Asana
Definicja i cel pojęcia Asana
Asana to oprogramowanie chmurowe do zarządzania projektami i zadaniami. Służy do strukturyzowania procesów pracy i komunikacji w zespołach oraz do zwiększania ich przejrzystości. Pierwotnie opracowana z myślą o efektywnej współpracy w przedsiębiorstwach, dziś znajduje zastosowanie w wielu branżach, również w kancelariach. Celem Asana jest przejrzysta organizacja planowania, delegowania i śledzenia zadań, co wspiera efektywność zespołów oraz realizację celów.
Rola w organizacji pracy kancelarii
Typowe zastosowania
W kancelariach Asana jest wykorzystywana do koordynowania procesów pracy, monitorowania terminów oraz przejrzystego porządkowania obsługi spraw. Platforma służy w szczególności do zarządzania następującymi procesami:
- Zarządzanie sprawami: Zadania związane z konkretną sprawą są tworzone jako pojedyncze pakiety prac i przypisywane do poszczególnych członków zespołu.
- Monitorowanie terminów: Terminy ustawowe lub wewnętrzne mogą być rejestrowane i monitorowane w Asana jako wydarzenia.
- Planowanie spotkań: Spotkania, terminy sądowe lub wewnętrzne przeglądy są koordynowane i przypomnienia są automatycznie generowane.
- Dokumentacja procesów: Postępy w pracy, notatki i istotne dokumenty można bezpośrednio przypisać do konkretnych zadań.
- Koordynacja zespołu: Wspólne listy zadań i wątki komentarzy wspierają komunikację i współpracę w zespole.
Funkcje i metody
Asana oferuje różnorodne narzędzia do organizacji:
- Projekty: Nadrzędne zbiory służące jako kontenery dla powiązanych zadań.
- Zadania i podzadania: Pojedyncze etapy pracy, które można uzupełnić o terminy wykonania, osoby odpowiedzialne, załączniki i komentarze.
- Widok kalendarza: Wizualizuje zadania i terminy w czasie.
- Statusy: Umożliwiają przejrzyste informowanie o postępach projektów.
- Powiadomienia: Informują uczestników o nowych przydziałach lub zmianach.
Warunki ramowe i standardy
Wymagania techniczne
- Platforma oparta na przeglądarce: Do korzystania z Asana niezbędne jest urządzenie z dostępem do Internetu. Platforma dostępna jest przez przeglądarkę lub aplikację mobilną.
- Konta użytkowników: Każdy członek zespołu potrzebuje osobistego konta użytkownika zarządzanego centralnie.
- Ochrona danych: Dane są zazwyczaj przechowywane na serwerach dostawcy. Istnieje konieczność przestrzegania przepisów o ochronie danych oraz zasad wewnętrznej zgodności (compliance).
Organizacja procesów
Korzystanie z Asana wymaga jasnych reguł dotyczących podziału zadań, obowiązku dokumentowania oraz uprawnień dostępu. Zazwyczaj projekty lub zadania przypisywane są konkretnym zespołom. Role i uprawnienia określają, kto może przeglądać lub edytować określone projekty.
Wpływ na współpracę, efektywność i komunikację
Strukturalne użycie Asana szczególnie w pracy zespołowej podnosi przejrzystość i możliwość śledzenia działań. Stany zadań są zawsze dostępne, odpowiedzialności jednoznacznie przypisane, a informacje centralnie zgromadzone. Wspiera to samodzielne i terminowe wykonanie powierzonych zadań oraz szybką koordynację bez długich korespondencji e-mailowych.
Platforma wspiera również współpracę asynchroniczną: członkowie zespołu mogą realizować swoje zadania oraz przekazywać informacje zwrotne i statusowe, nawet gdy nie pracują jednocześnie w systemie.
Szanse i wyzwania w praktycznym zastosowaniu
Szanse
- Przejrzysty podział pracy: Wszyscy członkowie zespołu mają wgląd w bieżące zadania i terminy w dowolnym momencie.
- Zwiększona możliwość weryfikacji: Zmiany i komentarze są dokumentowane centralnie.
- Efektywniejsze procesy: Powtarzalne procesy mogą być tworzone jako szablony i automatyzowane.
- Lepsza komunikacja: Komentarze i załączniki powiązane z zadaniami minimalizują potrzebę uzgadniania spraw poza platformą.
Wyzwania
- Potrzeba wdrożenia: Nowi użytkownicy potrzebują szkolenia, by efektywnie wykorzystywać funkcje.
- Akceptacja w zespole: Sukces zależy w dużej mierze od konsekwentnego stosowania platformy przez wszystkich zaangażowanych.
- Ochrona danych i poufność: W zależności od sprawy wymagane są szczególne środki ochrony informacji wrażliwych.
- Nadmiar informacji: Bez jasno zdefiniowanych struktur liczba zadań i powiadomień może szybko stać się nieczytelna.
Praktyczne przykłady wykorzystania w codziennym funkcjonowaniu kancelarii
Przykład 1: Kontrola terminów w różnych sprawach
Wszystkie terminy dotyczące bieżących spraw są dodawane do Asana jako zadania z terminem wykonania. Odpowiedzialności są przypisywane, przypomnienia generowane są automatycznie. Zadania na dany dzień są wspólnie sprawdzane podczas codziennego spotkania zespołu.
Przykład 2: Cyfrowa teczka sprawy
Dla każdej sprawy tworzony jest osobny projekt. Gromadzone są w nim wszystkie związane z nią zadania, terminy i dokumenty. Nowe wpisy, np. napływające pisma, są rejestrowane jako zadania z adnotacjami i od razu przypisywane odpowiedniej osobie z zespołu.
Przykład 3: Onboarding nowych członków zespołu
Projekt onboardingowy obejmuje wszystkie konieczne etapy wdrożenia nowych członków zespołu, takie jak zakładanie dostępów, wprowadzenie do wewnętrznych procedur czy przekazanie istotnych dokumentów. Postępy są dokumentowane i koordynowane w Asana.
Najczęściej zadawane pytania
Ile czasu zajmuje wdrożenie do Asana?
Podstawowe funkcje można opanować w ciągu kilku godzin. Dla szerszego wykorzystania zalecane jest ukierunkowane wprowadzenie, np. w ramach warsztatów.
Jakie korzyści oferuje Asana w porównaniu z uzgadnianiem przez e-mail?
Asana umożliwia strukturalne i centralne przechowywanie informacji, jasny podział zadań oraz automatyczne przypomnienia, znacznie ograniczając ryzyko utraty informacji czy przeoczenia zadań.
Czy cały zespół musi korzystać z Asana?
Dla optymalnego przepływu pracy zaleca się włączenie wszystkich członków zespołu do systemu. Pojedyncze osoby nie powinny pracować poza platformą, aby uniknąć zdublowania zadań i nieporozumień.
Jak zapewnić ochronę danych poufnych?
Uprawnienia dostępu w Asana można zarządzać według projektów i użytkowników. Ponadto należy przestrzegać wewnętrznych wytycznych i środków bezpieczeństwa, aby uniemożliwić nieautoryzowany wgląd.
Czy Asana można zintegrować z innymi systemami kancelarii?
Dostępnych jest wiele integracji, umożliwiających np. połączenie z kalendarzami czy systemami zarządzania dokumentami. Konkretna integracja zależy od używanych systemów i indywidualnych wymagań.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie wymogi z zakresu ochrony danych należy spełnić przy korzystaniu z Asana?
Przy korzystaniu z Asana jako oprogramowania chmurowego do zarządzania projektami, firmy muszą w szczególności przestrzegać RODO, jeśli przetwarzane są dane osobowe obywateli UE. Obejmuje to m.in. przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych zgodnie z art. 35 RODO, jeżeli wykorzystywane narzędzie może wiązać się z wysokim ryzykiem dla praw i wolności osób fizycznych. Należy zawrzeć umowę powierzenia przetwarzania (art. 28 RODO) z Asana oraz określić, czy Asana działa jako podmiot przetwarzający czy jako współadministrator. Ponadto należy zapewnić prawa osób, których dane dotyczą, w tym prawo do informacji, usunięcia danych oraz ich przenoszenia. Ponieważ Asana korzysta również z serwerów w krajach trzecich (np. USA), należy zapewnić zgodny z przepisami transfer danych osobowych do krajów trzecich, np. poprzez zastosowanie standardowych klauzul umownych UE oraz dodatkowe środki techniczne i organizacyjne.
Jakie ryzyko odpowiedzialności wiąże się ze stosowaniem Asana w firmie?
Przy korzystaniu z Asana firma zasadniczo odpowiada za zgodność przetwarzania zapisanych i przetwarzanych tam danych z prawem. W przypadku naruszeń ochrony danych spowodowanych nieprawidłową konfiguracją, niewystarczającą kontrolą dostępu lub brakiem szkoleń pracowników grożą kary administracyjne na podstawie art. 83 RODO oraz roszczenia odszkodowawcze osób, których dane dotyczą (art. 82 RODO). Występuje też ryzyko odpowiedzialności wobec klientów, partnerów i pracowników w przypadku np. utraty danych lub nieautoryzowanego ujawnienia poufnych informacji w wyniku korzystania z Asana. Firmy powinny dodatkowo sprawdzić, czy ich ubezpieczenie OC zawodowe obejmuje szkody wynikłe z użycia aplikacji chmurowych.
Jakie prawa współdecydowania przysługują radzie zakładowej przy wdrożeniu Asana?
Wprowadzenie i stosowanie Asana w niemieckich firmach z radą zakładową zwykle podlega współdecydowaniu zgodnie z § 87 ust. 1 pkt 6 BetrVG (ustawa o ustroju zakładów pracy), ponieważ oprogramowanie umożliwia kontrolę zachowań lub wyników pracowników. Zwykle w ramach układu zbiorowego precyzuje się, jak Asana może być wykorzystywana, jakie prawa mają pracownicy i jak regulowany jest dostęp do danych osobowych dotyczących wydajności lub zachowania. Zaleca się zaangażowanie rady zakładowej już na etapie wyboru narzędzia, aby uniknąć późniejszych konfliktów i zapewnić spełnienie wymogów dotyczących ochrony danych osobowych oraz ochrony danych pracowniczych (§ 26 BDSG).
Jakie są prawne aspekty zewnętrznych dostępów i funkcji udostępniania w Asana?
Asana umożliwia łatwą współpracę poprzez zapraszanie zewnętrznych partnerów lub klientów do projektów oraz udostępnianie im plików i zadań. Z punktu widzenia prawa należy bezwzględnie zapewnić, że dla każdego udostępnienia lub wglądu w dane osobowe lub poufne informacje firmowe istnieje podstawa prawna zgodnie z art. 6 RODO. Ponadto z zewnętrznymi podmiotami przetwarzającymi dane, którzy uzyskują dostęp w wyniku zaproszenia, należy zawrzeć odpowiednie umowy powierzenia przetwarzania. Należy również poinformować odbiorców danych o obowiązujących zobowiązaniach dotyczących ochrony danych oraz, w razie potrzeby, o zobowiązaniach do zachowania poufności. Zalecana jest dokumentacja wszystkich dostępów oraz regularna kontrola udostępnianych treści.
Jakie obowiązki dotyczące przechowywania i usuwania danych obowiązują w Asana?
Dane przetwarzane za pomocą Asana podlegają ogólnym ustawowym okresom przechowywania, np. wg Kodeksu Handlowego lub Ordynacji Podatkowej dla dokumentów o znaczeniu podatkowym lub biznesowym. Po upływie takich terminów istnieje obowiązek usunięcia danych zgodnie z art. 17 RODO. Asana oferuje różne funkcje usuwania i archiwizacji danych, jednak firma musi przed usunięciem sprawdzić, czy nie dotyczą jej obowiązki przechowywania. Szczegółowe protokołowanie i dokumentacja procesów usuwania są zalecane ze względów kontrolnych. Odpowiedzialności oraz procesy należy określić w wewnętrznych wytycznych.
Jak firmy mogą zapewnić bezpieczeństwo informacji korzystając z Asana?
Firmy są zobowiązane zapewnić techniczne i organizacyjne środki ochrony danych (TOM) zgodnie z art. 32 RODO przy przetwarzaniu danych osobowych w Asana. Obejmuje to m.in. zabezpieczenie dostępu poprzez silne hasła i ewentualnie uwierzytelnianie dwuskładnikowe, szyfrowanie transmisji danych oraz określenie zasad zarządzania dostępem i uprawnieniami. Należy także zadbać o terminowe aktualizacje oprogramowania oraz regularne szkolenia pracowników z zakresu ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. Warto również sprawdzić, czy Asana posiada certyfikaty takie jak ISO 27001 oraz jak zgłaszane i obsługiwane są incydenty bezpieczeństwa (naruszenia danych osobowych). Zalecane jest stworzenie koncepcji bezpieczeństwa informacji obejmującej także wykorzystywane oprogramowanie chmurowe, takie jak Asana.