniczna komunikacja prawna: Przesyłanie dokumentów do sądów i urzędów drogą elektroniczną.

Warunki ramowe i standardy

Kancelarie korzystające z Legal Tech biorą pod uwagę różne warunki organizacyjne i techniczne:

• Ochrona danych i bezpieczeństwo: Działania zapewniające poufność, integralność i dostępność wrażliwych informacji, zwłaszcza poprzez szyfrowanie transmisji danych i kontrolę dostępu.
• Kompatybilność: Wybór rozwiązań programowych, które można płynnie zintegrować z istniejącymi procesami pracy.
• Regularne szkolenia: Szkolenia i wdrożenia dla pracowników, by zapewnić bezpieczną i wydajną obsługę systemów.
• Obowiązki dokumentacyjne: Przestrzeganie wymogów prawnych dotyczących przechowywania i śledzenia przebiegu spraw.
• Przejrzyste procesy: Standardowe procedury i jasne zakresy odpowiedzialności dla zapewnienia sprawnej współpracy.

Praktyczne aspekty: Legal Tech w codziennej pracy

Dla pracowników oraz osób rozpoczynających karierę zawodową Legal Tech jest najczęściej widoczny przez korzystanie ze specjalistycznego oprogramowania i narzędzi cyfrowych w codziennej pracy kancelarii. Do codziennych zadań należy m.in. praca z aktami cyfrowymi, obsługa i przypisywanie pism w systemach zarządzania sprawami czy komunikacja przez bezpieczne, cyfrowe kanały.

Szczególnie prace rutynowe, takie jak zarządzanie terminami czy sporządzanie standardowych pism, są uproszczone przez rozwiązania Legal Tech. Pozwala to poświęcić więcej czasu i zasobów na bardziej złożone zadania lub indywidualną obsługę klienta.

Pracownicy zyskują również lepszy wgląd w bieżący stan spraw, co ułatwia współpracę w zespole i zmniejsza ryzyko błędów. Rosnący poziom cyfryzacji wymaga jednocześnie gotowości do zapoznawania się z nowymi technologiami i stałego podnoszenia kwalifikacji.

Szanse i wyzwania

Szanse

• Oszczędność czasu: Rutynowe czynności są automatyzowane, dzięki czemu pozostaje więcej czasu na zadania wymagające większych umiejętności.
• Redukcja błędów: Standardowe procedury ograniczają ryzyko popełniania błędów, np. przy terminach czy dokumentacji.
• Zwiększenie efektywności: Procesy cyfrowe zapewniają szybszy przebieg pracy i lepszą współpracę zespołu.
• Lepsza komunikacja z klientami: Cyfrowe kanały komunikacji umożliwiają przejrzystą i szybką wymianę informacji.

Wyzwania

• Złożoność technologiczna: Nowe systemy wymagają szkoleń i pewnego stopnia znajomości IT wśród pracowników.
• Ochrona danych i bezpieczeństwo: Musi zostać spełniony rygorystyczny wymóg ochrony wrażliwych danych.
• Gotowość do zmian: Dotychczasowe sposoby pracy muszą zostać dostosowane i wprowadzone nowe procesy.
• Uzależnienie od technologii: Awarie lub zakłócenia systemów technicznych mogą utrudnić pracę.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Co Legal Tech oznacza dla pracowników kancelarii?

Legal Tech zmienia pracę w kancelariach, poprzez cyfrowe wsparcie lub automatyzację wielu zadań. Pracownicy zazwyczaj pracują przy wykorzystaniu specjalistycznych rozwiązań programowych i częściej komunikują się cyfrowo. Dzięki temu wiele etapów pracy jest wydajniejszych, przy zachowaniu wysokiej staranności.

Czy Legal Tech wymaga szczególnej wiedzy technicznej?

Wdrożenie do systemów Legal Tech zwykle odbywa się w ramach szkoleń wewnętrznych. Podstawowa znajomość obsługi komputera i gotowość do nauki nowych narzędzi są jednak pomocne.

Jakie zadania są upraszczane przez Legal Tech?

Przede wszystkim powtarzalne czynności, takie jak opracowywanie dokumentów, zarządzanie terminami czy komunikacja z klientami, są wspierane i często upraszczane przez narzędzia cyfrowe.

Czy istnieją ryzyka związane ze stosowaniem Legal Tech?

Do głównych zagrożeń zalicza się ewentualne naruszenia ochrony danych osobowych oraz awarie techniczne. Dlatego kancelarie przywiązują dużą wagę do wysokich standardów bezpieczeństwa i regularnych aktualizacji systemów.

Czy Legal Tech jest tak samo dostępny w każdej kancelarii?

Zakres i rodzaj korzystania zależy od struktury kancelarii, liczby spraw oraz indywidualnych wymagań. Wiele kancelarii zaczyna najpierw od pojedynczych rozwiązań cyfrowych, zanim wdroży kolejne aplikacje.

Legal Tech to kluczowy temat przyszłości dla firm świadczących usługi prawne i otwiera osobom rozpoczynającym karierę wiele możliwości aktywnego udziału w nowoczesnym, cyfrowym środowisku pracy.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie wymogi prawne muszą spełniać dostawcy Legal Tech w Niemczech?

Dostawcy Legal Tech w Niemczech podlegają licznym regulacjom prawnym. Kluczowe znaczenie ma ustawa o świadczeniu usług prawnych (RDG), która określa, kto i na jakich warunkach może oferować usługi prawne. Szczególnie oferty Legal Tech ingerujące w doradztwo prawne mogą być świadczone tylko wtedy, gdy istnieje uprawnienie do świadczenia usług prawnych – na przykład posiadanie uprawnień prawniczych według federalnego prawa o zawodzie prawnika (BRAO), pozwolenie zgodnie z RDG lub inna podstawa prawna. Ponadto przy każdej przetwarzanej danej osobowej należy przestrzegać rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO). Dostawcy Legal Tech muszą wdrożyć techniczne i organizacyjne środki ochrony danych oraz udostępnić wyczerpującą i zrozumiałą informację o ochronie danych osobowych. Przy oferowaniu i korzystaniu z cyfrowych generatorów umów należy uwzględnić też prawo sprzedaży na odległość (BGB). Platformy łączące klientów i prawników mogą podlegać dodatkowym obowiązkom informacyjnym, dokumentacyjnym i instruktażowym. Należy również stosować przepisy prawa konkurencji (UWG), aby unikać np. wprowadzającej w błąd reklamy dotyczącej zakresu usług czy szans na sukces.

Czy platformy Legal Tech mogą samodzielnie prowadzić sprawy czy tylko pośredniczyć?

Platformy Legal Tech w Niemczech są zasadniczo uprawnione wyłącznie do pośrednictwa w sprawach, chyba że posiadają kwalifikacje prawnicze lub inne uprawnienia do doradztwa prawnego. Bez tych uprawnień samodzielne doradztwo prawne lub reprezentacja klienta jest zabroniona, co stanowiłoby naruszenie RDG i mogłoby skutkować nie tylko pozwem o zaprzestanie, lecz także odpowiedzialnością karną. Platformy mogą zbierać informacje, organizować dane i oferować zautomatyzowane procesy wspierające klientów, jednak muszą ściśle oddzielać rozwiązania techniczne od doradztwa prawnego. Tylko uprawnieni i ubezpieczeni dostawcy usług prawnych mogą kontaktować się z sądami lub urzędami oraz udzielać wiążących porad prawnych. Platformy pośredniczące są zobowiązane jasno określać swoją rolę i nie mogą stwarzać wrażenia, że same udzielają porad prawnych.

Jakie ryzyko odpowiedzialności ponoszą dostawcy usług Legal Tech?

Dostawcy Legal Tech ponoszą szeroką odpowiedzialność. Jeżeli sami świadczą usługi doradztwa prawnego – np. poprzez automatyczne odpowiedzi, które w konkretnym przypadku stanowią poradę prawną – odpowiadają za błędy merytoryczne i wynikłe z nich szkody. Bez wyraźnego działania jako prawnik nie stosuje się specjalnych standardów odpowiedzialności, więc odpowiedzialność reguluje ogólne prawo deliktowe lub kontraktowe. Niewystarczająca ochrona danych użytkowników wiąże się również z dużym ryzykiem kary zgodnie z art. 83 RODO. Niewłaściwa polityka informacyjna lub niedozwolone praktyki mogą skutkować upomnieniami ze strony konkurencji lub organizacji konsumenckich. Naruszenie RDG może prowadzić do nakazu zaprzestania i wycofania już zawartych transakcji. Dlatego zaleca się, by procesy i treści prawne były regularnie kontrolowane przez wykwalifikowanych prawników oraz by posiadać odpowiednie ubezpieczenia (np. od odpowiedzialności cywilnej za szkody majątkowe).

Jakie wyzwania dotyczące ochrony danych występują w aplikacjach Legal Tech?

Aplikacje Legal Tech zwykle pracują z dużą ilością szczególnie wrażliwych danych osobowych, w tym informacjami o tożsamości oraz dotyczących spraw prawnych i niekiedy zagadnień karnych. Dostawcy mają obowiązek zapewnienia kompleksowej ochrony tych danych. Obejmuje to przestrzeganie art. 5 i art. 32 RODO, czyli: przetwarzanie wyłącznie na podstawie przesłanek prawnych, minimalizację danych, szyfrowanie, kontrolę dostępu oraz regularne analizy ryzyka. Przy przetwarzaniu, które potencjalnie stanowi wysokie ryzyko dla praw i wolności osób, należy przeprowadzić ocenę skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO). Jeżeli stosuje się podwykonawców, należy zawrzeć z nimi umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO. Ponadto obowiązują wyższe wymagania co do dokumentacji i przejrzystości. Naruszenia tych zasad mogą skutkować dotkliwymi karami finansowymi oraz roszczeniami osób poszkodowanych o odszkodowanie.

Czy konsumenci mogą swobodnie korzystać z usług Legal Tech?

Zasadniczo konsumenci mogą korzystać z usług Legal Tech. Powinni jednak być świadomi, że nie wszystkie cyfrowe oferty są w stanie zastąpić poziom doradztwa świadczony przez prawnika. W zależności od złożoności sprawy rozwiązania automatyczne mogą być niewystarczające, ponieważ najczęściej kompleksowo obsługują jedynie standardowe przypadki. Konsumenci powinni dokładnie zapoznać się z ogólnymi warunkami handlowymi (OWH) oraz informacjami o odpowiedzialności i zakresie usług. Istnieją serwisy skoncentrowane na określonych obszarach, np. prawa pasażera lotniczego, prawa najemcy, windykacji czy sprawdzania umów – w pozostałych lub bardziej złożonych sprawach zalecana jest nadal indywidualna porada prawna. W przypadku usług zawieranych na odległość przysługuje ustawowe prawo odstąpienia od umowy, jeśli konsument zawiera umowę z dostawcą.

Jaką rolę pełnią firmy windykacyjne w obszarze Legal Tech?

Firmy windykacyjne odgrywają kluczową rolę na niemieckim rynku Legal Tech, gdyż – w przeciwieństwie do klasycznych dostawców Legal Tech bez uprawnień prawniczych – są uprawnione na mocy § 10 ust. 1 pkt 1 RDG do dochodzenia cudzych roszczeń zarówno na drodze polubownej, jak i w określonych przypadkach w sądzie. Wielu dostawców Legal Tech, którzy np. realizują roszczenia pasażera lotniczego czy zwrot czynszu, działa jako zarejestrowane firmy windykacyjne albo współpracuje z takimi. Daje im to przewagę ustawową umożliwiającą dochodzenie roszczeń osób trzecich w określonych przypadkach. Równocześnie firmy windykacyjne również podlegają przepisom z zakresu ochrony danych, prawa zawodowego i konkurencji. Szczególną wagę należy przywiązywać do przejrzystości kosztów, postępowania wobec dłużnika i przestrzegania wymogów prawnych (np. przy egzekucjach).