DMS (System zarządzania dokumentami)

DMS (System zarządzania dokumentami)

Definicja i klasyfikacja

System zarządzania dokumentami (w skrócie: DMS) to cyfrowe rozwiązanie służące do rejestrowania, zarządzania, przechowywania i udostępniania dokumentów oraz informacji. Umożliwia uporządkowane przechowywanie, organizację i szybkie odnajdywanie wszystkich dokumentów w instytucji, na przykład w kancelarii. Systemy DMS zastępują lub uzupełniają tradycyjne papierowe akta i pomagają efektywnie zarządzać rosnącą liczbą dokumentów cyfrowych oraz skanowanych.

DMS stosuje się w wielu branżach, jednak w kontekście pracy z klientami oraz zarządzania korespondencją, dokumentacją i terminami w kancelariach ma szczególne znaczenie. Celem DMS jest uporządkowanie napływających dokumentów, uproszczenie procesów przetwarzania i zapewnienie przejrzystości w ramach przebiegu pracy.

Rola w codziennej pracy kancelarii: znaczenie i typowe obszary zastosowania

W codziennej pracy kancelarii DMS odgrywa kluczową rolę. Zapewnia, że wszystkie dokumenty związane ze sprawami – takie jak pisma procesowe, umowy, faktury czy e-maile – są systematycznie przechowywane. Zakładane są cyfrowe akta, do których uprawnieni pracownicy mają dostęp o każdej porze i z różnych lokalizacji.

Typowe obszary zastosowania to:

• Zarządzanie aktami spraw
• Przydzielanie i śledzenie zadań w zespole
• Gromadzenie i wyszukiwanie przepisów prawa, orzeczeń i decyzji
• Kontrola spraw oraz terminów dzięki powiązaniu z funkcjami kalendarza i zadań
• Zapewnienie przejrzystości i możliwości śledzenia wszystkich etapów przetwarzania dokumentacji dzięki funkcji protokołowania

Wdrożenie DMS wspiera współpracę między pracownikami, ponieważ wszystko jest przechowywane centralnie i w przejrzysty sposób.

Procesy i przebieg pracy związane z DMS

Rejestrowanie dokumentów

Dokumenty trafiają do DMS na różne sposoby: poprzez skanowanie dokumentów papierowych, import plików (np. PDF lub Word), automatyczne zapisywanie przychodzących i wychodzących e-maili lub poprzez bezpośrednie tworzenie dokumentów w systemie.

Tagowanie i klasyfikacja

Po zarejestrowaniu dokumenty są tagowane – otrzymują słowa kluczowe, kategorie lub zostają przypisane do odpowiedniej sprawy. Ułatwia to znacznie późniejsze ich odnalezienie.

Edycja i wersjonowanie

Dokumenty mogą być edytowane cyfrowo. Wiele systemów DMS oferuje funkcje wersjonowania, dzięki czemu można ustalić, kto i kiedy wprowadził zmiany. Często możliwa jest także jednoczesna edycja przez kilku pracowników.

Nadawanie uprawnień i kontrola dostępu

DMS reguluje, którzy pracownicy mają dostęp do określonych akt lub dokumentów. Dzięki zróżnicowanym poziomom dostępu zapewniana jest ochrona wrażliwych informacji.

Archiwizacja i usuwanie

Zgodnie z wymogami prawnymi i organizacyjnymi dokumenty są archiwizowane lub usuwane po określonych terminach. DMS wspiera te procesy poprzez przypomnienia i zautomatyzowane mechanizmy.

Warunki ramowe i standardy

Korzystając z DMS w kancelarii należy zwrócić uwagę na następujące warunki:

• Wymogi organizacyjne: Na przykład, które dokumenty muszą być koniecznie przechowywane w formie cyfrowej, kto otrzymuje jakie prawa dostępu i jak wygląda porządek przechowywania.
• Narzędzia techniczne: Istnieją różne rozwiązania programowe pełniące funkcję DMS. W kancelariach często stosuje się specjalistyczne programy lub moduły odpowiadające specyficznym wymaganiom zarządzania sprawami.
• Typowe procedury: Obsługa DMS jest częścią szkolenia nowych pracowników. Obejmuje to jasne zasady przechowywania i nazewnictwa, aby uniknąć utraty informacji oraz zapewnić ich odnalezienie.
• Ochrona danych i bezpieczeństwo IT: Ze względu na wrażliwość przechowywanych danych obowiązują surowe wymogi dotyczące ochrony i bezpieczeństwa danych. Regularne kopie zapasowe, szyfrowanie transmisji oraz ochrona przed nieuprawnionym dostępem są obowiązkowe.

W praktyce: korzystanie z DMS w codziennej pracy

Dla osób rozpoczynających pracę korzystanie z DMS najczęściej oznacza odejście od papierowych akt na rzecz cyfrowego zarządzania dokumentacją. Do podstawowych zadań w codziennej pracy należy prawidłowe archiwizowanie dokumentów w DMS, wyszukiwanie akt lub uzupełnianie informacji.

Z DMS korzysta się zazwyczaj za pośrednictwem komputera lub urządzenia mobilnego. Nowi pracownicy są zazwyczaj wdrażani w działanie systemu. Do najczęstszych zadań należą:

• Przyporządkowywanie nowo napływających dokumentów do właściwej sprawy
• Wyszukiwanie dokumentów poprzez funkcje szukania i filtrowania
• Tworzenie zadań lub notatek powiązanych ze sprawą
• Monitorowanie terminów i odpowiedzialności według informacji zawartych w DMS

Szanse i wyzwania w codziennej pracy kancelarii

Szanse

• Zwiększenie efektywności: Dzięki centralnemu, cyfrowemu prowadzeniu akt nie trzeba już szukać papierowych dokumentów.
• Przejrzystość i możliwość śledzenia: Wszystkie etapy przetwarzania dokumentów są udokumentowane w sposób przejrzysty.
• Dostęp z różnych miejsc: Pracownicy mogą uzyskać dostęp do akt z różnych lokalizacji, również podczas pracy zdalnej.
• Bezpieczeństwo: Poprzez odpowiednie przydzielanie uprawnień, protokołowanie i automatyczne kopie bezpieczeństwa zwiększa się ochrona danych.

Wyzwania

• Szkolenie: Przestawienie się na DMS może początkowo wymagać pewnego nakładu pracy.
• Dyscyplina w korzystaniu: System działa optymalnie tylko wtedy, gdy wszyscy pracownicy konsekwentnie stosują zasady przechowywania i nazewnictwa.
• Wymagania techniczne: Stabilna infrastruktura IT oraz wykwalifikowany support są niezbędne do zapewnienia funkcjonowania DMS.
• Ochrona danych: Przestrzeganie wymogów prawnych dotyczących ochrony danych osobowych wymaga dużej uwagi.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie są typowe zadania związane z obsługą DMS?

Do codziennych zadań należy skanowanie, archiwizowanie i wyszukiwanie dokumentów, zakładanie akt, ustawianie terminów oraz monitorowanie przebiegu spraw.

Czy nowi pracownicy muszą posiadać doświadczenie w obsłudze DMS?

Nie, zazwyczaj przewidziane jest wprowadzenie w działanie konkretnego systemu DMS. Przydatne są jednak podstawowe umiejętności obsługi komputera i otwartość na procesy cyfrowe.

Jak można zapewnić, że informacje nie zostaną utracone?

DMS oferuje różnorodne funkcje wyszukiwania, protokołowania oraz wersjonowania. Ponadto regularnie wykonywane są kopie zapasowe danych.

Czy korzystanie z DMS jest obowiązkowe?

W większości nowoczesnych kancelarii korzystanie z DMS stanowi stały element codziennej pracy i jest uregulowane organizacyjnie.

Jak zapewnione jest bezpieczeństwo danych przechowywanych w DMS?

Systemy DMS dysponują mechanizmami nadawania uprawnień, szyfrowania i protokołowania dostępu. Wiele kancelarii korzysta także z serwerów zabezpieczonych oraz regularnych aktualizacji bezpieczeństwa.

Czy można nadal korzystać z dokumentów papierowych?

Dokumenty papierowe są często skanowane i archiwizowane w DMS. W wielu przypadkach dąży się do pełnej cyfryzacji, jednak pojedyncze dokumenty papierowe mogą być – w zależności od wymogów – nadal wykorzystywane.

DMS ułatwia organizację i obsługę spraw oraz stał się nieodzownym narzędziem w codziennej pracy kancelarii. Dla osób rozpoczynających pracę warto jak najwcześniej zapoznać się z podstawowymi funkcjami i procedurami, aby jak najlepiej rozpocząć karierę zawodową.

Najczęściej zadawane pytania

Jakie wymagania prawne należy uwzględnić przy cyfryzacji i archiwizacji dokumentów w DMS?

Podczas cyfryzacji i archiwizacji dokumentów w systemie zarządzania dokumentami (DMS) należy w szczególności uwzględnić wymogi Ordynacji podatkowej (AO), Kodeksu handlowego (HGB) oraz branżowych regulacji szczególnych. Kluczowe znaczenie ma przestrzeganie GoBD (Zasad prowadzenia i przechowywania ksiąg, ewidencji i dokumentów w postaci elektronicznej oraz dostępu do danych), które wymagają bezpiecznego, możliwego do audytu i niezmiennego przechowywania dokumentów. Digitalizacja jest dozwolona tylko wtedy, gdy zeskanowany dokument odpowiednio zastępuje oryginał („skanowanie zastępujące”), co musi być zapewnione poprzez odpowiednie środki organizacyjne i techniczne (np. protokołowanie wszystkich dostępów i zmian, wykorzystanie kwalifikowanych podpisów elektronicznych). Ponadto należy przestrzegać wymagań dotyczących ochrony danych zgodnie z RODO i federalną ustawą o ochronie danych osobowych (BDSG), w szczególności w zakresie kontroli dostępu i koncepcji usuwania danych osobowych.

Jak długo dokumenty muszą być przechowywane w DMS i kiedy można je usunąć?

Okresy przechowywania dokumentów w DMS są uregulowane prawnie i różnią się w zależności od rodzaju dokumentu. Zgodnie z § 147 AO oraz § 257 HGB prawny okres przechowywania dla korespondencji handlowej, dowodów księgowych lub rocznych sprawozdań finansowych wynosi zasadniczo sześć do dziesięciu lat. Dopiero po upływie tych okresów prawne usunięcie jest dozwolone; należy również zweryfikować, czy inne przepisy nie przewidują dłuższych okresów przechowywania (np. prawo podatkowe, przepisy branżowe). Usunięcie musi być całkowite i możliwe do udokumentowania, aby spełnić wymogi ochrony danych oraz zasadę minimalizacji danych. Ponadto należy sprawdzić, czy ewentualne trwające kontrole podatkowe lub urzędowe nie wymagają dłuższego przechowywania (tzw. zastrzeżenie kontroli).

Czy dokumenty w DMS muszą być opatrzone podpisem elektronicznym?

Podpis elektroniczny nie jest obowiązkowy dla wszystkich dokumentów, jednak zaleca się jego stosowanie szczególnie w celu zapewnienia autentyczności i niezmienności wrażliwych lub prawnie istotnych pism. Kwalifikowany podpis elektroniczny zgodny z rozporządzeniem eIDAS może w określonych przypadkach zastąpić wymogi formy pisemnej zgodnie z § 126a BGB. W innych przypadkach, na przykład dla niektórych dokumentów podatkowych lub umownych, często wystarcza zaawansowany podpis lub wewnętrzny protokół zatwierdzenia w DMS, pod warunkiem zachowania przejrzystości, czytelności i integralności. Decydujące są odpowiednie przepisy prawne oraz ryzyko związane z danym dokumentem.

Jakie obowiązki dotyczące ochrony danych wynikają z prowadzenia DMS?

Podczas korzystania z DMS należy ściśle przestrzegać wszystkich przepisów RODO i BDSG. Istnieje obowiązek wdrożenia technicznych i organizacyjnych środków ochrony danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zmianą (art. 32 RODO). Należy do nich m.in. koncepcja ról i uprawnień, protokołowanie dostępów, szyfrowanie i regularne kopie bezpieczeństwa. Ponadto RODO wymaga wdrożenia koncepcji usuwania i blokowania danych, prowadzenia rejestru czynności przetwarzania oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą, np. prawa do informacji lub usunięcia. W przypadku powierzenia przetwarzania (np. hosting DMS w chmurze) należy zawrzeć umowę powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.

W jakim zakresie należy wykazać zgodność DMS z wymogami audytowalności i jak to udokumentować?

Zgodność DMS z wymogami audytowalności jest kluczowym wymogiem prawnym, szczególnie w celu spełnienia obowiązków dowodowych wobec organów podatkowych i biegłych rewidentów. Potwierdzanie tej zgodności odbywa się poprzez kontrole wewnętrzne, dokumentację procedur, a w razie potrzeby także niezależne audyty (np. przez biegłego rewidenta lub certyfikację wg IDW PS 880 lub ISO 15489). Dokumentacja procedur musi szczegółowo opisywać stosowane procesy, środki techniczne i zakresy odpowiedzialności w celu zapewnienia kompletności, przejrzystości i niezmienności przechowywanych informacji. W razie kontroli lub sporów prawnych dokumentacja ta stanowi dowód spełnienia wymagań ustawowych.

Czy dokumenty mogą być przechowywane w DMS za granicą?

Przechowywanie dokumentów za granicą jest zasadniczo możliwe, o ile spełnione są wymogi prawne w zakresie ochrony danych i prawa podatkowego. W przypadku danych osobowych należy w szczególności sprawdzić, czy miejsce przechowywania znajduje się w UE/EOG, gdyż w przeciwnym razie należy spełnić specjalne warunki dotyczące transferu do państw trzecich, zgodnie z art. 44 i nast. RODO (np. decyzja o adekwatności, standardowe klauzule umowne). Z punktu widzenia prawa podatkowego przeniesienie dokumentów za granicę może powodować wymóg zapewnienia nieprzerwanego dostępu niemieckich organów podatkowych do odpowiednich dokumentów (§ 146 ust. 2a AO). Należy również wziąć pod uwagę ewentualne szczególne regulacje branżowe. Brak odpowiedniego dostępu może skutkować naruszeniem przepisów podatkowych i być traktowany jako wykroczenie administracyjne.