Werkvoorbeelden

Werkvoorbeelden

Definitie en betekenis

Werkvoorbeelden zijn schriftelijke of digitale documenten die sollicitanten bij een sollicitatie indienen om hun vakbekwaamheid, aanpak en de kwaliteit van hun werk te tonen. Ze geven personeelsverantwoordelijken een direct inzicht in eerdere werkprestaties en dienen om te beoordelen in hoeverre de competenties en het profiel van de sollicitant aansluiten bij de vereisten van de aangeboden functie. In de advocatuur omvatten werkvoorbeelden vaak processtukken, adviezen, presentaties, procesdossiers of publicaties.

Plaats in het sollicitatieproces

Werkvoorbeelden worden vooral gevraagd voor functies die een hoog analytisch en schriftelijk vermogen vereisen. Ze maken vaak vast deel uit van sollicitatieprocedures bij advocatenkantoren, met name voor functies met cliëntcontact of gericht op het opstellen van documenten voor interne en externe communicatie. Werkvoorbeelden worden ofwel direct met de sollicitatie meegezonden of na een eerste selectie bij geselecteerde sollicitanten opgevraagd. Ze vormen een aanvulling op klassieke sollicitatiedocumenten zoals het cv en de motivatiebrief, en kunnen de doorslag geven wanneer formele kwalificaties en ervaring gelijkwaardig zijn.

Vereisten en verwachtingen vanuit de werkgever

Werkgevers hechten waarde aan werkvoorbeelden die inhoudelijk relevant zijn voor de functie en die de eigen manier van werken goed weerspiegelen. Belangrijk daarbij zijn:

• Zelfstandigheid: Het werkvoorbeeld dient zelfstandig te zijn opgesteld, zonder uitgebreide redactionele nabewerking of wezenlijke hulp van derden.
• Inhoudelijke kwaliteit: Duidelijke, gestructureerde argumentatie en feitelijke precisie staan centraal.
• Vertrouwelijkheid: Het dient erop te worden gelet dat er geen gevoelige of dossiergebonden informatie openbaar wordt gemaakt of wordt doorgegeven.
• Actualiteit: Werkgevers geven doorgaans de voorkeur aan recentere werkvoorbeelden, die de huidige stand van vaardigheden weergeven.
• Relevantie: Het ingediende werkvoorbeeld dient de gewenste functie en het werkveld te weerspiegelen.

Sommige kantoren hechten daarnaast waarde aan een korte toelichting bij het betreffende werkvoorbeeld, bijvoorbeeld door een inleidende uitleg van context, opdracht en doelstelling.

Typische misverstanden of misinterpretaties

In verband met werkvoorbeelden doen zich vaak de volgende misinterpretaties voor:

• Verwarring met scripties: Eind- of seminariewerken zijn niet altijd als werkvoorbeeld geschikt, omdat ze specifieke eisen en een omvang hebben die niet noodzakelijkerwijs overdraagbaar zijn op de praktijk.
• Te omvangrijke documenten: Vaak worden te uitgebreide stukken ingediend, waardoor de selectieprocedure wordt bemoeilijkt.
• Onduidelijk auteurschap: Werkvoorbeelden dienen de eigen prestatie weer te geven en mogen niet enkel het resultaat zijn van teamwerk zonder eigen inbreng.
• Gebruik van vertrouwelijke gegevens: Werkvoorbeelden mogen geen beschermde of gevoelige informatie bevatten die inzicht kan geven in dossiers of andere betrokkenen.

Praktische tips voor sollicitanten

• Relevantie controleren: Selecteer werkvoorbeelden die betrekking hebben op de aangeboden functie en uw vaardigheden binnen het beoogde werkveld aantonen.
• Context toelichten: Geef bij het indienen een korte toelichting om opdracht, periode en doel van het werkvoorbeeld duidelijk te maken.
• Gevoelige inhoud anonimiseren: Verwijder of anonimiseer alle persoonsgegevens of vertrouwelijke gegevens om de vertrouwelijkheid te waarborgen.
• Formele kwaliteit waarborgen: Let op een zorgvuldige opmaak, heldere taal en een gestructureerde opbouw.
• Toestemming voor gebruik verkrijgen: Controleer vooraf of het indienen van een bepaald werkvoorbeeld moet worden afgestemd met derden (bijvoorbeeld voormalige werkgevers of praktijkpartners).
• Omvang beperken: Vaak volstaan enkele pagina’s die centrale vaardigheden en werkwijzen duidelijk tonen. In twijfelgevallen kan een fragment met korte toelichting zinvol zijn.
• Let op actualiteit: Geef de voorkeur aan werkvoorbeelden van recente datum, die de huidige kennisstand weergeven.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Wat geldt als werkvoorbeeld binnen een advocatenkantoor? Processtukken, adviezen, presentaties of publicaties die zelfstandig zijn opgesteld tijdens een studie, bijbanen of eerdere arbeidsrelaties.Hoeveel werkvoorbeelden moeten worden ingediend? Doorgaans wordt een selectie van één tot maximaal twee representatieve werkvoorbeelden verwacht, tenzij in de vacature anders staat vermeld.Moeten werkvoorbeelden een bepaalde lengte hebben? Nee, kwaliteit en relevantie staan voorop. Korte, kernachtige werkvoorbeelden worden meestal het liefst gelezen.Mag ik een werkvoorbeeld uit een teamproject indienen? In principe dient de eigen bijdrage duidelijk te worden afgebakend en zichtbaar te zijn. In geval van twijfel wordt een korte toelichting op uw eigen rol aanbevolen.Wat moet ik doen als ik geen relevant werkvoorbeeld heb? In sommige gevallen kan zelf een uitwerking over een actueel onderwerp worden opgesteld die aan de eisen van inhoud en vorm voldoet. Indien mogelijk kan ook worden teruggegrepen op projecten uit de studie, mits deze inhoudelijk aansluiten.Mogen werkvoorbeelden in het kader van het sollicitatieproces gepubliceerd worden? Werkvoorbeelden zijn uitsluitend bedoeld voor intern gebruik tijdens de selectieprocedure en worden vertrouwelijk behandeld. Nadere publicatie vereist steeds afzonderlijke toestemming.

Dit overzicht is bedoeld om sollicitanten te helpen het begrip en de betekenis van werkvoorbeelden binnen het sollicitatieproces te plaatsen en bij de voorbereiding praktijkgerichte zekerheid te bieden.

Veelgestelde vragen

Mag een werkgever het overleggen van werkvoorbeelden eisen?

Werkvoorbeelden mogen in het sollicitatieproces in principe worden verlangd, mits de werkgever een gerechtigd belang heeft bij het toetsen van de vakbekwaamheid van de sollicitant. Dit volgt uit de Algemene Wet Gelijke Behandeling (AGG) en het proportionaliteitsbeginsel. De omvang en aard van de gevraagde werkvoorbeelden moeten in verband staan met de uit te voeren taken en mogen geen discriminatie tot gevolg hebben. Vooral mogen geen onredelijke taken worden verlangd die de bescherming van de persoonlijkheid schenden of niet-relevante inhoud omvatten. Ook mag de sollicitant niet worden gedwongen bedrijfsgeheimen prijs te geven of rechten van derden te schenden, zoals auteursrechten van een voormalige werkgever.

Wie bezit de auteursrechten op ingediende werkvoorbeelden?

De auteursrechten op ingediende werkvoorbeelden blijven in beginsel bij de auteur, voor zover deze door de sollicitant zelf zijn gemaakt. Met de indiening verleent de sollicitant aan de werkgever uitsluitend een gebruiksrecht ten behoeve van de sollicitatieprocedure. Het overdragen, verveelvoudigen of ander gebruik door de werkgever buiten het selectieproces is niet toegestaan, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen. De bescherming van de auteursrechten is geregeld in §§ 2 e.v. UrhG (Duitse Auteurswet).

Mag een werkgever werkvoorbeelden permanent bewaren?

Nee, de werkvoorbeelden mogen door de werkgever alleen voor de duur van het sollicitatieproces worden opgeslagen en gebruikt. Na afronding van de selectieprocedure dienen de werkvoorbeelden – uiterlijk na afloop van de wettelijke bewaartermijn volgens de AGG van twee maanden na kennisgeving van de beslissing – te worden teruggegeven of, indien retourneren niet praktisch is (bijvoorbeeld digitaal), correct te worden verwijderd of vernietigd. Dit is vooral van belang met het oog op privacy en de bepalingen van de AVG.

Moeten werkvoorbeelden verplicht worden gehonoreerd?

Een wettelijk recht op honorering van werkvoorbeelden bestaat in principe niet zolang de omvang ervan binnen redelijke grenzen blijft en de voorbeelden betrekking hebben op gebruikelijke taken van de aangeboden functie. Worden echter complexe opdrachten verstrekt die een duidelijk voordeel voor de werkgever opleveren of de gebruikelijke omvang van een sollicitatieproces te boven gaan (de zgn. werkproef als “onecht proefwerken”), kan recht op vergoeding ontstaan. De beoordeling in het individuele geval volgt het arbeidsrecht en de rechtspraak en op basis van §§ 612, 631 BGB.

Mag de werkgever reeds bestaande werkvoorbeelden eisen?

De werkgever mag uitsluitend werkvoorbeelden vragen die de sollicitant zelf heeft opgesteld en waarvoor hij/zij het recht heeft om deze te mogen tonen. Werkvoorbeelden die tijdens een eerdere arbeidsrelatie zijn ontstaan mogen alleen worden ingediend indien dit niet ingaat tegen geheimhoudings-, privacy- of andere rechten van de voormalige werkgever. Met name werk dat als groepswerk is ontstaan mag alleen met toestemming van de mede-auteurs of rechthebbenden worden overlegd (vergelijk §§ 8 e.v. UrhG).

In hoeverre moeten werkvoorbeelden vanuit privacy-oogpunt worden behandeld?

Werkvoorbeelden zijn persoonsgegevens volgens art. 4 AVG, voor zover ze herleidbaar zijn tot de sollicitant. Werkgevers zijn daarom verplicht deze vertrouwelijk te behandelen, te beschermen tegen onbevoegde toegang en uitsluitend voor het sollicitatieproces te gebruiken. De bewaartermijn moet tot het strikt noodzakelijke worden beperkt; na afloop van de procedure dienen de voorbeelden correct te worden verwijderd of vernietigd. De sollicitant heeft volgens art. 15 AVG recht op informatie over de verwerking van zijn stukken.

Kunnen werkvoorbeelden tot discriminatie leiden binnen de sollicitatieprocedure?

De selectie en beoordeling van werkvoorbeelden mogen niet leiden tot benadeling in de zin van de AGG (§§ 1, 7 AGG). Dit betekent dat geen enkele sollicitant op grond van kenmerken zoals geslacht, leeftijd, etnische afkomst, religie, handicap of seksuele identiteit mag worden benadeeld bij de omgang met werkvoorbeelden. Als de aard of omvang van het gevraagde werkvoorbeeld tot directe of indirecte discriminatie leidt, kan daartegen juridische actie worden ondernomen en schadevergoeding worden gevorderd.