Begripsverklaring en betekenis van ‘Station’ in NGO’s en non-profitorganisaties
De term ‘Station’ duidt in de context van niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) en non-profitorganisaties op een vaste, organisatorisch afgescheiden eenheid, die permanent of tijdelijk wordt opgericht ter vervulling van het statutaire doel van de vereniging. Stations zijn veelal regionale, functionele of thematisch gebonden locaties, kantoren, faciliteiten of contactpunten waar operationele taken worden uitgevoerd en het nastreven van ideële doelen concreet wordt gerealiseerd. Ze vormen daarmee een belangrijk onderdeel van de organisatiestructuur en vallen onder verschillende juridische kaders.
Juridische classificatie van stations bij non-profitorganisaties
Definitie en afbakening ten opzichte van andere organisatiedelen
Stations zijn, in tegenstelling tot los georganiseerde projectgroepen of tijdelijke werkgroepen, organisatorisch vast verankerde bedrijfsdelen. Zij kunnen naar de wens van de organisatie naar buiten treden als nevenvestiging, districtsafdeling, kantoor of regionale vestiging en hebben vaak een eigen werkgebied. De precieze inrichting van het station, inclusief taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden, volgt meestal uit de statuten of het huishoudelijk reglement van de betreffende organisatie.
Stations versus hoofdvestigingen
Terwijl hoofdvestigingen vaak het centrale administratieve hart van een NGO vormen, zijn stations vooral bedoeld voor de operationele uitvoering van non-profitactiviteiten in het veld.
Statuten en oprichting van stations
Voor de oprichting van een station binnen een in Duitsland gevestigde non-profitorganisatie zijn de verenigings- en fiscale bepalingen van centraal belang.
Statutaire basis
De oprichting van een station dient in de statuten van de organisatie te zijn geregeld. Conform § 58 Nr. 1 en Nr. 2 van de Abgabenordnung (AO) moet het doel en de wijze van verwezenlijking duidelijk en ondubbelzinnig worden vermeld in de statuten. De oprichting van stations als onderdeel van de activiteiten ter bevordering van het statutaire doel moet expliciet voorzien zijn, of door een passend bestuursbesluit worden gedekt.
Aspecten rondom registratie
Stations moeten – voor zover het geen juridisch zelfstandig functionerende organisatiedelen betreft (zoals geen zelfstandige verenigingen of rechtspersonen) – niet apart worden geregistreerd in het verenigingsregister. De leiding en aansprakelijkheid blijven doorgaans bij het bestuur van de hooforganisatie, tenzij voor het station een aparte rechtsvorm wordt gekozen (zoals een gGmbH of afdeling/ondervereniging).
Erkenning van algemeen nut (ANBI-status)
Alle activiteiten van stations moeten binnen de door de organisatie vastgestelde doelen blijven (§ 52 AO). Activiteiten en inkomsten van een station moeten daarom aan de fiscaal begunstigde activiteiten kunnen worden toegerekend, teneinde het behoud van de ANBI-status (algemeen nut) van de moederorganisatie niet te riskeren.
Bedrijfsmatige en aansprakelijkheidsrechtelijke aspecten
Organisatorische inbedding en instructiebevoegdheid
Stations vallen doorgaans onder het instructierecht van de organisatie en zijn gebonden aan de interne regels, richtlijnen van het bestuur en bestaande compliance-eisen. Het is de verantwoordelijkheid van de organisatie als geheel om elke station zodanig te structureren dat controle- en sturingsmechanismen effectief zijn.
Uitzenden van werknemers en arbeidsrecht
Werknemers binnen stations zijn onderworpen aan het arbeidsrecht van het land waarin de moederorganisatie is gevestigd. Wanneer een station in het buitenland is gevestigd, gelden primair de arbeidsrechtelijke voorschriften van het gastland, waarbij eventuele detacheringsrichtlijnen en fiscale aspecten (loonbelasting, sociale zekerheidsrecht) in ogenschouw moeten worden genomen. De status van het station als niet-zelfstandige bedrijfsinrichting is arbeidsrechtelijk en fiscaal relevant.
Aansprakelijkheid en verzekering
De aansprakelijkheid voor handelingen en nalatigheden van medewerkers in stations ligt in principe bij de moederorganisatie. Afwijkende regelingen kunnen alleen bij aparte, juridische zelfstandigheid worden getroffen. Verzekeringsdekking (zoals aansprakelijkheid, ongevallenverzekering) moet ook expliciet voor nevenvestigingen en stations worden afgesloten.
Fiscale behandeling
Bedrijfskosten en fiscale toewijzing
Alle bedrijfsmatige en personeelskosten met betrekking tot stations dienen apart te worden verantwoord in de begroting en correct te worden toegewezen aan de non-profitactiviteiten (en, indien van toepassing, aan fiscaalplichtige activiteiten bij een commerciële onderneming). Een eigen administratie voor stations is toegestaan, maar de eindafrekening en consolidatie vindt plaats via het hoofdorgaan van de NGO.
BTW-behandeling
Opbrengsten uit diensten van non-profitstations zijn in de regel vrijgesteld van btw op grond van § 4 Nr. 20 e.v. UStG, zolang de betreffende rechtspersoon onder de fiscale begunstiging valt en de omzet direct bijdraagt aan de verwezenlijking van het non-profitdoel.
Stations in het buitenland
Stations buiten Duitsland vallen onder de geldende nationale wettelijke bepalingen (zoals het belastingrecht, arbeidsrecht, verenigingsrecht in het buitenland). Er moet speciale aandacht zijn voor het naleven van de eisen voor het gebruik van middelen overeenkomstig de Duitse AO-vereisten voor rechtspersonen, als de algemeen nut-status in Duitsland behouden moet blijven. Voorts kunnen registratie- of vergunningsverplichtingen in het gastland gelden.
Databescherming en compliance bij stations
Juridische verplichtingen inzake databescherming
Stations als onderdeel van een NGO zijn verplicht de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en nationale privacywetgeving na te leven. Dit omvat met name de regels rondom gegevensverwerking, het gebruik van IT-systemen en de aanstelling van een functionaris voor gegevensbescherming, zodra de stationaire eenheid persoonsgegevens van betrokkenen verwerkt.
Compliance en interne controlesystemen
Ook stations moeten worden opgenomen in het interne controlesysteem, het klachten- en meldsysteem en de risicoanalyse van een organisatie. Richtlijnen, zoals de gedragscode of het interne reglement, dienen organisatiebreed, dus stationsoverstijgend, geïmplementeerd te worden.
Opheffing en herstructurering van stations
Het sluiten of herstructureren van een station wordt geregeld door de statutaire bepalingen, de arbeidsrechtelijke voorwaarden (ontslagbescherming, sociale plannen) en de fiscale en subsidietechische voorschriften (afwikkeling van subsidies, verplichtingen rond besteding van middelen). Een ordentelijke afbouw moet worden vastgelegd om aansprakelijkheids- en fiscale risico’s te vermijden.
Samenvatting
De ‘Station’ bij NGO’s en non-profitorganisaties is een centrale organisatorische eenheid voor het uitvoeren van operationele taken en het realiseren van doelen van algemeen nut. De juridische inrichting vergt zorgvuldige aandacht voor de statutaire bepalingen, arbeids-, fiscale en privacywetgeving, evenals een duidelijke organisatorische inbedding in de hoofdorganisatie. Naast naleving van wettelijke kaders zijn transparantie, interne controlemechanismen en het volgen van non-profitprincipes onmisbaar voor het correct beheer van stations.
Veelgestelde vragen
Is een station bij een NGO of non-profitorganisatie arbeidsrechtelijk een stage of een arbeidsrelatie?
De juridische classificatie van een station bij een NGO of non-profitorganisatie hangt in essentie af van de feitelijke omstandigheden. Doorslaggevend is of het leer- en opleidingsdoel op de voorgrond staat (stage), of dat er sprake is van een reguliere, beloonde en door instructies geleide arbeidsovereenkomst. In de regel zijn verplichte stages die deel uitmaken van een opleiding of studie geen arbeidsrelaties in strikte zin. Vrijwillige stages en ‘stations’ ter oriëntatie op de arbeidsmarkt kunnen, afhankelijk van inrichting en duur, wel als arbeidsrelatie worden aangemerkt waardoor arbeidsrechtelijke beschermingsregels zoals minimumloonwetgeving of ontslagbescherming van toepassing kunnen zijn. De precieze contractuele invulling en inbedding in bedrijfsprocessen zijn hierbij doorslaggevend; bij twijfel is juridisch advies aan te raden.
Bestaat er sociale verzekeringsplicht tijdens een station?
De sociale verzekeringsplicht tijdens een station hangt af van de juridische kwalificatie. Bij verplichte stages in het kader van school, studie of opleiding is er in principe geen socialeverzekeringsplicht. Gaat het echter om een vrijwillige stage of een station dat als arbeidsrelatie wordt aangemerkt, zijn de algemene sociale zekerheidsvoorschriften van toepassing; er bestaat dan mogelijk plicht tot het afsluiten van een ziektekosten-, zorg-, pensioen- en werkloosheidsverzekering. Factoren zoals het aantal gewerkte uren per week, de beloning en de duur van de werkzaamheden zijn bepalend voor de beoordeling.
Wordt een station betaald, en valt deze onder de wet minimumloon?
Of een station wordt betaald en of het wettelijk minimumloon geldt, hangt af van het type station. Verplichte stations c.q. stages tijdens opleiding of studie vallen in principe buiten de minimumloonwet (§ 22 MiLoG). Vrijwillige stages tot maximaal drie maanden met oriëntatiedoel zijn eveneens grotendeels uitgezonderd. Wordt deze periode echter overschreden, of gaat het om een activiteit die als arbeidsrelatie wordt gekwalificeerd, geldt doorgaans het minimumloon. Non-profitorganisaties zijn hierbij juridisch niet anders gesteld dan commerciële bedrijven.
Welke aansprakelijkheidsrisico’s bestaan er voor deelnemers tijdens een station bij een NGO?
Tijdens een station vallen deelnemers in beginsel – net als gewone medewerkers – onder de ongevallenverzekering van de organisatie, voor zover dit door de organisatie en haar status is gedekt. Voor schade veroorzaakt door onvoorzichtig handelen kan aansprakelijkheid tegenover de organisatie of derden ontstaan, maar doorgaans bestaat hiervoor dekking via de NGO (bedrijfsaansprakelijkheids- en ongevallenverzekering). Bij opzettelijke of grof nalatige schade kan persoonlijke aansprakelijkheid echter niet worden uitgesloten. Aanbevolen wordt vóór aanvang van het station de verzekeringsdekking nadrukkelijk te controleren.
Zijn er bijzondere eisen op het gebied van databescherming tijdens een station bij een NGO?
Tijdens een station bij een non-profitorganisatie moeten alle eisen inzake databescherming conform de AVG en de Duitse Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) worden nageleefd. Deelnemers krijgen doorgaans toegang tot persoonsgegevens over cliënten, donateurs of andere derden. NGOs zijn verplicht stagiaires en station-medewerkers hier expliciet over te informeren en op hun verplichtingen te wijzen. Overtreding van eisen rond databescherming kan leiden tot disciplinaire maatregelen en civielrechtelijke of strafrechtelijke consequenties. Een passend advies en eventuele geheimhoudingsverklaring behoren in het stationcontract te zijn opgenomen.
Welke arbeidstijdregels gelden voor een station?
Ook voor een station bij een NGO gelden de bepalingen van de Arbeidstijdenwet (ArbZG), tenzij uitdrukkelijk uitzonderingen van toepassing zijn (zoals bij bepaalde verplichte stages). Dit betekent maximaal 8 uur werken per dag (met uitzonderingen tot 10 uur), naleving van pauzeregelingen en bescherming op zon- en feestdagen. Jongeren vallen bovendien onder de Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG), die strengere regels voor werktijden, pauzes en vormen van werk oplegt. Overwerk is slechts in beperkte mate en binnen het wettelijke kader toegestaan, in alle gevallen vereist dit schriftelijke registratie en, indien van toepassing, compensatie.
Kan een station meetellen voor de latere beroepsopleiding of studie?
De juridische mogelijkheid om een station te laten meetellen als opleidings- of studieonderdeel is niet algemeen geregeld, maar hangt af van de examenreglementen of van de betreffende onderwijsinstellingen. Universiteiten en beroepsorganisaties accepteren vaak stations bij erkende NGO’s als bewijs voor praktijkfasen of verplichte stages, mits de activiteiten binnen het beroepsprofiel vallen en een geverifieerd bewijs van aard, inhoud, duur en resultaat van het station wordt overlegd. Het is aan te raden om vóór aanvang een schriftelijke bevestiging van de instelling te verkrijgen dat meetellen mogelijk is.