Kierownik zespołu prawnego

Wprowadzenie do roli kierownika zespołu ds. prawnych

Stanowisko kierownika zespołu ds. prawnych to funkcja kierownicza w działach prawnych większych przedsiębiorstw, w kancelariach lub w innych organizacjach posiadających wydzielone działy prawne. Łączy ona zadania merytoryczne z zakresu prawa z odpowiedzialnością za prowadzenie zespołu. Ponadto, kierownik zespołu ds. prawnych pełni rolę łącznika między pracownikami, zarządem a zewnętrznymi partnerami współpracującymi. Ten szczebel kariery zyskuje na znaczeniu w związku z rozwojem zespołów i rosnącą złożonością zagadnień prawnych.

Podstawy i ramy prawne

Definicja i rozgraniczenie

Kierownik zespołu ds. prawnych ponosi odpowiedzialność za merytoryczne i organizacyjne kierowanie zespołem zajmującym się zagadnieniami prawnymi. Jest on usytuowany w hierarchii pomiędzy poziomem zespołu a wyższą kadrą kierowniczą. Funkcja ta różni się od kariery eksperckiej tym, że oprócz wiedzy specjalistycznej na pierwszym planie stoją również umiejętności przywódcze i organizacyjne.

Obszary zastosowań

Kierownicy zespołu ds. prawnych występują typowo w:

• Średnich i dużych kancelariach
• Działach prawnych przedsiębiorstw
• przedsiębiorstwach i jednostkach publicznych
• związkach i organizacjach

Mogą oni obejmować różne specjalizacje prawne, np. prawo umów, prawo pracy, ochronę danych lub compliance.

Rozwój historyczny

Wraz ze wzrostem działów prawnych oraz rosnącą specjalizacją zagadnień prawnych powstało zapotrzebowanie na wysoko wykwalifikowaną kadrę kierowniczą, która zapewnia zarówno koordynację zespołu, jak i kontrolę jakości efektów pracy. W ostatnich dziesięcioleciach poziom kierowniczy poniżej ogólnego kierownictwa (np. główny radca prawny) został wzbogacony o funkcje kierowników zespołów, aby stworzyć bardziej efektywne struktury.

Możliwe ramy prawne

Stanowisko kierownika zespołu ds. prawnych nie jest odrębnie uregulowane prawnie, lecz wynika zazwyczaj z postanowień umownych i organizacyjnych pracodawcy. Należy jednak brać pod uwagę kompetencje kierownicze, zakres obowiązków oraz ogólne przepisy prawa pracy, ustawę o równym traktowaniu, a w razie potrzeby również obowiązki wobec organów kontrolnych wewnętrznych lub zewnętrznych. W pewnych przypadkach kierownik zespołu ds. prawnych może być odpowiedzialny za zadania z zakresu organizacji przedsiębiorstwa wynikające ze szczególnych przepisów prawnych, np. z prawa spółek akcyjnych, ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych lub wytycznych dotyczących compliance.

Wymagania wobec kierownika zespołu ds. prawnych

Wymagania merytoryczne

Podstawowym warunkiem objęcia funkcji jest co do zasady ukończone studia wyższe w zakresie prawa (np. egzamin państwowy, licencjat lub magister). Ważne jest także posiadanie wieloletniego doświadczenia zawodowego oraz gruntowna wiedza w istotnych dla zespołu dziedzinach prawa.

Kompetencje osobiste i metodyczne

Do szczególnie pożądanych umiejętności należą:

• Umiejętności przywódcze i doświadczenie w aktywnym zarządzaniu pracownikami
• Talent organizacyjny i zdolność do strukturyzowania pracy
• Zdolność komunikacji, również wobec osób decyzyjnych i klientów
• Umiejętność rozwiązywania konfliktów
• Zarządzanie projektami i czasem
• Umiejętność przedstawiania złożonych stanów faktycznych w sposób zrozumiały i zgodny z prawem

Ponadto odporność na stres oraz wysoki poziom odpowiedzialności to kluczowe wymagania.

Szkolenia i kwalifikacje

Wielu pracodawców zaleca w przypadku stanowisk kierowniczych dodatkowe kwalifikacje w zakresie zarządzania personelem, dynamiki zespołu, komunikacji lub zarządzania projektami. Specjalistyczne szkolenia w danej dziedzinie prawa również mogą ułatwić objęcie funkcji kierowniczej.

Typowe obszary zadań

Kierownicy zespołów ds. prawnych przejmują szeroki zakres zadań, który łączy klasyczne czynności prawne z funkcjami kierowniczymi.

Zadania kierownicze i organizacyjne

• Planowanie, sterowanie i koordynacja przebiegu pracy w zespole
• Odpowiedzialność za dotrzymanie terminów i zapewnienie jakości
• Planowanie pracy oraz wspieranie rozwoju pracowników (np. rozmowy rozwojowe, wspieranie szkoleń)
• Współpraca z innymi działami i zarządem

Zadania merytoryczne

• Analiza i sporządzanie umów, pism procesowych lub opinii prawnych
• Prowadzenie negocjacji
• Rozpatrywanie złożonych kwestii prawnych
• Przekazywanie wiedzy merytorycznej w ramach zespołu

Zarządzanie interfejsem

• Komunikacja z wewnętrznymi i zewnętrznymi kontaktami
• Reprezentowanie zespołu podczas prezentacji lub audytów
• Koordynacja z innymi działami specjalistycznymi, m.in. IT, HR lub compliance

Możliwości awansu i perspektywy kariery

Możliwości rozwoju

Stanowisko kierownika zespołu ds. prawnych jest istotnym krokiem kariery na drodze do wyższych stanowisk kierowniczych lub objęcia całościowego kierownictwa działu prawnego. Objecie kierownictwa zespołu często stanowi przygotowanie do funkcji takich jak:

• Kierownik działu prawnego
• Kierownik całego działu prawnego
• Funkcje kierownicze ponad podziałami, np. Chief Legal Officer

Przejścia na inne stopnie kariery

Przejście na poziom kierownictwa zespołu, oprócz rozwoju merytorycznego, umożliwia zdobycie doświadczenia w zarządzaniu personelem i tym samym poszerzenie własnego zakresu odpowiedzialności. Skuteczne kierowanie zwiększa szansę na awans do wyższych funkcji menedżerskich lub do zarządu.

Zmiana branży lub przejście boczne

Dzięki rozbudowanemu doświadczeniu kierowniczemu możliwe jest również przejście do innych działów przedsiębiorstwa lub do organizacji zewnętrznych, które cenią sobie zarówno kompetencje prawne, jak i organizacyjne.

Najczęściej zadawane pytania (FAQ) dotyczące stanowiska kierownika zespołu ds. prawnych

Jakie doświadczenie jest niezbędne na stanowisku kierownika zespołu ds. prawnych?

Zazwyczaj wymagane jest wieloletnie doświadczenie zawodowe w danej dziedzinie prawa oraz udokumentowane doświadczenie w zarządzaniu. Mile widziane są także doświadczenia we współpracy z różnymi szczeblami hierarchii oraz znajomość wewnętrznych procesów organizacyjnych.

Jakie kompetencje są szczególnie istotne dla kierownika zespołu ds. prawnych?

Oprócz gruntownej wiedzy prawniczej, kluczowe są zarządzanie zespołem, umiejętności komunikacyjne i organizacyjne. Ważne są także umiejętność radzenia sobie w konfliktach, podejmowania decyzji oraz zachowanie kontroli w skomplikowanych sytuacjach.

Na czym polega różnica między kierownictwem zespołu a kierownictwem działu prawnego?

Kierownictwo zespołu odpowiada zazwyczaj za węższy zakres obowiązków w ramach większej jednostki organizacyjnej, podczas gdy kierownictwo działu zarządza kilkoma zespołami i może obejmować rozbudowę strategicznych obszarów.

Jakie szkolenia warto odbyć, by przygotować się do roli kierownika zespołu ds. prawnych?

Polecane są seminaria z zakresu zarządzania, zarządzania projektami, komunikacji i zarządzania zmianą. Pomocne mogą być także coachingi dotyczące objęcia funkcji kierowniczych, szkolenia moderacyjne czy kursy z kompetencji miękkich.

Czy funkcja kierownika zespołu ds. prawnych jest ograniczona do określonych dziedzin prawa?

Nie, stanowisko to nie jest ograniczone do konkretnej dziedziny prawa. Może dotyczyć zarówno prawa gospodarczego, pracy, nieruchomości, ochrony danych osobowych, jak i innych obszarów prawnych.

Jak wygląda dzień pracy kierownika zespołu ds. prawnych?

Dzienna praca charakteryzuje się połączeniem zadań merytorycznych, organizacyjnych, kierowniczych i komunikacyjnych. Typowe są regularne spotkania, uzgodnienia z członkami zespołu, rozwiązywanie złożonych problemów prawnych oraz wyznaczanie strategicznych kierunków rozwoju zespołu.

Kierownik zespołu ds. prawnych pełni zatem kluczową rolę na styku pracy merytorycznej i zarządzania personelem. Stanowisko to stanowi dla doświadczonych praktyków prawa atrakcyjną możliwość objęcia odpowiedzialności kierowniczej i pokierowania dalszą karierą w stronę zarządzania lub ogólnego kierownictwa.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie obowiązki prawne ma kierownik zespołu ds. prawnych w zakresie przestrzegania wymogów compliance?

Kierownik zespołu ds. prawnych odpowiada prawnie za to, aby wszystkie istotne dla przedsiębiorstwa ustawy, rozporządzenia oraz wewnętrzne wytyczne compliance były przestrzegane w jego obszarze odpowiedzialności. Należy do tego w szczególności bieżący nadzór i szkolenie członków zespołu w zakresie nowych lub zmienionych przepisów, zapewnienie wdrożenia wymagań prawnych w procesach pracy oraz wdrażanie i kontrola mechanizmów kontrolnych (np. zasada czterech oczu, obowiązki dokumentacyjne). Kierownik zespołu ds. prawnych musi również zadbać o to, by ewentualne naruszenia były niezwłocznie rozpoznane, prawidłowo udokumentowane i zgłoszone właściwym organom (np. dział compliance, zarząd). W niektórych przypadkach, np. przy podejrzeniu popełnienia przestępstwa, kierownik zespołu ma dodatkowo obowiązek poinformować organy ścigania lub nadzoru. Poza tym do obowiązków kierownika należy także prewencyjny udział w opracowywaniu umów, instrukcji pracy i wewnętrznych wytycznych w celu zminimalizowania ryzyk prawnych.

Jak wygląda odpowiedzialność kierownika zespołu ds. prawnych za błędne decyzje lub zaniedbania?

Odpowiedzialność kierownika zespołu ds. prawnych wynika z ogólnych przepisów prawa cywilnego i pracy. Zasadniczo kierownik zespołu odpowiada w ramach tzw. odpowiedzialności pracowniczej tylko za szkody wyrządzone umyślnie lub wskutek rażącego niedbalstwa. Oznacza to, że zwykłe niedbalstwo – czyli drobne błędy w pracy codziennej – z reguły nie prowadzi do odpowiedzialności wobec pracodawcy. W przypadku rażącego niedbalstwa, np. zaniechania podstawowych obowiązków ustawowych lub niedopełnienia obowiązków informacyjnych, kierownik ponosi pełną odpowiedzialność za powstałe szkody. W razie działania umyślnego, np. oszustwa, kierownik odpowiada zarówno wobec firmy, jak i wobec osób trzecich, m.in. partnerów handlowych lub organów. Odpowiedzialność obejmuje nie tylko straty finansowe, lecz także ewentualnie szkody niematerialne (np. na reputacji). Należy pamiętać, że w szczególnych dziedzinach regulowanych prawem, takich jak ochrona danych osobowych (np. RODO), mogą istnieć dodatkowe osobiste ryzyka odpowiedzialności.

Jakie szczególne wymagania w zakresie ochrony danych musi przestrzegać kierownik zespołu ds. prawnych?

Kierownik zespołu ds. prawnych jest zobowiązany do przestrzegania wszystkich przepisów dotyczących ochrony danych zgodnie z RODO oraz niemiecką ustawą o ochronie danych osobowych (BDSG) i zapewnienia ich wdrożenia w zespole. Należy do tego w szczególności zapewnienie techniczno-organizacyjnych środków bezpieczeństwa danych, zasada minimalizacji danych (wolno przetwarzać tylko tyle danych osobowych, ile jest to absolutnie konieczne do wykonania zadania), pouczenie członków zespołu o ich obowiązkach podczas przetwarzania danych osobowych oraz rejestracja i dokumentacja wszystkich procesów istotnych dla ochrony danych. Dodatkowo kierownik zespołu ds. prawnych musi realizować obowiązki zgłoszeniowe w przypadku incydentów związanych z ochroną danych i niezwłocznie – najpóźniej w ciągu 72 godzin – zgłaszać potencjalne naruszenia właściwym organom nadzoru. Wreszcie kierownik jest odpowiedzialny za koordynację współpracy z inspektorem ochrony danych i organizowanie regularnych szkoleń z zakresu ochrony danych dla zespołu.

W jakim zakresie kierownik zespołu ds. prawnych jest zobowiązany do współpracy przy sporządzaniu i weryfikacji umów?

Kierownik zespołu ds. prawnych regularnie przejmuje przewodnią rolę w kontroli i opracowywaniu umów. Do jego obowiązków należy sprawdzanie umów zarówno pod względem treściowym, jak i formalnym, w poszukiwaniu błędów prawnych, nieważnych zapisów lub niekorzystnych klauzul oraz w razie potrzeby inicjowanie renegocjacji. Obejmuje to również sprawdzanie, czy kontrahenci posiadają wszystkie niezbędne pełnomocnictwa oraz czy stosowane wzory umów są zgodne z obowiązującymi przepisami. Oprócz konkretnej kontroli kierownik ponosi prawną odpowiedzialność za wdrożenie systemu kontroli regularnie oceniającego istniejące umowy. Kierownik odpowiada także za nadzór nad przestrzeganiem wymogów formalnych (np. forma pisemna, poświadczenie notarialne) oraz za zapobieganie lub zgłaszanie zawarcia umów niezgodnych z przepisami bezwzględnie obowiązującymi.

Jakie obowiązki zgłoszeniowe i sprawozdawcze ciążą na kierowniku zespołu ds. prawnych w przypadku podejrzeń o naruszenia prawa w firmie?

Gdy tylko kierownik zespołu ds. prawnych powziął wiedzę o istotnych naruszeniach prawa, np. w zakresie prawa konkurencji, korupcji, prawa pracy lub ochrony danych, jest zobowiązany natychmiast zgłosić je kolejnemu przełożonemu – np. działowi prawnemu, działowi compliance lub zarządowi. Obowiązek zgłaszania może wynikać zarówno z przepisów prawa (np. ustawa o ochronie sygnalistów, § 43 GmbHG), jak i z wytycznych wewnętrznych. Kierownik zespołu ma szeroki obowiązek sprawozdawczy, obejmujący przedstawienie wszelkich istotnych informacji i faktów w sposób jasny, wyczerpujący i obiektywny. W szczególnych przypadkach (np. przy przestępstwach) prawo wymaga bezpośredniej komunikacji z organami ścigania. Obowiązek dokumentacyjny dotyczy zarówno pierwotnych podejrzeń, jak i wszystkich podjętych działań oraz dalszego rozwoju sytuacji w związku z naruszeniem prawa.

Jakie obowiązki kontrolne ma kierownik zespołu ds. prawnych w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy?

Do obowiązków kontrolnych kierownika zespołu ds. prawnych należy w szczególności zapewnienie, że wszystkie przepisy prawa pracy – takie jak ochrona przed zwolnieniem, wynagrodzenie za czas choroby, regulacje czasu pracy, zasada równego traktowania oraz uprawnienia rady zakładowej – są przestrzegane w zespole. Kierownik jest odpowiedzialny za weryfikację zgodności działań personalnych (np. upomnień, zwolnień, przeniesień) z przepisami prawa pracy, identyfikację i minimalizację ryzyka. Ponadto powinien być wewnętrznym punktem kontaktowym dla zagadnień prawa pracy, regularnie prowadzić szkolenia z zakresu prawa pracy oraz nadzorować przestrzeganie przepisów BHP i wypadkowych. Szczególną wagę należy przywiązywać do poprawnej realizacji i dokumentowania działań personalnych oraz ścisłej współpracy z działem personalnym i, jeśli istnieje, z radą zakładową.

W jakim zakresie kierownik zespołu ds. prawnych musi uczestniczyć w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających i audytach?

Kierownik zespołu ds. prawnych jest prawnie zobowiązany do aktywnego uczestnictwa w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniających i audytach – prowadzonych przez audyt wewnętrzny, dział compliance czy zewnętrznych audytorów. Musi udostępnić wszelkie niezbędne informacje, przedłożyć odpowiednie dokumenty i w razie podejrzeń współuczestniczyć w wyjaśnianiu stanu faktycznego. W zależności od zakresu i przedmiotu postępowania mogą obowiązywać szczególne przepisy o poufności i dokumentacji, których kierownik musi przestrzegać. W przypadku stwierdzenia naruszeń prawa w trakcie audytu spoczywa na nim obowiązek zgłoszenia, sprawozdawczości oraz ewentualnie zawiadomienia odpowiednich organów. Ostatecznie kierownik zespołu ds. prawnych współodpowiada za wdrożenie i monitorowanie działań oraz korekt wskazanych przez audyt.