Reiskosten tijdens het referendariaat: Juridische basis en bijzonderheden
Definitie en toepassingsgebied
De term Reiskosten tijdens het referendariaat omvat alle uitgaven die referendarissen maken bij hun verplichte opleidingsstations en dienstverrichtingen buiten hun stamdienstplaats. Het referendariaat, bijvoorbeeld binnen de juridische, pedagogische of andere publiekrechtelijk gestructureerde voorbereidingsdiensten, vereist regelmatig werkzaamheden op verschillende opleidingslocaties, waardoor de regeling en vergoeding van reiskosten van groot praktisch belang is.
Juridische grondslagen voor reiskostenvergoeding tijdens het referendariaat
Wettelijke regelingen
De juridische grondslagen voor de reiskostenvergoeding tijdens het referendariaat zijn in Duitsland in principe vastgelegd in het Bundesreisekostengesetz (BRKG) voor de federale overheid en in de respectievelijke Landesreisekostengesetze (LRKG) voor de deelstaten. De voorschriften bepalen onder welke voorwaarden en in welke omvang reiskosten ontstaan en worden vergoed.
- Bundesreisekostengesetz (BRKG): Het BRKG geldt voor referendariaten binnen de federale dienst, bijvoorbeeld in de hogere diplomatieke dienst. Het regelt de vergoeding van reiskosten, reisonkostenvergoeding per kilometer, dagvergoedingen, overnachtingskosten en bijkomende kosten.
- Landesreisekostengesetze (LRKG): Bij de meeste referendariaten (bijvoorbeeld voor het onderwijs, administratie en juridisch referendariaat) zijn de respectievelijke deelstaatwetten van toepassing, waarvan de inhoud meestal nauw aansluit bij het BRKG.
Naast de wettelijke regelingen bestaan er opleidings- en examenregelingen, die specifieke bepalingen voor het referendariaat kunnen bevatten.
Beginsel van de zorgplicht
De vergoeding van reiskosten is een uiting van de staatszorgplicht tegenover referendarissen, omdat zij op instructie van de werkgever opleidingslocaties moeten bezoeken.
Rechthebbenden en vereisten
Statusrechtelijk kader
In de regel zijn referendarissen ambtenaar onder voorbehoud of personen in een publiekrechtelijke opleidingsverhouding. Het recht op reiskostenvergoeding vereist dat de reis een dienstmaatregel is, die door de werkgever is opgedragen of goedgekeurd.
Dienstwerkzaamheden en opleidingsstations
Voor vergoeding in aanmerking komende reizen zijn met name:
- Reizen naar opleidingsstations (zoals rechtbanken, bestuursinstanties, scholen)
- Dienstreizen naar externe opleiders of advocatenkantoren (vooral in het juridische referendariaat)
- Dienstgerelateerde bijscholingen of examens
In de regel komen ritten van de woonplaats naar de stamdienstplaats (“eerste werkplek”) in het kader van het dagelijks woon-werkverkeer niet voor vergoeding in aanmerking. Dit is een wezenlijk verschil in de behandeling van dienstreizen en gewone woon-werkverkeer.
Soorten reiskosten en hun vergoeding
Reiskosten
In principe worden de noodzakelijke en daadwerkelijk gemaakte reiskosten vergoed. Dit kan het gebruik van het openbaar vervoer (2e klas) omvatten of, indien toestemming verleend, een kilometervergoeding voor het gebruik van een privévoertuig.
Kilometervergoeding
Bij gebruik van een privéauto wordt de vergoeding berekend volgens wettelijk vastgestelde kilometervergoedingen, die per deelstaat en gebruik (alleen rijden of met collega’s meerijden) kunnen verschillen.
Dag- en overnachtingsvergoedingen
Bij meerdaagse externe verblijven kan recht op daggeld en overnachtingskosten bestaan. De hoogte en toekenning hiervan zijn wettelijk beperkt; eigen verzorging of gratis onderdak leidt doorgaans tot een verlaging van de desbetreffende bedragen.
Bijkomende kosten
Onder bijkomende kosten vallen bijvoorbeeld parkeerkosten, bagagevervoer of benodigde aankopen in verband met de dienstreis.
Procedure voor het indienen van reiskosten
Aanvraag en termijnen
Referendarissen dienen hun reiskosten in principe onverwijld na afloop van de reis in te dienen. Veel deelstaten hanteren een vervaltermijn van zes maanden. De aanvraag dient bij het verantwoordelijke opleidings- of dienstkantoor te worden ingediend, voorzien van de vereiste bewijsstukken (vervoersbewijzen, bonnen, bewijs van de dienstreis).
Goedkeuring en uitbetaling
Na controle van de voorwaarden volgt de goedkeuring en vergoeding door het kantoor. Onduidelijke situaties kunnen leiden tot navraag of plicht tot aanvullende bewijsvoering.
Bijzonderheden en geschilpunten
Reiskostenforfait en fiscale behandeling
Terwijl reguliere trajecten tussen woning en eerste dienstplaats fiscaal alleen in het kader van het reiskostenforfait kunnen worden opgevoerd, zijn de vergoede reiskosten voor dienstreizen in beginsel belastingvrij.
Wisseling van opleidingsstation
Bij een voltooide wissel van opleidingsstation (bijv. verhuizing naar een buiten de woonplaats gelegen opleidingsinstelling) kan ook een vergoeding voor verhuiskosten aan de orde zijn, mits deze door de autoriteit is opgedragen.
Veelvoorkomende geschilpunten
- Erkenning van een bepaalde locatie als dienstreisbestemming
- Toestemming voor gebruik van de privéauto
- Hoogte en redelijkheid van de kosten/bewijsvoering
In geval van geschil bestaat de mogelijkheid tot bezwaar in een bestuursrechtelijke procedure.
Conclusie
Reiskosten tijdens het referendariaat vormen een complex rechtsgebied, waarvan de precieze uitwerking afhankelijk is van federale of deelstaatwetten en de respectievelijke opleidingsregelingen. Omvang en voorwaarden voor vergoeding zijn duidelijk vastgelegd in de voorschriften, maar vereisen door het grote aantal mogelijke opleidingslocaties en situaties een zorgvuldige beoordeling per individueel geval. Het tijdig indienen door de referendaris is net zo onmisbaar als het naleven van de bewijsvereisten en termijnen.
Veelgestelde vragen
Wie heeft tijdens het referendariaat recht op vergoeding van reiskosten?
In het referendariaat hebben in principe referendarissen recht op vergoeding, voor zover zij in het kader van hun opleiding dienstreizen dienen te maken. Dienstreizen zijn met name de door het opleidingsreglement voorgeschreven ritten naar opleidingspunten, zittingen of externe stations die buiten de reguliere stamdienstplaats liggen. Het recht betrekking zich hoofdzakelijk op reizen die officieel zijn opgedragen of goedgekeurd. Privé-ritten – zoals dagelijks tussen woning en opleidingsplaats – alsook vrijwillige uitwisselingen zonder dienstverplichting worden echter niet vergoed. Belangrijk is dat het recht doorgaans direct gekoppeld is aan het bevel van de voor de opleiding bevoegde autoriteit of rechtbank; eigenmachtig ondernemen zonder voorafgaande goedkeuring is van vergoeding uitgesloten. Een aanvraag volgens de vereisten van de betreffende Landesreisekostengesetz is verplicht.
Welke kostenposten komen voor vergoeding in aanmerking en aan welke bewijsvereisten zijn zij onderworpen?
Tot de vergoedbare reiskosten behoren regelmatig reiskosten, noodzakelijke overnachtingskosten, dag- of maaltijdvergoedingen en, indien van toepassing, uitgaven voor noodzakelijke bijkomende kosten zoals parkeerkosten of door de dienst veroorzaakte bagagekosten. Reiskosten worden in principe vergoed tot het bedrag van het openbaar vervoer (bijvoorbeeld trein, bus, evt. tweede klas van Deutsche Bahn). Het gebruik van privéauto’s is alleen na voorafgaande schriftelijke toestemming en met aftrek van kilometers vergoedbaar, waarvoor aparte bewijzen – zoals rittenboek, tankbonnen en de vergunning zelf – moeten worden overgelegd. Voor overnachtingen dienen de feitelijke kosten met bonnetjes (bijv. hotelrekening) te worden aangetoond, waarbij maaltijdkosten of andere privé-uitgaven zijn uitgesloten. De indiening van reiskosten vereist altijd het overleggen van alle bonnetjes en het op tijd indienen van de aanvraag. Ontbrekende bewijzen of te late indiening leiden doorgaans tot uitsluiting van vergoeding.
In welke mate bestaat recht op kilometervergoeding bij gebruik van privévervoer?
De kilometervergoeding is een op aanvraag toegekende forfaitaire vergoeding bij gebruik van privévervoer, met name de eigen auto of fiets, mits het gebruik ervan officieel is goedgekeurd en dienstelijk noodzakelijk was. De hoogte wordt vastgesteld door de betreffende Landesreisekostengesetz en bedraagt doorgaans een vast tarief per gereden kilometer (bijvoorbeeld € 0,30 per kilometer met de auto). Een afzonderlijke vergoeding van bijvoorbeeld brandstof- of onderhoudskosten vindt niet plaats. Voorwaarde is dat er op het moment van reizen geen dienstvoertuigen of openbaar vervoer beschikbaar of binnen redelijke tijd en kosten te gebruiken waren. Bewijs van de gereden route en kilometers dient bij de aanvraag gevoegd te worden, meestal aangevuld met de goedkeuring van de betreffende dienstinstantie.
Welke termijnen moeten in acht worden genomen bij het indienen van reiskosten in het referendariaat?
Voor de vergoeding van reiskosten geldt in alle deelstaten een wettelijk geregelde vervaltermijn, die doorgaans tussen 3 en 6 maanden na afronding van de dienstreis bedraagt, tenzij in uitzonderlijke gevallen bij wet of voorschrift kortere termijnen zijn bepaald. Na het verstrijken van deze termijn kunnen aanspraken op reiskostenvergoeding in principe niet meer geldend worden gemaakt. Het is aan de referendaris om de volledige aanvraag tijdig en met alle benodigde documenten en bewijzen bij de bevoegde instantie in te dienen. Overschrijding van de termijn kan meestal alleen in specifiek gemotiveerde uitzonderingsgevallen alsnog worden geaccepteerd (bijvoorbeeld bij aantoonbaar niet verwijtbare termijnoverschrijding).
Zijn er grenzen voor de hoogte van vergoedbare reiskosten in het referendariaat?
De vergoeding van reiskosten in het referendariaat is zowel voor de afzonderlijke kostensoorten als voor het totaal gebonden aan de wettelijke maxima volgens de respectievelijke reiskostenwetten van de deelstaten. Die bepalen boven welke grenzen bijvoorbeeld overnachtingskosten, dagvergoedingen of reiskosten per dag en reis maximaal mogen worden vergoed. Overschrijdingen worden in principe niet vergoed, tenzij ze bij uitzondering door dienstredenen of bijzondere omstandigheden van het geval gerechtvaardigd zijn en vooraf door de bevoegde instantie zijn goedgekeurd. Eigen bijdrages, zoals voor vrijwillige extra comfort (eerste klas, eenpersoonskamer in plaats van tweepersoonskamer) of omrijden om privéredenen zijn altijd voor eigen rekening.
Hoe wordt de afstand tussen woonplaats en opleidingslocatie juridisch beoordeeld?
De afstand tussen woonplaats en opleidingslocatie is binnen het reiskostenrecht van belang om te bepalen of sprake is van een dienstreis of slechts van een reguliere woon-werkrit. Juridisch bepalend is meestal de zogenoemde ‘eerste werkplek’ (ook wel stamdienstplaats genoemd). Ritjes naar deze opleidingsplek gelden niet als dienstreis en komen dus niet voor vergoeding in aanmerking, maar vallen onder de gewone pendelkosten. Alleen reizen die verder gaan dan deze eerste werkplek (bijvoorbeeld naar externe stations, rechtbanken elders, of voor meerdaagse cursussen) worden erkend als vergoedbare dienstreizen. Daarvoor is telkens bewijs van dienstnoodzaak vereist en – indien afwijkend van de norm – een expliciet bevel van de verantwoordelijke opleidingsleiding.