Koszty podróży na aplikacji: Podstawy prawne i szczególne uwarunkowania
Definicja i zakres zastosowania
Pojęcie Koszty podróży na aplikacji oznaczają wszelkie wydatki ponoszone przez aplikantów w ramach obowiązkowych etapów szkolenia i czynności służbowych podejmowanych poza ich macierzystą jednostką. Aplikacja, na przykład prawnicza, pedagogiczna lub inna przygotowująca do służby publicznej, wiąże się regularnie z pracą w różnych miejscach szkolenia, dlatego regulacje i zwrot kosztów podróży mają istotne znaczenie praktyczne.
Podstawy prawne zwrotu kosztów podróży podczas aplikacji
Regulacje ustawowe
Podstawy prawne zwrotu kosztów podróży w aplikacji są w Niemczech zasadniczo określone w Bundesreisekostengesetz (BRKG) dla federacji oraz właściwych Landesreisekostengesetzen (LRKG) dla krajów związkowych. Przepisy określają, kiedy i w jakim zakresie powstają koszty podróży oraz mogą być zwracane.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): Das BRKG gilt für die Referendariate im Bundesdienst beispielsweise im höheren Auswärtigen Dienst. Es regelt die Erstattung von Fahrtkosten, Wegstreckenentschädigungen, Tagegeldern, Übernachtungskosten und Nebenkosten.
- Landesreisekostengesetze (LRKG): W przypadku większości aplikacji (np. nauczycielskiej, administracyjnej czy prawniczej) mają zastosowanie odpowiednie przepisy krajowe, które jednak w dużej mierze opierają się na BRKG.
Oprócz przepisów ustawowych istnieją regulaminy aplikacji i egzaminy, które mogą zawierać szczególne postanowienia w zakresie aplikacji.
Zasada obowiązku troski
Zwrot kosztów podróży stanowi realizację państwowego obowiązku troski wobec aplikantów, ponieważ zobowiązani są oni do odbywania praktyk w wyznaczonych przez przełożonego miejscach szkolenia.
Uprawnieni do roszczenia i warunki
Ramy prawne statusu zatrudnienia
Co do zasady aplikanci są urzędnikami na okres próbny lub osobami pozostającymi w publicznoprawnym stosunku szkoleniowym. Prawo do zwrotu kosztów podróży powstaje tylko wtedy, gdy podróż jest czynnością służbową zleconą lub zatwierdzoną przez przełożonego.
Czynności służbowe i etapy praktyk
Do podróży podlegających zwrotowi należą w szczególności:
- Podróże do miejsc odbywania aplikacji (np. sądy, urzędy, szkoły)
- Podróże służbowe do zewnętrznych kierowników praktyk lub kancelarii (zwłaszcza w ramach aplikacji prawniczej)
- Służbowe szkolenia lub egzaminy
Z reguły nie podlegają zwrotowi dojazdy z miejsca zamieszkania do macierzystej jednostki („pierwsze miejsce pracy”) w ramach codziennego dojazdu. Jest to istotna różnica wobec służbowych podróży i regularnych dojazdów do pracy.
Rodzaje kosztów podróży i ich zwrot
Koszty przejazdu
Co do zasady zwracane są niezbędne i rzeczywiście poniesione koszty przejazdu. Może to obejmować głównie korzystanie z publicznych środków transportu (II klasa) lub, jeśli uzyskano zgodę, ryczałt za wykorzystanie prywatnego pojazdu.
Ryczałt za przejechane kilometry
W przypadku podróżowania prywatnym samochodem odszkodowanie następuje według ustawowych stawek kilometrowych, które mogą się różnić w zależności od kraju związkowego oraz sposobu użycia (jazda samotnie lub z pasażerami).
Diety i noclegi
Za kilkudniowe pobyty poza miejscem zamieszkania możliwe jest otrzymanie diet oraz zwrotu kosztów noclegu. Ich wysokość i możliwość przyznania są prawnie ograniczone; zapewnienie własnego wyżywienia lub bezpłatnego noclegu zazwyczaj powoduje obniżenie należnych kwot.
Koszty dodatkowe
Do kosztów dodatkowych zalicza się np. opłaty parkingowe, transport bagażu lub niezbędne zakupy związane z podróżą służbową.
Procedura dochodzenia zwrotu kosztów podróży
Wniosek i terminy
Aplikanci mają obowiązek zasadniczo niezwłocznie po zakończeniu podróży złożyć wniosek o zwrot kosztów podróży. Wiele krajów związkowych przewiduje termin wygaśnięcia roszczeń po upływie sześciu miesięcy. Wniosek należy złożyć w odpowiedniej jednostce szkoleniowej lub służbowej wraz z wymaganymi dowodami (bilety, rachunki, potwierdzenie podróży służbowej).
Zatwierdzenie i wypłata
Po sprawdzeniu spełnienia warunków następuje zatwierdzenie i zwrot przez właściwą jednostkę. W razie wątpliwości mogą zostać zadane dodatkowe pytania lub zażądane dodatkowe dowody.
Szczególne przypadki i sporne kwestie
Ulga podatkowa dla dojeżdżających i traktowanie podatkowe
Podczas gdy regularne dojazdy między miejscem zamieszkania a pierwszą jednostką służbową mogą być odliczane podatkowo wyłącznie jako ulga dla dojeżdżających, zwracane koszty podróży w ramach podróży służbowych co do zasady są wolne od podatku.
Zmiana miejsca praktyk
W przypadku zmiany miejsca odbywania praktyki (np. przeprowadzki do placówki poza miejscem zamieszkania) można ubiegać się o zwrot kosztów przeprowadzki, jeżeli został on zarządzony przez urząd.
Najczęstsze kwestie sporne
- Uznanie konkretnego miejsca za miejsce podróży służbowej
- Zgoda na korzystanie z prywatnego samochodu
- Wysokość i zasadność kosztów/dowodów
W przypadku sporu istnieje możliwość złożenia odwołania w administracyjnym postępowaniu sprzeciwowym.
Podsumowanie
Koszty podróży podczas aplikacji stanowią złożoną dziedzinę prawa, której szczegółowe regulacje zależą od przepisów ogólnokrajowych, państwowych oraz stosownych regulaminów aplikacyjnych. Zakres i warunki zwrotu są ściśle ustalone przez odpowiednie przepisy, jednak liczba możliwych miejsc praktyk i różnorodność przypadków wymaga każdorazowo indywidualnej analizy. Terminowe złożenie wniosku przez aplikanta jest równie niezbędne, jak dochowanie wymogów dowodowych i terminów.
Często zadawane pytania
Kto ma prawo do zwrotu kosztów podróży podczas aplikacji?
Zasadniczo uprawnionymi są aplikanci zobowiązani do odbywania podróży służbowych w ramach szkolenia. Za podróże służbowe uznaje się zwłaszcza przejazdy do miejsc odbywania praktyk, posiedzeń lub zewnętrznych placówek, wyznaczonych przez regulamin szkolenia, znajdujących się poza macierzystą jednostką. Prawo odnosi się głównie do podróży zarządzonych lub zatwierdzonych służbowo. Podróże o charakterze prywatnym – jak przejazdy między miejscem zamieszkania a jednostką szkoleniową w codziennym trybie – oraz wymiany nieobowiązkowe nie podlegają zwrotowi. Należy pamiętać, że roszczenie jest zwykle bezpośrednio powiązane z decyzją urzędu bądź sądu właściwego do spraw szkolenia; podróże bez wcześniejszej zgody są wyłączone ze zwrotu. Wniosek należy zawsze złożyć zgodnie z właściwymi przepisami LRKG.
Jakie rodzaje kosztów podlegają zwrotowi i jakie są wymagania dotyczące przedstawiania dowodów?
Do zwracanych kosztów podróży należą co do zasady koszty przejazdu, niezbędne koszty noclegów, diety oraz – o ile mają zastosowanie – wydatki na niezbędne koszty dodatkowe takie jak opłaty parkingowe czy służbowo uzasadnione opłaty za bagaż. Koszty przejazdu są zwracane zasadniczo w wysokości odpowiadającej kosztom transportu publicznego (np. pociąg, autobus, ew. druga klasa Deutsche Bahn). Użycie prywatnego samochodu jest dopuszczalne tylko po uprzednim wyraźnym zatwierdzeniu, z zastosowaniem stawek kilometrowych, pod warunkiem przedstawienia odpowiednich dowodów – jak karta przejazdów, paragony za paliwo oraz sama zgoda. W przypadku noclegów należy wykazać rzeczywiste koszty stosownymi rachunkami (np. faktura hotelowa), z wyłączeniem kosztów wyżywienia oraz innych wydatków prywatnych. Dochodzenie zwrotu wymaga zawsze przedstawienia wszystkich dokumentów oraz wniosku w terminie. Brak dowodów lub nieterminowe złożenie wniosku skutkuje z reguły odmową zwrotu kosztów.
W jakim zakresie przysługuje zwrot kosztów za przejechane kilometry prywatnym środkiem transportu?
Ryczałt za przejechane kilometry to uznaniowy zwrot kosztów podróży prywatnym środkiem transportu, zwłaszcza własnym autem lub rowerem, jeśli ich użycie zostało zatwierdzone przez urząd i było konieczne służbowo. Wysokość ustala właściwe LRKG – zwykle jest to stała stawka za każdy przejechany kilometr (np. 0,30 € za km samochodem). Zwrot kosztów paliwa czy serwisu nie jest przyznawany dodatkowo. Warunkiem jest brak dostępnych pojazdów służbowych lub środków publicznych bądź ich użycie byłoby nieuzasadnione czasowo lub kosztowo. Do wniosku należy dołączyć wykaz trasy oraz liczby przejechanych kilometrów, zwykle także zgodę właściwej jednostki służbowej.
Jakie terminy obowiązują podczas dochodzenia zwrotu kosztów podróży na aplikacji?
We wszystkich krajach związkowych obowiązuje ustawowo określony termin wygaśnięcia roszczenia, zazwyczaj od 3 do 6 miesięcy po zakończeniu podróży służbowej, chyba że w konkretnej sytuacji prawo stanowi inaczej. Po upływie tego terminu roszczenia tego tytułu co do zasady wygasają. Do obowiązków aplikanta należy złożenie kompletnego wniosku wraz z wszystkimi wymaganymi dokumentami i dowodami w odpowiedniej jednostce w terminie. Przekroczenie terminu można zwykle naprawić jedynie w wyjątkowo uzasadnionych przypadkach (np. udokumentowana niezawiniona zwłoka).
Czy istnieją limity kwotowe zwracanych kosztów podróży podczas aplikacji?
Zwrot kosztów podróży podczas aplikacji jest ograniczony zarówno pod względem poszczególnych rodzajów wydatków, jak i całkowitej kwoty do ustawowych limitów określonych przez LRKG. Określają one, jakie są maksymalne stawki dzienne i za podróż np. na noclegi, diety czy przejazdy. Przekroczenia tych limitów nie podlegają zwrotowi – chyba że wyjątkowo są uzasadnione służbowo lub szczególnymi okolicznościami i zostały uprzednio zatwierdzone przez właściwą jednostkę. Koszty dodatkowe, np. za wyższy standard (I klasa, pokój jednoosobowy zamiast dwuosobowego) czy prywatne trasy, ponosi sam aplikant.
Jak prawo ocenia odległość pomiędzy miejscem zamieszkania a miejscem szkolenia?
Odległość między miejscem zamieszkania a placówką szkoleniową jest istotna z punktu widzenia regulacji dotyczących kosztów podróży, jeśli trzeba rozstrzygnąć, czy mamy do czynienia z podróżą służbową, czy tylko zwykłym dojazdem do pracy. Zasadnicze znaczenie ma tzw. „pierwsze miejsce pracy” (również: macierzysta jednostka). Przejazdy do tej placówki nie są podróżami służbowymi i nie podlegają zwrotowi kosztów podróży, lecz zaliczają się do zwykłych kosztów dojazdu. Tylko podróże wykraczające poza pierwsze miejsce pracy (np. do innych sądów, zewnętrznych jednostek czy na kilkudniowe szkolenia) uznaje się za służbowe i mogą być zwracane – z obowiązkiem wykazania ich służbowej konieczności oraz – w razie potrzeby – wcześniejszego polecenia podróży przez odpowiedniego przełożonego.